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仕事のスピードについていけないのはなぜ？速度を上げる8つのコツを解説
更新日
この記事のまとめ
- 仕事のスピード感についていけないときは、完璧主義になり過ぎている可能性がある
- 非効率な進め方をしていると、仕事のスピード感についていけないと感じることがある
- 仕事のスピードを上げるには、優先順位と目的を明確にしてから終了時間を決める
- 仕事のスピードを上げるには、自分の技術や知識を高めることも大事
- 仕事のスピードが早い人の習慣は、「早起き」「整理整頓」「体調管理」など
仕事のスピード感についていけないと感じている方のなかには、「なぜ遅くなってしまうのか分からない」と悩んでいる方もいるのではないでしょうか。非効率な仕事の進め方をしていると、周囲のスピード感についていけないと感じる場合があります。このコラムでは、仕事のスピードを上げるコツを8つ紹介。仕事のスピードが早い人が行っている習慣もまとめているので、参考にしてください。
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仕事のスピード感についていけないと感じる理由
仕事のスピード感についていけないと感じる理由には、「完璧主義になり過ぎている」「非効率な進め方をしている」「自分の作業だけを重視している」などが挙げられます。以下で詳しく解説するので、自分に該当する項目がないかチェックしてみてください。
完璧主義になり過ぎている
完璧主義になり過ぎていると、「仕事のスピード感についていけない…」と感じやすいでしょう。正確に仕事をするには、確認作業を行うことは大切です。しかし、内容に完璧さを求め過ぎると、確認作業に追われ、想像以上に時間が掛かってしまうこともあります。仕事をするうえでは、ミスがないかを確認しつつ、作業にどのくらい時間が掛かっているかをあわせて意識することが重要です。
非効率な進め方をしている
非効率な仕事の進め方をしていると、周囲のスピードについていけないと感じる場合があるようです。特に、スピードが重視される業務で非効率な進め方をしていると、「ついていけない」「合わない」と感じてしまうことも。たとえば、仕事の優先順位を考えずに、緊急度の低い作業から取り掛かるのは非効率です。プロジェクトに関連のない作業に時間を掛けることも、効率的とはいえません。作業の重要度や緊急度など、順序を冷静に見極めて効率的に仕事を行わないと、納期間近になって焦ったり、自分が今やるべき作業を見失ったりしてしまいます。
自分の作業だけを重視している
ほかの人が何をしているかを見ずに、自分の作業だけを重視していると、仕事のスピード感についていけないと感じることがあります。会社に属して働く場合、基本的に自分の力だけでは仕事を完結できません。仕事は同僚やチームリーダー、別の業務を行う人など、さまざまな力が影響し合って成り立っています。自分の作業に集中力をもって向き合うのは大切ですが、チームの一員として役割を果たすためには、周囲の進捗状況にも目を向けることも重要です。
「仕事が遅いと言われる人はずるい？特徴や改善するポイントを紹介！」のコラムでは、「仕事が遅い」と思われやすい人の特徴やスピードアップのためにできることを解説しているので、あわせてご覧ください。
仕事のスピードを上げる8つのコツ
ここでは、仕事のスピードを上げるコツを以下の8つに分けて紹介します。
- ・優先順位を見極める
・仕事の目的を明確にする
・「やるべきこと」をリストアップする
・作業の終了時間を決める
・自分以外の人に仕事を割り振る
・メールはすぐに返信する
・技術や知識を高める
・できない仕事は断る
「仕事のスピードが早い人は何をしているの？」「行動のスピードを上げるには？」と疑問に思う方は、以下の内容を参考にして、できることから始めてみましょう。
1.優先順位を見極める
仕事のスピードを上げるには、優先順位を見極めることが重要です。具体的には、「緊急度」「重要度」が高い、あるいは「時間を要する仕事」を、優先的に取り掛かるべき作業と判断すると良いでしょう。比較的容易な作業や緊急度が低い内容は、隙間時間を利用して行います。このように、優先順位を決める基準を理解しておけば、途中でタスクが増えた場合も、着手する順序に迷わずにすみます。
2.仕事の目的を明確にする
作業のスピードを上げるには、仕事の目的を明確にすることも大切です。「何を求められているのか」「この仕事の最重要事項は何か」を自覚したうえで、作業を進める必要があります。たとえば、「納期までにA～Cの項目を完了して欲しい（D～Fは急ぎではない）」という要望の場合、A～Cに集中して取り組めば良い訳です。反対に、「●●という結果が出るまで調査・研究を続けて欲しい」と要望された場合は、納期よりも内容のほうが重要な目的だと判断できるでしょう。
3.「やるべきこと」をリストアップする
「やるべきこと」のリストアップは、仕事のスピードを上げるために有効です。すべての作業をリストアップすることで、自分が抱えている仕事を可視化できるので、優先順位が決めやすくなります。また、リストアップしたことで、作業一つひとつに掛かる時間や、期限などを把握できるので、全体のスケジュールを管理するうえでも役立ちます。
4.作業の終了時間を決める
仕事のスピードを上げるためには、作業の終了時間を決めておくと良いでしょう。終了時間を決めると、どうすれば効率良く完了できるかを意識しながら、作業に当たれるようになります。また、複数の業務を同時進行している場合も、一つひとつの終了時間を決めておくことにより、進捗状況の確認がしやすくなります。
作業に集中できないときはスマホの通知を切ろう
集中力の低下は、仕事のスピードが遅くなる原因になります。そのため、仕事のスピードが落ちているときは一時的にスマホの通知または電源を切りましょう。一度スマホを見始めてしまうと、あっという間に時間が経過してしまいます。仕事のスピードアップを目指すのであれば、集中力を上げる工夫が必要です。ただし、仕事に関連するメールやチャットなどは見逃さないように注意しましょう。5.自分以外の人に仕事を割り振る
業務内容にもよりますが、仕事を1人で抱え込んでいる場合は、自分以外の人にも割り振ることも、作業を効率良く進めるためのポイントです。たとえば、同じ作業を複数の人数で行えば、処理のスピードを上げられます。また、自分の業務をほかの人もできるようになれば、個人の成長だけでなくチーム全体としての成長が見込めるでしょう。ほかにも、自分以外の人に仕事を割り振ることで、多様なアイディアが生まれるというメリットもあります。
6.メールはすぐに返信する
メールの返信を早くするのも、仕事のスピードを上げるためのコツです。仕事の依頼主とのやりとりがスムーズに進めば、問題点や改善策を発見しやすく業務も早く進みます。また、関係各所と何度もコミュニケーションを図れば、信頼関係を深めることにも繋がります。
7.技術や知識を高める
仕事のスピードを上げるには、自分の技術や知識を高めることも大切です。たとえば、IT業界であれば、専門知識を学んだり、機械を扱う技術を身につけたりすることが挙げられます。仕事に活かせる技術や知識が豊富なほど、解決策を見出しやすくなり、効率良く作業を進められます。「仕事のスピード感についていけない…」と感じる場合、まずは自分が行っている業務に関連する本を読んだり、インターネットで情報を集めたりしてみるのがおすすめです。
8.できない仕事は断る
「自分では処理できない」もしくは、「引き受けたとしても納期に間に合わない」という仕事は、断る勇気も必要です。ただし、トラブルを避けるためには、具体的な理由を説明することが重要。断る前に、まずは自分が抱える仕事をリストアップして、優先順位を決めます。そして、仕事全体を把握したうえで「自分が引き受けるとチームに迷惑を掛けてしまう」「ほかの仕事のスピードが遅くなってしまう」などの理由を伝えましょう。
仕事のスピードを上げるコツは、「仕事を早く終わらせるコツとは？できる人はどうしてる？」のコラムでも紹介しているので、あわせてご覧ください。
仕事のスピードが早いとどんなメリットがある？
ここでは、仕事のスピードが早いことによって得られるメリットを解説します。
残業時間を減らすことができる
仕事のスピードが早いメリットの1つは、残業時間を減らすことができる点です。残業時間が減れば、その分プライベートな時間が増えます。スポーツをしたり映画を観たりして、リフレッシュする時間を多く捻出できるでしょう。また、空いた時間に資格の勉強をすれば、自分の知識を高めることもできます。日頃からプライベートを楽しんだり、知識の向上を図ったりしておくと、仕事への意欲も高まり、さらにスピードアップできるようになるでしょう。
成果を上げやすい
仕事のスピードが早い人は、ほかの人と比べて作業の量が多いので、その分成果を上げやすくなります。「成果を上げる＝会社の利益」になるため、評価を得て昇給できる可能性も考えられます。また、会社からの信頼が高まれば、より責任のある立場へ昇進できたり、重要な仕事に挑戦したりするチャンスも得られるでしょう。
仕事のスピードが早い人が行っている5つのこと
ここでは、仕事のスピードが早い人が行っていることを、以下の5つに分けて紹介します。
- ・朝早く起きる
・体調管理を心掛けている
・整理整頓している
・チームの進捗状況を把握している
・コミュニケーションを図っている
解説を読んで、すぐに真似できることがあれば試してみましょう。
1.朝早く起きる
仕事のスピードが早い人は、朝早く起きる習慣を持つ傾向があるようです。朝早く起きれば、1日の流れや最新情報、あるいは忘れ物がないかなどを、しっかりと確認したうえで仕事に向かえます。また、朝食をしっかりとり、頭が冴えている状態で作業に取り掛かれば、ミスを減らすことにも繋がるでしょう。
2.体調管理を心掛けている
仕事を効率良く進めるには、心身の健康は欠かせません。そのため、仕事のスピードが早い人は、身体の健康維持を図るだけでなく、精神的にもストレスを溜めないよう心掛けているようです。日頃から食事や運動に気を遣ったり、仕事以外の人と交流したりする時間も大切にすると良いでしょう。
3.整理整頓している
仕事のスピードが早い人は、身の回りの整理整頓を心掛けているといえます。なぜなら、どこに何があるか分からなくなると、「ものを探す」という無駄な時間が生まれてしまうからです。整理整頓していれば、必要なときに必要なものをすぐに取り出せるので、作業に集中できスピードも上げられます。デスクの上や中、バッグの中、パソコンのファイルなどは、分かりやすく仕分けしておきましょう。
4.チームの進捗状況を把握している
チームの進捗状況を把握することは、仕事のスピードの早さにも関連します。「周囲の人は今何をしているか」「遅れている作業／手が空きそうな人はいないか」など、視野を広くもって作業を進めると、自分だけでなくチーム全体を把握でき、トラブルや急な変更点があったときも、素早く対応・調整を行えます。
5.コミュニケーションを図っている
業務を円滑に進めるためには、コミュニケーションを大事にして、信頼関係を形成することが重要です。仕事のスピードが早い人は、同僚や上司はもちろん、別の部署の人や取引先など、さまざまな人との関わりを大切にしているといえます。コミュニケーションを図るときは、「他者の意見を真摯に受け止めること」「自分の意見を正確に伝えること」を心掛けましょう。
プライベートを充実させるとモチベーションアップに繋がる
仕事の質を高めるためには、プライベートを充実させることも重要です。たとえば、スポーツや読書、旅行、カラオケ、アウトドアなど、気軽に始められる娯楽には、多種多様なものがあります。ほかにも、家族や友人、ペットと過ごす時間を大切にすることでリフレッシュされ、仕事のモチベーションアップに繋げられるでしょう。仕事とプライベートを切り替えるコツは、「仕事とプライベートの両立方法とは？切り替え方のコツやメリットも解説」で詳しく解説しているので、ぜひチェックしてください。「仕事のスピード感についていけない」「スピード重視の仕事は自分に合わない」とお悩みの方は、自分に合う職場へ転職するのも一つの手です。若年層に特化した就職・転職サービスのハタラクティブでは、マンツーマンでカウンセリングを行い、求職者の疑問や悩みにお応えします。また、転職活動の進め方をはじめ、履歴書・職務経歴書の書き方や面接対応などについて丁寧にアドバイスいたします。サービスはすべて無料で行っているので、ぜひ一度ご相談ください。
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一人ひとりの経験、スキル、能力などの違いを理解した上でサポートすることを心がけています！
京都大学工学部建築学科を2010年の3月に卒業し、株式会社大林組に技術者として新卒で入社。
その後2012年よりレバレジーズ株式会社に入社。ハタラクティブのキャリアアドバイザー・リクルーティングアドバイザーを経て2019年より事業責任者を務める。
