面接にまつわる電話対応を解説！日程調整や選考結果の受け方を知ろう

就活中の人のなかには、面接に関する電話対応に悩む方も多いでしょう。電話対応をする際はメモ帳などを用意し、静かな場所に移動。明るくハキハキと対応することも大切です。架電の場合には、時間を割いてくれていることに感謝し、丁寧に分かりやすく説明するよう心掛けましょう。このコラムでは、面接にまつわる電話対応について詳しく解説。電話の受け方・かけ方を例文付きで紹介しているので、参考にしてください。

面接に関する電話対応をする際のマナー

面接の電話対応をする前に、相手に失礼がないよう基本的なマナーを確認しておきましょう。きちんと準備しておくことで、スムーズに通話でき、重要な情報を聞き逃すことも防げます。電話対応に失敗すると印象が悪くなってしまうことがあるので、注意が必要です。

メモやスケジュール帳を用意する

面接に関する電話をする場合はメモ帳やスケジュール帳、筆記用具を用意しておきましょう。面接に関する内容だと分かっているので、面接の日程や会場、持ち物、内定後のスケジュールなどをスムーズに確認できる状態にしておきます。

また、電話のなかで日程などが変更になったり、面接に関する注意点が分かる可能性も。必要な道具が手元になく、メモを取りそびれたり、予定を聞かれた際に慌てたりするのは避けたいもの。企業側に与える印象を悪くする恐れがあります。

就活中は複数の企業とやり取りする可能性もあるため、求人情報やパンフレットなど、電話相手の企業の情報が分かる資料があると安心です。

電話対応は静かな場所で行う

電話対応は静かな場所で行うのが基本です。特に面接に関する電話は、日程や合否など重要な情報を多く含むため、雑音のせいで聞き逃してしまうのは望ましくありません。外であれば、電車や車の音が激しい場所、人混みのなかは避けるようにしましょう。また、家で電話対応する際はテレビの音を消すといった配慮が必要です。

電波の状況が良い場所を選ぶのもマナーの一つ。通話を開始したものの話しづらいと感じたら、かけ直すことも大切です。

電話をかける際は企業側に配慮した時間帯にする

自分から電話をかける場合は、企業側に配慮した時間帯を選びましょう。一般的には10～12時、または13～16時がベターといわれています。企業の営業時間に合わせて、始業直後や終業間際、ランチタイムを避けるのがおすすめです。

慌ただしい時間帯の架電は、悪印象につながる恐れも。また、担当者が席を外しがちな時間帯に電話をかけると、何度もやり取りする手間がかかってしまうでしょう。面接に臨む前に悪い印象を与えないよう、注意が必要です。

相手が電話を切るのを待つ

面接の電話対応が終わったら、相手が切るのを待ってから電話を切るのがマナーです。ビジネスシーンでは電話を掛けた方が先に切るのが一般的ですが、就活では、自分から電話をかけた場合であっても、企業側が切るのを確認してから切ることをおすすめします。

また、「失礼します」だけではなく「お忙しい中お時間をいただきありがとうございました」とお礼を述べるのも忘れないようにしましょう。

企業に電話をかける時間帯やマナーについては「企業へ電話をかけても良い時間帯はいつ？知っておきたいマナーと注意点」でも詳しく解説しているので、ご一読ください。

面接の電話対応3つのポイント

ここでは、面接の電話対応をスムーズに進める、3つのポイントをご紹介します。丁寧な電話対応によって、面接以外の場でも企業側に好印象を与えられるでしょう。

1.ハキハキと明るく話す

面接の電話対応をする際は、ハキハキと明るいトーンで話すことを心掛けましょう。
電話は、直接会話するときとは異なり、声が聞き取りづらい可能性も。そのため、いつものペースよりも少しゆっくり話し、聞き取りやすいように意識することが大切です。

また、電話口では表情を読み取れません。ぼそぼそと喋ったり暗いトーンで喋ったりすると、相手が不快に感じてしまう恐れも。声のトーンは普段より高めにし、笑顔で話せば明るい印象を与えられるでしょう。

2.正しい敬語で対応する

面接の電話対応では、正しい敬語を使うことも重要です。基本的な敬語を押さえておくことはもちろん、丁寧に話そうと意識するあまり、「二重敬語」を使ってしまわないよう注意しましょう。

誤った敬語は、不自然さを招いたり、「ビジネスマナーを知らない」と思われてしまったりする原因になります。就活で不利にならないよう、正しい敬語で電話対応しましょう。電話対応での敬語や言葉遣いについては、「電話対応の苦手を克服！応対のマナーや例文のほか言葉遣いの一覧表も紹介」で例文なども紹介しているので、参考にしてみてください。

3.聞き取れなかった場合は素直に聞き返す

良好な環境で会話をしていても、聞きづらいことがあるかもしれません。その際は、素直に聞き返すことが大切です。相手に失礼と思って聞こえたふりをして対応すると、あとから問題になる場合も。「申し訳ございません、お電話が遠いようなので、もう一度伺えますでしょうか」と素直に伝えましょう。

面接の電話対応例文～かけ方編～

ここでは、面接に関する電話のかけ方をご紹介します。企業側に電話対応の時間を「割いてもらう」ことを意識し、丁寧かつ分かりやすく話を進めましょう。なお、緊張して目的や聞きたいことなどが支離滅裂になってしまうと余計に混乱してしまうので、電話をかける前に話す内容を一度メモしておくことをおすすめします。

1.自分の名前を伝えて取り次いでもらう

まずは電話を受け付けてくれた人に挨拶し、名前と目的を伝えます。そのうえで、担当者に取り次いでもらいましょう。

担当者の部署名と名前が分かっている場合は、具体的に伝えるとベターです。
電話口の相手に「どのようなご用件でしょうか？」と質問された場合は「明日◎時からの面接の件でご連絡いたしました」というように、簡潔に用件を伝えましょう。

担当者が不在の場合

担当者が不在の場合は、担当者の戻り時間を確認し、自分からかけ直します。
「こちらからかけ直しましょうか？」と尋ねられても、基本的にはお願いせず、担当者が戻る時間を確認したうえで自分からかけ直すのがベターです。

万が一、企業側から折り返すことになった場合は、自分の電話番号を伝えます。電話対応に都合の悪い時間があれば、それもあらかじめ伝えておくと良いでしょう。

2.担当者に目的を伝える

担当者に取り次いでもらったら、改めて挨拶をして名乗ります。「ただ今、お時間よろしいでしょうか？」と担当者に電話対応をする時間があるか確認すると、より丁寧です。目的は以下の例を参考に、簡潔に伝えましょう。

求人応募する場合の電話のかけ方

面接に応募する場合は、求人情報を見た媒体と希望職種を伝えるようにします。なお、正社員の応募だけではなく、パートやアルバイトに応募する際の対応も同じです。

目的を伝えた後は企業側から簡単な質問を受け、いくつかの面接候補日を提示されるのが一般的です。挙げられた候補日の中から希望する時間を伝えましょう。

面接日程の調整をお願いする場合の電話のかけ方

面接日程を変更する場合は誠意を持って理由を話し、複数の変更候補日を挙げましょう。
面接日の変更は、多かれ少なかれ企業側に迷惑をかけます。自分の都合で予定を変えてしまうことにしっかり謝罪の意を示し、また、変更日の食い違いがないように復唱して確認することがポイントです。

多くの場合、面接日を変更する理由は具体的に伝えなくても良いでしょう。会話の最後には改めて謝罪と、面接日の変更に応じてもらった感謝を伝えましょう。

面接前にキャンセルの連絡を入れる場合のかけ方

面接前にキャンセルの連絡をする場合は、できるだけ早く対応しましょう。
企業側の採用担当者は、選考に向けて会場の準備や面接官の人数調整、資料などを準備しており、キャンセルが出ればそれらを再調整する必要があります。選考の辞退を企業に伝える際は、相手に配慮し、マナーを忘れずに対応しましょう。

やむを得ず前日、当日の連絡になってしまった場合は、電話・メールの両方で連絡しましょう。メールのみで連絡すると、採用担当者が確認できない場合があります。
前日や当日のキャンセルだと急を要するため、しっかりと謝罪したうえで、面接の機会をもらったことに対してお礼を伝えると良いでしょう。

折り返す場合の電話のかけ方

企業側からの電話に応じられず折り返しかけた場合は、きちんと謝罪しましょう。

折り返しの連絡は、なるべく早急に行うのがマナーです。やむを得ない場合を除いて、その日のうち、かつ企業の営業時間内に折り返すよう心掛けましょう。

面接辞退の企業への伝え方は、「面接辞退の伝え方を解説！理由は？連絡方法は？当日でもOK？」「面接日に体調不良に！連絡は電話？メール？自体や日程変更時の例文も解説」も合わせて参考にご覧ください。

面接の電話対応例文～受け方編～

ここでは、面接に関する電話の受け方をご紹介します。手元に筆記用具やメモ帳などを用意し、3コール以内に受けられるとベターです。

1.「もしもし」は避ける

ビジネスシーンで「もしもし」という受け方は望ましくありません。電話に出るときは「はい、△△です」と名乗りましょう。電話に出るまでに3コール以上かかってしまった場合は「お待たせいたしました、△△です」と一言添えるのがおすすめです。

都合が悪く話せない場合の電話の受け方

電車内や騒がしい場所で電話がかかってきた場合は、静かな場所に移動してから折り返し連絡します。 また、状況に応じて以下のように伝えると良いでしょう。

先述のとおり、騒がしい場所や電波状況が悪い場所での通話は避けるのがマナーです。無理に話し続けようとせず、落ち着いて話せる環境を整えましょう。

かかってきた電話に出られなかった場合

企業からの電話に出られなかった場合、企業から指定の時間があるときは、その時間にかけます。時間の指定がない場合は、できるだけ早急に折り返し、担当者にはお詫びを伝えるようにしましょう。

なお、すぐに折り返しても採用担当者が忙しく、席にいない場合もあります。その場合は、再度こちらから連絡する旨を伝えるのがおすすめです。さらに再度連絡してもつながらない場合などは、必要に応じて折り返し連絡をもらうようお願いしても良いでしょう。

折り返し連絡を迷う場合は、「就活中に電話で折り返したいときはどうする？注意点を解説」で連絡が必要な場合や折り返し連絡のマナーなどを確認しましょう。

2.落ち着いて電話対応する

面接の通過や内定を伝えられた場合は、つい感情が高ぶることもありますが、落ち着いて電話対応をすることが大切です。うっかり重要事項を聞き逃さないように注意しましょう。

面接日程の調整について連絡があった場合

面接日程の調整について、採用担当者から事前に連絡が入る場合もあります。自分の予定を確認し、提案された日時に変更する場合は、最後に日程や面接会場などを復唱して確認しましょう。
予定の調整が難しい場合は、その旨を伝えたうえで代案を提案すると丁寧です。その際、候補日は2〜3日程度提案し、時間帯も余裕を持って伝えられると良いでしょう。

面接時の電話対応に関連して、メールで連絡する場合も確認しておきましょう。メールでの連絡方法については、「面接の日程調整で送るメールの件名は？返信例文とビジネスマナーを解説」をご一読ください。

面接の通過を伝えられた場合の電話の受け方

面接の通過を伝えられた場合は感謝の意を示し、次の選考の日程調整を行います。

次の選考の日程を提示されたら、復唱してメモを取りましょう。提示された面接日の都合が悪い場合は、謝罪とともに別日程の調整をお願いします。

内定を伝えられた場合の電話の受け方

内定を伝えられた場合は感謝の意を示し、内定を承諾します。ただし、入社を検討したい場合は焦って返答せず、はっきり猶予をもらいたい旨を伝えるようにしましょう。

労働条件を確認しないまま内定承諾をし、後々トラブルやミスマッチを起こす事態は避けたいもの。冷静に対応することが大切です。承諾するか迷ったら、「転職における会社選びの決め手は？複数内定で迷ったときの転職先の決め方」のコラムを参考にしてください。

不採用を伝えられた場合の電話の受け方

電話で不採用を伝えられるケースは一般的にあまり見られず、多くはメールでの連絡です。もし、不採用を伝える電話が来た場合は、わざわざ連絡してくれたことへの感謝を伝えましょう。

不採用の連絡だからといって、ぞんざいに電話対応するのは望ましくありません。いずれビジネスの場で関わったり、再度面接を受けたりする可能性も否定できないため、悪印象を与えないよう注意しましょう。

企業から面接に関する電話が来ないときの対処法

企業から面接に関する電話が来ない場合は、こちらから連絡する必要があります。相手を急かして印象を悪くしないためには、タイミングの見極めと丁寧な電話対応が重要です。

企業側から折り返しが来ない場合の対応

企業に「折り返し連絡します」と伝えられたにもかかわらず、その日のうちに連絡がなかった場合は、翌日こちらから電話しましょう。なお、緊急の用事の場合は、1〜2時間ほど待ってからかけるのがベターです。

なお、電話をかける際に「すぐ連絡すると言われたんですけど」「待っていたんですが」のように、相手を急かす表現は控えましょう。忙しい相手への気遣いを忘れずに電話対応をするのが社会人としてのマナーです。

面接合否の結果の連絡が来ない場合の対応

面接結果は、1週間を目安に連絡する企業が一般的です。最終面接から1週間経っても音沙汰がない場合は、こちらから問い合わせても良いでしょう。ただし、企業によって合否を判断するタイミングはさまざま。あらかじめ企業側から「△日ごろ通知します」と日程の指定があった場合は、その日を過ぎてから連絡します。

面接結果は、まずメールで問い合わせるのがベター。電話は、メールに返信がない場合に使いましょう。催促してしまうことを詫びる姿勢が大切です。

就活中は、早く合否を知りたくて焦ることもあるでしょう。しかし、「選考の時間を割いてもらっている」という謙虚な気持ちを持って電話対応するのが賢明です。「面接結果はいつ頃知らされる？通知が遅くなる理由を解説」のコラムもご覧ください。

面接の電話対応に悩む就活中の方は、就職エージェントを利用するのも一つの手です。エージェントを利用すれば、基本的に企業とのやり取りを代行してもらえます。「電話対応が苦手」「忙しくて電話対応が難しい」という方にもおすすめ。エージェントについては「転職エージェントとは？利用の流れや使うメリットなどを紹介」のコラムで詳しく解説しています。

エージェントの利用で悩んでいるなら、ハタラクティブがおすすめ。ハタラクティブは、若年層に特化した就職エージェントです。専任アドバイザーが丁寧なカウンセリングをもとに、相談者の適性や希望条件に合った求人をご紹介します。
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面接の電話対応に関するよくある質問

ここでは、面接の電話対応に関してよくある疑問についてお答えします。

面接の電話対応で「お世話になっております」は変ですか？

面接の電話対応で「お世話になっております」を使用することは、間違いではありません。
電話対応の常套句であり、最初の挨拶のような形で使用されることが一般的といえます。ただし、最初のやり取りで使用するのは不自然なため、すでにメールで複数回のやり取りを行っていたり、電話をしたことがあったりするときに使用するのがおすすめです。
「お世話になっております」はいつ使えばいいのか気になる方は、「『いつもお世話になっております』の意味と使い方は？状況別おすすめ例文」をご覧ください。

面接で不合格だったときの電話対応はどうすればいい？

不合格の通知が電話だった場合、丁寧な対応を心掛けることが大切です。
「お忙しいなか、ご丁寧にお電話をいただきありがとうございます。また、非常に残念ではありますが、この度は選考を受けさせていただきありがとうございました。今後ご縁がございましたら、またよろしくお願いいたします」といったように、選考や面接の機会を作っていただいたこと、わざわざ電話で連絡をくれたことに対してもお礼を伝えるようにしましょう。

面接前に電話がかかってくる理由は何ですか？

面接前に電話がかかってくる理由としては、面接日程の調整や確認の連絡などが考えられます。
連絡を受けた際は、静かな場所に移動し、メモ帳などを用意するなど「面接の電話対応をする際のマナー」を守って対応するようにしましょう。
また、稀にではありますが、面接日の前日などに確認のため連絡をくれる企業もあるようです。