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キャンセルメールのマナーとは？企業説明会への参加断りの申し入れについて
この記事のまとめ
- 説明会をキャンセルする際は、事前にメールか電話で企業へ連絡しよう
- 説明会の当日にキャンセルする場合は、メールよりも電話で連絡した方が確実
- キャンセルメールは「件名を分かりやすく」「謝罪の言葉を入れる」などを心掛けよう
キャンセルのメールを企業に送ることは、就職活動中の方にとって、頭を悩ませる問題の一つです。企業説明会を予約したものの、やむを得ない事情で参加できなくなった場合、事前にメールか電話で連絡を入れなければなりません。
このコラムでは、説明会をキャンセルする際の適切な連絡方法を解説します。また、失礼のないメールの書き方を例文を交えて紹介するので、ぜひチェックしてみてください。
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説明会のキャンセルは事前連絡が必須！
説明会を欠席する際は、事前にキャンセルの連絡をメールか電話でするのがビジネスマナーです。連絡を入れずキャンセルをした場合、企業の予約システムによっては別日に開催する説明会に参加できなくなる恐れがあります。企業によっては、エントリーそのものを受け付けないこともあるでしょう。企業側は、説明会のために多くの時間とコストをかけて準備をしています。無断での欠席は大きな迷惑をかけるうえ、自分の信用も失ってしまうことになるので、必ず事前に連絡を入れるよう心がけてください。
予約キャンセルの連絡手段は、メールでも電話でもどちらでも問題ありません。前日までにきちんと連絡をすることが大切です。ただし、当日のキャンセルは電話で連絡した方が確実といえます。時間によっては担当者がメールを読まない可能性があるためです。電話連絡後、改めて謝罪のメールを送るとより丁寧です。
当日の急な体調不良によるキャンセルについては、「面接日に体調不良に！連絡は電話？メール？辞退や日程変更時の例文も解説」のコラムで紹介しているので、こちらもあわせて参考にしてみてください。
キャンセルメール作成時の注意点
説明会のキャンセルをメールで送る際、企業や担当者に対して失礼のないよう、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。そのほか、注意したい点について紹介します。
件名はわかりやすく
件名は、本文の内容がひと目で分かるよう記載しましょう。
例：【◯月◯日開催の貴社説明会キャンセルのお願い】（◯◯大学・氏名）
宛名
企業名は省略せず、正式名を記しましょう。また、担当者の氏名が分からない場合、「採用ご担当者様」でも構いません。
本文
最初に「お世話になっております」という挨拶を入れ、次に大学名と氏名を名乗り、キャンセルしたい旨と理由を伝えます。言いにくい理由のときは、「諸般の事情により」としましょう。また、お詫びの言葉も忘れずに記してください。
締めの挨拶
「何卒よろしくお願い申し上げます。」といった挨拶で終わります。
署名
メールの最後には氏名、大学、連絡先などを記載した署名を入れましょう。
企業側も、説明会のキャンセルはある程度想定しています。それでも、キャンセルによって迷惑をかけることは事実です。そのことへの謝罪の意も含め、丁寧かつ誠意ある対応で、マナーを守ったメールを送りましょう。
メールは「貴社」、電話は「御社」
企業への敬称は、主に「御社」と「貴社」があります。これらは同意義ですが、使い分けが必要です。「貴社」はメールや履歴書などの書類作成の際に使用。「御社」は、面接や電話で相手と直接会話する場合に用います。詳しいルールは、「『貴社』や『御社』をメールで使う際のルールは？正しい使い分けを解説」のコラムををご覧ください。キャンセルメールの例文
上記のポイントを踏まえた例文を紹介します。今後も選考を受けたい意思がある場合は、その旨も記しておきましょう。
件名：◯月×日開催の貴社説明会キャンセルのお願い（◯◯大学、氏名）
◯◯株式会社
人事部 採用ご担当者様
お世話になっております。
◯◯大学△△学部××学科のと申します。
本日は、◯月×日開催予定の貴社説明会への参加を取り止めさせていただきたく、ご連絡いたしました。
先日、◯月×日△時に開催される説明会を予約いたしましたが、諸般の事情により、参加が難しくなりました。大変申し訳ございません。
また、別日程で説明会が開催される際には、ぜひ参加させていただきたい所存でございます。
ご多忙のところお手数をお掛けして誠に恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。
ーーーーーーーーーーーーーー
◯◯◯◯（氏名）
◯◯大学△△学部××学科4年
TEL：090－123－4567
Mail：◯◯△△@××××.ne.jp
ーーーーーーーーーーーーーー
例文を参考に、自分の状況に合わせて適宜作成してみてください。
なお、「就活メールの返信はどこまでする？書き方やマナーを例文を交えて解説」のコラムに、就活メールの重要なマナーが紹介されています。こちらもあわせてご覧ください。
説明会をはじめ、企業との約束は守ることが大前提です。しかし、就活を続けていると、体調不良や志望度が変わったなどの事情でキャンセルすることもあるでしょう。事前の連絡がマナーとはいえ、断りの申し入れはやはり緊張するものです。就活におけるメールの文面に自信が持てない、先方の反応が不安という方は、就職・転職エージェントの利用を検討してみてはいかがでしょう。
若年層に特化した就職・転職エージェントであるハタラクティブは、企業との面接日程の調整や各種連絡を代行いたします。また、求人の紹介や、応募書類作成へのアドバイスも行うほか、面接対策にも対応。企業への連絡について悩むことなく、前向きな気持で就活できるようしっかりとサポートします。サービスはすべて無料で利用いただけるので、お気軽にご相談ください。
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一人ひとりの経験、スキル、能力などの違いを理解した上でサポートすることを心がけています！
京都大学工学部建築学科を2010年の3月に卒業し、株式会社大林組に技術者として新卒で入社。
その後2012年よりレバレジーズ株式会社に入社。ハタラクティブのキャリアアドバイザー・リクルーティングアドバイザーを経て2019年より事業責任者を務める。
