就活の成績証明書はいつまでに必要？手渡し方法や間に合わないときの対処法

就活で成績証明書の提出が求められ、「成績が悪い場合は不利になるの？」と不安を感じている就活生の方はいるでしょう。
就活で成績証明書が求められる一番の目的は、卒業できるかどうかを判断するためです。成績は合否にそれほど影響しないといわれているので、安心して良いでしょう。
このコラムでは成績証明書について、求められる理由や提出する際の注意点をご紹介。間に合わないときの対処法もお教えします。

就活で成績証明書が求められる3つの理由

就活で成績証明書が求められる理由には、大きく分けて3つあります。
「就職活動に大学の成績は関係ないのでは？」と疑問を感じている方は、企業の意図をチェックしておきましょう。

1.無事に卒業できるのかを判断したい

企業が新卒生に対して成績証明書の提出を求める第1の目的は、「卒業できるかどうか」を判断するため。留年して入社できないことが発覚すると、欠員が生じ採用計画に狂いが出てしまいます。
そのため企業は、成績証明書によって学生が予定どおりに入社できるかを確かめているのです。

2.履歴書との整合性を確かめたい

2つ目は、成績証明書によって「履歴書やエントリーシートの内容に虚偽がないか」を確かめるため。履歴書は選考の判断材料になりうる重要な文書ですが、企業は候補者1人ひとりの書類の真偽を学校へ連絡するなどして確かめるわけにいきません。
そこで利用されるのが、学校名や学部、学科などが記載された成績証明書。万が一、大学名、学部、学科などを偽って応募書類を作成した場合、成績証明書と照らし合わせることによって嘘が分かります。

3.就活生の学習内容から人柄を知りたい

3つ目の目的は、成績証明書に記載された履修内容から、候補者の人物像をイメージするためです。
成績証明書を見れば、「どんな分野に興味があるのか」がひと目で分かるうえ、成績から得意・不得意や専攻分野に対する熱量なども判断できます。
もちろん、成績証明書だけで合否を判断することはありませんが、候補者の人柄を知る1つの材料にしている場合があると認識しておきましょう。

就活で成績証明書はいつまでに準備すべき？

成績証明書は、以下のタイミングで提出を求められます。
いつ提出が必要になるかは企業によって異なるため、余裕をもって準備しておきましょう。

二次面接や最終面接前

選考中に成績証明書を求める場合は、二次面接や最終面接といったある程度候補者が絞られたタイミングが多いようです。
先述したように、企業が成績証明書を求める目的には「候補者が無事に卒業できるかを確認したい」というものがあります。加えて、最終判断の材料にしたいという狙いもあるため、提出が間に合わないのは悪印象。内定まであと一歩なので、きちんと提出し、採用リスクがないことを示しましょう。

内定承諾書と一緒の場合もある

内定承諾書と一緒に成績証明書を提出する場合もあります。
本来、労働契約は内定承諾書の提出をもって結ばれますが、新卒の場合「無事に卒業できるか」という企業側の懸念が残ったままです。万が一卒業できなけでば、内定取り消しということもあり、企業へ多大な迷惑を掛けてしまいます。
内定をもらったからといって安心せず、必要書類はすべて用意して企業側の懸念を払拭しましょう。

成績証明書を提出する際の4つの注意点

成績証明書を提出する際は、以下4つのポイントに気をつけてください。

1.発行までに時間がかかる場合がある

成績証明書は大学での成績が印刷された書類なので、在籍する大学で入手できます。
とはいえ、大学によって、発行までにかかる時間が異なり、即日交付できない可能性もあるため注意が必要です。特に、感染症流行時や災害発生時など、イレギュラーな対応が求められる場合は、余裕を持って準備しておくのが安心でしょう。
発行は、学生課の窓口で申請したり、専用の機械で行ったりと学校によってさまざま。郵送対応している大学もあるようです。申請から発行までに時間がかかる、スケジュールの都合ですぐに取りに行けるか分からない人は、選考が始まる前に複数枚用意しておきましょう。

2.厳封したままの状態で提出する

大学が発行した成績証明書は改ざんを防ぐために封筒を厳封していることがありますが、そのまま提出するのが基本です。
企業から開封して書類のみ提出するように指示されない限り、厳封したままの状態で提出しましょう。

3.郵送の場合は添え状を入れる

成績証明書を郵送で提出する場合は、添え状をつけると丁寧な印象を与えられます。
そのほか、クリアファイルに入れる、封筒には〆マークを書く、切手は過不足なく貼るといった、郵送マナーに即して送りましょう。

4.手渡しなら封筒に入れて持参する

成績証明書を手渡しする場合は、封筒に入れて持参するのがマナーです。封筒に入れるといっても、郵送時のように封をしてはいけません。
受付や面接の際に、封筒から出して書類のみを渡す必要があるためです。汚れや雨濡れを防止する目的で、封筒に入れる前にクリアファイルに入れておくと、なお丁寧な印象になります。

成績証明書に関する疑問Q＆A

ここでは、成績証明書に関するよくある疑問について、Q＆A方式でお答えします。

成績証明書はコピーしてもいい？

成績証明書をコピーするのはやめましょう。成績証明書は改ざん防止のため、厳封してあるのが基本です。封を開けてコピーをするのはもってのほかであると認識してください。成績証明書の申請方法は、本コラムや「成績証明書が手元にない場合」でご確認いただけます。

提出が間に合わない場合は？

成績証明書が用意できず提出期限に間に合わないときは、すぐに採用担当者へ連絡を入れましょう。期日を守らないのはマナー違反。連絡はメールではなく電話で行い、謝罪の気持ちといつまでに用意できるかを伝えてください。連絡する際は、「就活中の電話対応！マナーを守ってスマートな印象を」を参考に電話マナーを守りましょう。

成績証明書がいらない場合はある？

新卒の就職活動では、ほとんどの企業で成績証明書が求められます。就職活動は数十社受けることが多いため、いらないことよりも必要な場合のほうが多いと考え、あらかじめ準備しておくようにしましょう。また、既卒の場合でも成績証明書が求められることがあります。詳しくは、「既卒の就活でも必要？成績証明書を提出する意味とは」をご覧ください。

成績証明書は何枚必要？

応募する企業の数にもよりますが、5枚以上用意しておくと安心でしょう。新卒採用では、内定承諾書を提出するとき以外にも、二次面接や最終面接後といった選考途中で提出を求められる場合があります。必要に応じて足りない分を入手するようにしてください。就活に関する疑問は、ハタラクティブの就活アドバイザーにも相談できます。

成績が悪いと就活に影響する？

新卒生から「成績があまり良くないので心配…」という疑問が多く聞かれます。
最後に、成績証明書の成績に関する影響力を知っておきましょう。

成績はそれほど合否に影響しない

成績証明書の成績は、合否にそれほど影響しないといわれています。
大学の成績は全国的な基準があるわけではなく、あくまで各大学ごと、その授業を受け持っている教授個人による評価です。そのため、極端に成績が悪い場合や留年が避けられない場合を除いて、成績だけで不採用を判断する企業は少ないと考えられます。
また、候補者の専攻分野が必ずしも入社後に役立つわけではありません。「学力」よりも「入社後活躍できるポテンシャルがあるか」のほうが、企業によって重要なのです。
もちろん、優秀な成績を修めていれば、採用担当者の目にも好印象に映ることもあるので、学業は決して疎かにしないでください。

卒業が危ぶまれるほど単位を落とした場合は不利になる

卒業が危惧されるくらいに単位を落としている場合は、選考に不利になる可能性が高いでしょう。
企業からすると単位を落とすのは、「真面目に講義を受けていない」「会社でも不真面目な態度を取るのでは」とマイナスイメージにつながります。まして、卒業に必要な単位が取れるか取れないか微妙なラインの場合は、「採用リスクがある」と判断されるでしょう。

成績が悪くて不安な場合は面接に力を入れる

先述したとおり、よほどのことがなければ成績は合否に影響しませんが、どうしても心配な人は、エントリーシートや面接でのアピールに力を入れるのがおすすめです。
自己PRや志望動機などでは、自分の長所や人間性がアピールできます。「自分にはこんな長所があり入社後のどんな場面で活かせる」と具体的にアピールできれば、十分成績の悪さをカバーできるでしょう。
学業の成果ではなく、課外活動のアピールに重点を置く方法もあります。「部活（アルバイト）でこんな体験をして、仕事をするうえでも役立てたい」と話せば、採用担当者へ好印象を与えられるでしょう。

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