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不採用の履歴書は返却してもらえる?企業の義務や依頼方法を解説

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【このページのまとめ】

  • ・不採用の履歴書は、選考結果と一緒に郵送で返却されることが多い
  • ・企業は面接後、不採用の履歴書を返却しなければいけないという義務はない
  • ・不採用になった履歴書にも、個人情報保護の義務が発生する
  • ・不採用になった場合に履歴書の返却を望む場合は、事前に企業に確認する
  • ・不採用の履歴書を返却して欲しいときは、メールで問い合わせても良い

監修者:室谷彩依

就活アドバイザー

就活アドバイザーとして培った経験と知識に基づいて一人ひとりに合った就活に関する提案やアドバイスを致します!

「不採用になった場合、履歴者は返ってこないの?」と疑問を持つ方に向けて、企業の返却義務を解説します。
不採用になった履歴書の取り扱いは法で定められておらず、企業によって異なります。このコラムでは、返してもらいたい場合の対処法や、返却された履歴書を使い回すことに関する注意点をご紹介。また、履歴書の個人情報に関する法律についても解説しているので、不採用の履歴書の対処法を知りたい方は参考にしてください。

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不採用の履歴書が返却されるかは企業によって異なる

不採用になった場合の履歴書は、「返却」「依頼があれば返却」「破棄」「一時的に保管したのち破棄」など、企業によって対応が違います。履歴書には、個人名だけではなく、住所や電話番号、学歴、経歴などの個人情報が詳しく記載されいるので、「なぜ返却してくれないのか理由が知りたい」「返却されない履歴書の取り扱いが気になる」という方は多いでしょう。
この項目では、企業によって異なる不採用の履歴書の対応をご紹介します。

返却する企業

不採用の履歴書を返却する企業は「個人情報を抱えたくない」「個人情報の保管が負担である」という考えがあるようです。履歴書が返却される場合には、選考結果と一緒に郵送で届くのが一般的です。

依頼があれば返却する企業

履歴書の返却が不要という応募者もいるため、応募者の要望を確認して返却や破棄をする企業も。この場合も履歴書を返却する際には、郵送で送られるのが一般的です。しかし、多数の応募がくる大企業では、履歴書の返却や破棄といった希望を把握しきれないため、柔軟に対応してくれる企業は少ないでしょう。

返却しない企業

不採用の履歴書を返却しない企業は「返送作業をなくして業務を効率化するため」や「返却時の誤送などで個人情報が漏れるのを避けたい」などといった理由で履歴書を破棄するようです。ほかにも、面接の際に面接官がメモをしているため、返却をしないという企業も。履歴書を返却しない企業では、一時保管したあと、シュレッダーにかける、または業者に依頼して破棄するのが基本です。

履歴書はコピーを取っておく
企業に送った履歴書は、不採用になった場合でも返却されないことは多々あります。次の企業の履歴書を書くときに参考にしたい場合は、履歴書を送る前にコピーを取っておきましょう。「封をする前に再確認!履歴書の送り方」のコラムでも解説していますが、面接では、履歴書に書かれている内容を元に質問されます。そのため、履歴書に書いた内容と、面接で答えた内容が矛盾してしまうと、信憑性に欠けてしまい、マイナスのイメージを与えてしまう可能性も。あらかじめ、履歴書のコピーを取っておき、面接前に内容を確認しておきましょう。

不採用の履歴書には個人情報保護の義務が発生する

企業には、不採用の履歴書を返却しなければいけないという義務はありません。しかし、履歴書の個人情報保護の義務は発生します。
個人情報の保護に関する法律」の第16条1項・第18条1項2項には、「本人の同意を得ずに必要な範囲を超えて、個人情報を取り扱ってはならなず、その利用目的を本人に通知、公表する」、第19条・第20条には、「個人情報を利用する必要がなくなったときは、個人データを遅滞なく消去するよう努めなければならず、個人情報の漏洩を防ぐために、適切な処置をしなければならない」と定められています。
不採用の履歴書を返却しないことは違反にはなりませんが、履歴書から個人情報が漏洩した場合は、民法上の損害賠償責任が発生する可能性も。そのため、どの企業も、個人情報である履歴書は慎重に取り扱っていると考えられます。

参照元
e-Govポータル
個人情報の保護に関する法律

企業が行うべき不採用の履歴書の適切な取り扱いとは

個人情報保護法第15、16条」で「個人情報は、その利用目的を特定しなければならず、本人の同意を得ることなくその利用目的を超えて、その個人情報を取扱ってはならない」と定められているため、企業は採用選考以外の目的で履歴書の利用ができません。そのため、使用しない履歴書は応募本人に返却、または破棄するのが基本です
また、「求人申込み、採用・選考に当たっての留意事項 ~ハローワークからのお願い~応募書類の返却」に記載があるように、ハローワークを通して就職活動を行った場合、企業は不採用になった履歴書は返却することを推奨されています。
なお、ハローワークでは求人紹介以外にもスキルアップのための職業訓練を受けられます。ハローワークの利用方法を知りたい方は「ハローワークで転職先を探すときのポイントは?」のコラムも参考にしてみてください。

参照元
e-Govポータル
個人情報の保護に関する法律
ハローワークインターネットサービス
求人申込み、採用・選考に当たっての留意事項 ~ハローワークからのお願い~

履歴書を返却しない場合には募集要項に明記する

不採用の履歴書を返却をしない場合には、トラブルを避けるために履歴書を返却しない旨を募集要項に掲示したり、面接時に伝えたりする対策が取られています。そのため、履歴書の返却を行っているか知りたい場合には募集要項を確認したり、採用担当者に聞いたりしてみましょう

不採用になった履歴書を返却してもらう方法

不採用の履歴書を返却してもらいたい場合は、企業に応募するときか、不採用の連絡がきたときに返却依頼をすると良いでしょう。
この項目では、履歴書の返却の可否を問い合わせるタイミングについてご紹介します。

募集要項を確認する

まずは、募集要項で不採用の履歴書の取り扱いに関する記載がされているかを確認します。募集要項に「履歴書は返却します」といった記述があれば、履歴書の返却依頼をしなくても郵送で送られてくるはずです。
もし「返却不可」とされていた場合には、返却して貰えない可能性が高いでしょう。

企業に応募する際に履歴書の返却を依頼する

不採用の履歴書に関して、募集要項に「返却不可」といった記載がない場合、応募時や面接時に「不採用の際の履歴書は返却して欲しい」という希望を担当者に伝えましょう。必ず返却してもらえるかは断定できませんが、返信用封筒を用意すれば返却してくれる企業もあります。

不採用の連絡がきたときに履歴書の返却を依頼する

不採用の連絡がきたときに、履歴書の返却を依頼するもの一つの方法です。しかし、面接後の合否がわかる前に履歴書の返却の依頼をしてしまうと、「自社に対して意欲が薄いのでは」「本命の企業がほかにあるのではないか」と思われてしまい、印象が悪くなってしまいます。そのため、合否が分かってから履歴書の返却を依頼するのがおすすめです。返却を依頼する手段は、電話かメールが良いでしょう。
企業に電話を掛ける際は、「自分の名前を告げる」「担当者を呼び出してもらう」「要件を伝える」「内容を確認知る」「お礼を述べる」といった流れが基本です。企業へ電話を掛ける際のマナーが分からない方は、「電話対応は苦手?確認しておきたい社会人のマナー」で確認しておきましょう。

履歴書を返却して欲しいときのメールの文例

履歴書の返却を依頼するメールの文例をご紹介します。下記を参考に、履歴書の返却依頼メールを作成してみてください。

件名「履歴書の返却について(面接日○月○日)(氏名□□ □□)」

株式会社○○○○ ○○部
△△ △△様

お世話になっております。
○月○日に面接を受けさせて頂いた□□ □□と申します。
先日は、お忙しい中、貴重なお時間を頂きまして、ありがとうございました。

この度、履歴書の返却をして頂けるかをお伺いしたく、ご連絡いたしました。
お忙しい中、大変恐れ入りますが、ご連絡をいただければ幸いに存じます。

何卒よろしくお願い申し上げます。

---------------------------------------------
氏名 □□ □□
メールアドレス ××××@●●●.jp
電話番号 ○○○ー○○○○ー○○○○ 
住所 住所 〒△△△-△△△△
××県××市××町××

---------------------------------------------

メールは午前9時頃から午後10頃までに送る
企業へメールを送る際は、企業の営業時間を考慮しましょう。面接を受けた企業の営業時間を調べ、営業時間内にメールを送るのがマナーです。「企業のメールへの返信マナーは?間違えやすい言葉遣いの例」のコラムでは、間違いやすい言葉遣いや敬語を解説しています。普段、敬語を使い慣れていないため、言葉遣いのマナーが不安という方はチェックしてみてください。

不採用で返却された履歴書は使い回さない

履歴書を返却してもらった場合でも、ほかの企業の応募に使い回すのはやめましょう。一度提出して人の手に渡っているため、用紙に汚れや折れがある場合もあります。また、履歴書を使い回していることが面接官に分かると、「雑な性格」といった印象を与えてしまい「仕事を任せるのが心配」と思われてしまう可能性も。さらに、志望企業が違えば、自己PRや志望動機などの内容も違ってくるはずです。面倒でも、書いてある内容をもう一度しっかり見直して、新しい履歴書を作成しましょう。

「履歴書の正しい書き方がわからない」「いつも面接で不採用になってしまう」といった方は就職支援サービスのハタラクティブにご相談ください。就活アドバイザーが個別にカウンセリングを実施し、悩みや希望を聞いたうえで、適性に合った求人をご紹介。さらに、履歴書の添削や面接のアドバイスなど就職・転職をサポートするので安心して就活を進められます。サービスはすべて無料なので、ぜひお気軽にお問い合わせください。

就活の最初の関門!履歴書に関するQ&A

就職活動を始めた際に、履歴書の扱い方やマナーが分からず悩む方も多いでしょう。ここでは、履歴書に関するお悩みをQ&A方式で解説します。

履歴書を返して欲しいときは電話しても良い?

履歴書の返却を希望する場合、企業へ電話しても問題ありません。ただし、「企業へ電話をかける時間帯は決まっている?知っておきたいマナーと注意点」のコラムにあるように、電話で気をつけるべきマナーや、避けた方が良い時間帯があります。「電話を掛ける際のマナーが不安」という方は、コラムを確認しておくと良いでしょう。

履歴書を郵送するやり方が分かりません

履歴書を郵送するときは、履歴書のほか、送り状を用意し、必要書類をクリアファイルに挟んでから封筒に入れるのが基本です。送り状の書き方や、封筒の書き方が分からない方は「就活の書類を郵送する時のマナー、知っていますか?」のコラムで詳しく解説しているので、参考にしてください。

面接官は履歴書の何を見ているの?

面接官は履歴書で「応募資格を満たしているか」「写真の第一印象」「志望動機」などを確認しているでしょう。ほかにも、丁寧に履歴書が書かれていたら「丁寧な仕事をしてくれそう」という印象を持つ可能性も。「書類選考を通過するためのコツとは?」のコラムでは、書類選考を突破するためのポイントを解説しています。なかなか書類選考を通過できないという方はチェックしてみてください。

履歴書の写真は使いまわして良い?

不採用で返却された写真を剥がすと、しわができたり、曲がったりしてしまうので、採用担当者はすぐ分かってしまいます。履歴書の使い回しが分かると「自社への志望度が低い」「採用しても、仕事が雑そう」と思われ、イメージが悪くなってしまう可能性も。履歴書の証明写真の基本は「転職を勝ち取る!ライバルに差をつけられる証明写真とは」のコラムで確認しておきましょう。

書類選考で不採用になってしまいます

なかなか書類選考が通らず、面接まで進めないと悩んでいる方は、もう一度応募書類を見直してみましょう。企業が求めている人物像に合わせて、志望動機や自己PRを書くのがポイントです。「履歴書の書き方が分からない」という方は、就職エージェントの「ハタラクティブ」にご相談ください。履歴書の書き方や面接のポイントをサポートします。

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