履歴書を送付するときのマナーは？添え状の書き方や封筒についても解説！

履歴書の送付には、守っておきたいマナーがあります。履歴書や職務経歴書などは、企業が最初に目にする書類。良い印象を与えるためにもマナーを知っておくことが大切です。当コラムでは、履歴書の送付時に必要なものや添え状の書き方についてまとめてみました。さらに、封筒のマナーや発送時の注意点についても言及しています。履歴書の送付マナーを知って、求職活動を円滑に進めましょう。

履歴書の送付に必要なもの

履歴書や職務経歴書などの応募書類を送付するには、書類以外にも封筒やクリアファイルなどを準備しておくと良いでしょう。下記、送付に必要なものについて紹介します。

• ・封筒（A4サイズ）…色は茶封筒より丈夫できちんとした印象のある白が無難
  ・クリアファイル（新品）…応募書類が折れたり濡れたりするのを防ぐため
  ・応募書類…誤字脱字や不備がないかを確認しておく
  ・添え状…一緒に送るとビジネスマナーが守れる人、気配りができる人という印象を与える

添え状は、応募企業に必要書類を持参する場合を除き、同封するのがマナーです。添え状は、「送付状」や「送り状」とも呼ばれており、同封することで受け取った相手が「誰からどんな書類が送付されたのか」を把握しやすくなります。また、書類を入れる順番は、一番上に添え状、その下に履歴書、職務経歴書、そのほか提出を求められた書類の順になるように、クリアファイルに入れましょう。上下逆さや、表裏になっていないか、ほかの書類が混ざっていないかという点にも注意することが大切です。

添え状の書き方

添え状は、ひと目で応募書類の内容を把握できるよう簡潔に書きましょう。サイズは応募書類の大きさに合わせてパソコンなら横書き、手書きなら縦書きで作成します。
以下、添え状に記載する項目を記載していますので確認してみてください。なお、パソコン横書きを想定しています。

宛名

宛名は左上に記入します。「〇〇株式会社　人事部　採用ご担当者様」のように書きます。このとき、会社名は略さずに正式名称で記載するようにしましょう。

日付

日付は、送付する日にちを記載します。パソコン横書きの場合は右上に「令和〇〇年〇〇月〇〇日」のように書きます。

署名

自身の住所・電話番号・氏名を記入します。位置は日付の下です。ここに記載する住所についても、略さずに正式名称で書きます。

本文

書き出しは頭語から「拝啓　貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。」のように書きます。続いて、応募経緯を記入。「この度は、御社のサイトを拝見し応募させていただきました。」のような形で記載します。最後は「履歴書、職務経歴書を同封いたしますので、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。」のようにまとめ、「敬具」などの結語を入れます。

添え状にはこのような内容を記載します。新卒採用や中途採用によって本文の内容は変わるので、自分の状況に合わせて作成しましょう。こちらのコラム「送付状のテンプレートあり！文書に添える意味や就活マナーも解説」には、添え状のテンプレートが紹介されています。ぜひ参考にしてみましょう。

封筒の書き方

封筒は、A4サイズで白いものを用意しましょう。封筒に宛先を書くときのポイントは以下のとおりです。

• ・縦書きが一般的
  ・個人宛は「様」、企業や部署宛は「御中」をつける
  ・住所や会社名は略さない
  ・左下に赤字で「履歴書在中」または「応募書類在中」と書く（定規で四角く囲っても良い）
  ・裏面は左寄りに、自分の住所、氏名を記入
  ・のりで封をしたら「〆」を書く

封筒に応募書類を入れたまま記入してしまうと、中の書類が曲がったり汚れたりする恐れがあります。封筒の宛名を書くときは、必ず応募書類を入れる前に書くようにしましょう。また、「履歴書在中」とあらかじめ記載された封筒やスタンプもあるので、応募数が多い場合に活用すると便利です。

履歴書の発送は窓口が安心

応募書類を発送するときは、ポストへ投函するよりも郵便局の窓口で行うのがおすすめです。ポストに投函することはマナー違反ではありませんが、自分で切手を貼る場合は、切手料金の過不足がないように十分気をつけることが必要です。切手の料金不足で書類が戻ってきたり、相手先に不足分を負担させてしまったりする恐れがあるからです。また、料金以上の切手を貼っていても「コスト意識がない」「雑な性格」という印象を与えてしまうこともあるようです。良い印象を持ってもらうためにも、郵便局の窓口で発送したほうが正確で安心といえるでしょう。
書類の郵送については、こちらのコラム「履歴書を郵送するときのマナーとは？」でも解説しているので目を通しておくと良いでしょう。

応募書類の提出方法についてほかにも知りたいことがある、履歴書や職務経歴書の作成で分からないことがある、という人はハタラクティブを利用してみてはいかがでしょうか。若年層向け就職・転職サポートサービスのハタラクティブでは、求人紹介だけでなく、書類作成のアドバイス、面接対策、入社後のフォローなどのサービスを提供。専任の就活アドバイザーに相談しながら、さまざまな対策を取ることが可能です。また、事前にカウンセリングを行った上でアドバイスをしているため、就活は初めてという方にも安心してご利用いただけます。「1人での求職活動は不安」「就活のプロによるアドバイスを受けてみたい」という人は、ぜひお気軽にハタラクティブまでご相談ください。