大学中退者は成績証明書が必要?就職時に提出する書類について解説

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この記事のまとめ

  • 大学中退者に成績証明書の提出を求めるのは、学歴の確認や適性の見極めのため
  • 大学中退の証明は成績証明書以外にも、退学証明書や在籍証明書などによってできる
  • 大学中退後の成績証明書取得は、経過した時間や退学理由によってはできないこともある
  • 成績証明書を見せるのが嫌な場合も、偽造や改ざんはせず正式な書類を提出しよう

大学中退をして就職活動をする場合、成績証明書を求められるか気になる方もいるでしょう。成績証明書は、在学中の学歴を証明するために企業から提出が求められることもあります。
このコラムでは、成績証明書を企業に求められる理由や成績証明書のもらい方について詳しく解説。成績証明書以外で学歴を証明するために利用できる書類についてもまとめているので、就職活動をこれから始める方はぜひチェックしてみてください。

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大学中退の就活で成績証明書が求められる理由

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大学中退後に就職活動を行う場合、「学歴の確認」や「適性の見極め」を目的に成績証明書の提出を求められることがあります。
文部科学省の「2019年度 就職・採用活動に関する調査(企業) 調査結果【速報版】 Ⅶ.採用選考活動における学業成果の活用について (4)学業成果を表す書類やデータの提出を求めているかについて(22p)」によると、79.8%の企業が、応募者全員に成績証明書や履修履歴といった学業成果を表す書類やデータの提出を求めていることが明らかです。
応募先すべてで必要になるわけではありませんが、書類提出の依頼が来ても焦らないよう、企業が成績証明を求める理由を把握しておきましょう。

履歴書の記載が正しいか確認するため

企業が大学中退を証明する成績証明書の提出を求める背景には、「履歴書記載の中退時期が正しいかを確認したい」という理由があります。
大学を中退すると最終学歴は高卒となり、最終学歴を証明する書類は高校の卒業証明書となるでしょう。しかし、大学中退と履歴書に記載した場合、高校の卒業証明書だけでは大学に在籍した事実を証明できません。そのため、成績証明書など大学中退を証明できる書類の提出を求められることがあります。

応募者の適性を見極めるため

就活で大学中退の成績証明書が求められるもう一つの理由は、応募者の適性を見極めるためです。
転職活動では、それまでの経験やキャリアが重要な要素となりますが、若年層の場合は十分なキャリアやスキルをもっていないことがほとんど。そのため、企業は、応募書類や面接といった限られた材料から応募者が「何を学んできたか」「どのような適性があるか」を見極めなければなりません。
入社後のミスマッチを防ぐためにも、事前に大学中退の成績証明書から「どのような知識や経験をもっているのか」を確認されるようです。

公務員試験は成績証明書などの提出が求められる

公務員試験を受験する場合は、成績証明書といった大学中退を証明する書類の提出がかなりの確率で求められます。公務員は極めて公共性の高い仕事のため、民間企業より厳しく学歴詐称がないかチェックするようです。ただし、「公務員になるのに学歴は必要?試験や給料は異なる?」のコラムでも解説しているとおり、公務員法によって「学歴を始めとする差別によって採用の可否を決めてはいけない」と定められています。提出はあくまで事実確認のためであり、合否の決定に学歴が影響することはありません。

大学中退者の就活で成績証明書が求められる理由についてさらに知りたい方は、詳しく書かれたコラム「既卒の就活でも必要?成績証明書を提出する意味とは」もご覧ください。

参照元
文部科学省
学生の就職・採用活動に関する調査

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大学中退を証明できる4つの書類

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大学中退を証明できる書類には、成績証明書以外に「退学証明書」「在学証明書」「除籍証明書」があります。就職を希望している企業から提出を求められた際に焦ることがないよう、どのような書類が必要なのかを、以下で確認しておきましょう。

1.退学証明書

大学中退を証明できる最も一般的な書類が「退学証明書」。退学手続きが完了すると発行が可能です。退学証明書には、「氏名」「生年月日」「入学日」「退学日」「学部名」などが記載されています。なお、退学理由については記載されません。

2.在学証明書

在学証明書とは、大学に在籍していることを証明する書類のこと。記載されている内容は、氏名や生年月日、入学日、各学部名などです。
在学証明書は、大学中退を予定しながら先に就活を行っていたり、退学手続きを終える前に企業から書類提出を求められたりしたときに利用します。中退の手続きが完了したら、改めて退学証明書などが必要になることも。また、すでに退学してしまった場合は大学中退の証明書として使えないため、注意しましょう。

3.成績証明書

成績証明書は、在学中の成績や取得単位を証明する書類です。企業が成績証明書の提出を求めることはまれですが、何らかの理由で退学証明書がもらえない、あるいは間に合わない場合には成績証明書で代替できるでしょう。成績証明書からは、学んできた分野や学業への取り組み方を読み取れるので、内定後に提出を求める企業もあるようです。

単位修得証明書とは?

単位修得証明書とは、修得単位数を証明する書類のこと。成績証明書は「成績」と「修得単位数」が記載されていますが、単位修得証明書は「修得単位数」のみが書かれています。大学中退者の場合は、大学通信課程や別の大学などへ再入学する際に必要となる既取得単位の算定のために、単位修得証明書を用いることがあるでしょう。また、高校を中退していて高卒認定試験を受ける場合、単位修得証明書を出身の学校で発行してもらうことで科目の免除が受けられることがあるようです。

4.除籍証明書

除籍証明書とは、何らかの問題を起こして大学から除籍されたことを証明するもの。大学を中退した証明にはなりますが、何か問題を起こしたことを企業側に知られてしまうというデメリットがあります。
なお、除籍証明書を扱わない大学も多いようです。その場合は在籍期間証明を利用すると良いでしょう。

企業によって必要な書類が異なる

大学中退して就職する場合、企業によって求められる書類は異なります。一般的には退学証明書の提出が求められますが、企業によっては成績証明書などが求められることも。必要書類はできるだけ早めに確認して手続きを始めるのが良いでしょう。

大学中退の成績証明書を取得する際の注意点

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大学中退を証明する成績証明書の発行は時間が掛かることがあるため、就活で利用することが分かった時点で早めに発行を依頼するのがおすすめです。また、退学手続きの進捗などによっては必要書類が発行できないことも。期日ギリギリに用意を始めると間に合わない可能性があるので、余裕をもって準備しておきましょう。

発行に時間が掛かることがある

大学中退をして間もない場合は比較的早く成績証明書が用意できることが多いものの、大学中退からしばらく月日が経っていると、発行に時間が掛かる場合があります。申請書の不備や身分証忘れなどがあれば、さらに発行に時間を要することに。そのため、書類が必要と分かった時点で、速やかに手続きを行いましょう。どうしても時間が掛かってしまう場合は、企業側に提出が遅れる旨を連絡することも忘れずに。

発行は大学内の証明書発行機や郵送を活用しよう

「退学証明書」「在学証明書」「成績証明書」など大学に関する証明書は、学内に設置された「証明書発行機」で発行が可能。発行の際は、本人確認書類や発行手数料が必要です。そのほか、大学のホームページなどで必要な持ち物を事前に確認しておくと安心でしょう。また、遠方なら郵送で依頼できることが多いため、確認してみるのがおすすめです。

「抹消」は成績証明書が発行されないことがある

「大学を辞める」といっても、学生側から辞める「中退」、大学側から辞めさせられる「除籍」、通学していたことを無効とされる「抹消」に分けられます。
大学中退は成績証明書が発行されることがほとんどですが、「抹消」を受けた場合は在籍そのものが無効になるため、成績証明書が発行されない可能性が高いでしょう。一方、大学から辞めさせられる「除籍」は大学に在籍していた事実が残るため、成績証明書は発行されるといえます。

大学中退者が成績証明書取得の手続きをする際に覚えておくべき注意点についてさらに知りたい方は、詳しく書かれたコラム「就活に成績は関係ある?成績証明書を提出する3つの理由や注意点を解説」もご覧ください。

成績証明書の偽造は犯罪なので正式な書類を提出しよう

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大学中退後の成績証明書の提出は、抵抗を感じる方もいるでしょう。しかし、成績証明書を求められた場合は、偽造をしたり誤魔化したりはせず正式なものを提出しなければなりません。
成績証明書や退学証明書など、大学が発行した正式な書類の偽造や改ざんは、公文書偽造罪と呼ばれる犯罪です。成績証明書が偽造であるかどうかを調べない企業もありますが、万が一偽造がばれた場合、昇進できなくなったり懲戒解雇されたりする恐れがあります。
今後のキャリアビジョンの達成にも影響を及ぼす可能性がある行為のため、企業に求められた書類は正式なものを提出するようにしてください。

「企業に提出する書類に不安がある」「大学中退して就活が心配」という方は、就職エージェントでサポートを受けながら就活を進めるのもおすすめ。就職エージェントは、就活のトレンドや社会の動向などを熟知したキャリアアドバイザーが専任でつくため、何か困ったことがあった場合に相談でき安心です。
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大学中退したときの成績証明書に関するQ&A

ここでは、大学中退したときの成績証明書や提出書類に関して、よくある質問とその回答を載せているので参考にしてみてください。

退学証明書とは?

退学証明書とは退学を証明する書類のことで、中退手続きの完了後に発行が可能です。氏名や生年月日、入学日、学部名のほか、退学日が記載されています。就活の際は、履歴書や面接で退学日を偽って伝えてしまうと、退学証明書の提出時に嘘が発覚しトラブルとなるので注意しましょう。なお、退学理由の記載はありません。履歴書の書き方について知りたい方は「最終学歴が中退の場合は履歴書にどう書く?学歴別に書き方を紹介します!」をご参考ください。

大学中退を証明する書類や成績証明書は再発行可能ですか?

退学証明書や成績証明書といった各種書類は、基本的に何度でも再発行できます。就活で複数必要だったり、失くしたりした場合は、大学内の証明書発行機や郵送を利用して再度入手しましょう。手続きには時間が掛かることもあるので、早めの準備がおすすめです。このコラムの「大学中退の成績証明書を取得する際の注意点」では、成績証明書が発行されない場合についても解説しているので、興味のある方はこちらもご覧ください。

退学証明書はいつまでに必要ですか?

選考を受ける企業によって異なりますが、二次面接に進むときや内定をもらったタイミングで退学を証明する書類の提出が求められることがあります。このコラムの「大学中退を証明できる4つの書類」では、退学証明書のほかに退学を証明できる書類について解説しているので、こちらもあわせて参考にしてみてください。 

退学証明書や成績証明書の発行に期限はありますか?

各種証明書の発行は、期限がある場合が多いようです。退学証明書は「退学後20年まで」、成績証明書は「退学後5年まで」のように期限が設けられています。期限は大学によって異なるので、各大学に問い合わせるのが安心でしょう。就活の提出書類に関して疑問がある場合は、ハタラクティブのキャリアアドバイザーにも相談が可能です。
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