就職・転職活動中の方のなかには、⾯接に関する電話対応に悩む⽅もいるでしょう。電話対応をする際はメモ帳などを⽤意し、静かな場所に移動することが大切です。架電の場合には、時間を割いてくれていることに感謝し、丁寧に分かりやすく説明するよう⼼掛けましょう。
このコラムでは、⾯接にまつわる電話対応について詳しく解説。電話の受け⽅・かけ⽅を例⽂つきで紹介しているので、参考にしてください。

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⾯接に関する電話対応をする際のマナー

電話対応に関するマナーには、「メモやスケジュール帳を⽤意する」「電話対応は静かな場所で⾏う」などが挙げられます。以下でそれぞれの電話マナーを詳しく確認しておきましょう。

メモやスケジュール帳を⽤意する

⾯接に関する電話をする場合はメモ帳やスケジュール帳、筆記⽤具を⽤意しておきましょう。面接に関する内容だと分かっているので、⾯接の⽇程や会場、持ち物、内定後のスケジュールなどをスムーズに確認できる状態にしておきます。

また、電話のなかで面接のスケジュールが変更になったり、⾯接に関する注意点が分かったりする可能性も。必要な道具が⼿元になく、メモを取りそびれたり、予定を聞かれた際に慌てたりするのを避けるために、メモやスケジュール帳を⽤意しておきましょう。

電話対応は静かな場所で⾏う

電話対応は静かな場所で⾏うのが基本です。特に⾯接に関する電話は、⽇程や合否など重要な情報を多く含むため、雑⾳のせいで聞き逃してしまうのは望ましくありません。外であれば、電⾞や⾞の⾳が激しい場所、⼈混みのなかは避けるようにしましょう。

また、電波の状況が良い場所を選ぶのもマナーの⼀つ。通話を開始したものの話しづらいと感じたら、かけ直すことも⼤切です。

電話をかける際は企業側に配慮した時間帯にする

⾃分から電話をかける場合は、企業側に配慮した時間帯を選びましょう。⼀般的には10〜12時、または13〜16時がベターといわれています。企業の営業時間に合わせて、始業直後や終業間際、ランチタイムを避けるのがおすすめです。

慌ただしい時間帯の架電は、悪印象につながる恐れも。また、担当者が席を外しがちな時間帯に電話をかけると、何度もやり取りする⼿間がかかってしまうでしょう。⾯接に臨む前に悪い印象を与えないよう、注意が必要です。

相⼿が電話を切るのを待つ

⾯接の電話対応が終わったら、相⼿が切るのを待ってから電話を切るのがマナーです。ビジネスシーンでは電話をかけた⽅が先に切るのが⼀般的ですが、就活では、⾃分から電話をかけた場合であっても、企業側が切るのを確認してから切ることをおすすめします。

また、「失礼します」だけではなく「お忙しい中お時間をいただきありがとうございました」とお礼を述べるのも忘れないようにしましょう。

企業に電話をかける時間帯やマナーについては「企業へ電話をかけても良い時間帯はいつ？知っておきたいマナーと注意点」でも詳しく解説しているので、ご⼀読ください。

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⾯接の電話対応で意識したいポイント

面接の電話対応では、「ハキハキと明るく話す」「正しい敬語で対応をする」「聞き取れなかった場合は素直に聞き返す」などのポイントを意識しましょう。以下でそれぞれのポイントについて解説するので、確認してみてください。

1.ハキハキと明るく話す

⾯接の電話対応をする際は、ハキハキと明るいトーンで話すことを⼼掛けましょう。電話は直接会話するときとは異なり、声が聞き取りづらい可能性も。そのため、いつものペースよりも少しゆっくり話し、聞き取りやすいように意識することが⼤切です。

また、電話⼝では表情を読み取れません。ぼそぼそと喋ったり暗いトーンで喋ったりすると、相手が不快に感じてしまう恐れも。声のトーンは普段より⾼めにし、笑顔で話せば明るい印象を与えられるでしょう。

2.正しい敬語で対応する

面接の電話対応では、正しい敬語を使うことも大切です。基本的な敬語を押さえておくことはもちろん、丁寧に話そうと意識するあまり、「⼆重敬語」を使ってしまわないよう注意しましょう。

• 二重敬語の例
• ・誤「伺わせていただきます」→正「伺います」
• ・誤「お帰りになられる」→正「お帰りになる」

誤った敬語は、不自然さを招いたり、「ビジネスマナーを知らない」と思われてしまったりする原因になります。就活で不利にならないよう、正しい敬語で電話対応しましょう。電話対応での敬語や⾔葉遣いについては、「電話対応の苦手を克服！応対のマナーや例文のほか言葉遣いの一覧表も紹介」で例⽂なども紹介しているので、参考にしてみてください。

3.聞き取れなかった場合は素直に聞き返す

良好な環境で会話をしていても、話の内容が聞きづらいことがあるかもしれません。その際は、素直に聞き返すことが⼤切です。相⼿に失礼と思って聞こえたふりをして対応すると、あとからトラブルにつながる場合も。そのため、相手の話が聞き取りづらかった場合は、「申し訳ございません、お電話が遠いようなので、もう⼀度伺えますでしょうか」と素直に伝えましょう。

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⾯接の電話対応例⽂〜かけ⽅編〜

ここでは、⾯接に関する電話のかけ⽅をご紹介します。企業側に電話対応の時間を「割いてもらう」ことを意識し、丁寧かつ分かりやすく話を進めましょう。なお、緊張して⽬的や聞きたいことなどが⽀離滅裂になってしまうと余計に混乱してしまうので、電話をかける前に話す内容を⼀度メモしておくことをおすすめします。以下で面接に関する電話対応の例文を確認してみましょう。

1.⾃分の名前を伝えて取り次いでもらう

まずは電話を受け付けてくれた⼈に挨拶し、名前と⽬的を伝えます。そのうえで、担当者に取り次いでもらいましょう。

担当者の部署名と名前が分かっている場合は、具体的に伝えるとベターです。電話⼝の相⼿に「どのようなご⽤件でしょうか？」と質問された場合は「明⽇◎時からの⾯接の件でご連絡いたしました」というように、簡潔に⽤件を伝えましょう。

担当者が不在の場合

担当者が不在の場合は担当者の戻り時間を確認し、⾃分からかけ直します。「こちらからかけ直しましょうか？」と尋ねられても、基本的にはお願いせず、担当者が戻る時間を確認したうえで⾃分からかけ直すのがベターです。

万が⼀、企業側から折り返すことになった場合は、⾃分の電話番号を伝えます。電話対応に都合の悪い時間があれば、それもあらかじめ伝えておきましょう。

2.担当者に⽬的を伝える

担当者に取り次いでもらったら、改めて挨拶をして名乗ります。このとき、「ただ今、お時間よろしいでしょうか？」と担当者に電話対応をする時間があるか確認すると、より丁寧です。電話をかけた⽬的の伝え方は以下の例を参考にしてください。

求⼈応募する場合の電話のかけ⽅

⾯接に応募する場合は、求⼈情報を⾒た媒体と希望職種を伝えるようにします。なお、正社員の応募だけではなく、パートやアルバイトに応募する際の対応も同じです。

⽬的を伝えた後は企業側から簡単な質問を受け、いくつかの⾯接候補⽇を提⽰されるのが⼀般的です。挙げられた候補⽇のなかから希望する時間を伝えましょう。

⾯接⽇程の調整をお願いする場合の電話のかけ⽅

⾯接⽇程を変更する場合は誠意を持って理由を話し、複数の変更候補⽇を挙げましょう。⾯接⽇の変更は、多かれ少なかれ企業側に迷惑をかけます。⾃分の都合で予定を変えてしまうことにしっかり謝罪の意を⽰し、変更⽇の⾷い違いがないように、復唱して確認することがポイントです。

多くの場合、面接日時を変更する理由は具体的に伝えなくても問題ありません。会話の最後には改めて謝罪と、日時の変更に応じてもらった感謝を伝えましょう。

⾯接前にキャンセルの連絡を⼊れる場合のかけ⽅

⾯接前にキャンセルの連絡をする場合は、できるだけ早く対応しましょう。企業側の採⽤担当者は、選考に向けて会場の準備や⾯接官の⼈数調整、資料などを準備しており、キャンセルが出れば再調整する必要があります。選考の辞退を企業に伝える際は相⼿に配慮し、マナーを忘れずに対応しましょう。

やむを得ず前⽇、当⽇の連絡になってしまった場合は、確実に連絡するために電話・メールの両⽅で連絡するのがおすすめです。メールのみで連絡すると、採⽤担当者が確認できない場合があります。前⽇や当⽇のキャンセルだと急を要するため、しっかりと謝罪したうえで、⾯接の機会をもらったことに対してお礼を伝えましょう。

折り返す場合の電話のかけ⽅

企業側からの電話に応じられず折り返しかけた場合は、きちんと謝罪することが大切です。

折り返しの連絡は、なるべく早急に⾏うのがマナーです。やむを得ない場合を除いて、その⽇のうち、かつ企業の営業時間内に折り返すよう、⼼掛けましょう。

⾯接辞退の企業への伝え⽅は、「面接辞退の伝え方を解説！理由は？連絡方法は？当日でもOK？」や、「面接日に体調不良に！連絡は電話？メール？自体や日程変更時の例文も解説」を参考にしてください。

⾯接の電話対応例⽂〜受け⽅編〜

ここでは、⾯接に関する電話の受け⽅をご紹介します。⼿元に筆記⽤具やメモ帳などを⽤意し、3コール以内に受けられるとベターです。以下で詳しく解説します。

1.「もしもし」は避ける

ビジネスシーンで「もしもし」という受け⽅は望ましくありません。電話に出るときは「はい、△△です」と氏名を名乗りましょう。電話に出るまでに3コール以上かかってしまった場合は「お待たせいたしました、△△です」と⼀⾔添えるのがおすすめです。

都合が悪く話せない場合の電話の受け⽅

電⾞内や騒がしい場所で電話がかかってきた場合は、静かな場所に移動してから折り返し連絡します。状況に応じて以下のように伝えるのが望ましいでしょう。

先述のとおり、騒がしい場所や電波状況が悪い場所での通話は避けるのがマナーです。無理に話し続けようとせず、落ち着いて話せる環境を整えましょう。

かかってきた電話に出られなかった場合

企業からの電話に出られなかった場合、企業から指定の時間があるときは、その時間にかけます。時間の指定がない場合は、できるだけ早急に折り返し、担当者にはお詫びを伝えるようにしましょう。

なお、すぐに折り返しても採⽤担当者が忙しく、離席している場合があります。その場合は、再度こちらから連絡する旨を伝えるのがおすすめです。さらに再度連絡してもつながらない場合などは、必要に応じて折り返し連絡をもらうようお願いしても良いでしょう。

折り返し連絡に迷う場合は、「就活中に電話で折り返したいときはどうする？注意点を解説」で連絡が必要な場合や折り返し連絡のマナーなどを確認てみてください。

2.落ち着いて電話対応する

⾯接の通過や内定を伝えられた場合は、落ち着いて対応するようにしましょう。つい感情が⾼ぶることがありますが、うっかり重要事項を聞き逃さないよう落ち着いて電話対応をすることが⼤切です。

⾯接⽇程の調整について連絡があった場合

⾯接⽇程の調整について、採⽤担当者から連絡がくる場合があります。⾃分の予定を確認し、提案された⽇時に変更する場合は、最後に⽇程や⾯接会場などを復唱して確認しましょう。予定の調整が難しい場合は、その旨を伝えたうえで代案を提案すると丁寧です。その際、候補⽇は2〜3⽇程度提案し、時間帯も余裕を持って伝えられると良いでしょう。

⾯接時の電話対応に関連して、メールで連絡する場合も確認しておきましょう。メールでの敬語の使い方に関しては、「メールで敬語を正しく使うには？気をつけるポイントを解説」をご⼀読ください。

⾯接の通過を伝えられた場合の電話の受け⽅

⾯接の通過を伝えられた場合は感謝の意を⽰し、次の選考の⽇程調整を⾏います。

次の選考の⽇程を提⽰されたら、復唱してメモを取りましょう。提⽰された⾯接⽇の都合が悪い場合は、謝罪とともに別⽇程の調整をお願いします。

内定を伝えられた場合の電話の受け⽅

内定を伝えられた場合は感謝の意を⽰し、内定を承諾します。ただし、⼊社を検討したい場合は焦って返答せず、はっきり猶予をもらいたい旨を伝えるようにしましょう。

労働条件を確認しないまま内定承諾をし、後々トラブルやミスマッチを起こす事態は避けたいもの。冷静に対応することが⼤切です。承諾するか迷ったら、「転職における会社選びの決め⼿は？複数内定で迷ったときの転職先の決め⽅」のコラムを参考にしてください。

不採⽤を伝えられた場合の電話の受け⽅

一般的に電話で不採⽤を伝えられるケースはあまり⾒られず、多くはメールでの連絡です。もし、不採⽤を伝える電話が来た場合は、わざわざ連絡してくれたことへの感謝を伝えましょう。

不採⽤の連絡だからといって、ぞんざいに電話対応するのは望ましくありません。いずれビジネスの場でかかわったり、再度⾯接を受けたりする可能性も否定できないため、悪印象を与えないよう注意しましょう。

企業から⾯接に関する電話が来ないときの対処法

企業から⾯接に関する電話が来ない場合は、こちらから連絡する必要があります。相⼿を急かして印象を悪くしないためには、タイミングの⾒極めと丁寧な電話対応が重要です。

企業側から折り返しが来ない場合の対応

企業に「折り返し連絡します」と伝えられたにもかかわらず、その⽇のうちに連絡がなかった場合は、こちらから電話しましょう。なお、緊急の⽤事の場合は、1〜2時間ほど待ってからかけるのがベターです。

なお、電話をかける際に「すぐ連絡すると⾔われたんですけど」「待っていたのですが」のように、相⼿を急かす表現は控えましょう。忙しい相⼿への気遣いを忘れずに電話対応をするのが社会⼈としてのマナーです。

⾯接合否の結果の連絡が来ない場合の対応

⾯接結果は、1週間を⽬安に連絡する企業が⼀般的です。最終⾯接から1週間経っても⾳沙汰がない場合は、こちらから問い合わせても良いでしょう。ただし、企業によって合否を判断するタイミングは異なります。
また、あらかじめ企業側から「△⽇ごろ通知します」と⽇程の指定があった場合は、その⽇を過ぎてから連絡するのがおすすめです。⾯接結果は、まずメールで問い合わせるのがベター。電話は、メールに返信がない場合に使いましょう。催促してしまうことを詫びる姿勢が⼤切です。

就活中は、早く合否を知りたくて焦ることもあるでしょう。しかし、「選考の時間を割いてもらっている」という謙虚な気持ちを持って電話対応するのが大切です。

⾯接の電話対応に悩む就活中の⽅は、就職エージェントを利⽤するのも⼀つの⼿。エージェントを利⽤すれば、基本的に企業とのやり取りを代⾏してもらえます。「電話対応が苦⼿」「忙しくて電話対応が難しい」という⽅にもおすすめです。

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⾯接の電話対応に関するよくある質問

ここでは、⾯接の電話対応に関してよくある疑問についてお答えします。

⾯接の電話対応で「お世話になっております」は変ですか？

⾯接の電話対応で「お世話になっております」を使⽤することは、間違いではありません。
「お世話になっております」は、電話対応の常套句であり、最初の挨拶のような形で使⽤されることが⼀般的です。
「お世話になっております」はいつ使えばいいのか気になる⽅は、「『いつもお世話になっております』の意味と使い⽅は？状況別おすすめ例⽂」をご覧ください。

⾯接で不合格だったときの電話対応はどうすればいい？

不合格の通知が電話だった場合、丁寧な対応を⼼掛けることが⼤切です。
「お忙しいなか、ご丁寧にお電話をいただきありがとうございます。また、⾮常に残念ではありますが、この度は選考を受けさせていただきありがとうございました。今後ご縁がございましたら、またよろしくお願いいたします。」というように、選考や⾯接の機会を作っていただいたこと、わざわざ電話で連絡をくれたことに対してもお礼を伝えるようにしましょう。

ほかにも、メールで不採用を通達された場合の対応については、「不採用通知に返信すべき？メールを返す際のポイントを例文付きでご紹介」のコラムを参考にしてください。

⾯接前に電話がかかってくる理由は何ですか？

⾯接前に電話がかかってくる理由としては、⾯接の⽇程調整や確認の連絡などが考えられます。連絡を受けた際は静かな場所に移動し、メモ帳などを⽤意するといったマナーを心掛けましょう。
面接に関する電話がかかってきた際のマナーは、このコラムの「⾯接の電話対応例⽂〜受け⽅編〜」を確認してみてください。

担当者からの連絡に出られなかったのですが、どうしたら良いですか？

担当者からの連絡に遅れてしまった場合や、電話に出られなかった場合は、自分からまずは連絡をしましょう。電話で連絡がきているなら電話でお返しし、メールであればメールをお送りします。また、連絡が遅くなってしまうと、それだけで相手への印象が悪くなってしまうこともあります。なるべく遅くなり過ぎないように注意をしましょう。
また、「電話が苦手で不安」という方はエージェントに相談するのもおすすめです。ハタラクティブでは選考対策から電話応対までサポートもしていますので、お気軽にご相談ください。

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