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内定の返事の仕方は？いつまでに行う？保留や辞退する場合の例文も紹介
この記事のまとめ
- 内定の返事をいつまでにするかは企業が指定することが多く、5～7日以内が一般的
- 内定の返事の仕方はメールでも良いが、電話のほうが好印象
- 内定を保留する場合は、期限や返事の仕方は自分で決めるのがマナー
- 「他社の選考結果を待っている」という理由で保留する際も正直に伝えて良い
- 内定辞退の返事の仕方に気をつけて、なるべく早めに誠意ある対応をする
内定をもらったものの、返事の仕方が分からなくて悩んでいませんか？まずは内定への感謝を述べ、承諾するのか、または保留したり辞退したりするのか伝えましょう。内定の承諾を保留にする場合は、企業に失礼がないようにタイミングやマナーを守って返事をするのが重要です。また、辞退をするときは早めに連絡しましょう。このコラムでは、内定への返事の仕方やマナー、保留や辞退をするときの伝え方を例文を交えて解説します。
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内定に対する返事の仕方
内定の連絡に対する返事では、内定を出してくれたことに対する感謝と、内定を受ける（辞退する）ことを明確に伝えましょう。「ありがとうございます」だけだと、承諾か辞退か分からず相手が困ってしまいます。
「ありがとうございます、喜んでお受けいたします」「ありがとうございます、ご期待に添えるよう精一杯努力いたします」など、内定を受けるのかどうかがはっきり伝わる返事を意識しましょう。
内定の返事はいつまでにするのがマナー？
内定の連絡に対する返事は早ければ早いほど良いですが、遅くとも連絡から1週間以内に返答するのが一般的とされています。
ただし、内定通知には返答期限が記載されていることが多いので、その期限内であれば内定の承諾を検討するのは問題ありません。内定先が第一志望であらかじめ承諾の有無が決まっていれば、即日の連絡でもOKです。
すぐに内定の返事ができないときは？
すぐに返事ができないときは、「回答を△日までお待ちいただけますでしょうか」と自分で期日を決めて、企業側に伺いを立てましょう。転職の場合、現職での引き継ぎや退職交渉などで期日までに返事ができないことも。また、他社の選考も受けている場合は選考結果を待ってから返事をしたいということも考えられます。
期日の延長は1週間〜10日以内が一般的。延長期間があまりにも長いと企業の採用計画に影響を及ぼすため、期日の設定には配慮が必要です。
なお、具体的な期日を決めず、「検討するのでお待ちください」などの一方的な伝え方はマナー違反。「配慮が足りない」と企業側にマイナス印象を与えやすいので注意しましょう。
保留を願い出る場合の具体的な返事の仕方は、「内定の保留期間は1週間？依頼するコツと考えられるトラブルの対処法を紹介」の記事を参考にしてみてください。
正直に理由を伝えてOK
「他社の選考結果が出るのを待っている」「現職に残るかどうか決めかねている」などの理由を伝えると失礼なのではと悩む人が多いようですが、正直に伝えて問題ありません。就職・転職は人生を左右する大事なことなので、複数の選択肢を比較検討して悩むのは当然だと理解している企業が多いからです。内定保留する理由を曖昧にするよりも、正直に伝えたほうが企業からの心証が良くなる可能性があります。内定連絡への返事の仕方は電話？メール？
電話のほうが相手に確実に内容が伝わるため、内定連絡への返事は電話でするのがおすすめです。自分の言葉で直接感謝の気持ちを伝えられるので、丁寧な印象も与えやすいでしょう。
ただし、内定の返事は企業に合わせて良いとされることが多く、企業がメールや郵送で内定通知を送ってきた場合は、メールで返信をしてもマナー違反ではありません。
以下で電話とメールそれぞれの返事の仕方を解説しているので、自分にはどちらが合っているのかを判断するための参考にしてみてください。
内定連絡の返事の仕方で好印象なのは電話
電話は相手と直接話せるため、感謝の気持ちや熱意が伝わりやすいでしょう。ビジネスにおいても、大事な場面ではメールではなく、電話をかけることがあります。電話で返事をすることで、内定通知を「大事なこと」だと受け止めている姿勢を伝えることにもなるので、おすすめの方法です。
なお、企業に電話をかけるときは、忙しい時間帯は避けるのがマナー。始業直後や夕方を避けて11時頃や14時頃が良いといわれています。
メールや郵送にはメールで返事をしても良い
内定通知がメールや郵送で送られてきた場合は、メールのみで返信をしても問題ありません。ただし、電話のほうが好印象であることは念頭に置いておきましょう。また、電話をしたものの先方が不在だった場合は、メールでその旨を伝えるのが一般的です。
内定承諾のお礼メールを送る際は、「内定通知メールへの返信マナーとは？承諾・保留する際の例文をご紹介」のコラムを参考にしてみてください。
手紙で返事をするのは避けよう
手紙で内定の連絡を受けた場合は、電話かメールで返事をしましょう。たとえ郵送で連絡を受けても、手紙で返事をするのは避けるべきです。手紙は相手に届くまで時間が掛かるため、少しでも早く返事が欲しい企業にとって配慮不足と思われかねません。就職・転職エージェントのハタラクティブでは、企業とのやり取りを担当のキャリアアドバイザーが代行いたします。「失礼に当たらないよう行動したい」「現職と転職活動の両立が大変」とお悩みの方は、ぜひ利用をご検討ください。
ハタラクティブアドバイザー後藤祐介からのアドバイス
内定連絡への電話での返事の仕方【例文】
ここでは、実際に電話で内定連絡に返事をする場合の話し方の例を紹介します。承諾する場合も辞退する場合も、マナーを守った返答を心掛けましょう。
承諾する場合
「お世話になっております、内定の連絡をいただいた畑楽太郎と申します。人事部の○○様はいらっしゃいますか？
この度は、内定を頂き、誠にありがとうございます。ぜひ内定を受けたいと思い、電話いたしました。入社後は一日も早く力になれるよう努力いたしますので、どうぞよろしくお願いいたします」
まずは自分の名前を名乗り、採用担当者の手が空いているかたずねましょう。続いて、内定をもらったことへの感謝と、「受ける」という意思を簡潔に伝えます。採用担当者にとっては業務時間にあたるため、冗長になり過ぎないように意識することが大切です。
辞退する場合
「お世話になっております、内定の連絡をいただいた畑楽太郎と申します。人事部の○○様はいらっしゃいますでしょうか？この度は、内定を頂き、誠にありがとうございます。誠に申し訳ございませんが、今回の内定を辞退したいと思い、ご連絡いたしました。大変悩みましたが、今後のキャリアプランを考えた結果、よりご縁を感じた他社への入社を決意した次第です。御社には貴重なお時間を割いて頂き、感謝しております。ありがとうございました」
内定を辞退する場合も、感謝の気持ちは忘れずに伝えましょう。加えて、内定辞退に至った理由も具体的に説明すると企業側に納得してもらいやすくなります。
保留する場合の伝え方については、このコラムの「理由別の内定保留の返事の仕方と例文」をご覧ください。
内定連絡へのメールでの返事の仕方【例文】
ここでは、メールで内定連絡に返事をする場合の書き方を、承諾、辞退、保留に分けて例文で紹介します。ご自身の状況に当てはまる例文を参考にしてみてください。
承諾する場合
件名：内定承諾のご連絡
株式会社○○ 人事部○○様
お世話になっております。内定の通知をいただきました畑楽太郎と申します。先ほどお電話いたしましたが、ご多忙のようでしたので、メールにて失礼いたします。
この度は内定のご連絡をくださり、誠にありがとうございます。ぜひ、貴社の内定をお受けしたいと思います。入社後は一日も早く貴社に貢献できるよう努力いたしますので、どうぞよろしくお願いいたします。
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畑楽太郎（名前）電話番号：000-0000-0000Eメール：○○○○○
辞退する場合
件名：内定辞退のご連絡
株式会社○○ 人事部○○様
お世話になっております。内定の通知をいただきました畑楽太郎と申します。先ほどお電話いたしましたが、ご多忙のようでしたので、メールにて失礼いたします。
この度は内定のご連絡をくださり、誠にありがとうございます。大変恐縮ですが、熟考した結果、内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
選考では貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、このようなご連絡となり誠に申し訳ございません。
末筆ながら、貴社の益々の発展を心よりお祈り申し上げます。
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畑楽太郎（名前）電話番号：000-0000-0000Eメール：○○○○○
保留する場合
件名：内定辞退のご連絡
株式会社○○ 人事部○○様
お世話になっております。内定の通知をいただきました畑楽太郎と申します。先ほどお電話いたしましたが、ご多忙のようでしたので、メールにて失礼いたします。
本来すぐにでもご連絡すべきところですが、他に選考中の企業があり、選考結果を踏まえたうえで返答したいと考えております。大変申し訳ございませんが、○月○日まで返答をお待ちいただくことは可能でしょうか。
ご迷惑をおかけしてしまい申し訳ございませんが、ご検討のほど、どうぞよろしくお願い致します。
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畑楽太郎（名前）電話番号：000-0000-0000Eメール：○○○○○
内定保留の返事の仕方は、次の項でも解説しています。理由別の返答例文も掲載しているので、ぜひお役立てください。
理由別の内定保留の返事の仕方と例文
この項では、内定保留の伝え方を理由別に解説します。理由ごとの例文もまとめましたので、企業側に良い印象を与えつつ内定を保留してもらうためにぜひお役立てください。
他社と比較して迷っている場合
他社の選考結果を待っているため内定を保留したい場合は、正直に伝えましょう。社名や志望順位まで言う必要はありませんが、複数の選考を受けていることは伝えても問題ありません。企業側も、迷いながら入社して早期退職になるより、事前によく検討し、納得したうえで入社して欲しいと考えていることがほとんどでしょう。
連絡する際には「内定をくれたことに感謝している」「すぐに返事ができずに申し訳ないと思っている」といった旨を伝えるのがポイントです。
例文
「この度は内定のご連絡をくださり、誠にありがとうございます。入社について、他社の選考結果も踏まえてお返事したいと思っております。大変申し訳ございませんが、○月○日まで返答をお待ちいただくことは可能でしょうか。私の都合で恐縮ですが、ご検討くださいますよう、よろしくお願いいたします」
不安要素があり入社を迷っている場合
応募先企業に対して不安や疑問がある場合、どのようなことで悩んでいるのかを正直に伝えましょう。企業によっては詳しく説明してくれたり、職場見学の機会を作ってくれたりと、悩みを解消するために対応してくれる場合があります。
例文
「この度は内定のご連絡をくださり、誠にありがとうございます。貴社で働きたいという気持ちは強いのですが、懸念点があり、返答に迷っております。私の営業力を認めて採用してくださったということですが、面接でお話したように、将来は販促や企画の仕事に携わりたいと考えております。営業職として入社したあと、希望の仕事につながるようなキャリアプランがあるのか、もう少し詳しい情報をいただけますと幸いに存じます。改めて検討し、△月△日までに回答したいと思いますので、お待ちいただくことは可能でしょうか。私の都合で恐縮ですが、ご検討くださいますよう、よろしくお願いいたします」
現在の会社と比較して迷っている場合
現在の会社に留まるかどうかを迷っている場合は、迷っている理由を伝えましょう。配属先や担当業務について不安要素があるなら、応募先企業に相談すると改めて面談を設定してくれる可能性があります。詳しく話を聞くことで判断材料が増え、比較検討しやすくなるでしょう。
例文
「この度は内定のご連絡をくださり、誠にありがとうございます。貴社で働きたいという気持ちは強いのですが、現職の仕事内容と比較して迷っている点があります。現職では担当が細分化されておりますが、貴社では幅広く業務を担当すると伺いました。私の専門分野以外の仕事をどのように担当していくのか、もう少し詳しい情報をいただけますと幸いに存じます。改めて検討し、△月△日までに回答したいと思いますが、お待ちいただくことは可能でしょうか。私の都合で恐縮ですが、ご検討くださいますよう、よろしくお願いいたします」
「内定保留を電話でしたいときのマナーとは？承諾や辞退の伝え方も例文で解説」では、内定保留を伝える際のマナーを解説しているので、あわせてご一読ください。
内定辞退を伝える際のマナー
企業は時間とコストを掛けて採用活動を行い、内定を出しています。内定辞退の際は、企業への感謝とお詫びの気持ちを込めて、誠意ある対応を心掛けましょう。また、他社に入社後、内定を辞退した会社と仕事で関わる可能性もあります。辞退するからといって「もう関係ない」と失礼な対応をするのはおすすめできません。
以下で紹介しているマナーを参考に、適切な行動をとりましょう。
辞退の連絡は電話でするのがマナー
内定辞退はメールではなく、電話で伝えましょう。前述のとおりメールよりも電話のほうが早く確実に相手に伝えられます。
また、採用予定者が辞退すると、企業側はほかの応募者に追加で内定連絡をしたり、選考を行ったりといった対応をしなければなりません。企業側の手間を最小にするためにも、内定辞退の連絡は少しでも早く企業に伝えるのがマナーです。
辞退の理由は伝えなくても良いが聞かれる可能性もある
内定を辞退する理由は伝えなくても良いですが、担当者から聞かれる可能性はあります。電話をする前に、内定を辞退する理由を説明できるように準備しておくのが無難です。
ただし、「第一志望ではなかった」「もっと良い条件の会社に決めた」などのネガティブな理由は失礼になるので避けましょう。「キャリアプランによりフィットする選択をした」「得意分野をより活かせる仕事を選んだ」など、現状ではなく今後の可能性に関するような理由を伝えましょう。
やむを得ない理由がある場合のみ内定承諾後の辞退も可能
内定辞退は内定承諾書を取り交わす前にするのが一般的ですが、やむを得ない事情がある場合は、内定承諾後の辞退が可能です。
内定承諾の返事をすると、企業と内定承諾書を取り交わします。内定承諾書は双方が内定に合意したことを表す書類です。内定承諾書に法的な拘束力はないため、企業が内定辞退を拒否したとしても、辞退できるでしょう。ただし、内定を承諾しているにも関わらず辞退することは企業に多大な迷惑が掛かります。「どうせ辞退できるから」と安易に考えて内定を承諾するのは控えましょう。
内定連絡に返事をする際の3つの注意点
内定連絡に返事をする際の注意点
- 明確に意思表示する
- 回答期限の延長は1回限り
- 承諾後に辞退する場合は早めに伝える
内定連絡に返事をする際は、「明確に意思表示する」「回答期限の延長は1回限り」「承諾後に辞退する場合は早めに伝える」の3点を意識しましょう。
ここでは、それぞれについて詳しく解説しています。参考にして、企業側に好印象を与えられる返事をしましょう。
1.明確に意思表示する
内定の連絡に返事をする際は、相手にきちんと伝わるよう明確に意思表示をしましょう。
承諾する場合はもちろん、辞退する場合もあいまいな言い回しは避け、自分の意思をはっきりとした言葉で伝えることが重要です。相手に辞退の意思が伝わらないと認識に齟齬が生じ、承諾と受け取られて手続きが進んでしまう可能性があります。誤解を避けるためにも、どのような返事の場合も自分の意思を明確に伝えましょう。
2.回答期限の延長は1回限り
回答期限を延長できるのは、基本的に1回限りです。何度も延長するのは失礼にあたるだけでなく、入社意欲が低いと見なされる可能性があります。場合によっては内定が取り消しになることも考えられるので、何度も延長するのはやめましょう。
3.承諾後に辞退する場合は早めに伝える
内定連絡に承諾の返事をした後も辞退することは可能ですが、その場合はなるべく早めに辞退の意思を伝えましょう。内定承諾後は企業側が入社に向けた準備を進めているため、辞退の申し出が遅くなってしまうとその分迷惑が掛かります。内定承諾後に辞退したいと思った場合は、すぐに企業に伝えましょう。
どのような返事をする場合も感謝を伝えよう
内定連絡にどのような返事をする場合も、忘れずに感謝を伝えましょう。企業に対する感謝を述べることで、承諾する場合は入社意欲が、辞退や保留する場合は誠意が伝わりやすくなります。内定は企業が時間を割いて決めたことなので、誠実な対応を心掛けましょう。就活や転職活動で悩んでいるなら、就職・転職エージェントのハタラクティブの利用がおすすめです。ハタラクティブは20代の第二新卒や既卒に特化したエージェント。仕事探しから内定獲得後のケアまで、一貫してサポートいたします。内定の承諾に迷ったときも、専任のキャリアアドバイザーに相談可能。また、企業とのやり取りはキャリアアドバイザーが代行しますので、返事の仕方で悩むこともないでしょう。ぜひ、お気軽にお問い合わせください。
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一人ひとりの経験、スキル、能力などの違いを理解した上でサポートすることを心がけています！
京都大学工学部建築学科を2010年の3月に卒業し、株式会社大林組に技術者として新卒で入社。
その後2012年よりレバレジーズ株式会社に入社。ハタラクティブのキャリアアドバイザー・リクルーティングアドバイザーを経て2019年より事業責任者を務める。
