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総務とはどんな仕事?具体的な仕事内容をご紹介します!

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【このページのまとめ】

  • ・総務は社員をサポートするのが役割で、誰もが働きやすい職場環境を整えるのが仕事
    ・業務は多岐に渡り、電話対応や来客対応、備品管理など担当領域が広いのが特徴
    ・総務は働いている内に、自然と事務処理能力やパソコン能力、コミュニケーション能力が身につく

総務とは、企業を運営していく上で必要不可欠な業務の全てを担う縁の下の力持ちです。
表からは見えにくいところで、企業全体が円滑に動くように、日々様々な業務をこなしています。
当コラムでは、そんな総務の役割や具体的な仕事内容、身につくスキルについてご紹介します!

◆総務の役割

総務の役割は、「社員をサポートし、誰もが働きやすい職場環境を作る」ことです。
そのため企業組織全体に関わり、担当部署のない業務の全てを担います。
業務内容は企業によって様々。電話対応や来客対応、ファイリング、備品管理、社内イベントの企画・運営、防災防犯対策など担当領域が広いのが特徴です。
企業よっては人事、経理、経営企画などを担う部署を設置していますが、総務が業務を兼任することもあります。
また、総務の仕事は社内全ての部署とやり取りするので、調整役としての役割も求められます。
最近では総務の代わりに「管理」と呼ぶ企業が多くなっているようです。


◆総務の仕事内容は?

前述した通り、総務は担当領域が広く、多岐に渡る業務に携わります。
中には一見、雑務に見える仕事もありますが、社員がスムーズに仕事を進めるために欠かせないことばかりです。具体的な仕事内容をいくつかご紹介しましょう。

・物品管理

ボールペンやクリップ、コピー用紙、トナー、社員の名刺、会社封筒といった消耗品は社員が仕事をする上で欠かせないものです。こういった事務用品の手配や在庫管理は総務が担当する仕事の代表的なものでしょう。
企業によっては部署ごとの担当者が在庫管理を行うこともあるそうですが、一般的には総務の仕事です。
パソコンやFAX、コピー機などオフィス内にある機器や設備に不具合が発生した場合には復旧作業を依頼し、定期的なメンテナンスの対応も行います。

・社内文書作成

株主総会や取締役会など各会議での議事録、社外との契約書、社員名簿、株主名簿など様々な社内文書を作成・管理します。
いつ、どこで、何を行ったかがすぐにわかるように、効率化しておくことが重要です。
特に書類などは誰が見てもわかりやすいように整理してバインダーにまとめ、ファイリングして分類・保管することが求められます。

・社内規定管理

企業を運営していく上で必要なルールを作成・改定します。
経営に関する「基本経営規定」、業務を行う上でのルールとなる「業務関連規定」、経理処理に関する「経理規定」、人事・労務に関する「人事規定」など、社内のことに関する幅広い規定を作成し、変更の必要が出た場合にはその都度、改定を行ないます。

・福利厚生制度整備

人事部が存在しない会社では、福利厚生の整備といった業務も総務の仕事です。
社員の生活や働く環境の質を向上させるため、社会保険や雇用保険、年金対応、給与計算、交通費、住宅手当、家族手当、健康診断補助など様々な手続きを行います。

・社会の環境管理

社内の衛生・安全管理や照明、空調設備などの管理や整備も総務の仕事です。
定期的なメンテナンス、不具合が発生した際の修理依頼、オフィスの清掃を手配したりします。
社員が心地よい社内生活を送れるように休憩所に自販機を設置したり、オフィスが移転する際は工事や運搬業者を手配し、移転までの業務スケジュールの作成も総務が担当するのが一般的です。


◆身につくスキル

専門的な仕事をしている方は、その分野の知識や技術を習得します。しかし、総務はその逆で、一定の知識を幅広く習得することができます。
どんなスキルが身につくのか、ご紹介しましょう。

・事務処理能力

総務は仕事内容が多彩なため、仕事の優先順位を見極めながら並行して行うことが日常的です。
なので、総務として働くうちにスピードと正確さのバランスがとれた事務処理能力を培うことができるでしょう。このスキルは他のどんな職種でも役立つ汎用的なスキルです。

・パソコン能力

総務は書類を作成したり、数字やデータを管理することが多いため、ExcelやWordなどの基本的なパソコン能力が向上するでしょう。
他にも共有プリンタ機器やファイルサーバーなどの、社内ネットワークの保守管理を行うこともあるので、ネットワークに関する知識も身につけられます。

・コミュニケーション能力

社内すべての部署とやり取りをする総務は、部署間の調整役になることもあります。
それぞれの立場や意見を考慮しながらまとめ役になることで、調整能力や問題解決能力が身につくでしょう。
また、ビジネスにおいて重要な交渉力や高いコミュニケーション能力も習得することができます。

総務の仕事は簿記や会計の知識、IT関連の技術など様々なことに興味を持ち、臨機応変に対応できる柔軟さを持つ方が向いているでしょう。
しかし、総務は社内外の多くの人とコミュニケーションを取る機会が多いので、人と接することが苦手な方はあまり総務には向いていないかもしれません。

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