職務経歴書の書き方は?職種別の注意点や書くときのポイントも解説

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この記事のまとめ

  • 職務経歴書の書き方には編年体や逆編年体、キャリア形式がある
  • 職務経歴書の書き方は、4社以上経験している場合はキャリア形式がおすすめ
  • 職務経歴書は、職種によって書き方を工夫しよう
  • 職務経歴書の提出方法には「来社」「メール」「郵送」がある

はじめての転職を行う方や、久しぶりに転職するという方は、職務経歴書の書き方が分からない場合も多いでしょう。職務経歴書には固定の様式がないため、自分で一から作成する必要があります。このコラムでは、職務経歴書に書く内容や職務経歴書の基本の書き方、職種やパターン別の職務経歴書の書き方のコツなどを紹介していくので、参考にしてみてください。

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職務経歴の3種類の書き方

ここでは、職務経歴書の基本の書き方を3つ紹介します。職務経歴書とは、経験ならびにスキルを確認するための書類です。これまでどのような仕事に携わってきたのか、どのようなスキルや経験を持っているのかをA4サイズの用紙1~2枚にまとめます。まずは、自分にはどの書き方があっているか確かめてみましょう。

1.編年体

編年体は、経歴を時系列で記載する職務経歴書の書き方です。転職が初めての方や、1社目の在職期間が長く2社目が短い人などに向いています。

2.逆編年体

逆編年体は、職歴を新しい順に記載する職務経歴書の書き方になります。直近の経験を目立たせることができ、前職で身につけた知識・スキルをアピールしたいときに有効です。直近の職歴を採用担当者に印象づけたいときは、逆編年体にすると良いでしょう。

3.キャリア形式

キャリア形式は、職種・分野ごとに経験を記載する職務経歴書の書き方です。転職回数の多い人や、複数の分野を経験した人に向いています。

編年体、逆編年体、キャリア形式といった職務経歴書の書き方について詳しく知りたい方は、「職務経歴書の書式はアピールしやすいタイプを選択しよう」のコラムもあわせてご参照ください。

職務経歴書と履歴書はどう違う?

職務経歴書は応募者のこれまでの業務経験や保有している技能、経験を採用担当者に伝えるための書類ですが、履歴書は応募者のプロフィールを確認するために用いられる書類です。また、履歴書は最初から項目が決まっている用紙が存在しており、一般的に氏名や連絡先、学歴、職務経歴のほかに、任意記入の項目で構成されています。一方、職務経歴書にはある程度一般的といわれるひな形はあっても、履歴書のように定型化されているわけではありません。そのため、応募者で考えて作成する必要があります。

職務経歴書で採用担当者が見ているポイント

採用担当者は、職務経歴書で「具体的な業務経験や実績」「強み」を見ています。そのため、職務経歴書は履歴書だけでは分からない自己PRの材料でもあるといえるでしょう。履歴書は応募者の学歴や資格、通勤時間などの、基本情報を知るための書類。一方、職務経歴書は応募者の具体的な職歴や実績から、企業にマッチしているのか、どのような強みがあるのかを知るための書類です。それぞれの違いを理解して、履歴書だけでは分からない自分の強みを伝えましょう。

職務経歴書を書く前にすべき3つの準備

ここでは、職務経歴書を書く前にどのような準備が必要か解説します。「職務経歴書で採用担当者が見ているポイント」でも述べたように、職務経歴書は履歴書だけでは伝えきれない自分の強みをアピールするための書類です。下記で解説するポイントを参考に、十分な準備を整えたうえで作成しましょう。

1.キャリアやスキルの見直しをする

最初に、これまでのキャリアを振り返り、見直しをする必要があります。これまで勤めてきた勤務先を時系列で書き出し、それぞれの仕事内容を書いていきましょう。「誰に」「何を」「どうしてきた」という3つの要素をポイントにすることで、具体的な内容を書き出せます。
また、業務経験だけでなく、その業務を通じて身につけたスキルや得意分野などを整理していきましょう。さらに、その仕事で得た評価や実績、仕事に対するスタンスなどもあわせて書き出してみるのもおすすめです。

2.自己分析をして志望企業との共通点を見つける

キャリアやスキルの見直しと同時に、自己分析を行いましょう。さらに企業分析を行い、志望企業で活躍できるのはどのような人材なのかを抽出していきます。
これまでの経験で身につけてきたスキルや強みと、志望企業で活躍できるような人材の能力とを重ね合わせることで、両者の共通点を見つけることができるでしょう。この共通点は転職後に活かせるため、職務経歴書でも特にアピールするべき重要なポイントになります。

3.志望企業が欲しがる人材を見極める

志望企業が欲しいと思うような人材を見極めることも必要です。
職務経歴書はただこれまでの経歴を羅列するのではなく、応募先企業から見て採用したい人材であると思えるように書くことが重要。志望企業が求めている人材を見極めることにより、企業に興味を持ってもらえるような職務経歴書が作成できるでしょう。

職務経歴書に書く内容8項目

ここでは、職務経歴書に書く内容8項目を紹介していきます。職務経歴書は履歴書のように固定のフォーマットが存在していません。一般的なひな形などはありますが、基本的には自分で一から項目を決めて作成する必要があるため、初めての場合は戸惑うこともあるでしょう。以下を参考に、職務経歴書の書き方を確認してみてください。

1.タイトル・日付・氏名

タイトル、日付、氏名の3点は職務経歴書の最上部に記載します。タイトルは「職務経歴書」とし、日付はメールで送る場合は送信日、郵送で送る場合は投函日、面接の際に持参する場合は面接の日にしましょう。
また、レイアウトに関してはタイトルは中央寄せ、日付と氏名は右寄せにし、パソコンで作成する場合タイトルのみ太字にすると見やすいです。

2.今までの職務経歴を簡単にまとめた職務要約

職務要約とは、応募者のこれまでの職務経歴の要点をまとめたものです。最初に入社した会社から現在まで、応募者が社会人として歩んできた大枠の流れとポイントが分かるように、3~4行程度にまとめましょう。
採用担当者は忙しい時間の間を縫って書類の確認を行うため、応募数が多いと職務経歴書を最後まで読めません。そのため、最初の部分だけを読んで残りを読むかどうか決めることも多いです。
職務要約の部分で志望企業にとって有望な人材であることをアピールできれば、最後まで読んでもらえる可能性も上がるでしょう。

3.事業内容も含めた勤務先企業

勤務先企業には、現在勤めている企業や過去に勤めていた企業に関する情報を記載しましょう。企業のホームページにある会社概要を参考にして情報を収集し、端的に記載します。
具体的には、「企業名」「資本金」「従業員数」「売上高」「事業内容」「上場(上場している場合のみ)」「就業時の雇用形態」「在籍期間」などを分かりやすく記載しましょう。

4.今までの職歴を詳しく記載する職務経歴

職務経歴では、これまで在籍してきた会社での「職務に携わった期間」「所属部署や役職」「具体的な職務内容」「実績」「受賞歴」などの項目をそれぞれ3~5行程度で記載していきましょう。
職務に携わった期間は、職務経歴の冒頭や左側に記載することが多いです。所属部署や役職には、異動歴や昇進歴などを記載します。異動の場合は「配属」、昇進の場合は「昇進」と分かるように記載しましょう。
職務内容では携わったプロジェクトやその内容、特徴などを端的に記載します。実績はその職務において自分が収めた成績を記載しましょう。「△△人中△位」というように具体的な数字を記載するのがおすすめです。
成績を認められた社内賞や社外賞などを受賞した場合は、受賞歴として記載しておきましょう。

5.取得したスキルや資格

仕事で活かせる知識やスキル、資格などを記載しましょう。たとえば、英語の語学力であれば、「TOEIC」「TOEFL」など検定の名前とスコアを具体的に記載します。特に検定を受けたわけではなくても仕事で使っていた場合は、「ビジネス英会話レベル」と記載しても問題ありません。
また、資格は募集職種の実務に特に関係する資格を中心に書いていくようにしましょう。資格の取得日は和暦、西暦どちらでも問題ありませんが、統一するようにしてください。

6.自分の強みを伝える自己PR

自己PRでは、志望企業が求めている人物像を踏まえて自分自身の強みを伝えられるように記載します。自分がPRしたいことばかり書くのではなく、募集職種で特に活かせそうなスキルや特徴などをアピールしましょう。
また、採用担当者は多くの職務経歴書を読むことになるため、自己PRでは読み手の読みやすさを意識することが重要です。適度に改行を入れたり、箇条書きの見出しをつけたりすると見やすくなるでしょう。

7.会社への熱意が伝わる志望動機

志望動機は、「どの企業でも言えること」や「誰にでもあてはまること」は避けましょう。数ある企業の中からその企業を選んだ理由や、自分だからこそ志望企業で活躍できるという内容を書くことが大切です。
志望動機は一般的に、200~300文字程度とされています。その中で、前職を通して芽生えた願望、志望企業でその願望を叶えられる理由、最後に入社することで企業にどのようなメリットがあるかという流れで記載していくと良いでしょう。

8.マイナスイメージを与えない退職理由

職務経歴書に退職理由を書くべきかどうかはケースバイケースです。通常の自己都合退職であれば「一身上の都合により退職」、会社都合退職であれば「会社都合により退職」で問題ありません。
しかし、転職回数が多い場合や前職を短期間で辞めている場合、経歴にブランクがある場合などは、何の説明もないとマイナスな印象を与えるため、具体的に記載したほうが良いでしょう。
また、退職理由を書く場合は、採用担当者にネガティブな印象を与えないように「キャリアアップのため」というような前向きな理由で記載しましょう。

職務経歴書の書き方については「職務経歴書の書き方を知りたい!作成のポイントまとめ」のコラムでも解説しているので、あわせてご参照ください。

職種別に見る職務経歴書の書き方のコツ8パターン

ここでは職種別の職務経歴書の書き方のコツを紹介していきます。自分の職種に近いものを参考にしてみてください。

1.営業職の場合

営業職の場合は、法人営業やMRなどの担当分野によって異なります。たとえば、法人営業の場合は扱ってきた商材、担当顧客は新規顧客なのか既存顧客なのか、どのくらいの実績を上げたかなどがポイントです。書き方としては、以下のように具体的な数字を示して書くと良いでしょう。

取り扱い商材

OA機器全般

担当顧客

製造業などの中小企業(約100社)

売上実績

2019年度:3,000万円(達成率100%)
2018年度:2,910万円(達成率 97%)
2017年度:2,700万円(達成率 90%)

2.事務職の場合

事務職の場合は業務内容が幅広いため、経験業務を漏れなく記載することが大切です。また、PCスキルについてもどのような用途で経験があるかまで記載しましょう。
書き方としては、以下のように書くと良いでしょう。

担当業務

見積書作成、請求書作成、領収証発行、伝票起票、データ入力、会議資料作成、電話対応、来客対応

PCスキル

Word(見積書作成など)
Excel(備品管理に使用、マクロや関数使用可能)
Power Point(会議資料の作成)

3.販売業の場合

店舗で販売スタッフとして働いていた場合、担当業務内容やどのような業態なのかが見られるポイントになります。書き方としては以下の通りです。

店舗概要

業態:洋菓子
従業員:3名(アルバイト4名)

業務内容

開店準備、閉店作業、接客、シフト管理、アルバイトの採用や教育

4.ITの技術職の場合

IT系の技術職の場合、これまでの開発実績や経験業務、プログラミング言語やデータベースなどのスキルを分かりやすく記載します。書き方としては、以下のように具体的に書くと良いでしょう。

担当業務

要件定義、基本設計、詳細設計、コーディング、システムテスト(単体・結合)

担当プロジェクト

倉庫管理システム(20△△年△月~20△△年△月)
開発環境:Windows、Oracle
規模:10名
役割:サブリーダー

開発環境

OS/Windows
DB/Oracle
言語/Java、JavaScript、PHP、Ruby

5.建築業の場合

建築業の場合、スキルや具体的な経験、どのような建物の設計を行ったのかが見られるポイントになります。書き方としては以下のように記載すると良いでしょう。

設計実績

分譲建売住宅(戸建住宅、鉄骨造、2階建て4棟、1600平米)
個人宅(戸建住宅、木造、2階建て、300平米)

経験、スキル

CAD/Jw-cad、AutoCAD
木造、鉄骨造、鉄筋コンクリート造の設計(基本、意匠、構造、実施)

6.製造業の場合

製造業の場合、どのような製品を開発したのか、経験業務、実績などが見られるポイントとなっています。書き方としては以下の通りです。

開発製品

家庭用冷蔵庫、携帯型冷蔵庫

担当業務

市場調査、製品企画、仕様書の策定、試作品の製作依頼・検証、製造部門への開発依頼

7.医療系の場合

看護師などの医療系の場合は、勤めていた医療機関の概要や担当業務、業務経験などがポイントになります。書き方は以下のように記載すると良いでしょう。

病棟概要

病床数:20床(病院全体では200床)
看護師数:8名

担当看護業務

巡回看護
医師の処置サポート
食事、排せつ、清拭介助
回復期リハビリテーション

8.金融系の場合

金融業界の場合も職種によって担当業務が大きく異なるため、担当業務や実績などについて詳しく記載するようにしましょう。書き方としては以下を参考にしてみてください。

担当業務

電話や店頭対応
口座開設、解約業務
預金為替業務
投資会社に関する対応
納税処理

実績

新規ツールの導入の提案、実行
月間の作業時間で○時間削減に貢献し、2018年度○○賞受賞

職務経歴書の書き方に手間取ってしまうという方は、「職務経歴書を簡単に作成するための方法を解説!転職を有利に進めよう」のコラムもあわせてご参照ください。

パターン別!職務経歴書の3つの書き方

ここではパターン別の職務経歴書の書き方を紹介していきます。職務経歴書は第二新卒の場合や転職回数の多い少ないなどによっても書き方のコツが違うので、参考にしてみてください。

1.第二新卒の場合

第二新卒を募集している企業は求めているスキルを持っており、自社の将来を支えてくれるようなフレッシュな若手の人材を求めています。そのため、しっかりと腰を据えて働いてくれる人材かどうかを見ているでしょう。
募集職種の応募資格と親和性の高いスキルがあるかどうか、これまでの業務経験が自社での仕事にマッチしているかどうかなどがポイントになります。

2.転職回数が少ない場合

転職回数が少ない人の場合、採用担当者には特に悪いイメージを与えません。同じ会社で1つのことを極めているといった良い印象を与えることのほうが多いでしょう。
ただし、職務経歴書の書き方によっては「現状で満足してきた向上心がない人」と捉えられる可能性もあるため、いかに転職理由でポジティブな印象を与えるかがポイントになるでしょう。

3.転職回数が多い場合

転職回数が多い場合、伝え方によっては採用担当者に「ストレス耐性がない」「採用してもすぐに辞めてしまう」と思われる恐れがあります。不安要素を与えないよう、納得できる転職理由を述べることが大切です。
スキルアップなど明確な目的があって転職している場合は、マイナス評価につながりにくいでしょう。
また、職種が頻繁に変わっている人は、柔軟な姿勢やチャレンジ精神、好奇心をアピールするのも1つの方法です。転職回数が多い人は、ビジョンを持って転職したことや、前向きな姿勢で取り組んできたことを伝えましょう。

職務経歴書を書くときにの7つの注意点

職務経歴書を書く場合は、いくつかの注意しなければいけないポイントがあります。ここでは、職務経歴書を書くときの注意点について解説するので、参考にしてみてください。

1.読みやすさを意識する

職務経歴書を書くときは、読み手の見やすさ、読みやすさを意識しましょう。フォントはMS明朝などの標準的なフォントを使用し、サイズはおよそ10.5~11が適切です。また、用紙はA4サイズで1~2枚が一般的ですが、見やすければ2枚以上でも問題ありません。

2.職歴が4社以上の場合はキャリア形式にする

過去の職歴が4社以上ある場合、職務内容ごとに記載するキャリア形式が向いているでしょう。2~3社程度の職歴であれば、時系列の編年体が読みやすいと考えられます。

3.具体的な表現で実績を盛り込む

職務経歴書の実績や成果は、具体的な数字やエピソードを盛り込むことで説得力を持たせられます。また、数字を使用することで、より採用担当者に内容を分かりやすく伝えることが可能です。

4.正しい文章を書く

職務経歴書を書くうえで、誤字や脱字、不適切な言葉はもちろん、口語的表現などを使うのも避けましょう。誤字や脱字が目立つ職務経歴書は、「業務でもミスが多いのではないか」と思われてしまう恐れがあります。
また、一般的に意味が分かりにくい専門用語や口語などを使用するのも避けましょう。

5.退職理由は前向きに書く

「自社でもすぐに辞めてしまうのではないか」という不安要素を与えないよう、退職理由は前向きに書き、前職の不満を述べるのは避けましょう。
たとえば「前の職場で成長を感じられなかった」という退職理由であれば、「キャリアアップのために転職を決意した」など、前向きな内容に変換することが大切です。

6.虚偽の申告や経歴の抜けに注意する

入学していない学校名や取得していない資格を記載するといった虚偽の申請や、入社した企業の職務を記載していないといった経歴の抜けが発生しないように注意しましょう。
入社後に虚偽が明らかになった場合、内定取り消しや解雇の恐れもあります。

7.提出前に見直しをする

職務経歴書ができあがったら提出する前に見直して、以下の点をチェックしましょう。

・誤字脱字がないか
・入社年月日、退職年月日に誤りがないか
・見出しやタイトルがあり、レイアウトは読みやすいかどうか
・日付、氏名などの基本的な項目があるか
・意味が分かる文章が書けているか

1つの誤字・脱字でも採用担当者からの評価が下がってしまうこともあるので、職務経歴書を書き終わった後は内容をしっかり確認しましょう。

職務経歴書と一緒に添え状を送付する

職務経歴書を送付する場合は「添え状(送付状)」も同封することで、より丁寧な印象になるでしょう。添え状とは挨拶状の1種で、応募書類を郵送する場合には添えることがマナーとなっています。添え状を同封することで多くの応募書類の中から採用担当者に目を留めてもらえる可能性もあるため、一緒に送付するのがおすすめです。

職務経歴書の提出方法3パターン

職務経歴書の提出方法としては、「来社して提出」「メールで提出」「郵送で提出」の3つのパターンがあります。ここでは最後に職務経歴書の提出方法について、それぞれ解説していきます。

1.来社して提出

面接の際に職務経歴書を提出する場合は、汚れたり折れたりしないように封筒に入れて持参しましょう。また、受付で提出する場合もあるため、裏面には氏名と住所を記載しておくほうが無難です。面接の際に提出を求められた場合は、封筒から取り出して渡すようにしましょう。

2.メールで提出

メールで提出する場合は、Wordなどで作成した職務経歴書をPDF形式変換して提出しましょう。また、ファイルには必ずパスワードをかける必要があります。メールの件名は採用担当者がすぐに応募書類であることを判断できるように、分かりやすい件名で氏名も必ず添えるようにしましょう。

3.郵送で提出

郵送で提出する場合は封筒に入れて宛先を記載し、赤字で「応募書類在中」というように職務経歴書が入っていることが分かるように記載しましょう。文字が滲まないように油性ペンで記載するのがおすすめです。裏面には住所と氏名を明記し、郵便局の窓口で発送するか、切手を貼ってポストに投函しましょう。

「職務経歴書の書き方に不安がある」「職歴が多いので、転職活動がうまくいくか不安」という方は、転職支援エージェントを活用するのがおすすめです。
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職務経歴書の書き方に関するQ&A

ここでは、職務経歴書の書き方に関する疑問にQ&A方式でお答えしていきます。職務経歴書の書き方に不安がある方は、ぜひ参考にしてみてください。

職務経歴書の書き方は?

職務経歴書の書き方に特に決まりはありませんが、これまで携わってきた仕事やスキルを分かりやすく書くのがベターです。一般的な形式としては職歴を時系列順に記載する編年体、職歴を新しい順に記載する逆編年体、職種や分野ごとに記載するキャリア形式があります。職務経歴書の書き方について詳しく知りたい方は、このコラムの「職務経歴の3種類の書き方」を参考にしてみてください。

職務経歴書は手書きとPCどちらが良い?

職務経歴書の作成は、手書きでもPCでも問題ありません。ただし、IT関連の企業やPCを使用する職種に応募する場合は、スキルをアピールできるのでPCで作成するのがおすすめです。企業の業種や職種にあわせて柔軟に対応しましょう。詳しくは「職務経歴書は手書きとパソコン作成のどちらが好ましい?」にて、具体的に解説しているので、参考にしてみてください。

職務経歴書にアルバイト歴を書いても良い?

職務経歴書には、基本的にアルバイト歴を書く必要はないとされています。ただし、フリーター歴が正社員歴より長い場合や、アルバイトの経験が応募先の企業で活かせそうな場合はアルバイト歴を書きましょう。フリーター歴のみの人が職務経歴書を書く場合については、「職歴がアルバイトのみ…履歴書や職務経歴書の書き方を詳しく解説」を参考にしてみてください。職務経歴書の書き方や自身の経歴に不安がある方は、ハタラクティブまでご相談ください。アドバイザーが転職や就職をサポートします。

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