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不採用なのに履歴書が戻ってこない。返却義務はないの?

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【このページのまとめ】

  • ・不採用の場合の履歴書返却は、法律による定めはないため企業判断に委ねられる
    ・企業側は、応募者へ履歴書を返却する義務はないものの、個人情報保護の義務が発生するため大切に取り扱わなくてはならない
    ・履歴書の返却を希望する場合は、事前に求人票などで返却の有無を確認するか、不採用通知の際に返却を依頼する

就活で大切なツールの1つ、履歴書。応募した企業から惜しくも不採用の通知が来たとき、履歴書が返却される場合とそうでない場合とがあります。「個人情報の漏洩が怖い」「返却された履歴書を見本にして新しい履歴書を作成したい」など、返却を希望される方も多いことでしょう。
今回は、履歴書の返却事情についてまとめてみました。

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履歴書は返却されるもの?

履歴書は、採用活動上必要なものです。不採用となった場合には必要性がなくなるため、本人へ返却・破棄・一定期間の保管といった対応策が会社側でとられます。
なぜ、会社によって対応策が異なるのかと言うと、不採用者の履歴書について『法律による明確な規定がない』ためです。
履歴書は、郵送や手渡しなどで会社へ提出するかと思いますが、その時点で所有者は求職者から企業へ移ります。
その履歴書をどうするかは、企業判断に委ねられているのです。
企業によっては、応募総数が何百を超えるところも。かかるコストや時間を鑑みて、返却しないという対応策をとる企業は少なくありません。
参照元:
厚生労働省 「雇用管理分野における個人情報保護に関するガイドライン

企業側に返却義務がないとは言え、個人情報保護の義務が発生するため、大切に取り扱う必要があります。厚生労働省が定める指針については以下の通りです。

●不採用者の個人情報など、採用活動の上で必要とされなくなった情報については、写しも含め、その時点で返却、破棄又は削除を適切かつ確実に行うことが求められる。
仮に利用目的達成後も保管する状態が続く場合には、目的外利用は許されておらず、また、その後も継続して安全管理措置を講じなければならない。
参照元:厚生労働省 

履歴書を返却されなかった求職者側からは不安の声が少なくありません。トラブル防止のため、ハローワークは企業側へ『不採用者については選考終了後、速やかに応募書類を返却するように』と依頼しています。

履歴書を返却してもらうには?

個人情報の取り扱いを誤ると、法律で罰せられてしまう恐れがあるということが前項でわかりました。企業側では万全な対策を講じているとは思いますが、それでも返却して欲しい人もいらっしゃるでしょう。履歴書を返却してもらうには、以下のような方法があります。

募集要項を確認する

現在のハローワークの求人票には、履歴書の返却の有無が記載されています。また、企業によっては会社の公式サイト上の求人情報の欄に記載がある他、就活サイトなどを利用した際にはアドバイザーに確認を取ってもらうのもいいでしょう。
「返却希望者には返却する」と記載がある場合には、返信用封筒を同封するなどの条件が設けられていることがあります。不採用通知が来た際に、条件を確認し対応しましょう。

不採用通知の際に伝える

「応募書類の返却は行いません」と言っている企業に対しては返却は難しいでしょう。もし履歴書の返却に関する記載が無ければ、不採用の通知が来た時点で履歴書を返却して欲しいということを伝えてください。
注意して欲しいのは、応募や面接の時点で事前に伝えてしまうこと。「早々に落ちる気でいるのかな」「うちだけじゃなく他にも本命の企業があるのでは?」というようなマイナスな印象を与えかねませんので注意しましょう。

自分の手元に残したいだけであれば、履歴書を会社へ渡す前にコピーをとっておくことをおすすめします。

応募書類について不安や疑問があるときは…

個人情報がたくさん載っている履歴書の取り扱いは、企業の信頼に関わることです。しかし、返却義務がないため、万が一返却されなかったとしても「個人情報が流出したらどうしよう」などと心配しすぎて求職活動に集中できないということがないようにしましょう。

不安や疑問があるときは、私たちハタラクティブにお任せください。
20代の若年層を対象に、就活に関するプロのアドバイザーがあなたと二人三脚で理想のお仕事探しをお手伝い。
希望やニーズをヒアリングし、マッチする求人のご案内や履歴書の書き方指導、面接対策など幅広くバックアップしています。
相談は無料です。お気軽にお問い合わせください。

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