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不採用の履歴書は返却してもらえる？企業の義務や依頼方法を解説
更新日
この記事のまとめ
- 不採用の履歴書は、選考結果と一緒に郵送で返却されることが多い
- 企業は面接後、応募者に不採用の履歴書を返却する義務はない
- 不採用になった履歴書にも、個人情報保護の義務が発生する
- 不採用になった場合に履歴書の返却を望む場合は、事前に企業に確認する
- 不採用の履歴書を返却して欲しいときは、メールで問い合わせても良い
「不採用になった場合、履歴者は返却してもらえる？」と疑問を持つ方は少なくないでしょう。不採用になった履歴書の取り扱いは法で定められておらず、企業によって異なります。このコラムでは、不採用時の履歴書の返却義務について解説。また、履歴書を返してもらいたい場合の対処法や、使い回しに関する注意点をご紹介します。「不採用の履歴書の対処法を知りたい」という方は参考にしてください。
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不採用の履歴書が返却されるかは企業によって異なる
不採用になった場合の履歴書は、「返却」「依頼があれば返却」「破棄」「一時的に保管したのち破棄」など、企業によって対応が違います。履歴書には、個人名だけではなく、住所や電話番号、学歴、経歴などの個人情報が詳しく記載されいるので、「返却してくれない理由が知りたい」「返却されない履歴書の取り扱いが気になる」という方は多いでしょう。以下では、企業によって異なる不採用の履歴書の対応をご紹介します。
返却する企業
不採用の履歴書を返却する企業には「個人情報を抱えたくない」「個人情報の保管が負担である」という理由があると考えられます。履歴書が返却される場合は、選考結果と一緒に郵送で届くのが一般的です。
依頼があれば返却する企業
履歴書の返却が不要という応募者もいるため、応募者の要望を確認して返却や破棄をする企業もあるようです。この場合も履歴書を返却する際には、郵送で送られるのが一般的です。しかし、多数の応募がくる大企業では、履歴書の返却や破棄といった希望を把握しきれないため、柔軟に対応してくれる企業は少ないといえるでしょう。
返却しない企業
不採用の履歴書を返却しない企業は「返送作業をなくして業務を効率化するため」や「返却時の誤送などで個人情報が漏れるのを避けたい」などといった理由で履歴書を破棄するようです。面接の際に面接官がメモをしているため、返却しないという企業もあるでしょう。履歴書を返却しない企業では、一時保管したあと、「シュレッダーにかける」または「業者に依頼して破棄する」といった対応が基本です。
履歴書は提出前にコピーを取っておこう
不採用になった場合、企業に送った履歴書が返却されないケースは少なくありません。次に応募する企業の履歴書を書くときに参考にしたい場合は、履歴書を送る前にコピーを取っておきましょう。面接では、履歴書に書かれている内容を元に質問されます。そのため、履歴書に書いた内容と、面接で答えた内容が矛盾してしまうと、信憑性に欠けてしまい、マイナスのイメージを与えてしまう可能性も。あらかじめ、履歴書のコピーを取っておき、面接前に内容を確認しておきましょう。履歴書を送付する前のチェックポイントについては、「封をする前に再確認！履歴書の送り方」のコラムもチェックしてみてください。不採用の履歴書には個人情報保護の義務が発生する
企業には、不採用の履歴書を返却する義務はありません。しかし、履歴書の個人情報保護の義務は発生します。「個人情報の保護に関する法律 第22条」では、「個人情報を利用する必要がなくなったときは、個人データを遅滞なく消去するよう努めなければならず、個人情報の漏洩を防ぐために、適切な処置をしなければならない」と定められています。不採用の履歴書を返却しないことは違反にはなりませんが、履歴書から個人情報が漏洩した場合は、民法上の損害賠償責任が発生する可能性も。そのため、どの企業も、個人情報である履歴書は慎重に取り扱っていると考えられます。
参照元
e-Gov法令検索
平成十五年法律第五十七号「個人情報の保護に関する法律」
企業が行うべき不採用の履歴書の適切な取り扱いとは
「個人情報の保護に関する法律 第17、18条」では、「個人情報は、その利用目的を特定しなければならず、本人の同意を得ることなくその利用目的を超えて、その個人情報を取り扱ってはならない」と定められています。そのため、企業は採用選考以外の目的では履歴書を利用できず、使用しない場合は応募した本人に返却、または破棄するのが基本です。また、ハローワークインターネットサービスの「求人申込み、採用・選考に当たっての留意事項 ～ハローワークからのお願い～応募書類の返却」にも記載があるように、ハローワークを通して就職活動を行った企業の場合、不採用になった履歴書は返却することを推奨されています。
履歴書を返却してもらえるかは事前に確認することもできる
不採用の履歴書を返却をしない場合には、トラブルを避けるために履歴書を返却しない旨を募集要項に掲示したり、面接時に伝えたりする対策が取られているようです。そのため、履歴書の返却を行っているか知りたい場合には募集要項を確認したり、採用担当者に聞いたりしてみましょう。参照元
e-Gov法令検索
個人情報の保護に関する法律
ハローワークインターネットサービス
求人申込み、採用・選考に当たっての留意事項 ～ハローワークからのお願い～
不採用になった履歴書を返却してもらう方法
不採用の履歴書を返却してもらいたい場合は、企業に応募するときか、不採用の連絡がきたときに返却依頼をすると良いでしょう。この項目では、履歴書の返却の可否を問い合わせるタイミングについてご紹介します。
募集要項を確認する
まずは、募集要項に不採用の履歴書の取り扱いに関する記載がされているかを確認します。募集要項に「履歴書は返却します」といった記述があれば、履歴書の返却依頼をしなくても郵送で送られてくるはずです。もし、「返却不可」とされていた場合には、返却して貰えない可能性が高いでしょう。
企業に応募する際に履歴書の返却を依頼する
不採用の履歴書に関して、募集要項に「返却不可」といった記載がない場合、応募時や面接時に「不採用の際の履歴書は返却して欲しい」という希望を担当者に伝えましょう。必ず返却してもらえるかは断定できませんが、返信用封筒を用意すれば返却してくれる企業もあるようです。
不採用の連絡がきたときに履歴書の返却を依頼する
不採用の連絡がきたときに、履歴書の返却を依頼するのも1つの方法です。しかし、面接後の合否が分かる前に履歴書の返却の依頼をしてしまうと、「自社に対して入社意欲が薄いのでは」「本命の企業がほかにあるのではないか」と思われてしまう可能性も。そのため、合否が分かってから履歴書の返却を依頼するのがおすすめです。返却を依頼する手段は、電話かメールが良いでしょう。企業に電話を掛ける際は、「自分の名前を告げる」「担当者を呼び出してもらう」「要件を伝える」「内容を確認する」「お礼を述べる」といった流れが基本です。
履歴書を返却して欲しいときのメールの文例
履歴書の返却を依頼するメールの文例をご紹介します。以下を参考に、履歴書の返却依頼メールを作成してみてください。
件名：履歴書の返却について（面接日○月○日）（氏名□□ □□）
本文：
株式会社○○○○ ○○部
△△ △△様
お世話になっております。
○月○日に面接を受けさせて頂いた□□ □□と申します。
先日は、お忙しい中、貴重なお時間を頂きまして、ありがとうございました。
この度、履歴書の返却をして頂けるかをお伺いしたく、ご連絡いたしました。
お忙しい中、大変恐れ入りますが、ご連絡をいただければ幸いに存じます。
何卒よろしくお願い申し上げます。
---------------------------------------------
氏名 □□ □□
メールアドレス ××××＠●●●.jp
電話番号 ○○○ー○○○○ー○○○○
住所 住所 〒△△△-△△△△
××県××市××町××
---------------------------------------------
メールは午前9時頃から午後10頃までに送る
企業へメールを送る際は、企業の営業時間を考慮しましょう。面接を受けた企業の営業時間を調べ、営業時間内にメールを送るのがマナーです。「普段、敬語を使い慣れていないため、メールで間違った敬語を使ってしまわないか心配」という方は、「印象が良いビジネスメールの言い回しとは？間違えやすい敬語をご紹介」のコラムもチェックしてみてください。不採用で返却された履歴書は使い回さない
履歴書を返却してもらった場合も、ほかの企業の応募に使い回すのはやめましょう。一度提出して人の手に渡っているため、用紙に汚れや折れがある場合もあります。また、履歴書を使い回していることが面接官に分かると、「受かればどの企業でも良いのでは」といった印象を与えてしまい「入社意欲が低い」と思われてしまう恐れも。応募先の企業が違えば、自己PRや志望動機などの内容も違ってくるはずです。書いてある内容をもう一度しっかり見直して、新しい履歴書を作成しましょう。
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履歴書の返却に関するFAQ
就職・転職活動を始めた際に、履歴書の扱い方やマナーが分からず悩む方も多いでしょう。ここでは、履歴書に関するお悩みをQ&A方式で解説します。
履歴書を返して欲しいときは電話しても良い？
履歴書の返却を希望する場合、企業へ電話しても問題ありません。ただし、企業への電話には、気をつけるべきマナーや、避けた方が良い時間帯があります。「電話を掛ける際に何に気を付けたら良いか分からない」という方は、「企業へ電話をかけても良い時間帯はいつ？知っておきたいマナーと注意点」のコラムを確認しておくと良いでしょう。
履歴書を郵送する方法が分かりません
履歴書を郵送するときは、履歴書のほかに送り状を用意し、必要書類をクリアファイルに挟んでから封筒に入れるのが基本です。送り状の書き方や、封筒の書き方が分からない方は「就活の書類を郵送する時のマナー、知っていますか？」のコラムで詳しく解説しているので、参考にしてください。
面接官は履歴書で何を見ている？
面接官は履歴書で「応募資格を満たしているか」「写真の第一印象」「志望動機」などを確認していると考えられます。ほかにも、丁寧に履歴書が書かれていたら「丁寧な仕事をしてくれそう」という印象を与えられる可能性もあるでしょう。「書類選考から1週間連絡がないときの対応は？問い合わせても大丈夫？」のコラムでは、書類選考を突破するためのポイントを解説しています。「なかなか書類選考を通過できない」という方はチェックしてみてください。
履歴書の写真は使いまわして良い？
不採用で返却された写真を剥がすと、しわができたり、曲がったりしてしまいがちです。そのため、返却された履歴書の写真を別の企業への応募書類で使いまわすと採用担当者に気づかれてしまう可能性があります。履歴書の使い回しが分かると「自社への志望度が低い」といった印象を与えかねません。使用済みの履歴書や証明写真は使いまわさず、1社ごとに作成し準備することをおすすめします。
書類選考で不採用になってしまいます
「なかなか書類選考が通らず、面接まで進めない」と悩んでいる方は、もう一度応募書類を見直してみましょう。履歴書は、企業が求めている人物像に合わせて、志望動機や自己PRを書くのがポイントです。「履歴書の書き方が分からない」という方は、就職エージェントの「ハタラクティブ」にご相談ください。履歴書の書き方や面接のポイントをアドバイスいたします。
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一人ひとりの経験、スキル、能力などの違いを理解した上でサポートすることを心がけています！
京都大学工学部建築学科を2010年の3月に卒業し、株式会社大林組に技術者として新卒で入社。
その後2012年よりレバレジーズ株式会社に入社。ハタラクティブのキャリアアドバイザー・リクルーティングアドバイザーを経て2019年より事業責任者を務める。
