営業事務とは?仕事内容や向いている人などを詳しく解説!

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【このページのまとめ】

  • ・営業事務の主な役割は、営業職のサポートと顧客対応である
  • ・営業事務は、書類作成や在庫管理や電話対応などやるべきことがたくさんある
  • ・営業事務と一般事務の大きな違いは、サポートする部署が限定されていること
  • ・営業事務として経験を積むことで、キャリアチェンジしやすいなどのメリットが生まれる
  • ・営業事務には、コミュニケーション能力が高くて気配りができる人が向いている

「営業事務ってどんな仕事なの?」「営業事務と一般事務の違いを知りたい」などの疑問を抱えながら就活をはじめようとしている方も多いのではないでしょうか?
営業事務の仕事とは、営業担当者のサポートをすることです。
このコラムでは、営業事務が行う具体的な仕事内容を詳しく解説します。営業事務に向いている人や、仕事をすることで得られるメリットややりがいも紹介。事務の仕事に興味がある方は、ぜひ参考にしてください。

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営業事務の役割とは

営業事務の役割とは、主に営業部署で営業担当者のサポートを行うことで、やるべき仕事として事務作業が多いことからそう呼ばれています。
世の中にはさまざまな種類の会社がありますが、そのほとんどに共通しているのが、自社商品や他社から仕入れた商品やサービスを売ることによって利益を出して会社運営を成り立たせている点です。

商品やサービスを直接売る仕事を担っているのが営業職で、営業事務は営業担当者が結果を出すためのお手伝いをしています。
あくまでもサポートやバックアップをするのが仕事ですが、営業事務がいなければ営業の仕事が成り立たない可能性もあるなど、重要な役割を果たしているのです。

営業事務が行う仕事内容については次項で詳しく紹介しますが、大きく分けると営業担当者を直接サポートする仕事と、顧客の対応をする仕事があります。
顧客対応では、営業担当者が不在のときに自ら接客やクレーム対応をする場合も多いため、常に密な打ち合わせをしていなければいけません。

営業事務として活躍できる職場について知りたい方は、仕事におけるやりがいなどについても詳しく紹介しているコラム「営業事務の仕事とは?必要なスキルとキャリアパス」をチェックしてみてください。

営業事務が主に行う8つの仕事

営業事務の役割は、営業担当者のサポートや顧客対応をすることですが、具体的に行う業務は「書類作成」「商品管理」「電話対応」といった事務作業です。

1.書類作成

営業担当者が商品やサービスを売るためには、「見積書」「契約書」「発注書」「受領書」「納品書」「請求書」など多くの書類が必要です。
営業事務はそれらの書類を全て作成しますが、書類がなければ商品やサービスを売ることができません。
書類の作成や処理にはスピードが求められることも多く、書類上の手続きがスムーズに進まないと、契約がまとまらないということもあります。書類に不備があると会社の不利益にもつながるため、慎重に取り扱わなくてはいけません。

2.ファイリング

取引で使用した書類や今後の営業で使用するデータなどを、区別・整理・保管するのがファイリングの仕事です。
一般的には案件ごとにバインダーにまとめて棚などに収めますが、今ではパソコン上でファイルに保存するやり方が主流となってきています。

3.受注・出荷管理

商品やサービスを受注して出荷するのも、営業事務の大事な仕事の一つです。
具体的には、営業担当者や顧客のニーズに応じて、自社工場やメーカーなどに注文を入れて、出荷・配送の手配などを行います。
受注や出荷作業でもスピードを求められる場合が多く、商品の個数などを間違えると顧客や会社にも迷惑をかけてしまうため、慎重さが常に必要となる仕事です。

4.在庫管理

在庫管理も営業事務の大事な仕事。自社商品以外にもメーカーなどの仕入れ先の商品チェックを行うこともあるようです。
顧客の要求に常に応えられるように、必要な在庫を常に確保しておかなくてはいけません。

5.顧客管理

顧客の管理も営業事務の仕事です。
会社名、住所、電話番号、担当者名、取引履歴、契約期間など、顧客の情報を分かりやすくまとめて保管。契約期間などの大事な情報は、営業担当者にしっかり伝えることも必要になります。

6.電話対応

営業部署での電話対応やメールの対応も、営業事務の大事な仕事です。
営業担当者への電話の取り次ぎや、顧客からの問い合わせに直接回答しなくてはいけないこともあります。

7.業務効率化の提案

営業部署の全ての仕事の流れを把握している営業事務には、業務効率化の提案を求められる場合もあるようです。
営業成績などの現状をしっかり捉えて、より多くの売上をあげられるような提案のほか、業務フローの改善提案をすることもあります。

8.顧客対応

顧客対応には、会社に訪れた顧客を案内したり、お茶を淹れて出したりするほかにも、クレーム対応を任されることもあるようです。自社で会議を行う場合は会議室の準備を担当することも。
会社によって営業事務が任される顧客対応は異なります。

紹介した仕事以外にも、営業事務は営業部署の雑用も担っているため、郵便物の配送や仕分け、備品の管理など、担当する業務は多岐にわたります。

営業事務と一般事務の違いとは

営業事務と一般事務の違いは、限定した部署に関わっているかどうか。営業事務は営業部署の業績をあげるためだけの業務を担っていますが、一般事務の場合は部署を限定することなく会社全体の幅広い事務作業を行います。

営業事務は一般事務と比べて社外の人とのやり取りをする機会が多いことが特徴で、一般事務は庶務や経理など幅広い業務を担当する点も、2つの仕事の大きな違いです。

一般事務については、「一般事務の仕事」のコラムで詳しく解説しています。また、「一般事務とはどう違う?営業をサポートする営業事務とは」も併せてご確認ください。

営業事務として働く5つのメリット

営業事務は、営業職から依頼を受けて書類を作成する機会が多いため、パソコンスキルやビジネススキルが身につきやすいようです。また、仕事の基礎となる営業職についての理解が深まるため、キャリアチェンジがしやすい点もメリットでしょう。下記で詳しく解説します。

1.会社への貢献を実感できる

営業事務は営業部署の一員としてチームで一丸となって結果を出すために働くことから、会社が掲げた売上目標の達成に直接貢献することができます。
会社のへの貢献を実感できることは、大きなやりがいでありメリットといえるでしょう。

2.パソコンスキルが向上する

営業事務は、請求書や契約書、プレゼン資料など数多くの書類を作成する機会が多いため、エクセルなどパソコンの基本的な操作が身につきます。
もともとパソコンスキルがあった方でも、覚えなければいけないことも多いため、自然にスキルが向上するメリットが得られます。

3.未経験でも働きやすい

営業事務の仕事にはパソコン操作が必須となりますが、それほど高度なスキルは必要ないため、「未経験可」という求人募集を多く見つけることが可能です。
最低限のパソコンスキルを求められる求人も少なくないですが、応募先が多いことは大きなメリットといえるでしょう。

4.キャリアチェンジしやすい

営業事務は、事務作業だけではなく営業に関わる一通りの仕事内容や専門の知識も身につけられることもメリットの一つです。また、ほかの事務職よりもお客様と直接コミュニケーションをとる機会も多いため、接客スキルが身につくこともメリットと言えます。
このように、営業事務は事務の仕事以外にも多くのことを学び己を成長させることができるため、キャリアチャンジをしやすくなるでしょう。
転職するときには、そのまま営業事務としてのキャリアを活かす以外にも、営業職や人事や労務事務などいろいろな選択をすることができます。

5.プライベートを充実させやすい

営業職の場合は、外回りも多くお客様の都合に左右されるなど、退社時間を自分の希望でコントロールしにくいのが現実です。
しかし、営業事務の場合は営業部署で働いていても、他の事務職と同様にほとんど残業がなく、退社時間も含めてプライベートを充実させやすいメリットがあります。

営業事務への転職活動に必要な食経歴書の正しい書き方を知りたい方は、営業事務の仕事に活かせる資格についても書かれているコラム「営業事務に応募したい…職務経歴書はどう書く?」を参考にしてください。

営業事務に向いている人とは

営業職は、営業担当者をサポートするのがメインの仕事であるため、後方支援的な業務が苦にならない方が向いています。
また、急な書類作成など営業担当者の突然な要求に応じなくてはいけないため、スピード感や正確性も営業事務には求められます。営業チームの一員として働くため、コミュニケーション能力やチームで動ける協調性を持つ方も、営業事務に適性があるでしょう。

営業事務に必要な資格

営業事務として働くにあたって特定の資格は必要ありませんが、パソコン作業が多いためMOSがあると有利でしょう。また、サポートの観点からみると秘書検定、伝票作成や集計に関しては簿記が活用できます。海外とのやり取りがある会社なら、TOEICが強みになるでしょう。
事務職と資格については、「一般事務の仕事に役立つ資格とは」で詳しく触れています。

営業事務に未経験から挑戦するなら

未経験から営業事務への就職を希望するなら、就職エージェントを活用するのがおすすめです。
一般的な求人サイトやハローワークから応募することももちろん可能ですが、求人サイトでは応募先企業の情報が分かりにくく、入社後にミスマッチが分かることも。ハローワークでは職員に相談しながら就活を進めることができるものの、地元の求人が多いため希望に合わないと感じることもあるでしょう。
就職エージェントは、ハローワークのように専門スタッフが手厚く就活をサポート。さらに、求人サイトでは分からない企業情報を細かく共有してもらえるので、入社後のミスマッチが少なく満足度の高い就活が叶います。「就職エージェントとは?活用するメリットやデメリットを知ろう」では、より詳しく就職エージェントについて解説。ご利用の前にチェックしてみましょう。
若年層特化型の就職・転職エージェントのハタラクティブでは、「営業事務ってどんな仕事なの?」「営業事務と一般事務の違いを知りたい」などの疑問にもしっかりお答えして、あなたに合った職場をご紹介いたします。
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