- フリーター就職支援「ハタラクティブ」TOP
- お役立ち記事TOP
- 履歴書を送るメールの作り方とは？書き方や例文も紹介
履歴書を送るメールの作り方とは？書き方や例文も紹介
更新日
この記事のまとめ
- 履歴書送付依頼のメールには期限内にできるだけ早く送る
- 履歴書を送るメールを作る際は、件名で内容が分かるようにする
- 履歴書を添付したメールの本文は「簡潔に分かりやすく」作成する
- 履歴書を添付したメールの作り方が分からない場合は、エージェントに頼るのも一つの手
「履歴書を添付するメールの作り方が分からない…」「マナーが守れているか不安」という方もいるでしょう。返信をする期限やタイミングだけでなく、相手に要件が伝わりやすいような工夫が大切です。このコラムでは、履歴書を添付するメールの作り方やマナーについて、例文を挙げて解説しています。また、メール送信前にチェックするポイントもあわせて紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。
自分に向いている仕事を
簡単に診断してみましょう
性格でわかる
私の適職診断
履歴書を送るメールを作る際のマナー
選考を受けるなかで、履歴書の提出をメールで依頼されることもあるでしょう。履歴書を送る際のメールのマナーには、いくつか気を付けるべきポイントがあります。
期限内にできるだけ早く送る
メールでの提出依頼があった場合は、期限内にできるだけ早く送るのがおすすめです。提出期限の指定がない場合も、連絡があった2～3日以内には送るようにしましょう。もしも、提出に時間がかかってしまう場合は、「△日までに送付いたします」というように、前もって連絡を入れておくことが大切です。また、メールを送る時間帯にも気を配りましょう。早朝や深夜は避け、企業の営業時間に合わせて送るようにしてください。
私用のアドレスを使う
企業とのやり取りに使用するメールアドレスは、私用のアドレスがおすすめです。利用頻度が高いメールアドレスを使用することによって、企業から届くメールの見落としを防ぐことができます。
履歴書をPDFに変換して添付する
企業から特に指定がない場合、編集を終えた履歴書のデータはPDFにして送ると良いでしょう。使用するOSによって文字化けが起こる可能性を避けられます。
PDFはダウンロードした後すぐに印刷できるため、受け取る側にとって便利なファイル形式です。また、上書き編集ができないので書類の改ざんを防ぐ役割もあります。
パソコンで変換する方法
WordやExcelで履歴書を作成した場合は以下の手順でPDFに変換できます。
1.シート上部にあるメニューから「ファイル」をクリック
2.「名前を付けて保存」をクリック
3.「ファイルの種類」のプルダウンをクリック
4.「PDF（*.pdf）」を選択
5.ファイル形式が「PDF」になっているか確認
6.「保存」をクリック
上記の手順を参考に、指定があった場合は、スムーズに変換できるようにしましょう。
手書きの履歴書を変換する方法
手書きの履歴書は、自宅やコンビニでPDFに変換できます。自宅にスキャナー付きのプリンターがある場合は、読み取りの形式を「PDF」に設定し、履歴書をスキャンすれば変換することが可能です。所有しているプリンターによって違うため、詳しくはお手持ちの説明書で確認してみてください。
コンビニのマルチコピー機を使用する場合は、以下の手順で行いましょう。
1.メインメニューで「スキャン」を選択
2.履歴書を読み取り面にセット
3.ファイルの保存形式を「PDF」に設定
4.USBメモリまたは専用アプリを準備する
5.硬貨を入れてスキャンする
事前にアプリを入れておく必要がある場合も。コンビニによって、コピー機の使い方に違いがあるため、不安な方は事前に調べておくことがおすすめです。
ファイル名は「氏名＋日付」が基本
ファイル名は、採用担当者が分かりやすいように「氏名＋日付」に変更すると良いでしょう。多くの履歴書やデータが集まるなかで、一目で内容が分かるようにすると、採用担当者の手間を省けます。件名・本文は簡潔にする
件名や本文は分かりやすく簡潔にすることがおすすめです。採用担当者のもとには、毎日多くのメールが届きます。そのため、内容を確認しやすいような配慮が必要です。
件名には「名前＋要件」を記載し、一目で本文の内容が分かるようにします。本文は余計なことは書かずに、宛先・あいさつ・要件・締め・署名を記載して内容を端的に伝えると良いでしょう。
セキュリティ対策としてパスワードを設定する
個人情報を守るためにも、ファイルにパスワードを設定すると良いでしょう。これには履歴書という個人情報の漏洩を防ぐ目的もありますが、何よりもパスワードを設定しないことで、採用担当者に「仕事でも個人情報を管理する意識のない人」「ネットリテラシーに欠けている」という印象を与えるのを避けるためです。
企業によってはパスワードの利用が身近でないところもあるので、パスワードを設定したら履歴書を添付したメールの本文にその旨を記します。このとき履歴書を添付したメール本文ではパスワードを知らせず、新たに作成した別のメールでパスワードを伝えます。
PDFファイルにパスワードを設定する方法
WordやExcelを使用している場合は、標準機能を利用してパスワードを設定できます。
1.履歴書のファイルを開く（WordまたはExcel）
2.「ファイル」で「名前を付けて保存」を選択する
3.ファイルの種類を「PDF」に設定
4.「オプション」→「PDFのオプション」で「ドキュメントをパスワードで暗号化する」にチェックを入れて、「OK」をクリック
5.任意のパスワードを入力し、「OK」を選択後、保存する
使用しているアプリケーションの更新状況や種類によって、手順が異なる場合があるため、詳細は公式サイトなどで確認してみてください。パスワードは、ランダムな英数字が無難。自分でもパスワードが分からなくならないように、メモを取っておきましょう。
圧縮ファイルにパスワードを設定する方法
圧縮ファイルの場合は、ファイルが複数ある場合にもまとめてパスワードを設定できることがメリットです。ただし、使用しているパソコンの機種や、ソフトによって手順が変わるので注意しましょう。
例として、Zip圧縮ファイルのパスワード設定方法をご紹介します。
1.Zipファイルを右クリック
2.「暗号化ZIPへ変換」をクリック
3.「圧縮形式（ZIP）」を選択
4.「暗号化（パスワード）書庫を作成」をクリック
さまざまな手順でパスワードの設定ができるため、自分がやりやすい方法で行いましょう。また、Zipファイルを使用する前にアプリのインストールや、セットアップが必要な場合があるため、必要に応じて行うようにしてください。
添付ファイルの容量に注意する
特に手書きの履歴書をスキャンして画像データとして送るときは、データの容量に注意しましょう。一般的には、メールに添付して良い容量の目安は2MB（2000KB）まで。3MBでも受信可能な企業はありますが、2MBが一般的な基準として覚えておくと良いでしょう。
スマホでPDFの履歴書を添付したメールは作れる？
スマホでも履歴書を添付したメールを作成することは可能です。しかし、採用担当者がパソコンの画面で見たときに、改行や行間によって文章が見づらくなってしまう可能性があります。相手が見やすい文章を意識して、メールを作成しましょう。履歴書を送るメールの作り方・例文
履歴書を添付するメールの本文では、簡潔に内容を伝えることが大切です。この項では、メールを作成するときのポイントを解説しています。
本文の要件を簡潔に書く
本文は、マナーに沿って要件を簡潔に書くことが大切です。「宛名」「あいさつ」「本旨」「締めの言葉」「署名」それぞれで書く内容とポイントを紹介します。
宛名
「会社名・部署名・担当者名」を記載します。このとき、企業名や部署名は、正式名称で記載するようにしましょう。もしも、担当者名が分からない場合は「採用ご担当者様」と記載すると良いでしょう。
あいさつ
「お世話になります。」や「いつもお世話になっております。」とあいさつの言葉を入れるようにしましょう。その後に「△△と申します。」と自分の名前、学生であれば▲▲大学▲▲学部など所属を明らかにします。
あいさつに関しては「『いつもお世話になっております』の意味と使い方は？状況別おすすめ例文」で詳しく解説しているので、参考にしてみてください。
本旨
要件を分かりやすく簡潔に伝えます。ファイルにパスワードを設定している場合は、後のメールでパスワードを連絡することを記載しましょう。
締めの言葉
「お忙しいところ恐縮ですが」「お手数をおかけいたしますが」など、相手に対してお礼や感謝を伝える言葉を添えるようにしましょう。
署名
最後に自分の氏名・郵便番号・住所・電話番号・メールアドレスを記載しましょう。住所の記載は必須ではありませんが、郵送でのやり取りがある場合は記載しておくことがおすすめです。署名の例については「就活メールの署名は学生も付ける？テンプレート例を紹介」を確認してください。
履歴書を送るメールの例文
履歴書を送る際のメールでは、実際にどのような文章を作成したら良いのかを例文で解説します。上記で挙げたポイントとあわせて確認してみてください。
＜例＞
件名：履歴書送付の件／氏名△△ △△
本文：
応募先企業名
採用ご担当者様
いつもお世話になっております。▲▲の△△と申します
先日ご連絡いただきました履歴書の送付をさせていただきます。
お忙しいところ恐れ入りますが、ご査収の程お願い申し上げます。
ーーーーーーーーーーーーーーーーーー
氏名△△ △△
〒✕✕✕‐✕✕✕✕
住所：✕✕県✕✕市✕✕町✕✕丁目
電話番号：000-0000-0000
メールアドレス：～＠～jp
ーーーーーーーーーーーーーーーーーー
本文の内容は端的で伝わりやすいことを意識しましょう。また、忙しい中確認してもらうことに対して、感謝を忘れずに伝えるようにしましょう。内容のほかには適度な改行を心がけ、見やすいレイアウトを意識するのもポイントです。採用担当者は履歴書の中身だけでなく、パスワードの設定やメールの本文でも応募者の能力や人柄を判断しています。メールで履歴書を送る際は、すべての行程で自分が評価されていると考えて送信ボタンを押しましょう。
パスワードを設定して送った場合は？
パスワードを設定したファイルを送る際には、上記の例文に「なお、ファイルにはパスワードを設定しております。後ほどメールにてパスワードをお送りいたしますので、お手数ではございますがご確認いただけたらと思います」と補足し、2通目としてパスワードを通知するメールを送るようにしましょう。このとき、1通目から2通目までの時間が空かないように、下書きをして送信の準備を済ませておくことがおすすめです。
履歴書送付メールを送る前のチェックリスト
メールの本文を作成したら、最後にもう一度確認しましょう。メールは一度送ったら修正できないため、念入りに確認しておくことが大切です。以下でチェックするポイントを解説します。
送信先のメールアドレスは間違っていないか
メールアドレスに間違いがないか確認します。特にアルファベットの見間違いや、数字の「0」とアルファベットの「O」などは間違えやすいため、注意しましょう。
宛名の会社・部署・担当者の名前は正しいか
相手の宛名は間違えてはいけないポイントの一つといえます。部署名や担当者の名前の漢字などを再度確認しておくようにしましょう。
添付ファイルに間違いがないか
一番の目的である、添付ファイルに問題がないか、今一度確認しましょう。履歴書が問題なく開けるか、名前の変更はできているかなど、再度確認するようにしましょう。
本文の誤字脱字はないか
作成したメール本文に誤字や脱字がないか、再度読みなおして確認しましょう。誤字・脱字などのミスはよくあること。不安な方はGoogleドキュメントやWordなどの、校閲機能がついているアプリで確認することがおすすめです。
本文の文字サイズやフォントは統一されているか
メール内の文字サイズやフォントは統一することがおすすめです。また、文字サイズ・フォントが意図せずに変わってしまっても、文章を打っているときには気づかない可能性があります。最後にもう一度確認しましょう。
正しい言葉遣いで書かれているか
メールの文章で使用する「書き言葉」は、話し言葉と表現が異なる場合があるため注意しましょう。たとえば、話し言葉の「御社」は書き言葉だと「貴社」となります。詳しくは「印象が良いビジネスメールの言い回しとは？間違えやすい敬語をご紹介」を参考にしてみてください。
履歴書送付メールを正しく作成して就活をうまく進めよう
メール一つでも選考に関わるという気持ちで、正しく作成しましょう。マナーを守ったメールを作成すれば、「ビジネスマナーを意識できる人」という印象を与えられることも。
もし、就職・転職活動で企業宛のメール作成に困ったら、エージェントを活用するのがおすすめです。
ハタラクティブは、20代・30代の若年層の方に対して専任のキャリアアドバイザーが一人ひとりに合った企業紹介を行うのが特徴です。一分程度でできる適職診断から、企業へのメールの返信の仕方はもちろん、応募書類の書き方や面接対策、内定後のフォローなど幅広くサポートしているので、ぜひお気軽にご相談ください。
履歴書送付メールの作り方に関するQ&A
ここでは、就職活動・転職活動における履歴書送付メールの作り方にお悩みの方に向けて、Q＆A形式で疑問に答えていきます。
「履歴書を送ってください」とメールが来たときの返信メールの例文は？
履歴書の送付依頼が来た場合は、作成した履歴書を添付して返信するようにしましょう。このとき、件名の記載や、本文の内容は読みやすく端的にすることがおすすめです。詳しい例文は、「履歴書を送るメールの作り方・例文」をご確認ください。
履歴書を添付するメールにはパスワードはいらないですか？
履歴書を添付する際は、ファイルにパスワードを設定しておくことがおすすめです。
個人情報の漏洩を防ぐ目的もありますが、何よりも「ネットリテラシーに欠けている」という印象を与えないために、パスワードを設定したほうが良いでしょう。パスワードの設定については「履歴書をメールで送付する際のパスワードは複雑にする？マナーや例文も紹介」をあわせてご確認ください。
履歴書をメールで送るときの証明写真はどうする？
履歴書をメールで送る際の証明写真は、写真館や証明写真機で撮影してデータ化しましょう。
このとき、加工したものや画質が悪いものは使用しないようにするのがおすすめです。証明写真についての詳しい内容は「履歴書をメールで送るとき写真はどうする？添付方法を詳しく解説！」を参考にしてみてください。
履歴書を添付したメールをすぐ送れないです
履歴書を添付したメールの容量が重くて送れないという方は、データの容量を見直しましょう。2MBが一般的な基準とされているため、必要に応じて圧縮するなどしましょう。
また、作成したメールに自信がなく、送れないという方もいるでしょう。「履歴書送付メールを送る前のチェックリスト」を確認してみてください。
それでも不安が残る人は、転職エージェントに相談してみるのも一つの手です。就職・転職エージェントのハタラクティブの利用をご検討ください。一人ひとりにあったアドバイスのほかにも、書類添削や面接対策など就活全般をサポートします。
- 経歴に不安はあるものの、希望条件も妥協したくない方
- 自分に合った仕事がわからず、どんな会社を選べばいいか迷っている方
- 自分で応募しても、書類選考や面接がうまくいかない方
ハタラクティブは、主にフリーター、大学中退、既卒、そして第二新卒の方を対象にした就職・転職サービスです。
2012年の設立以来、18万人以上(※)の就職・転職をご支援してまいりました。経歴や学歴が重視されがちな仕事探しのなかで、ハタラクティブは未経験者向けの仕事探しを専門にサポートしています。
経歴不問・未経験歓迎の求人を豊富に取り揃え、企業ごとに面接対策を実施しているため、選考過程も安心です。
※2023年12月～2024年1月時点のカウンセリング実施数
一人ひとりの経験、スキル、能力などの違いを理解した上でサポートすることを心がけています！
京都大学工学部建築学科を2010年の3月に卒業し、株式会社大林組に技術者として新卒で入社。
その後2012年よりレバレジーズ株式会社に入社。ハタラクティブのキャリアアドバイザー・リクルーティングアドバイザーを経て2019年より事業責任者を務める。
