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営業事務とは

営業事務とは、営業担当者に代わって事務作業などを行う仕事です。営業担当者は基本的に、外回りや取引先・顧客との交渉など社外での業務の割合が多いといえます。営業事務は、営業担当者が業務に集中して取り組めるよう、社内での文書作成、データ管理などの事務作業を担当します。

企業によっては「営業アシスタント」「営業サポート」と呼ばれますが、ほぼ同義と考えて良いでしょう。

商品やサービスを提供するうえで重要な仕事

営業事務の仕事は、商品やサービスを提供するうえで重要な仕事といえます。なぜなら、営業事務は 、営業担当者が商品やサービスの提供をスムーズにできるようサポートしているからです。事務の仕事なので表に出ることはありませんが、書類作成やデータ管理、電話・来客対応などで会社を支える重要な役割を担っています。

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営業事務と一般事務の違い

営業事務と一般事務の大きな違いは、連携部署の範囲の広さにあります。

一般事務は幅広い部署に配属される可能性があり、配属された部署の主要業務が円滑に進むようにサポートするのが仕事です。文書作成や電話対応など、業務自体は似ている部分もありますが、営業事務は会計やデータ管理といった営業に関する専門知識が必要といえます。また、問い合わせや交渉など、社外の人と関わる機会が多いのも営業事務ならではでしょう。

詳しくは、「営業事務とは？一般事務との違いや仕事内容を解説」のコラムをご覧ください。

営業事務は営業部限定のサポート

営業事務は、営業部限定のサポートです。基本的な仕事内容は同じですが、営業事務は営業に関わる仕事をサポートするため、取り扱う商品の知識や見積書や請求書を作成することもあり、経理の知識も求められるでしょう。

また、営業事務は、営業担当者やお客さまのスケジュールに合わせて業務を進めていくので、スケジュール管理能力も必要になります。

営業事務はコミュニケーション能力がより求められる

営業事務は、一般事務と比べてコミュニケーション能力がより求められるのが特徴です。社内以外にも、お客さまや取引先の方と関わる機会が多い傾向にあり、あらゆる場面でやりとりが発生します。そのため、先方から質問をされた際は、正確に意図を理解したりニーズに合った回答をしたりすることが求められるでしょう。

また、お客さまや取引先の人との信頼関係を築くためにもコミュニケーション能力は必須です。

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営業事務の仕事内容

営業事務はオフィスでのデスクワークが中心です。企業の扱う商品やサービスによって細かい仕事内容の違いはありますが、営業担当のサポートという目的は変わりません。

具体的な業務内容

営業事務の仕事は大きく分けて、文書作成など社内での業務と、電話対応などの対外業務の2つに分類されます。営業事務の仕事内容は以下のとおりです。

【社内業務】

• ・商品の受発注、在庫管理
• ・請求書や見積書などの文書作成
• ・データ整理、情報収集
• ・プレゼンテーションなどに使う資料の用意
• ・顧客情報の管理

【対外業務】

• ・電話、メール対応
• ・来客対応

営業事務は、営業担当者の業務がスムーズに進むよう、商品の受発注、資料の作成から顧客への電話対応までさまざまな業務を行います。営業担当者が不在の際は、顧客からの問い合わせや商品の説明をすることもあり、自社製品やサービスに関する知識が欠かせません。

また、受発注の管理や請求書の作成など、数値や表記のミスが部署の損失につながる業務も多いでしょう。

以下で、営業事務の仕事内容を詳しく解説します。

会社が行う取引き書類や資料の作成・ファイリング

営業事務の仕事内容の一つに、会社が行う取引き書類や資料の作成・ファイリングが挙げられます。主に営業担当から指示を受け、取引きで使用する書類の作成や修正などを行い、期日までに完成させます。

そのほか、営業先で使用する書類などをクライアント別にファイリングし、管理するのも仕事です。

お客さまとのコミュニケーション

営業事務は、お客さまとのコミュニケーションも重要です。営業事務は一般事務と比べてお客さまと関わる機会が多く、コミュニケーション能力も求められます。

営業担当者は基本的に外出しており社内にいることが少ないため、お客さまから電話やメールがあった場合は、代わりに営業事務が答えることもあるでしょう。その際に、営業担当者がいなくても適切な回答や判断をしなければなりません。日ごろからお客さまや営業担当者と連携が取れていれば、問題なく仕事を進められるでしょう。

メールや電話対応

メールや電話対応も営業事務の仕事です。メールや電話対応は一般事務と大きな変わりはありませんが、場合によっては営業事務が代理で答えることもあります。

その際に、商品の詳しい情報について聞かれる可能性もあるので、商品知識や価格、サービス内容などをよく理解しておく必要があるでしょう。

売上や在庫、顧客などの管理

営業事務の仕事には、売上や在庫、顧客などの管理もあります。

売上管理は、営業担当者の売上を日別・月別などで記録し、管理する仕事です。場合によっては、売上報告書を作成して上司に提出したり、社内報告会で使用したりします。

在庫管理は、社内で扱う商品の在庫の発想や補充などを担当し、欠品がないよう管理する仕事です。 欠品が出るとお客さまに迷惑をかけてしまう恐れがあるため、重要な仕事といえるでしょう。

顧客管理は、お客さまの住所や電話番号、契約内容などの情報を管理する仕事です。商品の購入履歴も管理しており、履歴を確認しながら新たな商品の提案や更新の案内などを行います。

営業事務が活躍する場

営業事務は、主に企業の営業部署や営業担当者の下で活躍しています。一般事務は幅広い部署と連携して業務を行うことが多いですが、営業事務は営業の部署に特化した業務が大半です。そのため、営業部署を設けている多くの企業で活躍できるでしょう。

営業事務のやりがいやメリット

営業事務のやりがいやメリットは、「営業やビジネスに関する知識を身につけられる」「協力して働くため会社への貢献度を強く感じられる」「未経験から挑戦しやすい」「パソコンスキルが身につく」などが挙げられます。以下で詳しい内容を見てみましょう。

営業やビジネスに関する知識を身につけられる

営業事務のやりがいの一つとして、「営業やビジネスに関する知識を身につけられること」が挙げられます。営業事務は常に営業担当者と仕事を行うため、営業やビジネスに関する知識を身につけやすいでしょう。

また、お客さまとコミュニケーションを取ることも多く、お客さまの要望に答えたり、商品の売上に貢献したりと実践的なスキルも身につきやすいといえます。

会社への貢献度を強く感じられる

営業事務は、営業部全体で同じ目標を目指して働くため、会社への貢献度を強く感じられるメリットがあります。また、自分が直接関わったお客さまから受注が入ったり、営業担当の業績が伸びたりしたときにもやりがいを感じられるでしょう。

未経験から挑戦しやすい

営業事務は、未経験者歓迎の求人が多く資格が不要なため、未経験者も挑戦しやすい職種です。特に、営業事務はお客さまと関わる機会が多いため、事務職の経験がなくてもコミュニケーション能力に自信がある人は向いているといえます。

パソコンスキルが身につく

営業事務は資料作成を行うこともあり、パソコンスキルが身につきやすいメリットがあります。始めはパソコンスキルに自信がなくても、業務を繰り返すうちに自然とスキルが身につくでしょう。

また、営業担当者が使用するプレゼンテーションのスライドやデータの資料作成も行うので、WordだけでなくExcelやPowerPointなど幅広いパソコンスキルを習得できます。

営業事務の大変なところ

営業事務の大変なところは、良くも悪くも営業担当の仕事に大きな影響を与えかねない点です。顧客とのやりとりは関係性に直結するほか、請求書や見積書は数字の打ち間違いが損失を招く可能性があります。営業担当3〜5人に対して1人で作業することが多いため、それぞれの顧客や取引の進捗、必要な対応などを常に把握して連携をとり続けなければいけません。

また、パソコンスキルやビジネススキルなど、多様なスキルや専門知識を求められる点を大変と感じる人もいるでしょう。

ただし、営業事務で身につけられるパソコンスキルや文書作成能力、コミュニケーション能力は、さまざまな職種や業界で応用できます。責任が伴う仕事ですが、それを凌駕するやりがいとメリットがあると考えて良いでしょう。

営業事務の年収

厚生労働省の職業情報サイトjobtagの「営業事務」によると、営業事務の平均年収は496万3,000円です。ただし、経験年数や企業規模、派遣社員やパートなどの雇用形態によって大きく異なる可能性もあるため、求人情報をしっかりとチェックすることが重要です。

参照元
厚生労働省
職業情報サイトjobtagトップページ

営業事務の将来性

AIの発達などによって営業事務の業務内容が変わることは考えられますが、将来性を過度に心配する必要はないといえます。理由を以下にまとめました。

ニーズ

営業事務のニーズは、時代に合わせて変化する可能性はありますが、今のところゼロになることはないと考えて良いでしょう。現代はIT技術やAIチャットなどが広く浸透し、その完成度も高くなっています。営業事務が担っている文書作成やデータ管理などのルーティンワークはいずれ自動化され、よりミスの少ないAIなどに一任される可能性はあるでしょう。

しかし、営業担当者との連携や顧客対応など、人間でなくてはできない重要業務があります。事情に合わせた臨機応変な対応や商品・取引についてのきめ細やかな説明は、現段階ではAIよりも人間のほうが信頼度が高く、意思疎通も図りやすいといえるでしょう。

将来的にはAIと人間の分業が進み、人間のニーズが減っていくかもしれません。しかし、そのぶん対人業務への適性やスキルが重視されるようになっていくことが考えられるでしょう。

キャリアアップ

営業事務のスキルや経験を活かし、秘書や英文事務など、より専門性の高い職業へキャリアアップする方もいるようです。秘書は、担当する上司や役員のそばで雑務やスケジュール調整を行うため、誰かをサポートすることに達成感ややりがいを感じる方が向いているといえます。

また、語学力や専門知識が必要な英文事務や貿易事務を目指す方もいるようです。

営業事務はパソコンスキルやコミュニケーション能力などが身につくため、上記以外にもさまざまな職業に応用が利くでしょう。

営業事務に必要な資格

営業事務の仕事は資格がなくても就職可能です。ただし、幅広い業務に携わるため、以下のような資格を取得しておくと有利に働く可能性があります。

MOS（マイクロソフト オフィス スペシャリスト）

MOSは、ExcelやWordなどのスキルを証明するための資格です。どの程度パソコンスキルがあるのかを客観的に示せるほか、業務の効率化にも役立ちます。データ管理や文書作成、資料作成などの業務を任されることの多い営業事務を目指すなら、取得しておくと良いでしょう。

秘書検定

秘書検定を取得すると、ビジネスマナーや社会常識が身につきます。営業事務は、取引先や顧客など社外の人とコミュニケーションをとる機会が多々あり、失礼な振る舞いをすると関係性の悪化やイメージダウンにつながる恐れもあるでしょう。

秘書検定の取得は、マナーや社会常識をわきまえているというアピールに役立ちます。

簿記

簿記3級以上を取得すると、経理や会計、財務に関する知識のアピールが可能です。営業事務では、経費や売上の管理、伝票の整理などを任される場合が多々あります。簿記でお金の記録・計算に関する知識を学んでおけばアピールになるほか、未経験の場合でも業務を覚えやすくなるでしょう。

営業事務に限らず、資格の必要ない事務職の求人は多いといえます。とはいえ、資格取得がアドバンテージになる場合も多いでしょう。

事務職の資格について詳しく知りたい方は、「事務系の資格があれば採用に有利？仕事が未経験の人におすすめなのはどれ？」をご覧ください。

営業事務でプラスになるスキルや要素

営業事務は、パソコンスキルやコミュニケーション能力が備わっていると評価されやすい職種です。営業事務を目指すにあたって、プラスになるスキルや要素をまとめました。

基本的なPCスキルや事務処理能力

基本的なPCスキルや事務処理能力は、営業事務でプラスになるスキルといえます。営業事務では、WordやExcel、PowerPointといったオフィス系のソフトを使用する業務が多い傾向にあり、基礎的なPCスキルがあると役に立つでしょう。

また、情報処理能力がある人は仕事を素早くこなせる可能性が高いので、タスクがスムーズに進み、営業担当者から重宝されやすいといえます。

コミュニケーション能力

「営業事務と一般事務の違い」でも紹介したように、営業事務はコミュニケーション能力が求められやすい仕事です。

営業担当者のサポートを行うため、ときにはお客さまと直接関わり、話を進めていくこともあるでしょう。お客さまの意図を汲み取り的確に伝える能力が必要となるので、コミュニケーションスキルが役に立ちます。

ビジネスマナー

ビジネスマナーも営業事務でプラスになる要素です。営業事務は、お客さまと関わる機会が多いため基本的なビジネスマナーが求められます。丁寧な言葉遣いや来客応対などのビジネスマナーを習得していると、お客さまに好印象を与えられるでしょう。

就活でビジネスマナーをアピールしたい場合は、秘書検定の資格を取るのがおすすめです。

営業の実務経験

営業の実務経験がある人は、営業担当者が求めていることや仕事の流れを把握できているので、プラス評価をしてもらえるでしょう。自身の営業経験から、「商談の場であのデータがあると取引しやすいかも」のように考えられると、些細な気配りが取引き成功に繋がる可能性もあります。

営業事務になるには

営業事務は、未経験・無資格からチャレンジできます。ここでは、営業事務になるまでの流れや評価されやすいポイントをまとめました。

就業までの流れ

営業事務は、雇用形態からスキル・資格の要不要まで幅広い求人があります。希望の条件や自分の経験・スキルと照らし合わせながら探してみましょう。

未経験から応募できる正社員求人もあるほか、パート・アルバイトなどの非正規から始めて正社員を目指すこともできます。

営業事務の志望動機

営業事務の志望動機を考えるには、自身の経験や性格から「営業事務に向いている」と思った理由を探りましょう。理由を見つけたら、企業の採用ページや求人情報を確認し、応募先の企業が求めている人物像に沿って作成することがポイントです。

ここでは、向いている人の特徴と志望動機の具体例をご紹介します。

営業事務が向いている人

営業事務が向いている人の特徴として、「コミュニケーションが得意な人」や「事務処理能力に長けている人」「マルチタスクが得意な人」などが挙げられます。以下で理由を詳しく解説するので、自分が営業事務に向いているか確認してみてください。

コミュニケーションを取るのが好きな人

気持ち良く丁寧なコミュニケーションが取れる人は、営業事務に向いているといえるでしょう。営業事務は、営業担当者や取引先をはじめ、社内外のさまざまな人とのコミュニケーションが必須です。営業担当者が安心して営業の業務に集中できるように、細かく丁寧な打ち合わせや情報共有が求められるでしょう。

また、多くの取引先と連絡を取り合うため、それぞれの担当者の性格や適した接し方を心得ておく必要があります。ときには営業担当に代わり、取引先の要望に応えたり提案・交渉をしたりと、積極的に動かなければいけない局面もあるでしょう。人と接するのが好きで、どのようなときも笑顔で対応できる人におすすめです。

事務処理を正確にできる人

正確な事務処理能力や注意力・集中力も必要不可欠です。営業事務が行う請求書などの文書作成や発注業務などは、期限が決まっているうえ数値や表記のミスが重大な損失につながる恐れがあります。関数の扱いや文書上の表記にも注意が必要なため、文書やデータの作成や事務処理を素早く正確にこなせる人に向いているでしょう。

マルチタスクが得意な人

営業事務は、マルチタスクが得意な人に向いているといえます。複数の業務を同時に担当する営業事務は、それぞれの締め切りや重要度を的確に判断し、優先順位をつけて進行する必要があるためです。

また、急な業務依頼や来客・受電の対応などで、それまで行っていた業務をさえぎられてしまう場面もあります。急な変更にも対応しなければいけないため、タスクを整理できる臨機応変さも求められるでしょう。

未経験者の志望動機

未経験から営業事務を目指す場合、志望動機には自分の強みだけではなく、「なぜ営業事務を選んだのか」を説得力のある理由とともに伝えるのが重要です。前職やプライベートでの経験など、採用担当者が納得する経験を交えて書くと良いでしょう。

例文

「私はアルバイトの経験から営業事務を志し、貴社を志望いたしました。

現在は雑貨店でアルバイトをしており、受発注業務や文書作成、店長の補佐などを任されています。これらの経験からWordやExcelなどのパソコンスキルが身についたほか、誰かをサポートすることの楽しさとやりがいに気がつきました。

貴社では営業担当者と営業事務が1人ずつ組むため、丁寧できめ細やかなサポートができると考え応募しました。営業事務の仕事は未経験ですが、これらの経験を活かして貴社に貢献したいと考えております」

経験者の志望動機

営業事務の経験がある場合は、その経験や学んだこと、得意なスキルなどをアピールする志望動機を作成しましょう。

例文

「私は、1人でも多くの営業担当者を支えられる営業事務になりたいと考え、貴社を志望いたしました。

現在は医療機器メーカーの営業事務をしており、スケジュール調整や文書作成、問い合わせ対応などを担当しております。前職は営業担当者と営業事務が1人ずつ組むスタイルだったのですが、自らのスキルを伸ばすためにも、より多くの営業担当者と関わり、経験が積める大規模な営業部署で働きたいと考えるようになりました。

貴社では、営業担当者を裏でサポートするだけでなく、営業活動への同行や提案・交渉にも参加できると聞いております。これまでの経験を活かし、営業担当者をより深くサポートしたいと考え、志望いたしました」

 

営業事務を目指すのであれば、志望動機だけではなく職務経歴書の書き方にも注意しましょう。営業事務の職務経歴書を作成する際は、パソコンスキルやコミュニケーション能力だけでなく、具体的な実績、提案力をアピールするとより効果的です。

営業事務の職務経歴書の書き方は「営業事務の職務経歴書はどう書く？書き方のポイントや例文を紹介」のコラムで詳しくご紹介しているので、あわせてご覧ください。

営業事務に関するFAQ

ここでは、営業事務の仕事内容に関するお悩みにQ＆A方式で回答していきます。営業事務への転職を考えている方は、ぜひ役立ててみてください。

営業事務の仕事に就くメリットは？

汎用性の高いスキルが身につくことです。

顧客対応を通じてビジネスマナーやコミュニケーション能力、ExcelやWordといった基本的なパソコンスキルを身につけられます。ほかにも、会社で取り扱っている商品やサービスに関する知識や業界全体の動向を把握できることも、営業事務に就くメリットといえるでしょう。

営業事務の1日の流れを知りたいです

営業事務は、朝のミーティングの前にメールや当日の仕事内容を確認する必要があり、余裕を持って出社することが多いようです。ミーティング後は、顧客対応や営業から依頼された仕事を進めていきます。休憩後は引き続き顧客対応を行いながら、夕方までに受注管理を完了。
夕方ごろには営業部門のメンバーが帰社するので、必要であればミーティングを実施します。定時になったら退社となりますが、時間内に処理できなかった仕事がある場合は残業が発生することもあるでしょう。

営業事務の仕事内容はきつい？

営業事務の仕事はやりがいが大きいものの、大変さを感じる場面もあります。その理由は、「スピード感を求められる」「休憩時間が安定しない」「専門知識が必要である」などです。このような理由から、営業事務の仕事はきついと感じる人もいるでしょう。

営業事務の仕事内容について詳しく知りたい方は「営業事務の仕事はきつい？辞めたい理由や疲れたときの対処法を解説」のコラムで解説しているので、参考にしてみてください。

営業事務の仕事の種類は？

訪問販売やルートセールス、内勤営業、海外営業などさまざまな種類があります。それぞれ良い点や大変な点があるため、営業事務への転職を考えている場合は、どの種類が自分に合っているかをよく調べておきましょう。「営業の仕事の種類はどんなものがある？魅力や事務との違いを解説」のコラムでは営業事務の種類を詳しくご紹介しているので、あわせてご覧ください。

ハタラクティブでは、カウンセリングをもとにあなたにぴったりの求人をご紹介します。未経験OKの営業事務の求人もご用意しておりますので、ぜひご相談ください。