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職務経歴書の作成を言われてない場合は提出は不要？対応方法や書き方を解説
更新日
この記事のまとめ
- 職務経歴書の提出を言われてないときも、転職時は提出するのが一般的
- 職務経歴書の必要事項は、職務経歴や自己PRなどこれまでの仕事に関わるものがある
- 職務経歴書を書くときは、企業が必要としているスキルを優先して記載する
- 職務経歴書が必要か分からないときは、応募先企業にメールで問い合わせよう
- 「職務経歴書の戻出は不要」と言われてない限り、面接に持参しよう
職務経歴書を提出するかどうかを企業側から言われてないときの対応について迷う方もいるでしょう。転職活動では職務経歴書が重要なアピール要素になるため、基本的には提出するのが望ましいといえます。
このコラムでは、職務経歴書の提出が不要な場合の判断基準や、必要事項の書き方を解説。また、企業側が職務経歴書で確認しているポイントも紹介しています。職務経歴書の役割を理解したうえで正しく作成し、転職活動の準備を万全にしましょう。
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職務経歴書の提出を言われてない場合の作成は必要？
「履歴書の提出は求められたのに職務経歴書については企業側から何も言われてない…」とお悩みの方はいるでしょう。職務経歴書は、正社員だけでなくアルバイトの経験をアピールする際にも役立つため、提出することでよりアピール材料を増やせるといえます。
職務経歴書が必要かどうか迷ったときは、以下を参考にしてみてください。
言われてなくても転職時は職務経歴書を提出するのが一般的
職務経歴書の提出を言われてない場合も、転職時は提出するのが一般的といえます。職務経歴書は転職時に応募者の実績をはじめ、これまで身につけたスキルや経験を企業側が把握するために必要な書類です。「任意提出」「履歴書を持ってきてください」など、職務経歴書の提出について明確な記載がない場合も、作成し面接に持参するのが望ましいでしょう。
ハローワークインターネットサービスの「職務経歴書の作り方」では、職務経歴書を提出する必要性や注意事項、記入例を公開しています。参考にしながら作成してみましょう。
参照元
ハローワークインターネットサービス
履歴書・職務経歴書の書き方
アルバイト歴のみの場合も職務経歴書があると望ましい
アルバイトの経歴のみの場合も、正社員として就職を目指すなら職務経歴書の作成をおすすめします。アルバイトやパートの経験で得たスキルや能力、仕事への姿勢もアピール材料になるためです。特に、アルバイトの業務内容と応募先企業の仕事に関連がある場合、職務経歴書を提出することで採用担当者の興味を引きやすくなるでしょう。
アルバイト歴のみの職務経歴書の書き方は、「職歴がアルバイトのみの場合はどうする？履歴書や職務経歴書の書き方を解説」のコラムを参考にしてみてください。
職務経歴書が任意提出だった場合も用意しよう
企業側から明確な指示がなかったり任意提出だったりする場合も、職務経歴書を用意しておくのが望ましいでしょう。自分の経歴をまとめ、経験のある業務や身につけたスキルを振り返れば、アピールポイントや強みが整理できるからです。履歴書作成や面接で自己PRする際にも役立つため、転職活動の前にじっくりとキャリアを振り返ってみましょう。
また、「出さなかったけど本当に大丈夫なのか」「ほかの応募者は提出しているかも」と不安にならないためにも、迷ったら準備しておくのがおすすめです。
履歴書と職務経歴書の違いとは
職務経歴書と履歴書は、役割やフォーマットが異なります。選考の結果に大きく影響するため、職務経歴書と履歴書の違いについて理解を深め、しっかりと書き分けて効果的にアピールしましょう。
役割が異なる
職務経歴書は、企業が応募者の職務経験や能力を判断する役割をもっているのが特徴です。ハローワークインターネットサービスの「応募書類の作り方」には、「職務経歴書の目的は、採用担当者に対して自分の実務能力をアピールすること」と記載されています。
企業は、応募者の前職の就業期間や詳しい仕事内容などから、「自社にマッチしているか」「入社後活躍できそうか」を見極めているのです。そのため、職務経歴書には、応募先企業で活かせるものを中心に記載すると評価を得られるでしょう。
一方、履歴書は採用・不採用を判断する審査書類としての役割があるため、学歴や職歴、資格などの情報を記載ルールに則って正確に伝える必要があります。自己PRや志望動機も記入できますが、職務経歴書と比べると記入欄が狭い場合が多いでしょう。
参照元
ハローワークインターネットサービス
履歴書・職務経歴書の書き方
フォーマットが異なる
履歴書はある程度項目やフォーマットが決まっていますが、職務経歴書はフォーマットが統一されていません。そのため、職務経歴書は応募先の企業にあわせて作成する必要があります。自分の職歴やスキルを簡潔にまとめ、魅力的な応募書類を作成しましょう。
また、履歴書はA4サイズとB5サイズの2種類が市販されており、正社員の求人に応募する際はA4サイズを使用するのが一般的です。職務経歴書も、特に応募先から指定がない場合はA4サイズで統一することをおすすめします。
職務経歴書の具体的な作成方法は、「職務経歴書の書き方と必要な項目」で後述するため、参考にしてみてください。
職務経歴書は具体的なスキルや強みをアピールできる
職務経歴書は履歴書と違い、自由な形式で作成できるため、自分のスキルや強みを具体的にアピールできるチャンスもあるでしょう。たとえば、「コミュニケーション力」や「マネジメントスキル」など、履歴書の資格欄に書けないようなスキルを記載するのもおすすめです。
また、履歴書の自己PR欄に書ききれなかった人柄や性格面、仕事において重要視する点などを伝えることで、採用担当者に好印象を与えられる可能性があるでしょう。履歴書と職務経歴書の違いについては、「職務経歴書と履歴書の違いは？それぞれの役割や作成のポイントを紹介」のコラムでも解説しているので、あわせてご確認ください。
転職で職務経歴書が不要な状況とは
企業や応募する雇用形態によっては、職務経歴書の提出が必要ない場合もあります。どのような場合に職務経歴書が不要か、また、職務経歴書が不要な理由について以下で確認しておきましょう。
「履歴書のみ提出」と指定されている場合
応募方法の欄に、「履歴書のみ」「職務経歴書の提出は不要」と明記されている場合、基本的に職務経歴書は不要です。「職務経歴書が必要だと言われてないから」というだけでなく、「不要」と記載されているかは確認しておきましょう。
職務経歴書がいらない理由は、「応募しやすくするため」「面接を重視している」の2つが考えられます。求職者のなかには、職務経歴書の作成を負担に感じ、応募をためらう人もいるでしょう。
必要書類を「履歴書のみ」とすることで応募のハードルを下げ、多くの応募者のなかから自社に適した人材を採用したいといった企業側の狙いがあるようです。
また、これまでの職歴や経験を必要としない求人の場合、履歴書だけで選考が行われることがあります。職務経歴書を提出しない選考では、面接でのマナーや回答内容が重視されやすいでしょう。
アルバイト・パート枠に応募する場合
アルバイトやパートとして応募する場合は、応募先から指定がない限り職務経歴書を提出する必要はありません。ただし、アピールしたい経歴がある場合は、履歴書と一緒に職務経歴書を提出しても問題ないでしょう。
履歴書のみの提出は判断材料が限られるため注意が必要
履歴書のみの提出の場合、判断材料が限られるため注意が必要です。応募者を判断する材料が履歴書のみのため、詳しいスキルや経験をアピールしにくく、書類選考の難易度が上がりやすいといえます。また、履歴書は簡単な経歴の紹介や志望動機、自己PRが主なアピール材料となるため、詳しい経歴や前職での実績などをアピールしたい方にとっては厳しい状況といえるでしょう。しかし、ほかの応募者も同じような状況なので、履歴書のみの提出の場合は、特に志望動機や自己PRに力を入れて対策を行うことをおすすめします。
職務経歴書の書き方と必要な項目
この項では、職務経歴書が必要な場合の作成方法と、必要な項目についてまとめました。面接に臨む前に、職務経歴書を準備する際のポイントを掴みましょう。
職務経歴書の作成方法
職務経歴書はパソコンで作成するのが一般的です。内容は、A4用紙1〜2枚程度にまとめましょう。決まった形式はありませんが、経歴を時系列でまとめる「編年体形式」、直近の職歴から順に遡って記載する「逆編年体形式」、キャリアごとにまとめる「キャリア形式」のいずれかで記入することが多いようです。
職務経歴書をパソコンで作成するのが難しい場合は、手書きで記入したりスマホのアプリで作成したりする方法もあります。職務経歴書を簡単に作成する方法に興味のある方は、「職務経歴書はアプリで作成しても大丈夫？書き方のポイントや注意点を解説」をチェックしてみてください。
職務経歴書の必要事項
職務経歴書に記載する必要事項は、以下の4つです。
- ・職務要約
- ・職務経歴
- ・スキルや資格
- ・自己PR
以下に、編年体形式で職務経歴書を作成する場合の記載例をご紹介します。
職務要約は、過去の職歴を100字程度で簡潔にまとめます。職務経歴は、「これまでに携わってきた会社名」や「それぞれの在職期間」「事業内容」「担当業務」を具体的に記載しましょう。取引者数や実績、マネジメントした人数などは具体的な数字を使って書くのがポイントです。
資格名は省略せず、正式名称で記載します。職務経歴書の自己PR欄は履歴書よりも詳細に書き込めるため、企業側が入社後の活躍をイメージできるような内容を記載しましょう。自己PRはこれまでの経験を根拠に、応募先の企業にどのように貢献できるかを伝えることが重要です。
職務要約
職務要約とは、今までの職歴を簡単にまとめた文章のことをいいます。これまで経験してきたことが簡潔にまとまっていると、その先の職務経歴の詳しい内容も読みやすくなるため、採用担当者にも好印象を与えられるでしょう。
また、職務要約は、短くまとめることが必須になるので、3〜4行程度の文章でまとめるのをおすすめします。
職務経歴
職務経歴は、今までの職歴を会社ごとに詳しく記載したものです。職務経歴の欄には、今まで勤めた会社の名前以外にも事業内容や業務内容、役職なども記載する必要があります。また、それぞれの会社に勤めていたときの功績やアピールできる内容を記載するのもおすすめです。
スキルや資格
スキルや資格の欄には、これまでのキャリアで培ってきた能力や関連資格を記載します。スキルや資格が複数ある場合は、項目を分けて記載すると見やすくなるのでおすすめです。
スキルや資格を記載する際は、志望する業界や職種で役立つものを記載すると、的確なアピールがしやすく、就活で有利になる可能性もあります。
自己PR
自己PRは、簡潔に分かりやすくまとめるのが重要です。採用担当者は、多くの履歴書や職務経歴書を見るため、アピールしたい部分が分かりにくい職務経歴書は目に留まらない可能性が高いといえます。そのため、採用担当者が読みやすい内容を意識して書くのが大切です。
また、企業が求める経験や能力、人材に合った強みなどを記載することで、企業が求める人材とマッチングする点が評価され、書類選考に通りやすくなるでしょう。
魅力的な職務経歴書を作成する際の注意点4つ
履歴書と比べると作成時の自由度が高い職務経歴書では、文字の大きさやレイアウトなどを自分で決めることが可能です。以下の注意点を意識しながら、職務経歴書を作成しましょう。
魅力的な職務経歴書を作成する際の注意点
- 読みやすいレイアウトで作成する
- 企業側が求めるスキルを優先して記載する
- 履歴書と一貫性を持たせる
- 具体的な数値を明記しイメージしやすくする
1.読みやすいレイアウトで作成する
職務経歴書は、採用担当者が読みやすいレイアウトにすることが大切です。項目ごとに箇条書きを活用しながら書くと、メリハリがついて読みやすくなります。作成が難しい場合は、Web上で配布されているフォーマットを参考にしてみてください。
2.企業側が求めるスキルを優先して記載する
スキルや資格は、応募する業界・職種と関連のあるものを記載しましょう。アピールできる専門スキルがない場合は、「傾聴力」「コミュニケーション能力」など、仕事で活かせる能力をまとめます。あらかじめ業界研究・企業研究を行い、どのような能力やスキルが求められるかを把握しておくことが重要です。
3.履歴書と一貫性を持たせる
履歴書と職務経歴書を両方提出する場合は、内容に一貫性を持たせましょう。履歴書と職務経歴書で内容が異なると、企業側にアピールポイントが正確に伝わらない恐れがあります。また、アピールするポイントによっては内容が矛盾してしまう恐れもあるので注意が必要です。
4.具体的な数値を明記しイメージしやすくする
職務経歴書を作成する際は、できるだけ具体的な数値を明記しましょう。たとえば、「企業の資本金」「部署の人数」「チームの人数」などの数値を明記しておくと、今まで携わってきた業務の規模が分かりやすくなります。具体性をもたせることで、「△△の仕事ができる人材」と判断してもらえ、高評価につながる効果が期待できるでしょう。
職務経歴書は「強み」を客観的な視点で作成しよう
職務経歴書は、これまでの仕事で得たものだけでなく、自分が持つ強みを客観的な視点で捉えたうえで職務経歴書に記載することが大切です。履歴書と異なり、職務経歴書は「過去の業務内容や習得したスキル、資格などのアピールポイントを記載するための資料」といえるでしょう。そのため、企業に「何ができる人材か」を具体的な数値や経歴とともに伝えられると、好印象につながる可能性がありますよ。
「自分の強みが分からない…」とお悩みの方や、一人で職務経歴書を作成するのが不安な方は、ぜひハタラクティブのキャリアアドバイザーにご相談してみてくださいね。ハタラクティブキャリアアドバイザー後藤祐介からのアドバイス
企業側が職務経歴書で見ている5つのポイント
企業は、職務経歴書から応募者の実績や適性を確認しています。以下で企業側が見ているポイントを把握し、採用担当者の印象に残る職務経歴書を作成しましょう。
企業側が職務経歴書で見ているポイント
- 適性とスキル
- 業務経歴の流れ
- 達成実績
- チームワークとリーダーシップ
- 様式と表現
1.適性とスキル
企業側は、応募者の職務経歴書から経歴や保有スキルの有無だけでなく、入社後の業務内容に適性があるかも同時にチェックしています。具体的なプロジェクトや業務での成果や、関連資格・スキルを明確に記載することで、より魅力的なアプローチができるでしょう。
2.業務経歴の流れ
職務経歴書に記載された応募者の職歴から、キャリアの一貫性や転職理由を確認するのも目的の一つ。これまでの経歴から、応募者が長く安定して働けるか、企業の文化に適応できるかを見極めているようです。
3.達成実績
これまでの仕事で達成してきた実績も、企業が注目するポイントです。過去の職務での具体的な成果や貢献度をアピールすることで、自分の強みや価値を示せるでしょう。
目立つ経歴がない場合も、業務上の工夫や努力とその結果を示せると高評価につながることも。実績を説明する際は、数字や具体例を用いて説明すると説得力を持たせられます。
4.チームワークとリーダーシップ
協調性やリーダーシップなどの対人能力も、企業が見ているポイントです。他者との連携やコミュニケーションが重視される職場では、経歴や自己PRから職場での働き方やチームワークの有無を確認しています。また、リーダーや責任者の経験があると、マネジメント能力が評価されるでしょう。
5.様式と表現
企業は職務経歴書の読みやすさや情報の伝わりやすさから、プレゼンテーション能力や文章作成能力のレベルを確認しています。凝った構成や専門用語の多用は避け、誰が読んでも理解できるような、すっきりしたレイアウトや文章表現を心掛けましょう。
好印象を与える職務経歴書の提出方法
職務経歴書が必要な場合、郵送もしくは面接に持参して提出します。郵送、持参それぞれの好印象を与えられる職務経歴書の提出方法について以下で解説するので、注意点を確認しましょう。
郵送する場合
職務経歴書を郵送する際は、履歴書とともに送付状を同封するのがマナーです。送付状は添え状とも呼ばれる、書類を送付する際に必要な書類のこと。送付状には、同封書類として履歴書と職務経歴書を1部ずつ入れた旨を記載しましょう。
ハローワークインターネットサービスの「応募書類の作り方 パンフレット 3.送付状」では、送付状の記載例を確認できます。応募書類は、クリアファイルにまとめてから封筒に入れると、汚れや折れを防げるのでおすすめです。
応募書類の郵送時に用意するものや、基本的なマナーについては「履歴書の郵送方法とは？正しい送り方や添え状と封筒についても解説」をご確認ください。
参照元
ハローワークインターネットサービス
履歴書・職務経歴書の書き方
面接に持参する場合
面接に持参する場合は、履歴書と職務経歴書をセットで手渡します。履歴書を一番上にし、その下に職務経歴書を重ねるのがマナーです。職務経歴書の持参に関する明記がなかった場合は、「履歴書と一緒に職務経歴書もお持ちしましたので、ご高覧いただけますと幸いです」と一言添えると、より丁寧な印象を与えられます。
メールで送る場合
企業から、職務経歴書や履歴書をメールで送信するよう指示があった場合は、できる限り迅速に送りましょう。個人情報が含まれている重要書類となるため、セキュリティの観点から履歴書や職務経歴書のファイルにパスワードを設定するのが基本です。
メールで応募書類を送付する場合は、パスワードで保護したファイルを添付したメールを1通、パスワードを記載したメールを別で1通、計2通のメールを応募企業へ送信します。応募書類を添付したメールに直接パスワードを記載しないように注意しましょう。
「履歴書をメールで提出するときの貼付方法や送り方は？例文とあわせて紹介！」のコラムでは、応募書類をメールで送信する際の書き方の注意点や本文の記入例を解説しています。パスワードの設定方法にも触れているので、参考にしてみてください。
職務経歴書の提出方法が分からない場合は企業に直接相談しよう
「職務経歴書の有無は書いてあるけど、提出方法が書かれていない」という場合は、企業に直接相談するようにしましょう。自身で判断してしまうと、万が一提出方法を間違っていた際に企業からあまり良くない印象を持たれる可能性があります。
企業に直接相談する場合は、もう一度よく求人票を見返し、提出方法について書かれていないかを確認してから連絡するようにしましょう。
職務経歴書の提出を言われていない場合も提出するのがおすすめ
職務経歴書を作成すると、「面接時に職歴を説明しやすい」「自分の経歴をまとめやすい」などのメリットがあるため、提出を言われてない場合も作成することをおすすめします。
職務経歴書の書き方に迷っている人は、就職・転職エージェントに相談するのも一つの手です。就職・転職エージェントは、求人の紹介だけでなく、履歴書や職務経歴書といった応募書類の書き方をアドバイスしているため、正しい記入方法を理解できます。
また、作成した応募書類を就活のプロに採用側の目線でチェックしてもらえるので、書類選考を通過できる可能性も高まるでしょう。
ハタラクティブは、第二新卒やフリーターなどの20代を中心とした若年層向け就職・転職エージェント。専任のキャリアアドバイザーが、マンツーマンで経験やスキルをヒアリングし、相談者一人ひとりの希望に沿った求人をご紹介しています。
履歴書・職務経歴書の書き方のアドバイスや面接対策も実施しているので、応募書類の作成に不安がある方も安心です。サービスはすべて無料なので、不安を解消して就職・転職を成功させたい方はぜひお問い合わせください。
職務経歴書に関するQ＆A
ここでは、職務経歴書に関するお悩みについて、Q＆A方式で解決します。応募書類をしっかりと準備して転職成功を目指したいと考える方は、ぜひチェックしてみてください。
職務経歴書の提出を企業から言われてない場合メールで聞くのはNG？
メールで聞くことも可能です。求人情報に記載がなく不安な場合は、メールで職務経歴書が必要か不要かを企業に確認してみましょう。連絡する際は「履歴書を持参とのことですが、職務経歴書も一緒に持参してもよろしいでしょうか」のように、目を通してもらえるかどうかを伺う形で問い合わせると、丁寧な印象になります。
ただし、急ぎの際は企業の始業や昼休みなどの時間帯を避けて電話で聞くのがをおすすめです。
職務経歴書や履歴書はスマホで作成できる？
職務経歴書や履歴書をスマホで作成することは可能です。Webサイトによっては、ブラウザで保存ができるところもあります。スマホで応募書類を作成する際は、文字が小さく見えにくい可能性があるので、誤字脱字に注意しながら書きましょう。
ハローワークの求人に応募する場合、職務経歴書は不要？
「不要」と記載がない限り、職務経歴書を用意するのが賢明です。企業のなかには、「明記はしていないものの職務経歴書の提出は必要」と考えるところもあるので注意しましょう。「ハローワークを利用する流れは？求職者登録や失業保険の申請方法も解説！」では、ハローワークでの仕事探しの流れや活用のコツを解説しています。
社会人経験が浅い場合は職務経歴書は必要ない？
正社員として応募するのであれば、社会人経験が浅い場合も職務経歴書は必要と考えるのが一般的です。フリーターや第二新卒の方は、アルバイトの経験を職務経歴書に記載しましょう。
「職務経歴書の書き方が分からない」「どのような情報が必要？」とお悩みの方は、就職・転職サービスのハタラクティブをご活用ください。求人紹介をはじめ、アピールポイントの見つけ方や職務経歴書の作成アドバイスも行います。
- 経歴に不安はあるものの、希望条件も妥協したくない方
- 自分に合った仕事がわからず、どんな会社を選べばいいか迷っている方
- 自分で応募しても、書類選考や面接がうまくいかない方
ハタラクティブは、主にフリーター、大学中退、既卒、そして第二新卒の方を対象にした就職・転職サービスです。
2012年の設立以来、18万人以上(※)の就職・転職をご支援してまいりました。経歴や学歴が重視されがちな仕事探しのなかで、ハタラクティブは未経験者向けの仕事探しを専門にサポートしています。
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※2023年12月～2024年1月時点のカウンセリング実施数
一人ひとりの経験、スキル、能力などの違いを理解した上でサポートすることを心がけています！
京都大学工学部建築学科を2010年の3月に卒業し、株式会社大林組に技術者として新卒で入社。
その後2012年よりレバレジーズ株式会社に入社。ハタラクティブのキャリアアドバイザー・リクルーティングアドバイザーを経て2019年より事業責任者を務める。
