「電話で退職を伝えても問題ない？」仕事を退職すると決意したものの、事情があって出社できない場合、電話で退職を伝えて良いのか迷う方もいるでしょう。基本的に退職の意思は直接伝えるのが望ましいですが、状況によっては電話で連絡することも可能です。
このコラムでは、退職を電話で伝えても良い状況や具体的な例文、辞めることを伝えたあとの流れなどを紹介します。電話で退職を伝えるか迷う方は、ぜひ参考にしてください。

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退職の意思は電話で連絡しても良い？

退職を電話で伝えることは一般的ではないものの、問題はありません。「仕事の負担で心身が限界」「1日中介護が必要な身内がいる」というように、やむを得ない事情でどうしても出社できない場合は、電話で退職を伝えざるを得ないこともあるでしょう。

ただし、退職を電話で伝えることは可能とはいえ、本来であれば退職の意思表示は対面で行うのが一般的です。電話で伝えると「常識に欠ける」といった印象を持たれることもあるので、あくまでもやむを得ない事情がある場合に用いる手段と考えましょう。

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電話で退職の意思を伝えていい4つの状況

電話で退職意思を伝えて良い状況として、次の4つが考えられます。いずれも、出社が難しかったり対面で伝えるのが困難だったりするケースでしょう。

1.体調不良や精神面の不調で休職しているとき

怪我や病気による長期的な入院で会社に出向けない状況や、精神的な不調ですでに休職している場合などは、出社が難しく電話での連絡にならざるを得ない可能性があります。会社側に許容してもらえるよう、事情を丁寧に説明しましょう。

2.育児や介護などの家庭事情で出社できないとき

家族の急病や介護、育児などで出社が難しい場合も、電話による退職の意思表示を伝えられる状況といえるでしょう。

特に、「家庭の事情で急遽遠方の実家に滞在しなくてはならなくなった」「家族が重病で離れられない」といった状況では、電話での連絡が選択肢に入ります。

3.ハラスメントを受けているとき

職場でパワハラやセクハラなどのハラスメントを受け、「職場に行くのも怖い」という精神状態では、電話での退職連絡もやむを得ません。

とくに、退職を伝えるべき上司からハラスメントを受けている場合、人事部の担当者など上司以外の社員に退職意思を伝え手続きしてもらうのが賢明です。

4.上司と予定が合わず対面で話せないとき

退職の意思を直接伝えたいけれど上司と予定が合わず対面で話せないときは、電話で退職連絡をするのも一つの手です。社内にいることが少ない上司や、仕事が忙しくタイミングが取れない場合も、会えるまで待つより電話で伝えたほうが早いかもしれません。

上司によっては、電話での退職連絡のほうが都合が良い可能性もあるので、様子を伺いながら退職の報告方法を決めましょう。

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電話で退職を伝える際の8つのポイント

下記では、電話で退職の連絡をする際のポイントを8つ解説します。仕事を辞める連絡をする前に、退職理由の伝え方や法律上のタイミングをチェックしておきましょう。

1.直属の上司に退職することを伝える

退職の意思は直属の上司に伝えましょう。ハラスメントを受けているといったトラブルがない限り、電話・対面のどちらであっても、退職の意向は直属の上司に伝えるのがマナーです。規模が小さい会社は直属の上司が社長のところもありますが、その際は社長に伝えれば問題ありません。

最初に別の人に報告すると、上司に対して「部下の管理ができていない」「信頼されていない」というイメージが付いたり、上司本人から退職希望者に対してネガティブな印象をもたれたりし、退職手続きに影響を与えかねないので注意しましょう。

派遣社員の場合は派遣会社に連絡する

派遣社員は派遣会社と雇用関係を結んでいます。そのため、派遣先での仕事を辞めたい場合は、派遣先ではなく派遣会社にその意思を伝えましょう。

ただし、派遣社員は原則として契約期間中の退職ができません。親の介護や体調不良といったやむを得ない事情がない限り、すぐには退職できない可能性があることを覚えておきましょう。

2.就業規則や法律といったルールを守る

電話で退職の意思を伝える際も、就業規則を守ることが重要です。就業規則は所属する企業によって異なるため、退職予定日の何ヶ月前までに申告すれば良いのかを事前に確認しておきましょう。退職の連絡は、仕事を辞めたい日付の1〜3ヶ月前にするのが一般的といわれています。

なお、退職の意思を伝えたからといって、即日仕事を辞められるわけではありません。退職の意思表示は退職日の2週間前までに行うことが法律（民法627条）で定められています。就業規則で定められている期間に連絡するのが難しい場合も、最低限のルールは厳守しましょう。

参照元
e-GOV法令検索
民法（明治二十九年法律第八十九号）

3.電話する時間帯を考慮する

始業直後や終業間際のように、業務が忙しい時間に電話をするのは避けましょう。仕事の流れを考慮し、比較的落ち着いている時間帯を見計らって電話をかけるのが理想的です。

4.直接話せないお詫びをする

退職を伝えるとき、本来であれば出社して上司に直接話すのがマナー。たとえやむを得ない理由だったとしても、電話で退職を伝えることを相手が快く思わない可能性があります。事情をしっかり説明したうえで、出社して直接話せないことに対するお詫びを丁寧に述べましょう。

5.退職理由は無難な表現で簡潔に伝える

退職理由は事細かく説明せず、無難な表現で簡潔に伝えましょう。細かく説明すると、内容によっては「条件を変えるから残らないか？」と引き止められる場合があります。

また、会社への不平不満を伝えるのも相手を嫌な気持ちにさせるので、避けるのが無難です。

6.通話の内容を録音する

のちのちのトラブルを防止するため、退職を伝えるときの電話は録音しておきましょう。電話での意思表示は退職届がないので証拠が残りません。あとになって「退職すると言った」「言っていない」というトラブルになるのを防ぐため、通話内容は録音データとして残しておくのがおすすめです。

7.退職の意思が固いことを明確に示す

電話で退職報告をする際は、退職の意思が固いことを明確に示しましょう。退職理由が曖昧だったり、退職したいという意思が弱かったりすると、上司の納得を得られず退職を認めてくれないこともあるようです。

引き止められて退職できないという状況を避けるためにも、揺るがない退職の意思を示す姿勢が求められます。

8.退職までにやるべきことを確認する

上司が退職について一定の理解を示した場合は、これからやるべきことを確認しておきましょう。引継ぎの準備や提出書類、返却するものなどを大まかに確認し、退職までの流れを把握しておくと安心です。

電話でも口頭でも退職を伝えるタイミングには注意

退職の伝え方が電話でも口頭でも、タイミングには注意が必要です。あまりにも配慮に欠けるタイミングに伝えてしまうと、周りの社員に迷惑がかかり、上司も快く受け入れるのが難しくなります。少なくとも、人事異動の前後や繁忙期は避けるのが社会人としてのマナーです。

人事異動の時期はなるべく避ける

人事異動の時期に退職を伝えるのは、避けたほうが無難です。

異動の直前に退職予定者が出た場合、人事部は人の配置を考え直さなければならない恐れがあります。また、異動の直後は新任の受け入れで各部署が慌ただしくなるので、退職者の引継ぎや後任の採用に時間をかける余裕がないことも。

会社側の負担が増えてしまうため、年度末や期末といった人事異動の時期は退職を伝えるべきタイミングではないでしょう。

繁忙期を考慮する

繁忙期は、退職を伝えるべきタイミングではありません。少しでも人手が欲しい時期に退職を伝えるのは、「自分のことしか考えていない」と見なされても仕方がないといえます。また、上司も多忙のため、「もう少し待ってほしい」と引き止められたり、退職交渉が難航したりする恐れもあるでしょう。

たとえ辞めたくても、繁忙期はチームで協力して乗り越えるのが社会人としての責任です。そのあとで退職を伝えれば上司も配慮を感じ、退職を受け入れてくれる可能性が高まります。

ただし、パワハラなどやむを得ない事情がある場合は、時期を気にせず退職の相談をしても問題ありません。

状況別・電話で退職を伝える7つの例文

ここでは、電話で退職を伝えるときの例文を、状況別にご紹介します。電話で退職を伝えるとき、基本的には対面で伝える場合と同じ内容で問題ありません。ただし、電話連絡になった理由と謝罪の言葉を忘れずに添えましょう。

1.基本の例文

電話で退職の連絡をする場合には、具体的な理由を述べる必要はありません。ここでは、基本となる「一身上の都合」を利用した例文を紹介します。

前述したように、退職理由について明言する必要はないため、「一身上の都合」と伝えて問題ありません。ただし、理由を詳しく聞かれる可能性は高いため、伝えられるよう準備はしておきましょう。

2.体調不良や精神面の不調を理由に退職する際の例文

体調不良を退職理由にする場合は、体調に関しての質問や回復を待つといった対応も考えられます。

はっきりと退職を伝えるためにも、退職の意思が固いことや、場合によっては医師の診断結果を用意しておくと良いでしょう。

3.休職中の例文

体調不良や家庭の事情で休職をしている場合は、休職していることへのお詫びと、現状を報告してから、退職する旨を電話で伝えるようにしましょう。

体調不良で休職をしている場合は、回復を待つという選択肢もあるため、引き止められる可能性もあります。引き止められても、対処できるよう退職理由を明確にしておくと良いでしょう。

4.人間関係で退職する場合

人間関係が理由で退職する場合も、直接ではなく電話での報告になってしまったことへのお詫びと退職理由を伝えましょう。また、人間関係での退職理由がパワハラやセクハラのように、会社に非がある際は、正直に原因を伝えても問題ありません。

直属の上司からパワハラを受けていて電話しづらいという場合は、会社の人事部か本社へ連絡を入れると良いでしょう。

5.試用期間中に退職する場合の例文

試用期間中に退職することは問題ないものの、早期離職となるため、より真摯な対応が求められるでしょう。

6.取引先に連絡する場合の例文

取引先には、退職の日付と今までお世話になったことへの感謝の気持ち、後任者についての情報を伝えましょう。後任者と一緒に直接挨拶に行けない場合は、後任者の名前と連絡先を記載します。

7.退職理由を述べにくい場合の例文

退職理由を述べにくい場合は、無理に伝える必要はありません。前述したように「一身上の都合により退職したい」と簡潔に伝えることをおすすめします。

理由を詳しく質問される場合もあるかもしれませんが、そのときは正直に退職理由を述べたくない旨を説明すると良いでしょう。

電話で退職を伝えたあとの流れ

退職の旨を電話で伝えたあと、やるべき項目をまとめました。円満に退職してスムーズに次のステップに進めるよう、確認しておきましょう。

退職届を郵送する

退職の了承を得たら退職届を作成し、会社に郵送します。万が一トラブルになった場合を考慮し、郵送する際は内容証明郵便を利用しましょう。

取引先や関係者にも連絡をする

やり取りをしていた取引先がある場合は、上司や後任者とともに挨拶回りをします。直接挨拶回りに行けない場合は、取引先に電話かメールで連絡を入れましょう。

社内関係者には、退職する旨とこれまでの感謝の意を伝え、直接お伝えできないことへのお詫びも添えておくと丁寧な印象を与えられます。

取引先や関係者に連絡するときのポイント

取引先や関係者に退職の連絡をするときは、後任が決定してから伝えましょう。後任が決定していないまま連絡を入れてしまうと、「次の後任はどうなるの？」と聞かれる可能性があります。このとき、後任がまだ決まっていないことを伝えてしまうと、取引先に不信感を与えてしまうリスクも考えられるでしょう。連絡を入れる前に一度上司に許可を得て、報告するのが無難といえます。

業務の引継ぎを行う

退職が決まったら、業務の引継ぎ準備をします。後任の担当者が決まっている場合と決まっていない場合があるでしょう。いずれの場合にしても、必要な資料や各作業のマニュアルを作成しておくと、スムーズに引継ぎが進みます。担当者が決まっている場合は、一緒に作業をしながら確認していくのがおすすめです。

なお、出社できなくても業務の引き継ぎは必要です。後任の方が分かりやすいよう、資料を作成してメールで送りましょう。ただし、休職中や育休中など、長期に渡って会社を休んでいる場合は、引き継ぎも行われている可能性が高いため不要な場合もありますが、トラブルを避けるためにも会社に確認しておくことをおすすめします。

会社への返却物の処理

退職に向けて、会社から支給されたものをすべて整理し、退職日に返却します。保険証や社員証、パソコン、制服のほか、自分の名刺・取引先の名刺やデータなども対象です。直接手渡しするか郵送するかを会社と相談し、忘れずに手続きしましょう。

離職票などの必要な書類を受け取る

離職票や雇用保険被保険者証など、退職後の手続きに必要な書類を会社から受け取りましょう。受け取ったら書類の内容に目を通し、不備や認識の違いがないかを確認してください。

退職後の各種手続き

退職したあとは、各公的手続きを行う必要があります。転職活動を始める場合、すぐに再就職する場合でも関わってくる手続きなので、事前に必ず確認しておきましょう。

健康保険の切り替え

退職後は、これまで務めていた会社で加入していた社会保険から脱退になるため、国民健康保険への切り替えが必要です。

ただし、退職後、間を開けずすぐ就職する場合は次の会社が手続きを行ってくれるので、国民健康保険への切り替え手続きは不要。また、収入などの条件によっては、配偶者や両親の扶養になることもできます。

国民年金への切り替え

退職後は、厚生年金から国民年金への切り替えが必要になります。ただし、健康保険と同じく、次の就職先ですぐに働き始めることが決まっている場合は、切り替えは不要です。

失業保険の申請

転職活動を始める場合や次の就職先で働くまで時間が空く場合は、失業保険の受給が可能です。失業保険受給申請は、居住している管轄のハローワークでできます。

自己退職の場合は、会社都合退職より給付までの期間が長くなる傾向にあるため、早めに申請準備を行いましょう。

退職の電話後に自分に合った仕事へ就く方法

退職の意思を電話で伝えたあと、「自分に合った仕事へ転職したい」と考える人もいるでしょう。自分に合った仕事に就くには、「退職理由を振り返る」「転職エージェントを活用する」などの方法があります。以下で詳しく説明するので、見てみましょう。

退職理由を振り返る

自分に合った仕事に就くには、退職理由をよく振り返ることが大切です。「なぜ退職したのか」を分析することで、自分に合った環境や仕事内容などが明確になり、仕事を探しやすくなります。

また、自身に合った環境や働き方を理解することによって、入社後のミスマッチも防げるため、おすすめです。

転職エージェントを活用する

「自分に何の仕事が合っているのか分からない」という方は、転職エージェントを活用するのも一つの手です。転職エージェントは、一人ひとりの適性や希望条件にあった就職先を紹介してくれるため、自分に合った仕事が分からない人も安心して転職活動を行えます。

まとめ

「退職を伝えにくい」と悩む方は多いようです。「対面よりは電話のほうがマシ」と考えがちですが、電話で退職を伝えるのはやむを得ない事情があるとき。基本的には直属の上司に対面で伝えましょう。

すでに転職活動を終えており、次の会社が決まっていれば、臆することなく退職を伝えられるはずです。空白期間もないため、転職を検討しているなら在職中からスタートさせましょう。

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電話での退職に関するQ&A

ここでは、電話で退職を伝える場合のQ&Aをご紹介します。

電話で退職を伝える際の適切な言い方は？

電話で退職を伝える際は、謝罪の気持ちが伝わるよう丁寧に説明しましょう。

電話で伝える場合は、対面以上に状況の説明や真摯な対応が求められます。

電話で退職の連絡をするのは非常識ですか？

本来は直接伝えるものであり、非常識と捉えられる可能性もあるでしょう。

心証を悪くしないためには、電話で退職を伝えるのはできる限り避けるのが賢明です。

退職を伝えて怒られたらどうすれば良い？

就業規則を守り、適切なタイミングで伝えたのに怒られた場合は、改めて上司と話し合いましょう。業務上の理由で退職時期をずらしてほしいなど、納得できる理由があるなら譲歩するのも一つの方法です。

退職の電話をするのが怖いです…

退職の電話をするのが怖い場合も、できるだけ対面や電話で話せるよう努力するのが礼儀といえるでしょう。しかし、「ハラスメントを受けている」というように、自分で連絡するのが難しい場合は、退職代行サービスを利用するのも一つの手です。

電話で退職の連絡をしたら引き止めに合いますか？

電話で退職の連絡をしても引き止めに合う可能性はあります。
特に、給与や待遇などの退職理由は、改善の提案をされる場合があるでしょう。しかし、本当に改善されるか定かではないうえ、一度退職したいと言ったために職場での居心地が悪くなる可能性があります。引き止めにあった際に留まるかどうかは、十分に考える必要があるでしょう。

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