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履歴書をメールで提出するときの貼付方法や送り方は？例文とあわせて紹介！
この記事のまとめ
- 履歴書をメールに添付する際は、分かりやすい件名やパスワードの設定が必要
- 履歴書を添付するメールの本文は簡潔にし、相手への配慮が表れる内容にする
- メールに添付する履歴書は、変更や改ざんを防ぐためにPDF形式にするのが良い
- メールを送る前に、不備がないかをチェックリストで確認しよう
履歴書をメールで送るように指示されたものの、どうすれば良いか分からない方もいるのではないでしょうか。履歴書をメールで送付する場合は、適切なファイルに変換し、必要に応じてパスワードを設定するのがおすすめです。このコラムでは、履歴書をメールで送る際の手順やマナーなどについて解説しています。履歴書をメールで送るための例文もいくつか紹介するので、転職活動をしている方はぜひご覧ください。
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履歴書をメールで送る際の4つのマナー
採用担当者から履歴書をメールで送るように連絡があったら、日にちを空けずできる限り早く送付しましょう。ビジネスメールのマナーに則り、件名や本文は簡潔かつ分かりやすくすることも大切です。また、履歴書は個人情報が多く記載されているので、パスワードなどセキュリティ対策も忘れずに行いましょう。
1.履歴書はすぐに送る
履歴書をメールで送るよう指示を受けたら、可能な限り早く送るのがマナーです。時間がかかりすぎてしまうと、「採用しても仕事を後回しにするかも」「メールをチェックする習慣がない人なのでは」などマイナスの印象を持たれてしまいかねません。履歴書の送付をメールで依頼されたら、当日中か、遅くとも翌日までには履歴書を添付したメールを送りましょう。もし、履歴書の準備が間に合わず時間がかかってしまうことが分かっているのであれば、「△月□日までに送付します」と連絡するのを忘れないようにします。
2.メールを送る時間帯は就業時間内
履歴書をできるだけ早く送ることは重要ですが、メールを送る時間帯にも注意が必要です。真夜中や早朝にメールを送ると、採用担当者に「非常識」という印象を与えかねません。採用担当者が働いている就業時間内に送るようにしましょう。どうしても就業時間内に送信するのが難しければ、メールソフトの送信時間指定サービスを活用するのがおすすめです。
3.履歴書にはパスワードを設定する
履歴書をメールに添付する場合、添付ファイルを開くためのパスワードを設定するのも非常に重要です。履歴書には、応募者の個人情報が多く記載されています。個人情報の漏洩は企業にとっても大幅なイメージダウンとなるため、取り扱いに慎重さが要求されるでしょう。履歴書にパスワードをかけずに送ってしまうと、個人情報の取扱いに対する認識が甘いと判断されてしまうことも。パスワードだけでなく、指定アドレスやアカウントしか閲覧できないクラウドサービスなども活用してセキュリティ対策を行いましょう。
4.メールの件名や本文は簡潔に分かりやすく
メールの件名や内容は簡潔にまとめ、分かりやすくするのがマナーです。件名を見ただけで誰がどのような目的で送ってきたメールかを判別できるようにしましょう。たとえば、「履歴書の送付について/氏名」といった件名にすれば、メールの目的と差出人がひと目で分かります。「履歴書について」「ご確認お願いします」などの件名は、メールの目的や差出人が分からないので、見落とされてしまったり、迷惑メールと思われてしまったりする恐れがあります。履歴書をメールで送付する場合に注意すべき点についてさらに知りたい方は、「それでいいの？履歴書をメールで送る時」のコラムも参考にしてみてください。
メールアドレスもビジネス用に変更しよう
メールアドレスがビジネスにふさわしいものかどうかも、必ず確認しておきましょう。ビジネス用のアドレスは「名前＋数字」など簡素なものが一般的。好きなものやペットの名前、感情を表す英単語などが入っていると幼い印象を与えかねないため、注意しましょう。履歴書をメールで送る際に最適なファイル形式
履歴書をメールで送るなら、文字化けの心配がなく、第三者の編集もできないPDFが最適です。履歴書をWordやExcelで作っていた場合も、添付する際にはPDFファイルに変換して送るようにしましょう。WordやExcelの履歴書の場合、内容が変更されてしまったり、改ざんされたりする恐れがあります。
また、PDFならファイルを開くときに使用するアプリによるレイアウトの変化がないため、そのまま履歴書を印刷することが可能です。手書きの履歴書をスキャンしてPDFファイルにすることもできますが、文字が不鮮明になったり、読みにくくなったりすることがあります。メールで履歴書の提出を求められたら、改めてパソコンで作成し直しましょう。
証明写真はどうする？
メールに添付する履歴書の証明写真は、データをパソコンに取り込んで履歴書の写真欄に挿入する方法が一般的です。もし、写真のデータがなければ、証明写真をスキャナで取り込みましょう。証明写真のデータは、撮影した写真館で購入するほか、証明写真機で手に入れることもできます。「履歴書をメールで送るとき写真はどうする？添付方法を詳しく解説！」では、履歴書をメールで送る際の写真の添付方法や注意点、送付時のマナーなどを紹介しているので、参考にしてみてください。
履歴書をPDFファイルにする方法
まず、WordやExcelで作った履歴書を開き、「ファイル」をクリックします。出てくる選択肢から「名前を付けて保存」を選び、保存先を選んだ後に出てくる小さなウィンドウの「ファイルの種類」をクリックしてください。表示されるファイル形式から「PDF」を選び、「保存」をクリックして完了です。履歴書をメールに添付する前に、PDF形式のファイルを確認し、レイアウトが変わっていないかどうかを確認しましょう。
スマートフォンのメール機能で履歴書添付はできる？
スマートフォンから、履歴書を添付したメールを送信することは可能です。その際は、送信元のメールアドレスがプライベート用にならないよう注意しましょう。履歴書そのものをスマートフォンで作成する場合は、作成アプリが活用できます。アプリで履歴書を作成し、データ化してスマートフォン内に保存、PDFに変換したあとメールに添付して送信という流れです。履歴書を添付したメールにパスワードを設定する方法
履歴書をメールに添付する際には、セキュリティの観点からパスワードをかけましょう。PDF形式のファイルにパスワードを設定するためには専用のソフトが必要ですが、WordやExcelからPDFに変換する際には簡単にパスワードを設定できます。
Wordにパスワードを設定する手順
Wordの場合、「ファイルの種類」をPDFにすると、小さなウィンドウ内に「オプション」が表示されるのでクリック。表示される別のウィンドウ内の一番下に、「ドキュメントをパスポートで暗号化する」という選択肢が出てくるのでチェックを入れます。あとは、任意のパスワードを入力すれば完了です。
Excelにパスワードを設定する手順
Excelの場合、「ファイルの種類」をPDFにし、「保存」の左側にある「ツール」をクリックしてください。出てくる選択肢の中から「全般オプション」を選ぶと「読み取りパスワード」 が設定できます。
メールに履歴書を添付する際のポイントについてさらに知りたい方は、「履歴書をPDFで送りたい！メール作成時のマナーは？」のコラムでも紹介しているので、参考にしてみてください。
ファイル名は「履歴書+氏名」
メールに添付する履歴書のタイトルに決まりはありませんが、「履歴書+氏名」が良いでしょう。採用担当者が多くの履歴書をチェックしなければならないことを考えると、すぐに誰の履歴書かわかるファイル名にするのがベターです。
履歴書を添付したメールの例文
履歴書を添付するメールの本文も、ビジネスメールのルールを守りながら簡潔にまとめましょう。基本的にメールの本文は宛先、氏名、要件、締め、署名という5つの要素で構成されます。
ビジネスメールの基本構成
ビジネスメールの場合、メール本文内にも宛先を記載するのが一般的です。「法人格＋会社名 採用ご担当者様」と書きましょう。もし、採用担当者の氏名や部署名が分かっている場合は、記載しても問題ありません。
本題に入る前に、「お世話になっております」のような簡単な挨拶とともに自分のフルネームを記載します。本文中では履歴書をメールに添付していることを簡潔に知らせ、あとでパスワードを記載したメールを別に送付することも忘れないようにしましょう。締めの言葉は「お忙しいところ大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます」のように、忙しい相手に対する配慮と感謝が伝わるものにします。
最後の署名では氏名や郵便番号、住所、電話番号、メールアドレスをそれぞれ改行して記載しましょう。もし、氏名の読みが難しいのであれば、ふりがなを書いておくと親切です。
履歴書を送るメールの例文
件名：
応募書類ご提出の件／履歴書添付（氏名）
本文：
株式会社△△
採用ご担当者様
お世話になっております。
（氏名）です。
□□にて御社の求人情報を拝見し、
▽▽職に応募したくご連絡を差し上げました。
履歴書と職務経歴書を、添付ファイルにて送付いたします。
ご査収のほど、よろしくお願い申し上げます。
応募書類にはセキュリティのためパスワードを設定しております。
後ほど、パスワードをお送りいたしますので、
ご確認いただけますでしょうか。
お忙しいところ恐れ入りますが、
面接の機会をいただけましたら幸いです。
何卒、よろしくお願い申し上げます。
――――――――――――――
氏名（ふりがな）
郵便番号
住所
電話番号
メールアドレス
――――――――――――――
パスワードを送るメールの例文
履歴書を添付したメールを送ったあと、パスワードを送るメールを作成する必要があります。以下で、パスワードを送るメールの例文も見ていきましょう。
件名：
【パスワード】履歴書ご送付の件／氏名
本文：
株式会社△△
採用ご担当者様
お世話になっております。
先ほど応募書類を送付させていただきました（氏名）です。
添付ファイルに設定したパスワードをお送りいたします。
パスワード：××××××
お手数をおかけいたしますが、
ご査収のほどよろしくお願いいたします。
――――――――――――――
氏名（ふりがな）
郵便番号
住所
電話番号
メールアドレス
――――――――――――――
履歴書をメールで送付する際の別の例文について知りたい方は、「履歴書をメールで送付する際のパスワードは複雑にする？マナーや例文も紹介」のコラムで紹介しているので、参考にしてみてください。
履歴書を添付したメールを送る前のチェックリスト
履歴書を添付したメールを作成したら、送信前に内容に不備がないかをしっかり確認しましょう。特に注意を払いたい項目は、以下のとおりです。
・履歴書のファイルは添付してあるか
・件名は分かりやすくなっているか
・宛名の会社名や担当者名の漢字が間違っていないか
・送信先のメールアドレスは正しいか
・署名は忘れていないか
・誤字脱字はないか
履歴書を添付したメールを送信する前は、上記のチェックリストを参考に、不備がないかを確認してみてください。
履歴書を提出しようと思っても、「内容やメールのマナーが合っているか不安」という場合もあるでしょう。そんなときは就職・転職支援サービスを活用し、豊富な経験を持つプロの指導で企業に響く履歴書の書き方や、正しいビジネスマナーを確認するのがおすすめです。
若年層の就職・転職支援に特化したハタラクティブでは、企業の採用ポイントを押さえた履歴書の作成をサポートしています。採用担当者の目線から、提出書類の内容をアドバイス。マンツーマンの体制で支援しているので、まずはお気軽にお問い合わせください。
履歴書をメールで送る際のFAQ
ここでは、履歴書をメールで送るときによくある疑問をQ&A方式でまとめました。履歴書を送る際の疑問点を解決し、自信を持って就活に臨みましょう。
履歴書をメールで送る際、新卒の就活ならパスワードは不要？
新卒や既卒に関わらず、履歴書をメールで送るのであればパスワードを設定しましょう。履歴書は個人情報が載った公的文書です。何かの間違いで悪意のある第三者に渡ってしまうと、個人情報が流出する恐れがあります。自分自身を守るためにも、履歴書を添付しているメールにはパスワードを設定しましょう。
履歴書をメールで送る際のファイル名はどうする？
履歴書をメールで送る際は「履歴書+氏名」で記載します。大切なのは、そのファイルに何が入っているのかがひと目で分かること。そのため、名前の記載がなかったり、内容が分からなかったりして不審に思われるようなファイル名にしないよう心掛けましょう。
履歴書をメールで送る際の写真の添付方法は？
履歴書をメールで送る際の写真は、データ化して履歴書に貼り付けます。手書きで作成した履歴書の写真と同じような形になるよう作成しましょう。履歴書をメールで送ることに不安がある方は、就職・転職エージェントの「ハタラクティブ」にお気軽にご相談ください。
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一人ひとりの経験、スキル、能力などの違いを理解した上でサポートすることを心がけています！
京都大学工学部建築学科を2010年の3月に卒業し、株式会社大林組に技術者として新卒で入社。
その後2012年よりレバレジーズ株式会社に入社。ハタラクティブのキャリアアドバイザー・リクルーティングアドバイザーを経て2019年より事業責任者を務める。
