転職エージェントを使った時の内定連絡の流れを紹介！辞退方法も解説

「転職エージェントを利用した場合の内定連絡の流れは？」と疑問をお持ちの方もいるのではないでしょうか？
転職エージェントを使った場合、内定連絡もエージェントを介して行われるのが一般的です。
このコラムでは、内定連絡から入社までの流れや、やるべきことなどを解説。また、複数の転職エージェントを利用した場合の連絡方法やメールの例文を紹介しています。
転職エージェントをご利用の方はぜひご覧ください。

転職エージェントの内定連絡後の流れ

転職エージェントを利用して転職活動を行った場合、内定連絡もエージェントを通して行われるのが一般的です。転職エージェントを利用しているのであれば、内定連絡から雇用契約、入社までエージェントを仲介したやり取りを行うとトラブルが少なくてすみます。
では、転職エージェントから内定連絡をもらってから入社までの流れを見ていきましょう。

1.転職エージェントから内定通知書が届く

企業から内定が出ると、転職エージェントから内定通知書が送られてきます。メールで内定連絡する場合もあれば、電話連絡も一つの手段です。求職者に確実に情報を届けるため、電話とメールの両方で内定連絡を行う転職エージェントもあります。

2.雇用条件を確認する

内定通知書を受け取ったら、記載されている雇用条件について確認することが重要です。勤務地や勤務形態、勤務時間、待遇面、福利厚生などの雇用条件を確認しましょう。記載されている内容が希望通りの条件かどうか、面接時に聞いていた条件と差がないかを必ず確認してください。雇用条件は口頭で聞いて終わりにするのではなく、書面で確認するのが鉄則です。
もし内定通知書もしくは労働条件通知書に記載されている雇用条件が希望と異なっていたり、前に聞いていた話と違っていたりする場合には、すぐに転職エージェントに問い合わせて確認することが必要となります。

3.内定の承諾もしくは辞退をする

転職エージェントから内定連絡をもらい、雇用条件について確認したなら、内定を承諾するか辞退するかを決定しましょう。

内定を承諾した場合、内定通知書に記載されている雇用条件についても同意したと見なされます。さらに内定通知書や労働条件通知書に入社日が記載されているのであれば、入社日についても同意したことになるでしょう。内定を承諾した後、決められた入社日に間に合わなかった場合には内定が取り消される恐れもあるので注意が必要です。
もし前職の引継ぎなどの関係で記載された入社日に間に合わないことが明らかなのであれば、内定を承諾する前に転職エージェントに相談しましょう。転職エージェントが企業に入社日について交渉してくれます。

内定を辞退したい場合、速やかに転職エージェントに伝えることが重要です。
企業に対しては本音を言いにくいかもしれませんが、転職エージェントには内定を辞退する理由を正直に伝えて問題ありません。「条件の良いほかの企業から内定をもらった」など、伝えにくい理由で辞退するケースでも、転職エージェントはトラブルにならないよう適切に辞退の理由を伝えてくれます。

内定の承諾や辞退の連絡のための時間が欲しいと思う場合は、できるだけ早く転職エージェントに相談しましょう。
通常、内定の承諾や辞退の連絡は内定連絡後の1週間程度で行う必要があります。しかし、転職エージェントは内定の承諾や辞退の連絡を待ってもらいたいという求職者の状況をよく理解しているので、企業と上手に交渉してくれるでしょう。とはいえ、企業によっては回答期限を延期してくれないこともあるので注意が必要です。

4.現職の退職交渉を開始する

転職エージェントを通して内定を承諾したなら、現在の職場での退職交渉が始まります。
転職先が決めた入社日に間に合うように計算して、引継ぎの日程や退職日の調整をしましょう。「退職できず、入社日に間に合わなくなってしまった」という事態にならないように気をつけてください。
万が一退職日が先延ばしになってしまい、転職先の入社日に間に合わないのであれば、すぐに転職エージェントに相談してください。

退職の申し出や退職手続きに関しては、一般的に転職エージェントが代行することはありません。すべての手続きを自分で行う必要があります。ただし、退職の意思表示や引き留められた場合の対処法、退職までにスケジュール管理などについては、転職エージェントがサポートしてくれるので安心です。

5.入社手続きを進める

退職交渉や退職手続きと同時進行で行わなければならないのが、転職先への入社手続きです。
雇用契約書は企業から転職エージェントを介して送られることがほとんどですが、転職先に提出する必要書類は転職エージェントと合意のうえで、内定者が企業に直接送ることもできます。入社手続きではさまざまな書類を不備なくスピーディーにやり取りすることが重要なので、転職エージェントを介さずに行う人も少なくありません。
もし入社日まで余裕がある場合には、転職エージェントにサポートしてもらって書類を作成することもできるでしょう。

内定の承諾や辞退を伝える際のマナーについては、「転職の内定保留、悪い印象を与えない伝え方とマナーを知ろう」のコラムもご覧ください。

転職エージェントの内定連絡後の2つの注意点

転職エージェントから内定連絡があった場合、いくつか覚えておくべき注意点があります。内定連絡後も転職エージェントからしっかりサポートを受けつづけるために、以下の2つの点に注意しましょう。

1.企業と直接コンタクトを取るのは控える

最初の注意点は、転職エージェントを介さずに企業と直接コンタクトを取るのは控えることです。
転職エージェントを利用している場合、企業とのこれまでのやり取りはすべてエージェントを通して行っていることでしょう。内定が決まったからといっていきなり企業と直接コンタクトを取ると、意思疎通がうまくいかず思わぬトラブルに発展する恐れがあります。もちろん、内定を辞退する場合も同様に、企業に直接連絡を取るのは避けるべきです。
採用担当者もいきなり内定者から連絡があると戸惑うかもしれません。また、転職エージェント側も、内定者と企業が直接連絡を取り合うと把握できない情報が生まれてしまい、その後のサポートが適切に行えなくなるでしょう。
内定連絡後も、引き続き転職エージェントを利用して企業側とやり取りしてください。

ただし、企業や転職エージェントの合意のうえで、入社に必要な書類を直接やり取りする場合は例外です。

必要書類のやり取りなどに転職エージェントを仲介すると時間がかかりすぎると感じる方は、事前に確認を取ってから企業と直接コンタクトを取るようにしましょう。

2.主体的に行動する

続いての注意点は、主体的に行動を起こすことです。あくまで自分が主体であることを忘れないようにしましょう。転職エージェントから内定連絡をもらうと安心してしまい、自分から行動するのを忘れてしまう人もいます。
内定連絡後は、内定者が自分から行動しなければならないことが特に増えるでしょう。たとえば、内定の承諾や辞退の連絡を行う、転職先から送られてくる書類に目を通す、入社の必要書類を作成して送付するなどです。
こうした行動をできるだけ早く、自分から行うよう意識しなければなりません。転職エージェントから急かされて期限ぎりぎりに行動することがないようにしましょう。

転職エージェントを利用した際の内定連絡の時期については、さらに詳しく書かれたコラム「転職エージェントの活用法―面接の結果」もご覧ください。

複数の転職エージェントを利用した場合の内定連絡

ここでは、複数の転職エージェントを利用していて、内定連絡をもらった場合の対応について紹介します。複数の転職エージェントを利用する時に起こりえる3つのパターン別に対応を見ていきましょう。

1.一つの転職エージェントから内定連絡が来た場合

複数の転職エージェントを利用していて、その中の一つから内定連絡をもらった場合、その他のエージェントにすぐに連絡を入れましょう。
もし連絡が遅れると、他の転職エージェントは求人情報を探し続け、企業側と面接の日程調整などを行ってしまうことがあります。内定連絡をもらったのに連絡をせずにいると、転職エージェントだけでなく企業にも迷惑をかける恐れがあるので注意しましょう。

2.複数の企業から内定連絡が来た場合

複数の転職エージェントから内定連絡が来た場合、すべてのエージェントに連絡を入れてください。
どの企業の内定を承諾するか迷っているときは、まずは連絡をくれた転職エージェントに対して「内定を承諾するか辞退するか少し時間をかけて考えたい」と伝えるのがおすすめです。
どの企業に入社したいかが決まったら、内定承諾をする企業を担当しているエージェントに連絡して、話を進めましょう。その次に、内定承諾しない企業を担当している転職エージェントに連絡し、内定を辞退する旨を伝えてください。また、転職のサポートを停止したい旨も伝える必要があります。
内定を承諾する場合も辞退する場合も、必ず時間に余裕をもって転職エージェントに連絡することが重要です。

3.志望度の低い企業から内定連絡が来た場合

複数の転職エージェントを利用していると、志望度の高い企業の選考中に別の企業から内定連絡が来るケースもあります。志望度の高い企業の選考中に志望度の低い企業から内定連絡が来た場合も、できるだけ早く利用しているすべての転職エージェントに連絡しましょう。
内定連絡をくれた転職エージェントには、「まだ選考結果を待っている企業があるので、承諾か辞退の回答を待ってもらえないか」と相談します。
志望度の高い企業を紹介してくれた転職エージェントに対しては、「すでに内定連絡が来た企業があるので、選考を早めてもらうことはできないか」と相談してみましょう。

転職エージェントに内定の辞退や保留について連絡する際のマナーについては、「内定への返事の仕方とは？保留や辞退をするときのマナーとは」をご覧ください。

内定連絡をもらったら転職エージェントに電話を

内定連絡をもらったらスピーディーに対応する必要があるため、転職エージェントへの連絡には電話を利用するのがおすすめです。
電話であれば担当者に確実に用件を伝えられるので、比較的早く対応してもらえます。メールだけでは見落とされてしまったり、迷惑メールフォルダに振り分けられてしまったりする恐れも。トラブルに発展するリスクを避けるため、可能なかぎり電話連絡を心掛けましょう。
電話したのにもかかわらず担当者が不在の場合には、メールを送ることを伝言してもらってください。その後、担当者にメールを送りましょう。

内定連絡後の転職エージェントへのメールの例文

ここでは、内定連絡後に転職エージェントへメールで連絡する際の例文を紹介します。電話ではなくメールで伝える場合は参考にしてください。
今回は「内定を辞退することを伝える」と「転職エージェントのサービスを退会する」の2パターンのメールの例文を紹介します。

内定を辞退するときのメールの例文

もし複数の企業から内定連絡をもらった場合、内定承諾をしない企業を担当する転職エージェントには内定を辞退するメールを送る必要があります。
内定を辞退する旨を伝えるメールの例文をご紹介します。

【例文】
件名：内定辞退のご連絡 [氏名]

〇〇エージェント
△△様

いつもお世話になっております。[氏名]です。

株式会社××について、内定のご連絡をいただきありがとうございます。

ただ、同時期に応募していた□□社より内定をいただいているため、
大変申し訳ありませんが、株式会社××の内定は辞退させていただければと考えております。

本来ならば直接お伺いして、お詫びさせていただくべきところですがメールでのご連絡となるところを、何卒ご容赦いただきたくお願い申し上げます。
△△様にはご尽力いただいたにもかかわらず、内定辞退となってしまい誠に申し訳ございません。
株式会社××のご担当者様への、内定辞退のご連絡をお願いできれば幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。

[署名]

内定辞退は転職エージェントにとっても重要な内容であるため、件名で分かるようにしてメールを送ってください。

転職エージェントを退会するときのメール例文

内定連絡をもらった後は、転職エージェントを退会することになります。その際のメールの例文をご紹介します。

【例文】
件名：退会手続きの依頼 [氏名]

〇〇エージェント
△△様

いつもお世話になっております。[氏名]です。

この度、貴社のほかに利用していた転職エージェントを経由して内定をもらい、転職先が決まりました。
大変恐縮ではございますが、貴社の転職エージェントサービスを退会させていただきたくご連絡しました。

転職活動中、貴社には大変お世話になったにもかかわらず、他社の転職エージェント経由での転職になってしまったこと深くお詫び申し上げます。
△△様[担当者の名前]には大変お世話になりました。本当にありがとうございました。
末筆ながら、△△様の益々のご活躍をお祈り申し上げます。

[署名]

お詫びとお礼を伝えて、退会したい意を伝えましょう。
退会しなければ求人紹介のメールが届きつづけてしまうため、面倒でも退会手続きをすることをおすすめします。

転職エージェントの内定連絡が遅い場合

転職エージェントを利用した転職活動を行っている場合、内定連絡が遅いと感じることがあるかもしれません。通常は最終面接が終了すると、1週間程度で合否が決まり、内定連絡が来るものです。内定連絡がこない間は、別の企業で面接を受けるためのエントリーシートの記入や日程調整が必要となります。内定が決まらないことへの不安も募ることでしょう。
もし最終面接から1週間経っても転職エージェントから何の連絡もない場合には、担当者に問い合わせてください。複数の企業で選考が進んでいるのであれば、内定連絡の有無を早めに確認することが大切です。
最終面接に臨む際に内定連絡が来るタイミングについてあらかじめ尋ねておくと、不安要素を取り除けるかもしれません。

ハタラクティブは、20代のフリーターや既卒・第二新卒向けの転職エージェントサービスです。
就職や転職が初めての方が悩みがちな面接日の設定など、細かな日程調整を就活アドバイザーが代行します。
求人紹介から内定までをトータルにサポート。あなたの就職・転職をお手伝いします。
サービスのご利用はすべて無料です。ぜひ一度ハタラクティブにお問い合わせください。