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職務経歴書はアプリで作成しても大丈夫？書き方のポイントや注意点を解説
この記事のまとめ
- 職務経歴書はアプリで作成しても問題ない
- 履歴書や職務経歴書の作成方法は、目的に応じて選択しよう
- 職務経歴書アプリのメリットは「効率的に作れる」「例文を活用できる」など
- 職務経歴書アプリのデメリットは「自由度が少ない」「入力ミスが発生しやすい」など
- アプリを使って履歴書と職務経歴書を作成する際は、見直しに力を入れることが大切
職務経歴書の作成は時間や労力がかかるため、大変だと感じる方もいるでしょう。手軽に職務経歴書を作成したい場合は、アプリを使うと便利です。
このコラムでは、職務経歴書をアプリで作成する方法を解説します。職務経歴書の作成方法は、企業や自分の目的に合わせて選択することが重要です。職務経歴書作成アプリを使うメリット・デメリット、作成する手順もあわせて紹介するので、参考にしてみてください。
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職務経歴書はアプリで作成しても良い？
履歴書・職務経歴書は、企業からの指定がなければスマホのアプリで作成しても問題ありません。中途採用の場合は、履歴書・職務経歴書に書かれる内容そのものが重視されやすいため、アプリやパソコン、手書きといった作成方法は、合否の決め手に直結しにくいといえます。
ただし、人柄や素養が重視される新卒採用では、人となりが伝わりやすい手書きが好まれる場合もあります。履歴書・職務経歴書の作成方法は、「手軽に履歴書・職務経歴書を作成したいのであればアプリ」「丁寧さや熱意を伝えたいのであれば手書き」など、目的に応じて選択すると良いでしょう。
「履歴書作成を効率化！スマホやパソコンの活用方法と基本ルールを紹介」のコラムでは、応募書類の作成方法に迷ったときのポイントを解説しています。こちらもあわせて参考にしてみてください。
履歴書と職務経歴書の役割の違いを理解しよう
履歴書は、名前・住所・学歴・おおまかな職歴・資格といった「応募者のプロフィール」の役割を果たします。一方で、職務経歴書は、「応募者がこれまでに経験した仕事の内容」に特化した書類です。つまり、自身の職歴については履歴書で簡単に示し、職務経歴書で実績やスキルなどを詳しくアピールします。新卒は職歴がないので職務経歴書を求められませんが、中途採用の場合、基本的には履歴書とセットで職務経歴書の提出が必要です。
「履歴書との違いを交えて職務経歴書の書き方を解説！」のコラムでは、履歴書と職務経歴書の目的の違いや不明点などの詳細を解説しているので、ぜひチェックしてみてください。
職務経歴書をアプリで作成する5つのメリット
ここでは、履歴書・職務経歴書をスマホのアプリで作成するメリットを5つご紹介します。
職務経歴書をアプリで作成する5つのメリット
- パソコンがなくても作成できる
- 効率的に作成できる
- 例文をもとに志望動機や自己PRなどが作成できる
- コンビニで印刷できる
- 見栄えが良い印象を与えやすい
1.パソコンがなくても作成できる
履歴書・職務経歴書作成アプリでは、AndroidやiPhoneなどのスマホ・タブレットで手軽に書類の作成が可能です。パソコンを持っていない人にとって、パソコンを用意する必要がないのはメリットといえるでしょう。多数のアプリのなかから人気のものを検索し、自分に合ったアプリを選ぶのがおすすめです。
2.効率的に作成できる
履歴書・職務経歴書を作成できるアプリには、入力情報を保存できる機能がついているものもあります。一度作成しておけば、次に使用する際に最初から入力し直す必要がなく、作成時間の短縮につながるでしょう。
また、入力を間違えてもすぐに修正できるので、ストレスなく履歴書・職務経歴書の作成ができます。特に、複数の会社へ応募する方には便利です。隙間時間に作成できる点もメリット。
スマホを操作するだけで履歴書・職務経歴書を作成できるため、場所や時間を気にしなくて良い点はメリットといえるでしょう。
3.例文をもとに志望動機や自己PRなどが作成できる
履歴書・職務経歴書の作成アプリには、例文が載っていることもあります。「どうやって書き進めていけば良いか分からない」という人も、例文を参考にできるので作成しやすいでしょう。
4.コンビニで印刷できるものが多い
アプリで作成した履歴書・職務経歴書は、コンビニのコピー機で印刷できるものが多く、自宅にプリンターがなくても印刷が可能です。また、書類を購入する費用がかからず手間も省けるため、複数の会社に応募する際や入力ミスがあった場合にも負担が少ないでしょう。
5.見栄えが良い印象を与えやすい
アプリで作成した履歴書・職務経歴書は、きれいに仕上がりやすいのが特徴です。均一な文字で作成ができるため、手書きより読みやすいと感じる人が多いようです。
書き終えたあとで誤字脱字に気づいた場合に、修正液などを使わずに修正ができることも見栄えの良さにつながります。
職務経歴書をアプリで作成するデメリット
ここでは、履歴書・職務経歴書をアプリで作成するデメリットを3つ紹介します。
職務経歴書をアプリで作成するデメリット
- 入力ミスが発生しやすい
- 細かいレイアウトを指定できない
入力ミスが発生しやすい
履歴書・職務経歴書は、アプリを使用することで簡単に作成できます。
しかし、手軽なぶん誤字脱字や入力漏れを見落としてしまいやすいようです。また、漢字の予測変換に頼り過ぎてしまい、変換ミスを見逃してしまうことも。
入力ミスの確認は、すべて入力し終わってからではなく、1つの項目毎に見直しをすると良いでしょう。
細かいレイアウトを指定できない
履歴書・職務経歴書の作成アプリは、あらかじめ決められたフォーマットに沿って入力していくことが多く、レイアウトを自由に変更できない場合があります。たとえば、枠線の挿入や文字のサイズ変更、文字の強調など、アプリの機能によって微調整ができない可能性もあるでしょう。
アプリは簡単に作成できる一方で、自由度が制限されてしまう点がデメリットといえます。
職務経歴書の作成アプリを選ぶときのポイント
ここでは、職務経歴書の作成アプリを選ぶ際に押さえておきたいポイントを解説します。
データ形式で保存できるアプリを選ぶ
作成した職務経歴書を保存する際、データ形式で保存できれば、企業ごとに入力した内容を変えることが可能です。たとえば、志望動機のみ書き直したい場合、保存されているデータをもとに必要な箇所だけを変更できます。
また、自動保存機能や自動バックアップ機能がついたアプリなら、操作ミスをして内容が消えてしまっても安心でしょう。入力した内容の記録が残るアプリは、複数の会社で面接を受ける予定の方や、転職回数が多い方に特におすすめです。
書式が自由に設定できるアプリを選ぶ
自分で書式をカスタマイズできるアプリを選ぶのも良いでしょう。欄の数や行数を自由に変えられるものであれば、自分が特にアピールしたい部分を強調して書けます。
たとえば、職歴が少ない場合は職歴欄を小さくして、代わりに志望動機の欄を広くするといった工夫ができます。
アプリで職務経歴書を作成する手順
履歴書・職務経歴書を作成できるアプリは、フォーマットの空欄に必要事項や詳細を埋めていくことで、履歴書・職務経歴書を完成させられます。ここでは、アプリで職務経歴書を作成する際の主な手順とポイントをまとめました。
1.職務経歴書の作成アプリをインストールする
まずはアプリをインストールします。その際、事前に複数のアプリを比較しておくのがポイントです。
職務経歴書作成アプリは、ツールによって機能や書式が異なります。そのため、自分が求めている機能が備わっているかどうかを確認すると良いでしょう。職務経歴書の書式は、テンプレートやサンプルをチェックして自分が書きやすいレイアウトを選ぶのがおすすめです。
2.プロフィールを入力する
インストールしたアプリの表示に従って、氏名や生年月日、住所などの基本情報を入力します。
証明写真をアップロードする場合は、事前にデータ対応の証明写真機で撮影したものや写真館で撮影した写真のデータを用意しておきましょう。なお、印刷後の職務経歴書に直接貼り付ける方法もあります。
職務経歴書用の写真を撮れるアプリもある
近年、証明写真を撮れるアプリも増えてきているようです。アプリで撮影した写真は自宅やコンビニで印刷できるため、手軽に安く済ませたい方は試してみると良いでしょう。3.職務要約を入力する
職務要約とは、職務経歴書の要点を短い文章でまとめたものです。職務要約は、基本的に職務経歴書の冒頭に記載します。これまでのキャリアを、100字程度に要約して入力しましょう。
企業は多くの応募者を選考する必要があるため、冒頭箇所の職務要約のみに目を通し、職務経歴書全体に目を通すかどうか決めていることもあるようです。職務経歴書のなかでも重要な項目であることを理解しておきましょう。
「職務要約とは？作成目的と転職が多いときの書き方を解説」のコラムでは職務要約を書く3ステップをご紹介しているので、作成するときの参考にしてみてください。
4.資格・スキルを入力する
専門的な資格やスキル、知識などがあれば入力します。資格が多くある場合は、応募する企業に合ったものをピックアップして入力するようにしましょう。スキルに関しては、「どのような場面で活かせるどのような能力なのか」を具体的に書くのがポイントです。
資格欄の正しい書き方は「履歴書の資格欄の書き方は？記載する順番や免許との違いも解説」で紹介しているので、あわせてご覧ください。
5.職務経歴を入力する
これまでどのような仕事をしてきたのかを具体的に入力します。職務経歴の入力数は上限のない場合が多いので、正確に入力しましょう。詳細欄がある場合は、配属先や従業員数のほか、表彰歴や実績なども入力するとアピールにつながります。
6.自己PRを入力する
自分の強みや特技、応募先で活かしたいこと、今後のキャリアプランなどを入力します。「自己PRの基本の書き方は？例文や新卒と転職での違いを紹介」のコラムでも解説しているとおり、アピールする内容は1つに絞って分かりやすく伝えることが大切です。
7.作成日を入力する
作成した日付を入力します。アプリで作成した職務経歴書を複数の企業に提出する場合は、日付の更新も忘れないように注意しましょう。
8.データをダウンロードする
すべての項目が入力できたら、内容を確認して保存をします。多くのアプリでは、PDFファイルに変換してダウンロードすることが可能です。
9.手渡しや郵送の場合は印刷をする
職務経歴書を企業に手渡しする場合や郵送する場合は、アプリからダウンロードしたデータを印刷します。自宅のプリンターやプリントサービスを行っているコンビニなどに、アプリのデータを送信して印刷しましょう。
印刷時にレイアウトがずれて想像どおりの職務経歴書がプリントされないこともあるので、印刷プレビューなどで印刷された状態のレイアウトを確認しておくと安心です。
印刷用紙は上質紙を選ぶのがおすすめ
コピー用の普通紙は薄くて破れやすいため、アプリで作成した履歴書・職務経歴書を印刷する際は上質紙を使用するのがおすすめです。上質紙の用意が難しい場合は、持ち運んだときに折れ曲がってしまわないよう、ファイルにきちんと収めましょう。
また、汚れてしまったときのために予備を用意しておくと安心です。
書類の形式は自分のキャリアに合ったものを選ぶ
職務経歴書には、一般的に「編年体式」「逆編年体式」「キャリア式」の3つの書類様式があります。「編年体式」は、過去から現在の勤務先までを順に書く形式を指し、「逆編年体式」では直近で入社した会社から過去に遡って書きます。「キャリア式」は職種ごとにまとめて書けるので、転職回数が多い人におすすめです。アプリでは、この3つのなかから選択できる場合が多く、より自分をアピールできるフォーマットで職務経歴書を作成することが可能です。自分のスキルや経歴に沿った書類様式を選択しましょう。
アプリ以外で職務経歴書を作成する方法
履歴書・職務経歴書を作成する方法は、スマホのアプリ以外に「ExcelやWord」と「手書き」があります。下記にそれぞれのメリットと作成時の注意点をまとめたので、どの作成方法が自分に合っているか検討してみてください。
ExcelやWordを使って作成する
履歴書・職務経歴書をパソコンで作成するメリットは、アプリと同様、効率的に作成できることです。文字入力や誤字脱字の修正が簡単に行えるので、作成時間の短縮につながるでしょう。
アプリと違う点は、「多くのテンプレートから自分に合ったものを選べること」と「レイアウトを自由に設定できること」が挙げられるでしょう。テンプレートを活用する場合、アプリは基本的にアプリ内からしか選択できません。
しかし、パソコンであればWebサイト上にあるテンプレートから好きなものを選べます。レイアウトを、「フォントや行間を細かく設定する」「オリジナリティ要素を加える」など自由に編集できるのが魅力です。また、パソコンで作成した履歴書・職務経歴書の場合、企業によっては「パソコンの基礎的スキルがある」と評価を受けることもあります。
データの使い回しは避けよう
一度提出した履歴書・職務経歴書を、手を加えずに別の企業に出すのは避けましょう。「他社に使ったデータを使い回している」と判断されてしまえば、評価を落としかねません。保存したデータを再利用する場合は、志望動機やアピールすべき職歴・職務内容などを、企業に合わせた内容に変更しましょう。
手書きで職務経歴書を作成する
手書きで履歴書・職務経歴書を作成するメリットは、熱意を伝えやすいことです。手書きだと時間と労力がかかるため、「やる気や意欲」をアピールしやすいでしょう。
また、きれいな文字や行間で丁寧に書かれていると、「真面目な人」という印象を持ってもらえる可能性があります。歴史を重んじる企業やアットホームで人柄を重要視する企業などは、手書きを好む傾向にあるようです。
職務経歴書を手書きで作成するときのデメリット
手書きで職務経歴書を作成する際のデメリットとして、修正に手間がかかることが挙げられます。一般的に、公的書類である履歴書・職務経歴書に、修正液を使ったり二重線を引いたりして訂正するのは好ましくありません。間違えたときは基本的に書き直しが必要なため、手間に感じる場合もあるでしょう。また、会社によってはパソコンスキルがないと判断されてしまうこともあります。特に、外資系やベンチャー企業、IT業界などは、手書きよりパソコンで作成された職務経歴書を好む傾向にあるようです。
アプリで職務経歴書を作成するときの3つの注意点
職務履歴書をアプリで作成する場合は、「見直しに力を入れること」が大切です。ここでは、注意点を3つ紹介します。
アプリで職務経歴書を作成するときの3つの注意点
- アプリで作成した書類を認めていない企業もある
- 例文のままだと個性がないと判断される可能性がある
- ミスがないか自分の目で確認する
1.アプリで作成した書類を認めていない企業もある
企業によっては、アプリで作成した履歴書・職務経歴書に対応していないところもあります。指定された形式以外の方法で提出すると、応募先の採用担当者にマイナスな印象を与えてしまうリスクがあります。
履歴書・職務経歴書を作成する前に、求人情報や企業のWebサイトから提出形式の指定がないかどうか確認してください。特に記載がない場合は、応募先の企業に問い合わせてみるのも一つの手です。
2.例文のままだと個性がないと判断される可能性がある
履歴書・職務経歴書を作成するアプリに掲載されているテンプレートや例文を、そのまま使用するのは避けましょう。よく目にするような内容だと、「例文から引用しているのではないか」と採用担当者にマイナスな印象を与えてしまう可能性があります。
応募先の企業に合わせた表現や文言を用いて、オリジナリティのある内容を心掛けましょう。
3.最後はミスがないか自分の目で確認する
アプリを使って履歴書・職務経歴書を作成したら、最後は必ず自分の目で確認しましょう。アプリでの履歴書・職務経歴書の作成は、非常に便利で簡単です。
ただし、アプリの機能を過信してしまうとミスを見逃す恐れがあります。印刷ができるなら、一度紙にプリントして全体を確認しておくと安心でしょう。就活の顔となる履歴書・職務経歴書は、注意深く丁寧に作成することが重要です。
職務経歴書を作成するポイントは「職務経歴書を簡単に作成するための方法を解説！転職を有利に進めよう」でも解説しています。こちらのコラムでは「職務経歴書が面接時の質問事項になることを想定する」「実績や資格は数字で示して具体的にアピールする」など、職務経歴書で評価を得るためのコツをまとめているので、あわせてご覧ください。
職務経歴書の作成以外でもアプリを有効活用しよう
履歴書・職務経歴書作成のアプリ以外にも、就活に役立つアプリやツールは増えています。たとえば、「試験対策アプリ」を使えば、一般常識やSPI、ビジネスマナーなどを隙間時間に勉強できます。
また、志望企業や業界に絞ったニュースを気軽に調べられる「就活用のニュースアプリ」もおすすめです。面接では「最近気になったニュースはありますか？」という質問を問われることも多いため、就活に特化したニュースアプリは、面接対策にも役立つでしょう。
「地図・乗換案内アプリ」では、事前に目的地までの経路を確認できます。
自分が必要だと感じるアプリは、積極的に活用してみてください。
職務経歴書をはじめ、就活に必要な書類の出来上がりに自信のない方・不明点がある方は、第三者に添削してもらうと安心です。若年層向け就職・転職エージェントのハタラクティブでは、求人紹介だけでなく、サービスの一環として履歴書・職務経歴書の添削も行っています。
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一人ひとりの経験、スキル、能力などの違いを理解した上でサポートすることを心がけています！
京都大学工学部建築学科を2010年の3月に卒業し、株式会社大林組に技術者として新卒で入社。
その後2012年よりレバレジーズ株式会社に入社。ハタラクティブのキャリアアドバイザー・リクルーティングアドバイザーを経て2019年より事業責任者を務める。
