採用メールに返信は必要？入社・辞退どちらも使える例文付きで徹底解説！

この記事のまとめ

• 採用メールは、届いてから24時間以内にお礼文を添えて返信する
• 採用メールの返信は、入社・辞退どちらの場合もマナーとして必要
• 入社する場合は抱負を、辞退する場合は辞退理由を簡潔に述べよう
• 内定を辞退する理由は、企業の批判にならないよう自己都合の部分を強調しよう

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「応募企業からの採用メールが届いたけれど、返信するべき？」「どんな文章が正解？」と悩む方も多いのではないでしょうか。入社・辞退のどちらにしても、迅速かつ丁寧な対応は社会人としてのマナーです。このコラムでは、採用メールの返信マナーや例文をケース別にわかりやすく解説。迷わず対応できるよう、今のうちにポイントをおさえておきましょう。

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採用メールには返信するべき？

応募先企業から内定通知のメールが来た場合、入社する意思があるかないかに関わらず、マナーとして返信は必要。
入社の意思がある場合は、これからお世話になる会社で少しでも良いイメージを残せるよう、早めの返信を意識しましょう。入社を見送る場合は企業側に改めて選考する手間をかけることになるため、できるだけ早く辞退の旨を知らせることが大切です。

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採用メールに返信する際の3つのポイント

メールで届いた採用通知には、時間を空けずすぐに返信するのがマナーです。また、メール自体はビジネスマナーを守って作成しましょう。

1.24時間以内に返信する

入社する意思が固まっているのか、迷っているのか、連絡が来るまで企業側は待つしかありません。企業には採用計画があるため、辞退であれば次の候補者に連絡する必要があります。

応募先企業に好印象を残すためにも、採用メールには24時間以内には返信しましょう。数日経ってからの連絡では、マイナスイメージを与える恐れがあるからです。

2.意思をはっきりと示す

返信メールを出す目的は、入社するのかそうでないのかを伝えることです。入社か辞退かを明確に記すことに注意し、「ありがとうございます」など曖昧な表現は避けるのがポイント。
入社を決めているなら抱負を、辞退するなら簡単な理由を最後に付け加えましょう。

3.文面はビジネスマナーに則って書く

採用メールをはじめ、企業とのやり取りはすべて「ビジネス」に該当します。「自分はフリーター／学生だから」とビジネスマナーを守らないと、常識に欠ける印象を与えてしまうでしょう。

ビジネスメールの基本は「件名は簡潔で分かりやすく／件名は変更しない」「会社名・部署名・氏名・様の宛先を使用する」「冒頭に挨拶と名乗り文を入れる」など。採用メールに対する返信なら、入社の意思を固めた場合でも辞退する場合でも、お礼のコメントは必ず添えましょう。

なお、締めの言葉は、入社する場合は簡潔に今後の抱負を述べましょう。辞退する場合は相手に迷惑をかける点を考慮してより丁寧にお詫びし、結びの言葉としてください。

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採用メールにすぐに返信できないときの対処法

就活や転職活動中は、複数の企業の選考を同時に受けるのが一般的です。そのため、内定連絡をもらってもすぐに返信ができないこともあるでしょう。

企業も、就活や転職活動で複数企業の選考を受けていることは承知しています。そのため、回答の保留を申し出れば快諾してくれる可能性は高め。ただし、「相手が納得する理由を伝える」「根拠のある期限を提示する」を守りましょう。なお、返事を保留できる期間は一般的に1週間程度です。

「内定承諾を待ってもらうには？メールや電話での対応や保留期間を紹介！」では、内定承諾を待ってもらう場合のポイントや例文、保留する場合のリスクなどを解説しているので、参考にしてみてください。

採用通知に対するメール返信の例文

ここでは、「内定を承諾する」「内定を辞退する」「回答を保留する」の3つのパターンで採用メールに対する返信の例文をまとめています。

内定を承諾する場合

内定を承諾するときは、「内定という結果に対する感謝」「承諾の意思表示」「入社後の意欲・抱負」を述べましょう。また、企業名や担当者名に誤字脱字がないか必ずチェックを行います。
内定承諾後の流れについて確認したいときは、「今後の手続きや必要なご連絡について、ご教示いただけますと幸いです」といった一文を追加してOKです。

入内定を辞退する場合

内定を辞退するときは、前述したとおり最初に「内定という結果をだしてくれたことに対するお礼」を述べます。続いて、内定を辞退する旨を曖昧にせず、はっきりと伝えます。
理由については具体的に述べる必要はなく、「検討の結果」「一身上の都合」としても問題ありません。「内定辞退の理由を伝える方法！失礼にならないためのマナーや注意点を解説」のコラムも併せてご確認ください。

回答を保留する場合

回答を保留する場合は、承諾や辞退よりも早めに返信するといいでしょう。確実に採用担当者に伝えるために、電話で伝えたあとに記録の目的でメールを送るのがおすすめ。
また、必ず回答期限を示し、期限までに結果を伝えます。

【まとめ】採用メールにはマナーを守って返信しよう

企業からの内定連絡がきたら、承諾でも辞退でも、時間を空けずに返信するのがマナー。「もう内定したから」と油断した返信をしてしまうと雑な印象を与え、入社後に影響を及ぼす可能性もあります。

企業とのメールのやり取りに不安があるなら、エージェントを利用するのがおすすめ。エージェント経由で応募した場合、企業とのやり取りは基本的にエージェントが代行します。伝えづらい辞退連絡もエージェントから伝えてくれるので、自分に合う企業をしっかりと選べるでしょう。

ハタラクティブでは、20代の若年層を対象に就活サービスを提供しています。求人数が豊富なので、あなたに合った職場のご紹介も可能。採用通知のお礼連絡についてもエージェントが間に入って代わりに引き受けるので、煩わしさを感じることなく就活に集中することができます。
まずは、お気軽にご相談ください。

内定を辞退する際は、企業の良くない点を述べるのは止めましょう。社員の態度が嫌だった、オフィスが汚れていたなど気になった点があったとしても、それには触れずにあくまでも自己都合による辞退であると伝えるのがマナーです。

採用メールの返信に関するよくある質問

ここでは、採用メールに関してよくある質問と回答について、Q＆A形式でまとめました。

採用メールへの返信で質問をしてもいいですか？

もちろんOKです。勤務開始日やシフト、持ち物など、不明点がある場合は質問を添えて返信しましょう。ただし、聞く内容は要点を絞り、1通のメールで完結させるのがマナーです。

面接通過のメール（一次面接合格）にはどんな返信が適切？

一次面接や書類選考など、選考途中での通過連絡にも必ず返信しましょう。「採用メール」という表現が使われていても、まだ最終合格ではないこともあります。その場合でも、お礼と次回の選考への意欲を丁寧に伝えることが大切です。

採用メールで「返信の返信」が必要な場合はありますか？

企業側から返信がきた場合、内容に応じて返信する必要があります。例えば「入社日の確認」や「書類の送付依頼」などに対しては、早めの返信が求められます。2回目以降の返信については、「面接メールの2回目に返信する内容は？例文もあわせてご紹介！」のコラムでご確認ください。

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監修者：後藤祐介キャリアコンサルタント

一人ひとりの経験、スキル、能力などの違いを理解した上でサポートすることを心がけています！

京都大学工学部建築学科を2010年の3月に卒業し、株式会社大林組に技術者として新卒で入社。
その後2012年よりレバレジーズ株式会社に入社。ハタラクティブのキャリアアドバイザー・リクルーティングアドバイザーを経て2019年より事業責任者を務める。

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