応募企業からの採用メールには返信すべきか、どのような文章にするか、悩む方も多いのではないでしょうか。入社する、しないに関係なく、採用メールには迅速に返信することが就活において非常に重要です。このコラムでは、採用メールの返信の仕方について取り上げています。入社する場合や辞退する場合に備えて、今から対応の仕方を学んでおきましょう。

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採用メールには返信するべき？

応募先企業から内定通知のメールが来た場合、入社する意思があるかないかに関わらず、マナーとして返信は必要だと知っておきましょう。入社を見送る場合は企業側に改めて選考する手間をかけることになるため、できるだけ早く辞退の旨を知らせることが大切です。入社の意思がある場合はこれからお世話になる会社で少しでも良いイメージを残せるよう、早めの返信が期待されます。

採用メールに返信する際のポイント

採用通知に返信するときはどのような点に注意すれば良いのでしょうか？参考までに、以下をご覧ください。

採用メールには24時間以内に返信する

入社する意思が固まっているのか、迷っているのか、あなたの連絡が来るまで企業側は待つしかありません。応募先企業に好印象を残すためにも、採用メールには24時間以内には返信するようにしましょう。数日経ってからの連絡では、マイナスイメージを与える恐れがあるからです。

文面はビジネスマナーに則って書く

入社の意思を固めた場合でも、辞退する場合でも、お礼のコメントは必ず添えるようにします。
また、このメールを出す目的は、入社するのかそうでないのかを伝えることです。入社か、辞退かを明確に記すことに注意し、曖昧な表現は避けるのが重要です。入社を決めているなら抱負を、辞退するなら簡単な理由を最後に付け加えるようにしましょう。

締めの言葉

入社する場合は簡潔にお礼を述べるだけで大丈夫です。辞退する場合は相手に迷惑をかける点を考慮してより丁寧にお詫びし、結びの言葉とするのが良いでしょう。

採用メールにすぐに返信できない場合

就活や転職活動中は、複数の企業の選考を同時に受けるのが一般的です。そのため、内定が出たとしてもすぐに返信ができない…ということも。「内定を待ってもらうにはどうする？メールの例文や一般的な保留期間を紹介！」では、内定を待ってもらう場合のポイントや例文、保留する場合のリスクなどを解説しているので、参考にしてみてください。

不採用の際もメールの返信は必要？

採用だけでなく、不採用の場合もメールで結果の連絡が来る場合が多くあります。基本的に不採用通知には返信は不要ですが、返信してはいけない、というわけではありません。「不採用通知に返信する意味とは？書くべき内容はこれ」では、不採用の場合の返信の必要性や返信の例文などを解説しています。選考時に時間を割いてくれた企業や担当者に感謝の気持ちを伝えたいとお考えの方は、チェックしてみてください。

採用通知に対する返答の例文

入社する場合と辞退する場合、それぞれの採用メールの返信例文をご紹介します。

入社希望の場合

件名：採用の御礼を申し上げます　【氏名：◯◯××より】

株式会社○○○○
人事部　◯◯△△様

お世話になっております。

採用通知をいただいた◯◯××です。

このたびは、採用のお知らせをいただき、誠にありがとうございます。
心より感謝申し上げます。

御社に貢献できるよう尽力いたします。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

———————————
氏名：◯◯××
住所：
電話：
E-mail：
———————————

入社辞退の場合

件名：内定辞退のお詫び　【氏名：◯◯××より】

株式会社○○○○
人事部　◯◯△△様

大変お世話になっております。
本日、貴社より内定通知を頂きました、◯◯でございます。

このような光栄な機会をいただきながら大変恐縮ですが、
このたび一身上の事情により内定を辞退させていただきたくご連絡いたします。

貴社から内定通知をいただき、自分がどのように貢献できるか自分の適性をふまえて再度熟考した結果、
別の会社との方に縁を感じたため、内定を辞退させていただく決意を固めました。

貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、このようなお返事となってしまい、大変申し訳ございません。
本来なら直接お伺いしてお詫び申し上げるべきところ、メールでのご連絡となることを、
何卒ご理解いただきたく存じます。

貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。
この度は、誠にありがとうございました。

———————————
氏名：◯◯××
住所：
電話：
E-mail：
———————————

入社を辞退する場合は、メールよりも丁寧な印象を与える、と電話連絡を勧める人も多数います。
電話連絡の場合は次の例文をご参考ください。

「いつも大変お世話になっております。○○大学□□学部の○○××（氏名）と申します。
この度は採用のご連絡を頂きありがとうございました。
大変恐縮なのですが、よく検討した結果、別の企業に入社する意思が固まったため採用を辞退させていただきたくお電話しました。
貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、このような結果になってしまい大変申し訳ございません。
本来ならば直接お伺いしなければならないところですが、電話連絡にて失礼いたします。」

内定を辞退する際は、企業の良くない点を述べるのは止めましょう。社員の態度が嫌だった、オフィスが汚れていたなど気になった点があったとしても、それには触れずにあくまでも自己都合による辞退であると伝えるのがマナーです。

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