電話で退職の意思表示はOK？仕事を辞めるときの伝え方と例文をご紹介

「仕事を退職すると決意したものの、事情があって出社できない」という状況に陥ったとき、電話で退職を伝えて良いのか迷う方もいるでしょう。やむを得ない理由がない限りは直接伝えるのが望ましいですが、状況によっては電話で連絡することも可能です。
このコラムでは、退職を電話で伝えても良い状況や具体的な例文、辞めることを伝えたあとの流れなどを紹介します。電話で退職を伝えるか迷う方は、ぜひ参考にしてください。

仕事を辞めるときは電話で連絡しても良い？

退職を電話で伝えることは一般的ではないものの、問題はありません。「仕事の負担で心身が限界」「1日中介護が必要な身内がいる」というように、やむを得ない事情でどうしても出社できない場合は、電話で退職を伝えざるを得ないこともあるでしょう。

退職は電話ではなく対面で伝えるのが一般的

退職を電話で伝えることは可能とはいえ、本来であれば退職の意思表示は対面で行うのが一般的です。電話で伝えると、常識に欠けるといった印象を持たれることもあるので、あくまでもやむを得ない事情がある場合に用いる手段と考えましょう。

電話で退職の意思を伝えていいのはどのようなとき？

電話で退職意思を伝えて良い状況として、次の4つが考えられます。この項では、それぞれの状況についてまとめました。

1.体調不良や精神面の不調で休職しているとき

怪我や病気による長期的な入院で会社に出向けない状況、精神的な不調ですでに休職している場合などは、出社が難しく電話での連絡にならざるを得ない可能性があります。会社側に許容してもらえるよう、事情を丁寧に説明しましょう。

2.育児や介護などの家庭事情で出社できないとき

家族の急病や介護、育児などで出社が難しい場合も、電話による退職の意思表示を伝えられる状況といえるでしょう。特に、「家庭の事情で急遽遠方の実家に滞在しなくてはならなくなった」「家族が重病で離れられない」といった状況では、電話での連絡が選択肢に入ります。

3.ハラスメントを受けているとき

職場でパワハラやセクハラなどのハラスメントを受け、「職場に行くのも怖い」という精神状態になったら、電話での退職連絡もやむを得ません。上司からハラスメントを受けている場合、人事部の担当者など上司以外の社員に退職意思を伝え手続きしてもらうのが賢明です。

4.上司と予定が合わず対面で話せないとき

退職の意思を直接伝えたいけれど上司と予定が合わず対面で話せないときは、電話で退職連絡をするのも一つの手です。社内にいることが少ない上司や、仕事が忙しくタイミングが取れない場合も、会えるまで待つより電話で伝えたほうが早いかもしれません。

上司によっては、電話での退職連絡のほうが都合が良い可能性もあるので、様子を伺いながら退職の報告方法を決めましょう。

電話で退職を伝える際の8つのポイント

下記では、電話で退職の連絡をする際のポイントを8つ解説します。仕事を辞める連絡をする前に、退職理由の伝え方や法律上のタイミングをチェックしておきましょう。

1.直属の上司に退職することを伝える

退職の意思は直属の上司に伝えましょう。ハラスメントを受けているといったトラブルがない限り、電話・対面のどちらであっても、退職の意向は直属の上司に伝えるのがマナーです。規模が小さい会社は直属の上司が社長のところもありますが、その際は社長に伝えれば問題ありません。

最初に別の人に報告すると、上司が「部下の管理ができていない」と思われてしまい、退職前にマイナスな印象を与えかねないので注意しましょう。

派遣社員の場合は派遣会社に連絡する

派遣社員は派遣会社と雇用関係を結んでいます。そのため、派遣先での仕事を辞めたい場合は、派遣会社にその意思を伝えましょう。

ただし、派遣社員は原則として契約期間中の退職ができません。親の介護や体調不良といったやむを得ない事情がない限り、すぐには退職できない可能性があることを覚えておきましょう。

2.就業規則や法律といったルールを守る

電話で退職の意思を伝える際も、就業規則を守ることが重要です。就業規則は所属する企業によって異なるため、退職予定日の何ヶ月前までに申告すれば良いのかを事前に確認しておきましょう。退職の連絡は、仕事を辞めたい日付の1〜3ヶ月前にするのが一般的といわれています。

なお、退職の意思を伝えたからといって、即日仕事を辞められるわけではありません。退職の意思表示は退職日の2週間前までに行うことが法律（民法627条）で定められています。就業規則で定められている期間に連絡するのが難しい場合も、最低限のルールは厳守しましょう。

参照元
e-GOV法令検索
民法（明治二十九年法律第八十九号）

3.電話する時間帯を考慮する

始業直後や終業間際のように、業務が忙しい時間に電話をするのは避けましょう。仕事の流れを考慮し、比較的落ち着いている時間帯を見計らって電話をかけるのが理想的です。

連絡しやすい時間帯については「企業へ電話をかけても良い時間帯はいつ？知っておきたいマナーと注意点」のコラムでも説明しているので、あわせて確認しておきましょう。

4.直接話せないお詫びをする

退職を伝えるとき、本来であれば出社して上司に直接話すのが一般的です。たとえやむを得ない理由だったとしても、電話で退職を伝えることを相手が快く思わない可能性があります。事情をしっかり説明したうえで、出社して直接話せないことに対するお詫びを丁寧に述べましょう。

5.退職理由は無難な表現で簡潔に伝える

退職理由は事細かく説明しなくて良いので、無難な表現で簡潔に伝えましょう。細かく説明すると、内容によっては「条件を変えるから残らないか？」と引き止められる場合があります。また、会社への不平不満を伝えるのも相手を嫌な気持ちにさせるので、避けるのが無難です。

6.通話の内容を録音する

のちのちのトラブルを防止するため、退職を伝えるときの電話は録音しておきましょう。電話での意思表示は退職届がないので証拠が残りません。あとになって「退職すると言った」「言っていない」というトラブルになるのを防ぐため、通話内容は録音データとして残しておくのがおすすめです。

7.退職の意思が固いことを明確に示す

電話で退職報告をする際は、退職の意思が固いことを明確に示しましょう。退職理由が曖昧であったり、退職したいという意思が弱かったりすると、上司の納得を得られず退職を認めてくれないこともあるようです。
引き止められて退職できないという状況を避けるためにも、揺るがない退職の意思を示す姿勢が求められます。

8.退職までにやるべきことを確認する

上司が退職について一定の理解を示した場合は、これからやるべきことを確認しておきましょう。引継ぎの準備や提出書類、返却するものなどを大まかに確認し、退職までの流れを把握しておくと安心です。

ただし、退職を伝えられたばかりで上司が困惑している可能性もあるので、様子を見て判断するのがおすすめ。「少し考えさせてほしい」といった反応であれば、確認は後日にしましょう。

電話でも口頭でも退職を伝えるタイミングには注意

退職の伝え方が電話でも口頭でも、タイミングには注意が必要です。あまりにも配慮に欠けるタイミングに伝えてしまうと、周りの社員に迷惑がかかり、上司も快く受け入れるのが難しくなります。少なくとも、人事異動の前後や繁忙期は避けるのが社会人としてのマナーです。

人事異動の時期はなるべく避ける

人事異動の時期に退職を伝えるのは、避けたほうが無難です。
異動の直前に退職予定者が出た場合、人事部は人の配置を考え直さなければならない恐れがあります。また、異動の直後は新任の受け入れで各部署が慌ただしくなるので、退職者の引継ぎや後任の採用に時間をかける余裕がないことも。

会社側の負担が増えてしまうため、年度末や期末といった人事異動の時期は退職を伝えるべきタイミングではないでしょう。

繁忙期を考慮する

繁忙期は、退職を伝えるべきタイミングではありません。少しでも人手が欲しい時期に退職を伝えるのは、「自分のことしか考えていない」と見なされても仕方がないといえます。また、上司も多忙のため、「もう少し待ってほしい」と引き止められたり、退職交渉が難航したりする恐れもあるでしょう。

たとえ辞めたくても、繁忙期はチームで協力して乗り越えるのが社会人としての責任です。そのあとで退職を伝えれば上司も配慮を感じ、退職を受け入れてくれる可能性が高まります。
ただし、パワハラなどやむを得ない事情がある場合は、時期を気にせず退職の相談をしても問題ありません。

退職を伝えるときは具体的に何から？

退職を伝えるとき、具体的には何から始めれば良いのか分からない人もいるでしょう。退職は原則的に対面で伝えるのがマナーですが、アポイントを取るための手段は電話やメールが一般的です。この項では、退職を伝える場合の最初のアクションについて解説します。

まずはアポイントを取る

退職を伝える際は、まずは直属の上司のアポイントを取ります。アポイントを口頭で取っても問題ありませんが、周りの社員に伝わるのを防ぐためにも電話やメール、チャットなどがおすすめです。
その際、いきなり「退職の件で…」とするのではなく、まずは相談があることを伝えてください。

「今後についてご相談があります。来週の金曜日までに、30分ほどお時間をいただくことは可能でしょうか。」といった内容が良いでしょう。

切り出す際は感謝から伝える

退職を伝えるときは、ほかの人に聞かれないように会議室を取りましょう。話を切り出す際は、いきなり「退職します」と述べるのではなく、「本日はお忙しい中、お時間をいただきありがとうございます。」と感謝を伝えるのが礼儀です。

また、あくまでも相談であり、一方的に宣言する場ではないことを忘れないようにしましょう。「キャリアの幅を広げたいため、退職を考えております。ご検討いただけますでしょうか。」のように、伺いを立てるように伝えるのが大切です。

状況別・電話で退職を伝える7つの例文

ここでは、電話で退職を伝えるときの例文を、状況別にご紹介します。電話で退職を伝えるとき、基本的には対面で伝える場合と同じ内容で問題ありません。ただし、電話連絡になった理由と謝罪の言葉を忘れずに添えましょう。

1.基本の例文

電話で退職の連絡をする場合には、具体的な理由を述べる必要はありません。ここでは、基本となる「一身上の都合」を利用した例文を紹介します。
なお、「一身上の都合」の詳しい理由については「『一身上の都合』とは？使い方や面接で理由を聞かれたときの対策を解説！」のコラムで紹介しているのでご覧ください。

「一身上の都合」を用いた基本の例文

「お疲れさまです。△△です。只今、お時間ありますでしょうか。本日は、お伝えしたいことがあり電話いたしました。お忙しいところ申し訳ございません。一身上の都合により、退職させていただきたいと思いご連絡しました。

突然のご報告となってしまい、大変申し訳ございません。また、本来であれば出社してお伝えすべきところを、お電話という無礼な形になってしまったこと、心よりお詫び申し上げます」

2.体調不良や精神面の不調を理由に退職する際の例文

体調不良を退職理由にする場合は、体調に関しての質問や回復を待つといった対応も考えられます。はっきりと退職を伝えるためにも、退職の意思が固いことや、場合によっては医師の診断結果を用意しておくと良いでしょう。

体調不良や精神面の不調で退職するときの例文

「お疲れ様です。△△です。只今、お時間よろしいでしょうか。お忙しいところ申し訳ございません。今後の勤務について相談したいと考えて、お電話させていただきました。

現在、体調不良が続いており、出社できておらず申し訳ございません。体調不良に関して、病院で検査をした結果、長期的な治療が必要で早期回復は難しく、仕事ができる状態ではないと判断されました。

これ以上、みなさまにご迷惑とご心配をおかけすることはできないため、退職したいと考えております。このような重要な話は本来であれば直接お話しなければならないことは理解しております。しかし、体調が優れず直接お話させていただくことができない状態であるため、お電話という形になってしまいました。本当に申し訳ございません」

3.休職中の例文

体調不良や家庭の事情で休職をしている場合は、休職していることへのお詫びと、現状を報告してから、退職する旨を電話で伝えるようにしましょう。前述にもありましたが、体調不良で休職をしている場合は、回復を待つという選択肢もあるため、引き止められる可能性もあります。引き止められても、対処できるよう退職理由を明確にしておくと良いでしょう。

家庭の事情で退職する際の例文

「お疲れ様です。△月より休職させていただいております△△です。この度はご心配とご迷惑をお掛けしてしまい大変申し訳ございません。
お忙しいところ恐れ入りますが、只今、お時間よろしいでしょうか。

母の介護のため△月まで休職予定だったのですが、病状が悪化してしまい介護期間が延長することになりました。そのため、大変申し訳ないのですが、復帰の目処が立たないため退職して介護に専念したいと考えております。本来であれば出社してお伝えすべきところを、お電話という無礼な形になってしまったこと、心よりお詫び申し上げます」

4.人間関係で退職する場合

人間関係が理由で退職する場合も、直接ではなく電話での報告になってしまったことへのお詫びと退職理由を伝えましょう。また、人間関係での退職理由がパワハラやセクハラのように、会社に非がある際は、正直に原因を伝えても問題ありません。
直属の上司からパワハラを受けていて電話しづらいという場合は、会社の人事部か本社へ連絡を入れると良いでしょう。

人間関係が理由で退職するときの例文

「お疲れ様です。△月より休職させていただいております△△です。お忙しいところ恐れ入りますが、只今、お時間よろしいでしょうか。

半年ほど前から、△△さんから嫌がらせを受けることが多々あり、会社へ行くのが困難な状況になっています。これ以上、精神的なダメージを受けながら働くことに耐えられないため、大変勝手ではございますが退職させていただきたいと考えております。本来なら直接お会いしてお伝えしなければならないことを、電話での報告になってしまったことを、心よりお詫び申し上げます」

5.試用期間中に退職する場合の例文

試用期間中は早期離職となるため、より真摯な対応が求められるでしょう。「試用期間中に辞めるときの言い方とは？円満退職に向けて手順を解説」のコラムも参考にしてください。

試用期間中に退職する際の例文

「お疲れ様です。△△です。只今、お時間大丈夫でしょうか。本日は、お伝えしたいことがあり、電話させていただきました。現在、試用期間中ではありますが、一身上の都合で退職させていただきたいと考えております。

研修で大変お世話になったにもかかわらず、退職を選択したことは大変申し訳ございません。また、本来であれば出社して直接お話をしなければならないところですが、電話での報告となり申し訳ございません」

6.取引先に連絡する場合の例文

取引先には、退職の日付と今までお世話になったことへの感謝の気持ち、後任者についての情報を伝えましょう。後任者と一緒に直接挨拶に行けない場合は、後任者の名前と連絡先を記載します。

取引先に連絡するときの例文

「お世話になっております。△△株式会社の△△です。私事ではありますが、×月×日をもって退職することになりました。本来であれば直接お伺いしてご挨拶すべきところ、メールでのご挨拶となり大変申し訳ございません。在職中は△△さまに多数のお力添えをいただいたこと、心より感謝いたします。

後任は△△が務めます。改めて△△からもご連絡いたしますが、何かございましたらこちらにご連絡をいただけると幸いです。

メール：xxx@xxxx
電話：xxx-xxx-xxxx
末筆ではございますが、貴社と△△様のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます」

7.退職理由を述べにくい場合の例文

退職理由を述べにくい場合は、無理に伝える必要はありません。前述したように「一身上の都合により退職したい」と簡潔に伝えることをおすすめします。理由を詳しく質問される場合もあるかもしれませんが、そのときは正直に退職理由を述べたくない旨を説明すると良いでしょう。

退職理由を述べにくいときの例文

「お疲れ様です。△△です。只今、お時間大丈夫でしょうか。本日は、お伝えしたいことがあり、電話させていただきました。

急ではありますが、一身上の都合により退職させていただきたいと考えております。突然のご報告となってしまい、大変申し訳ございません。また、本来であれば出社してお伝えすべきところを、お電話という無礼な形になってしまったこと、心よりお詫び申し上げます」

電話で退職を伝えたあとの流れ

電話で退職を伝えたあとは、退職届を出したり取引先や関係者に連絡を入れたりする必要があります。以下で退職の連絡を入れた後の流れについて詳しく説明するので見てみましょう。

退職届を郵送する

退職の了承を得たら退職届を作成し、会社に郵送します。万が一トラブルになった場合を考慮し、郵送する際は内容証明郵便を利用しましょう。退職届の書き方は「退職願の書き方を解説！円満退社するための基本的なマナーとは」のコラムを参考にしてください。

取引先や関係者にも連絡をする

やり取りをしていた取引先がある場合は、上司や後任者とともに挨拶回りをします。直接挨拶回りに行けない場合は、取引先に電話かメールで連絡を入れるようにしましょう。社内関係者には、退職する旨とこれまでの感謝の意を伝え、直接お伝えできないことへのお詫びも添えておくと丁寧な印象を与えられます。

取引先や関係者に連絡するときのポイント

取引先や関係者に退職の連絡をするときは、後任が決定してから伝えるようにしましょう。後任が決定していないまま連絡を入れてしまうと、「次の後任はどうなるの？」と聞かれる可能性があります。

このとき、後任がまだ決まっていないことを伝えてしまうと、取引先に不信感を与えてしまうリスクも考えられるでしょう。連絡を入れる前に一度上司に許可を得て、報告するのが無難といえます。

引き継ぎの資料を作成する

上司と相談して後任者を決め、これまで自分が行っていた業務の引き継ぎを行います。引き継ぎがしやすいように、業務のノウハウを資料としてまとめるだけでなく、ミーティングなども活用してしっかり伝えましょう。引き継ぎに関しては、「退職時の引き継ぎにおけるポイントとは？辞めるまでの手順も解説」のコラムも参考にしてください。

出社できなくても業務の引き継ぎは必要です。後任の方が分かりやすいよう、資料を作成してメールで送りましょう。ただし、休職中や育休中など、長期に渡って会社を休んでいる場合は、引き継ぎも行われている可能性が高いため不要な場合もありますが、トラブルを避けるためにも会社に確認しておくことをおすすめします。

会社に返却すべきものを配送する

社員証や支給された備品、保険証、名刺など、会社に返却すべきものを確認します。会社支給のパソコンはデータを整理してから返却するのが基本です。制服がある場合は、クリーニングしてからの返却を忘れないようにしましょう。退職日以降にクリーニングが終わるという場合は、郵送する旨を伝えておく必要があります。

離職票などの必要な書類を受け取る

離職票や雇用保険被保険者証など、退職後の手続きに必要な書類を会社から受け取りましょう。「退職後の必要書類を一覧でチェック！手続きをスムーズに行うポイントとは？」の内容を参考に、受け取ったら書類の内容に目を通し、不備や認識の違いがないかを確認してください。

退職の電話後に自分に合った仕事へ就く方法

退職の意思を電話で伝えたあと、「自分に合った仕事へ転職したい」と考える人もいるでしょう。自分に合った仕事に就くには、「退職理由を振り返る」「転職エージェントを活用する」などの方法があります。以下で詳しく説明するので、見てみましょう。

退職理由を振り返る

自分に合った仕事に就くには、退職理由をよく振り返り、転職先を探しましょう。「なぜ退職したのか」を分析することで、自分に合った環境や仕事内容などが明確になり、仕事を探しやすくなります。また、自身に合った環境や働き方を理解することによって、入社後のミスマッチも防げるため、おすすめです。

転職エージェントを活用する

「自分に何の仕事が合っているのか分からない」という方は、転職エージェントを活用するのも一つの手です。転職エージェントは、一人ひとりの適性や希望条件にあった就職先を紹介してくれるため、自分に合った仕事が分からない人も安心して転職活動を行えます。

転職エージェントの利用をお考えの方は、ハタラクティブにご相談ください。ハタラクティブでは、ご相談者の事情や生活スタイルを考慮し、アドバイザーが一人ひとりにマッチした求人を紹介します。そのほか、所要時間1分程度でできる適職診断や、履歴書や職務経歴書などの添削、面接練習など幅広くサポート。サービスはすべて無料です。「やむを得ない事情で退職したけれど、理解してもらえるか心配」「また仕事を辞めてしまうのではないか…」と、悩んでいる方は、まずはハタラクティブにご相談ください。

電話での退職に関するQ&A

ここでは、電話で退職を伝える場合のQ&Aをご紹介します。

電話で退職を伝える際の適切な言い方は？

電話で退職を伝える際は、謝罪の気持ちが伝わるよう丁寧に説明しましょう。
電話で伝える場合は、対面以上に状況の説明や真摯な対応が求められます。「円満退職するための伝え方は？上司への切り出し方や注意点もご紹介」では、退職の伝え方についてまとめているので参考にしてください。

電話で退職の連絡をするのは非常識ですか？

本来は直接伝えるものであり、非常識と捉えられる可能性もあるでしょう。
心証を悪くしないためには、電話で退職を伝えるのはできる限り避けるのが賢明です。万が一トラブルに発展したら、「退職の相談窓口とは？トラブルにも対応してる？種類や利用方法を解説！」を参考に対処しましょう。

退職を伝えて怒られたらどうすれば良い？

就業規則を守り、適切なタイミングで伝えたのに怒られた場合は、改めて上司と話し合いましょう。業務上の理由で退職時期をずらしてほしいなど、納得できる理由があるなら譲歩するのも一つの方法です。明らかに嫌がらせだと感じた場合は「退職を伝えたら嫌がらせをされた？労働基準監督署への相談方法とは」のコラムを参考にして、外部の相談窓口の利用を検討してみてください。

退職の電話をするのが怖いです…

退職の電話をするのが怖い場合も、できるだけ対面や電話で話せるよう努力するのが礼儀といえるでしょう。しかし、「ハラスメントを受けている」というように、自分で連絡するのが難しい場合は、退職代行サービスを利用するのも一つの手です。退職することを言えずに悩んでいる人は「退職を言いづらいときはどうする？仕事を円満に辞めるためのコツも解説」のコラムを参考にしてください。

電話で退職の連絡をしたら引き止めに合いますか？

電話で退職の連絡をしても引き止めに合う可能性はあります。
特に、給与や待遇などの退職理由は、改善の提案をされる場合があるでしょう。しかし、本当に改善されるか定かではなく、一度退職したいと言ったために職場での居心地が悪くなる可能性があります。引き止めにあったら、「退職を引き止められたときの効果的な対策をご紹介！」を確認しながら対応してください。退職で困っている方には、転職エージェントのハタラクティブがおすすめです。