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面接の日程変更をしたらお礼メールは必要？基本的な書き方と例文を紹介
この記事のまとめ
- 面接の日程変更をしたらお礼メールを送るのが望ましい
- お礼メールには面接の日程変更をしてもらったことへの感謝と、調整後の内容を記載する
- 面接の日程変更のお礼メールが必要ないのは、「返信不要」と記載されている場合
- 面接のことで迷ったらエージェントに相談しよう
「面接の日程を変更したらお礼メールはいるの？」と疑問に思う方もいるでしょう。面接の日程変更をお願いした場合は、相手に感謝を伝えるためにもお礼メールを送るのがおすすめです。
このコラムでは、面接の日程変更に対するお礼メールが必要な理由や例文を解説します。面接の日程を変更した場合のお礼メールの書き方と注意点も紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。
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面接の日程変更をしたらお礼メールは必要？
就活で面接の日程変更をお願いした場合、相手への感謝を伝えるためにお礼メールを送るのがおすすめです。お礼メールを送る理由には、「礼儀を示す」「相手に好印象を与えられる機会」「変更後の日程を改めて確認する」といった役割があると考えられます。
面接の日程変更のお礼メールが必要な理由
面接の日程変更のお礼メールが必要な理由は以下のとおりです。
礼儀を示せる
面接の日程変更は採用担当者のスケジュールに手間を掛ける可能性があるため、感謝の気持ちを伝えることが大切です。誠意が伝われば、社会人としての基本的なマナーが身についていることをアピールできるでしょう。
相手に好印象を与えられる
面接のお礼メールを送ることで、相手に「配慮ができる人」「誠実な人」という印象を与えられる可能性があります。特に協調性や誠実さを重視する傾向がある企業の場合は、採用の判断材料としてプラスに働くこともあるでしょう。
日程の再確認ができる
お礼メールのなかで変更後の内容を再度記載することで、双方で日程を確認でき、認識違いや当日のトラブルを防ぎやすくなるようです。メール内で日程を再確認するため、採用担当者に約束をきちんと守る姿勢が伝わり「責任感のある人」という印象にもつながる可能性があります。
「面接前に『よろしくお願いします』とメールを送る？基本作法や例文を紹介」のコラムでは、面接に関するメールを送る際のマナーを解説しているので、ぜひチェックしてみてください。
面接の日程変更をしたからといって落ちるわけではない
面接の日程変更をしたからといって、必ずしも落ちるわけではありません。面接の日程を調整する際に、採用担当者は応募者の事情に配慮する必要があるからです。重要なのは、面接の日程調整をお願いする際に丁寧かつ誠実に対応し、変更後の確認や感謝の気持ちを伝えること。こうした対応がしっかりしていれば、変更自体が面接結果に悪影響を与えることはないでしょう。面接の日程確定後にお礼メールを送る場合の例文
面接の日程が確定したあとに送るお礼メールの例文は、以下のとおりです。
【件名】 面接日程のご確認とお礼
○○株式会社
△△様
お世話になっております。○○（自分の名前）です。
この度は面接日程のご調整をいただき、誠にありがとうございます。
○月○日（曜日)○○時にお時間をいただき、面接を受けさせていただけることを楽しみにしております。
お忙しいところご調整いただき、重ねて感謝申し上げます。
当日はどうぞよろしくお願いいたします。
何かご不明点があればお知らせください。
それでは、どうぞよろしくお願いいたします。
○○（自分の名前）○○（連絡先情報）
この例文のポイントは、面接日程を調整してもらった感謝の気持ちを最初に表現し、変更後の内容を再確認して認識違いを防ぐことです。また、丁寧でフォーマルな言葉遣いを使い相手への敬意を示すとともに、連絡先情報を記載し変更や連絡がスムーズに行えるようにしています。
面接の日程変更をした場合のお礼メールの例文については、「面接日程確定メールに返信は必要？注意すべきマナーや例文を解説」も参考にしてみてください。
面接の日程確定メールにはその日のうちに返信する
面接の日程確定メールには、その日のうちに返信するのがマナーです。迅速な返信を心掛けることで、誠実さや責任感を示し、採用担当者に好印象を与えられるでしょう。また、早めに返信することで、日程が先延ばしにされるリスクを避け、スムーズに面接が進む可能性もあります。
面接の日程変更のお礼メールの書き方と注意点
面接の日程変更をお願いした場合、相手に対して感謝の気持ちを示すことが大切です。以下のポイントを押さえて、お礼メールを作成しましょう。
変更後の日程を記載する
メール内では、変更後の日程と時間を明確に記載することが大切です。下記を参考にしてみてください。
「○月○日（曜日）○○時に面接をお願いできますこと、承知いたしました」
上記のように、日時を記載しておくことで相手と日程を再確認でき、誤解を防ぎやすくなります。
日程変更をしてもらったことへの感謝の気持ちを伝える
面接の日程変更は、相手のスケジュールに負担を掛ける場合があるため、その配慮に対して感謝を伝えることが大切です。感謝の気持ちをしっかり記載することで、礼儀や誠実さが伝わり採用担当者に好印象を与えられる可能性があります。
「お忙しいなか、日程調整にご配慮いただき、誠にありがとうございます」
「お手数をおかけしますが」「お忙しいなか」など、相手に配慮した表現を使って記載することで、感謝の気持ちがより強調されるでしょう。
メールはパソコンで送受信する
就活時のメールでは、履歴書やエントリーシートの送信を行うこともあります。スムーズにやりとりするためにも、基本的にはパソコンで送受信するのがマナーです。
スマートフォンも代替可能ですが、文章の読みやすさに注意する必要があります。受信する採用担当の方はパソコンで確認している可能性があることを念頭に置き、適度な改行や文章量で読みやすさを重視しましょう。
正しい言葉遣いを心掛ける
面接の日程変更に関するお礼メールはビジネスシーンでのやり取りともいえるため、正しい言葉遣いを心掛けることが重要です。言葉遣いが丁寧であれば相手に対する敬意が伝わり、信頼感を与えやすくなるでしょう。特に、相手が目上の人や採用担当者の場合、尊敬語や謙譲語を適切に使って記載する必要があります。
「何卒、よろしくお願い申し上げます」
「お手数をおかけいたしますが、よろしくお願いいたします」
メール内で「何卒」「どうぞよろしくお願いいたします」などの表現を使うことで、丁寧さが強調されやすくなるようです。
絵文字や機種依存文字は使用しない
一般的なマナーとして、メールを受信する環境によって反映されない可能性のある文字や記号を使用するのは避けましょう。
また、環境依存文字でなくとも、「☆」や「♪」といった記号は子どもっぽい印象を与える可能性があります。ビジネスの場での使用は控えるのがおすすめです。
メールアドレスは就活用のものを使う
メールアドレスは今の会社で使っているものではなく、就職・転職活動用のものを使用するのが無難です。フリーアドレスで専用のものを取得しておくと、プライベートのメールと混同する心配もありません。
趣味の内容が含まれていたり、プライベート感のあるアドレスにしたりするのは避けるのがおすすめです。「名前+生年月日」のようなシンプルなものにしましょう。
差出人名を就活用に設定する
メールの差出人はフルネームにするのがおすすめです。そうすることで、誰からのメールなのかを分かりやすくできるでしょう。
企業の担当者は多くのメールを処理しているので、差出人名や件名で内容を理解できないものは後回しにされる可能性も。開いてもらえるメールになるよう工夫する必要があります。
宛名に略称は使用しない
「株式会社○○」を「（株）○○」と記載するのはNG。きちんと正式名称で記載するのがマナーです。
また、前株と後株も間違えやすいので注意してください。企業によって「株式会社○○」「○○株式会社」と、どちらについているかは異なります。間違えると失礼なため、送信前に正しい名称を確認するようにしましょう。
「To」「CC」「BCC」の違いを理解する
「To」は宛先を指します。「CC」はカーボンコピー、「BCC」はブラインドカーボンコピーのことです。
CCとBCCは、同じメールを複数の相手に送るときに使用します。
Toは返信を求める内容や、その人に対して宛てているというのが明確な場合に使うもの。CCやBCCは、一応確認して欲しい場合に利用することが一般的です。CCはほかの受信者にもアドレスが見える状態で、BCCは見えない状態という差があります。
誰に送っているのかを全員に見せたい場合にはCC、見せたくないときにはBCCと使い分けましょう。
件名は変更しない
メールを返信する際に新しい件名に変えるのは、ビジネスマナー的には避けるのが無難。なぜなら、受信者は件名に「Re:」の表記があることで返信されたメールだと判断している可能性があるからです。また、メールの件名で優先順位を判断している場合もあるので、変更することで採用担当者を混乱させる恐れがあります。
基本的に返信されてきたメールの件名は変更せず、「Re」の数が増えてきたときに適宜減らす程度に留めるようにしましょう。
引用文は削除しない
返信メールの下部に引用が続いている場合、削除しないのが一般的なマナーです。
あとからメールを1件ずつ見返す必要がなく、「内容を把握しやすい」というメリットがあります。
「面接の日程調整メールの返信の書き方は？ビジネスマナーや例文をご紹介」のコラムでは、面接の日程調整を行う際のメールの返信方法を解説しているので、あわせてチェックしてみてください。
指定された候補日の都合が悪ければ早めに申し出よう
転職活動の面接日程調整で指定された候補日の都合が悪い場合は、できるだけ早めに申し出ることが大切です。早く連絡することで企業側も採用担当者のスケジュール調整がしやすくなり、誠実な印象を与えられる可能性があります。その際に、理由を簡潔に述べ、自分が対応できる別の日程を「○月×日以降で調整可能です」と記載すると企業もスケジュールを組みやすくなるでしょう。さらに「お手数をおかけして申し訳ございません」と再度日程調整をしてもらうことに対する言葉を添えると、採用担当者に丁寧な印象を与えられます。
面接の日程変更をしたい場合のメールの例文
ここでは、面接の日程変更をしたい場合の例文を理由別にまとめました。「どのようにメールを書くのか分からない」という方は、ぜひ参考にしてみてください。
家庭の事情で日程変更をお願いする場合
家庭の事情で日程変更をお願いする場合は、理由を簡潔に記載し、詳細には触れないようにします。
【件名】面接日程変更のお願い（氏名）
○○株式会社
△△様
お世話になっております。○○と申します。
○月○日にご指定いただいております面接の件ですが、家庭の事情により、その日程での参加が難しくなりました。大変申し訳ございませんが、別の日程で調整させていただけますでしょうか。
○月○日以降であれば調整可能ですので、ご都合のよろしい日程をお知らせいただければ幸いです。
急なお願いとなり、大変ご迷惑をおかけしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
○○（連絡先情報）
「家庭の事情により」とすることで、プライバシーに配慮した表現になります。
そして、代わりの日程を具体的に記載し、企業側が日程を調整しやすいよう心掛けましょう。
体調不良で当日に日程変更をする場合
体調不良で当日に日程変更をお願いする場合は、できるだけ早く連絡し相手に迷惑をかけないよう配慮することが大切です。
【件名】面接日程変更のお願い（氏名）
○○株式会社
△△様
お世話になっております。○○と申します。
本日、予定されていた面接についてですが、体調不良のため、参加が難しい状況です。急なお願いとなり大変申し訳ございませんが、面接の日程変更をお願いできないでしょうか。
○月○日以降で調整可能ですので、ご都合のよろしい日程をお知らせいただけますと幸いです。
急なご連絡となり、ご迷惑をおかけして申し訳ございません。何卒、よろしくお願い申し上げます。
○○（連絡先情報）
体調不良で当日に日程変更をお願いする場合、大切なのは迅速に連絡を入れることです。体調不良を理由に日程変更をお願いする際には、状況が明確である必要はなく、「体調不良のため」と簡潔に説明しましょう。
また、代替日程を提案することで、企業側が調整がしやすくなります。重要なのは急な変更に対する謝罪の意を表し、相手の手間を最小限に抑えるように努めることです。
なお、一般的なマナーとして、前日や当日などの緊急時は直接電話で伝えるようにしましょう。ただし、採用担当者が不在であったり体調不良で声が出なかったりと、やむを得ない場合は当日にメールで日程変更をしても問題ありません。
「面接日に体調不良に！連絡は電話？メール？辞退や日程変更時の例文も解説」のコラムでは、体調不良で面接の日程変更をお願いする際の例文を紹介しているので、ぜひご一読ください。
面接を辞退する場合はなるべく早く連絡する
面接を辞退する際は、できるだけ早く連絡を入れることが大切です。面接予定日の数日前には連絡し、相手に無駄な準備をさせないよう配慮しましょう。理由については、「諸事情のため」と簡潔に伝え、詳細に踏み込む必要はありません。また、企業が面接の機会を提供してくれたことに対して感謝の意を表しましょう。「今後、機会があればお世話になりたい」といった文言も添えておくと、再度面接を受ける機会があった際にも良好な関係を維持しやすくなります。
面接の日程変更をしたい場合の電話の例文
面接の前日や当日など直前に日程変更をしたい場合は、電話で連絡するのが基本マナーです。電話で採用担当者に取り次いでもらったら、理由を伝えて日程調整をお願いしましょう。
電話で日程変更をする際の例文は以下のとおりです。
採用担当者に可能と言われたら、企業側が調整しやすいよう候補日時を3つ以上伝えるようにしてください。なお、早く連絡したいからといって始業時間前に電話するのはマナー違反です。就業時間内に電話するようにしましょう。詳しくは「面接当日の辞退は可能？メールでも良い？連絡方法を例文付きで解説」のコラムで解説しています。当日に電話で面接の日程変更をしたいときのマナーや例文も紹介しているので、参考にしてみてください。
面接日程変更の電話をしたら当日中にお礼メールも送ろう
体調不良や交通事情により電話で日程変更をお願いした場合も、お礼メールが必要です。了承を得たら直接電話で感謝の気持ちを伝え、できるだけ当日中にメールも送りましょう。面接日の再確認ができるだけでなく、採用担当者に改めて感謝や謝罪を伝えることができます。また、面接当日にも一言「今回は面接の日程を調整していただき、ありがとうございました」とお礼を述べることで、丁寧な印象を与えられるでしょう。
面接の日程変更メールに返信しないで良い場合
「返信不要」と記載がある場合は、面接の日程変更メールに返信しなくても問題ありません。企業側が特に返信を期待していないことを明示しているからです。
ただし、もし何か不明点や疑問があればその限りではなく、返信して確認しておきましょう。
「面接の日程変更メールはどこまで返信するのか分からない」という方は、「就活メールの返信はどこまでする？書き方やマナーを例文を交えて解説」もぜひ参考にしてみてください。
面接のことで迷ったら就職・転職エージェントに相談しよう
自分一人で行動するのが不安…という場合には、就職支援サービスを活用するのがおすすめです。就職支援サービスでは経験豊富なキャリアアドバイザーがカウンセリングを行ったうえで、あなたの強みを見出すサポートをしてくれます。応募先企業の傾向や採用ニーズに沿った選考対策のアドバイスももらえるため、「一人での就職・転職活動が不安」という方におすすめのサービスです。
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また、面接時間の調整や条件交渉などはエージェントが代行するため、就職・転職活動に専念できるのも特徴です。
「なぜかいつも面接で落ちるけど、理由が分からない」「企業とのやりとりが苦手…」といった悩みがある方は、まずはお気軽にご相談ください。
面接の日程変更をお願いする場合によくある質問
ここでは、面接の日程を変更する場合によくある質問をまとめました。Q&A方式で回答しているので、ぜひご一読ください。
面接の日程変更をお願いしたけど返信が来ません…
返信が来ない場合、まずは焦らず待つことが大切です。
企業側は忙しい場合があるため、すぐに返信をもらえないことも考えられます。数日経っても返信が来ない場合は、礼儀正しく再度確認のメールを送ることが適切です。再送時は、「先日ご連絡させていただいた面接日程変更の件について確認させていただきたく、再度ご連絡いたしました」といった形で、丁寧に再確認の旨を記載するようにしましょう。
面接の日程変更は電話とメールどちらが良いですか？
面接の日程変更をお願いする際は、メールでの連絡がマナーです。メールは記録として残るため、相手も時間をかけて確認できます。
ただし、急を要する場合やメールを送ったあとすぐに返事が必要な場合は、電話をかけて直接確認をするのも一つの方法です。電話の場合は採用担当者の忙しさに配慮し、簡潔に伝えましょう。日程変更やキャンセルなど、面接での電話のマナーについては「面接にまつわる電話対応を解説！日程調整や選考結果の受け方を知ろう」のコラムも参考にしてください。
面接の日程を変更する理由は本当のことを話すべきですか？
面接日程変更の理由は、必ずしも本当のことを話さなければならないわけではありません。
理由がプライベートなものであったり、詳細を伝えたくなかったりする場合は「諸事情のため」と、具体的な内容に触れずに簡潔に伝えましょう。大切なのは、誠実に対応することや相手に対して失礼にならないようにすることです。
面接に関して不安なことがある場合は、若年層向け就職・転職エージェントのハタラクティブにご相談ください。
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一人ひとりの経験、スキル、能力などの違いを理解した上でサポートすることを心がけています！
京都大学工学部建築学科を2010年の3月に卒業し、株式会社大林組に技術者として新卒で入社。
その後2012年よりレバレジーズ株式会社に入社。ハタラクティブのキャリアアドバイザー・リクルーティングアドバイザーを経て2019年より事業責任者を務める。
