「内定辞退をメールのみで行うのはマナー違反になる？」と不安に思っている方もいるでしょう。しかし、マナーさえきちんと守って対応すれば、内定辞退をメールのみで済ませることは可能です。
このコラムでは、メールで内定辞退の連絡をするときの方法やマナー、注意点をまとめました。相手の顔や声が分からないメールだからこそ、丁寧な対応が求められます。メールの例文も掲載しているので、あわせて確認しましょう。

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内定辞退の連絡はメールのみで良い？

結論から言えば、内定辞退の連絡はメールのみで行うことも可能です。本来なら、お世話になった採用担当者に電話で内定を辞退を伝えるのが礼儀ですが、内定辞退を伝える方法としてメールを利用することが今では一般的になってきているようです。ただし、企業によってはメールで連絡することを非常識と感じる可能性があります。そのため、内定辞退を連絡する手段で迷ったら、基本的には電話で連絡するのが望ましいでしょう。

内定辞退メールの例文と注意点

内定辞退メールに限らず、ビジネスメールでは件名で簡潔に内容を示すのがマナーであり、ルールです。また、長々と挨拶文や言い訳のような文章は書かずに結論から書き始めたり、誤字脱字がないか確認したりしましょう。以下では内定辞退メールを送る際の注意点と例文を紹介します。

内定辞退メールの注意点

ビジネスシーンでは毎日多くのメールのやり取りが行われているため、件名だけで内容が推測できるのがベターです。相手が優先度の高いメールだと判断できるように「内定辞退のご連絡（氏名）」「内定辞退について（氏名）」など、分かりやすい件名にしましょう。

メールの内容は簡潔さを心掛け、結論から書き始めます。挨拶文が長かったり、辞退の理由を先に書いたりすると「内定を辞退する」という目的が分かりにくくなってしまいます。
また、送信前に誤字脱字がないか必ず確認してください。ビジネスシーンにおいて誤字脱字は信頼性を損なうもの。特に、相手の会社名や氏名は間違いがないように注意することが大切です。役職名や部署名は会社によって異なることも多いので、失礼のないよう重点的に確認するのが望ましいでしょう。

転職の内定辞退のメールの例文

内定辞退メールを送るときの5つのマナー

内定辞退をメールで連絡するときは、可能な限り早く確実に行うのがマナー。メールはその手軽さからマナーを忘れてしまう場合がありますが、あくまでもビジネス上のやり取りであると心に留め、丁寧な対応に努めることが大切です。
ここでは、内定辞退メールを送る際のマナーを紹介するので、確認しておきましょう。

1.確実に連絡する

「内定辞退のメールを作成したにもかかわらず、送信を忘れた」「メールを送信したはずなのに、相手に届いていなかった」などの場合があるでしょう。しかし、これらの状況はビジネスの場では決して許されることではありません。
確実に連絡を入れるには、メールの作成から時間を空けずに送信するのがおすすめです。または、事前に電話で内定辞退について一報入れてから詳細をメールすると、メールが届かなかった場合も安心でしょう。

2.早めに連絡する

内定を辞退すると決めたら、一刻も早く連絡することを心掛けましょう。基本的には、内定の通知から2〜3日以内を目安に、遅くても1週間以内には断りを入れてください。内定辞退者が出れば、企業側はほかの応募者を採用する必要が出てくる可能性があります。再び選考を実施する可能性もありますし、予備合格者に正式な内定連絡を入れるにしても時間が必要です。
また、転職の場合は内定から入社までの期間が短いことが多いので、辞退を決めたらできる限り早い段階で連絡を入れるのが望ましいでしょう。

3.相手に配慮した時間帯に連絡する

家族や友人などプライベートのメールは時間を気にしないかもしれませんが、ビジネスシーンにおいては相手の営業時間内に連絡するのが基本です。内定辞退の連絡は企業の営業時間内に行い、採用担当者の就業時間を把握しているならその間に連絡しましょう。仕事の都合上、どうしても遅い時間帯になるなら「夜分に失礼いたします」といった文言を加えるか、送信時間を指定できるサービスを利用しましょう。

4.丁寧な対応を心掛ける

「内定を辞退するからもう会わない」と考え、つい適当な対応をしてしまう方もいるかもしれませんが、できるだけ誠意をもって丁寧な対応を心掛けましょう。特に、同じ業界に就職・転職する場合は、断りを入れた会社がクライアントや取引先になる可能性があります。不適切な対応を取ると業務に影響を及ぼしかねません。
内定を辞退した先の会社と今後接点がある・ないにかかわらず、「忙しいなかで時間を設けてくれた」「自分の都合で相手に迷惑をかけている」と考え、誠意ある対応をするのが社会人としての基本マナーです。

5.内定承諾後に辞退する際は電話で連絡する

内定承諾したあとに辞退する場合は、さらに早めの連絡が必要になるため、電話で採用担当者に伝えるのがマナーです。応募者が内定承諾をしたあと、採用担当者は社内で入社の手続きを進めます。そのため、採用担当者の手間を増やさないために、電話で確実に伝えるのがおすすめです。
電話を掛ける際は、お礼と辞退することやその理由を述べ、最後にお詫びをしましょう。

転職の内定辞退をメールのみで行うメリット

転職の内定辞退をメールのみで行うことには、応募者と企業側の双方にメリットがあります。以下で詳しく説明するので、確認してみてください。

内定辞退をメールのみで伝える応募者側（自分）のメリット

内定辞退をメールのみで伝える場合の応募者側のメリットには、辞退する旨を企業に直接言わなくて済む点が挙げられます。そのため、「内定辞退を伝えにくい」という方にとって大きな利点といえるでしょう。また、メールであれば、内容や誤字脱字を確認したうえで送信できるのもメリット。送信したメールは記録として残るため、送信ミスも起こりにくいでしょう。

内定辞退をメールのみで伝える企業側のメリット

メールなら空き時間に確認や対応ができるため、無駄なく作業ができる点が企業側のメリットとして挙げられます。電話や訪問で報告を受ける場合、少なからず採用担当者は時間を割くことになります。
企業によっては次の人材を探す必要に迫られる可能性があるため、メールでの連絡の方が効率が良い場合があるでしょう。
選考辞退のメールの送り方で悩んでいる方は、「選考辞退をメールで伝えるのはマナー違反？例文や注意点もご紹介！」のコラムをご覧ください。

企業とのやり取りに不安があるなら、就職・転職エージェントの活用がおすすめです。
就職・転職エージェントのハタラクティブは、専任のキャリアアドバイザーが企業とのやり取りを代行します。面接日程の調整だけでなく、内定や辞退に関する連絡もお任せください。
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内定辞退をメールのみで行うことに関するお悩みFAQ

ここでは、内定辞退のメールに関するお悩みにQ＆A形式でお答えします。新卒者の場合や内定辞退の理由についての疑問にもお答えしているので、参考にしてみてください。

新卒は内定辞退をメールのみで伝えて大丈夫？

新卒者も転職者と同様で、基本的にはお世話になった採用担当者に電話で内定辞退を伝えるのが礼儀ではありますが、メールで伝えることも可能です。
ただし、メールで内定辞退を伝える際は、言葉遣いや送信する時間などメールのマナーを守るように心掛けましょう。ビジネスメールの言葉遣いについては「印象が良いビジネスメールの言い回しとは？間違えやすい敬語をご紹介」のコラムをご参照ください。

内定辞退のメールで理由を伝えるのは失礼？

内定辞退の理由を採用担当者に聞かれた場合は、「給与が低い」といった企業を批判する内容は避けましょう。
もし「他社から内定をもらった」「現職に残る」などの理由であれば、具体的に説明することで、採用担当者の納得が得られやすい可能性があります。内定辞退の理由を伝える方法については、「内定辞退の理由を伝える方法！失礼にならないためのマナーや注意点を解説」のコラムをご覧ください。

内定辞退のメールマナーが分かりません…

内定辞退のメールマナーは、「件名は内容が分かりやすいように簡潔に記載する」「企業の営業時間内に送る」などが挙げられます。メールに関する注意点や例文を知りたい方は、このコラムの「内定辞退メールの例文と注意点」を確認してみてください。
また、内定辞退のメールマナーだけでなく、選考について企業と連絡を取る際のマナーが分からない方は、ハタラクティブにご相談ください。一人ひとりの適性に合った求人の紹介から企業と面接の日程調整までサポートいたします。