退職をメールで伝えるのはアリ？注意点や例文をご紹介

「上司や会社に相談せず、退職をメールで伝えても問題ない？」と悩む方もいるでしょう。基本的に退職の意思は口頭で伝えるのが望ましいとされています。しかし、場合によっては出社して対面で伝えるのが難しいこともあるでしょう。このコラムでは、退職の意思をメールで伝える際のポイントや、退職の相談メールと報告メールの例文をご紹介。また、メールで退職を伝えるリスクも解説しているので、参考にしてみてください。

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退職をメールで伝えるのはアリ？

法律上、退職をメールで伝えること自体は可能です。「民法第627条」によると、「第六百二十七条 当事者が雇用の期間を定めなかったときは、各当事者は、いつでも解約の申入れをすることができる。この場合においては、雇用は、解約の申入れの日から2週間を経過することによって終了する」とあり、退職を伝える手段は定められていません。

一方で、退職をメールで伝えるのは、マナー違反と捉えられる可能性もあるようです。お互いの表情をきちんと確認することも、大事なコミュニケーションの1つ。同じ職場で働いている限り、退職の意思は口頭で伝えるのが望ましいでしょう。

また、退職するまでには仕事内容の引き継ぎや後任者の決定など、会社側もさまざまな対応が必要になります。退職までの流れをスムーズに進めるためにも、メールではなく口頭でしっかりと退職の意思を伝えることが大切です。

参照元
e-Gov法令検索
民法

退職をメールで伝えるリスク

会社に相談せず、メールだけで一方的に即日退職を進めようとすると、以下のリスクが生じる可能性があります。退職の意思をメールで伝えたい場合は、リスクを理解し対策しておきましょう。

退職が成立するまで時間がかかる

退職できるのは申し出から原則2週間後で、即日退職は会社側が認めない限り成立しません。そのため、退職の意思をメールで伝えたとしても、すぐに退職できるわけではないので注意しましょう。

損害賠償に関わるトラブルに発展する恐れがある

退職をメールで伝えた場合、損害賠償に関わるトラブルに発展する可能性もあります。会社を退職したという理由だけで、会社側から損害賠償を請求されることは基本的にありません。しかし、「突然の退職で十分な引き継ぎをせず、会社側に被害や損害を与えた」「仕事を引き継ぐ際に周囲の従業員を引き抜いて退職した」などの場合、トラブルに発展する可能性があるため注意が必要です。

書類のトラブルが発生する場合がある

退職をメールで伝えた際、書類トラブルが発生する可能性があります。突発的に会社を辞める場合、退職が受理されるまでに時間を要するため、必要書類がすぐに届かないこともあるでしょう。そのため、失業保険の申請や国民年金への切り替えといった、退職後に必要な各種手続きがスムーズに行えないトラブルも想定されます。

退職をメールで伝えることが問題ない例

社会人のマナーとして、退職の相談や報告は対面で伝えるのが望ましいでしょう。一方で、状況によっては退職の意思をメールで伝えても問題ない場合があります。具体的な例を以下で確認してみましょう。

入院していて外出が困難である場合

入院していて外出が困難な場合は、退職をメールで伝えても問題ありません。会社の上司を病院に呼んで直接相談する選択肢もありますが、かえって上司に迷惑を掛けてしまう可能性も。そのため、メールで事情を説明した上で、退職の意思を伝えれば受け入れてもらえるでしょう。

会社に行こうとすると体調不良になる場合

会社に行こうとすると体調が悪くなる場合も、メールで退職の意思を伝えても問題ありません。出勤時に体調が悪くなるときは、ストレスによって心身に悪影響が出ている可能性があります。無理に会社に行こうとすると、体調が悪化することも。このような状況に陥っている方は、退職の意思をメールで伝えましょう。

退職をメールで伝える際のポイント

ここでは、退職をメールで伝える際のポイントをご紹介します。以下のポイントを参考にしてみてください。

1.メールはなるべく早めに送る

退職を伝える際、メールはなるべく早めに送りましょう。「退職をメールで伝えるのはアリ？」の項で解説したとおり、法律上退職の意思は原則退職日の2週間前までに連絡すれば問題ありません。しかし、就業規則の規定や担当している仕事の引き継ぎ、各種手続きにかかる時間などを考慮すると、1〜2ヶ月程度前に申し出るのがおすすめです。

退職予定日ギリギリにメールを送っても退職できないわけではありませんが、職場の就業規則に従い早めの報告を心掛けることで、最後まで円滑に退職手続きを進められるでしょう。

2.丁寧な言葉遣いを心掛ける

退職をメールで伝えるときは、丁寧な言葉遣いを心掛けましょう。メールでは声や表情が伝わらないため、対面に比べて簡素で冷たい印象を与えてしまう可能性があります。丁寧な言葉遣いで相手への感謝や、メールで退職を伝えることへのお詫びなどを記入し、好印象なメールを目指しましょう。

また、言葉遣いに注意するだけでなく、「伝えるべき内容が書かれているか」「プライベートな内容が含まれていないか」なども確認しておきましょう。「メールで敬語を正しく使うには？気をつけるポイントを解説」のコラムでは、ビジネスメールで注意したい敬語表現を詳しく解説。メールでの言葉遣いにお悩みの方はご参照ください。

3.最初に直属の上司に伝える

メールで退職を申し出る際、まずは直属の上司に伝えましょう。直属の上司よりも先に同僚や上の立場の人物に話が伝わってしまった場合、上司との関係が悪化し、退職の手続きがスムーズに進まなくなる可能性も。ただし、直属の上司にハラスメントを受けた、嫌がらせをされたなど話したくない理由がある場合は、上司より上の立場の人に伝えても問題ありません。

4.退職をメールで伝えることをお詫びする

円満退職を目指すのであれば、直接の相談なしにメールで退職を申し出ることに対してお詫びを伝えましょう。「メールでのご連絡となり申し訳ありません」と一言添えることで、退職の意思のみ伝えるよりも好印象を与える可能性があります。退職理由がどのようなものであっても、お詫びの言葉をメールに添えるのがおすすめです。

5.退職理由は一身上の都合と書いてもOK

メールで退職理由を伝える際、理由を言いにくい場合は「一身上の都合」を使用するのが無難です。退職理由の内容によっては、上司に引き止められる可能性があります。たとえば、人間関係に疲れたという理由であれば、違う部署への異動を提案されることも考えられるでしょう。明確な退職理由があっても、「一身上の都合」を貫けば、理由を深掘りされて引き止められるのを防げます。

「退職理由は正直に言うべき？上司や面接官への上手な伝え方を紹介」のコラムでは、退職理由を伝える際のコツを解説しているので、参考にしてみてください。

6.送信したメールは残しておく

退職をメールで伝える場合、念のためメールの内容を残しておくのがおすすめ。万が一、会社側とトラブルがあった際、事実を証明するものが必要になるためです。退職の手続きが一通り終わっても、会社とやり取りしたメールは削除せずに残しておきましょう。

7.メールでしか退職報告できない理由を述べる

メールで退職を申し出る際は、「退職の相談や報告は対面で伝えるのが一般的」と考えている人がいることも考慮して、メールでしか退職報告ができない理由を述べましょう。メール本文では、退職の申し出がメールでの連絡のみとなった事情を添え、申し訳ないという気持ちを伝えることも大切です。できるだけ具体的に理由を述べれば、会社側からも理解を得られるでしょう。

退職を申し出る前にメールで相談・意思表示しよう

退職をメールで伝える前に、まずは退職の意思があることを上司に相談しましょう。ここでは、退職の相談メールの例文を紹介します。「どのように相談するべきか分からない…」と悩む方は、参考にしてみてください。

上司への退職相談メールの例文

上司にメールで退職の相談をする際は、メールでの連絡になったことに対するお詫びや、事情が分かる内容のメールにすることで、上司からの印象が悪くなるのを避けられます。また、メールの件名は内容が分かるようなものに設定するのが望ましいでしょう。

「退職の相談をしたいが、実際どうすれば良いか分からない」とお悩みの方もいるようです。「退職の相談は誰にする？伝えるポイントや会社を辞めるまでの流れも解説」では、退職の意思を伝えるときのポイントを解説しているので、参考にしてみてください。

退職をメールで伝える際の例文

ここでは、退職をメールで伝える際の例文をご紹介します。

退職の報告メールの例文

退職の申し出は直接伝えるのが望ましいでしょう。そのため、退職をメールで伝える場合は、直接話せない理由を明確に記し、お詫びの言葉を添えるのがおすすめです。

退職願・退職届をメールで送付する際の例文

退職願・退職届をメールで送付する場合は、Wordなどで作成した文書をPDFファイルに変換し、メールに添付します。メール本文は、書類が添付されていることが分かる簡潔な文章にしましょう。

退職決定後は挨拶メールで上司に感謝を伝える

退職が決定した後は、上司に挨拶メールを送りましょう。退職の挨拶に関しても対面で伝えることが望ましいため、メールでの挨拶となる場合お詫びを書き添えておきましょう。

上司への退職挨拶メールの例文

上司に退職の挨拶メールを送る場合、退職予定日とお礼の言葉を伝えます。お世話になった上司がいる場合、具体的なエピソードに対する感謝の気持ちを添えるのもおすすめ。直接退職報告ができていなければ、一言お詫びを伝えると印象が悪くなるのを防げるでしょう。

「退職の挨拶メールの内容と書き方とは？例文や好印象を与えるコツを紹介」では、退職時の挨拶メールの書き方を詳しく解説しているので、ご一読ください。

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退職をメールで伝えることに関するQ＆A

「退職の申し出をメールで伝えるのは避けるべき？」と悩む方も多いでしょう。ここでは、退職をメールで伝える際のお悩みをQ＆A方式で解決していきます。

アルバイトはメールで退職の申し出をしても問題ない？

アルバイトは退職届を提出する必要がないことが多く、上司に退職の意思があることを伝えるだけで退職できる場合もあるようです。しかし、雇用形態に関わらず、まずは退職したい旨を直接上司に伝えるのが無難です。ただ、体調不良などで出社が難しい場合は、メールで退職の意思があることを相談しましょう。

退職をメールで伝える際の件名は？

メールの件名は、「退職のご相談」「退職願 氏名」など、件名だけで内容が把握できるものが望ましいでしょう。また、メールの件名は書面の表書きと同じ役割があります。一目見て何の連絡なのかが伝わるよう意識しましょう。

退職の申し出をメールで送るタイミングは？

退職の意思が固まったら、早めに上司へ相談しましょう。退職の手続きや引き継ぎには時間がかかる場合もあるため、余裕を持って伝えるのがおすすめです。「退職したいときの言い方！切り出し方のコツや辞めたい理由の例なども紹介」では、退職の意思をメールで伝える際のタイミングや方法についてご紹介しています。

メールで連絡せずに突然退職しても良い？

退職の意思がある場合は、会社側へメールや電話で連絡するのがマナーです。相談や報告をしないまま退職した場合、懲戒解雇という処分を受ける可能性があります。「仕事をばっくれたらどうなる？その後に生じるリスクや対処法をご紹介」では、突然退職するリスクなどについて詳しくご紹介しているので、ぜひご一読ください。

退職の相談をメールでするタイミングは？

退職の相談は、退職希望日の1〜2ヶ月程度前にするのが望ましいでしょう。一方的に退職の意思を伝え、即日退職すると、トラブルに発展する恐れも。新たな人員の確保や仕事の引き継ぎなど、会社側が事務手続きを済ませられる期間を考え、早めに退職の相談をするようにしましょう。

転職エージェントのハタラクティブでは、退職についてのご相談も受け付けているので、「退職をメールで伝えたいけどどうすれば良いのか分からない…」とお悩みの方は、お気軽にご連絡ください。