正社員の受付スタッフになるには？向いている人や必要なスキルなどを解説！

「正社員の受付スタッフの仕事内容は？」「向いている人は？」と気になる方もいるでしょう。受付の主な仕事は、来客対応やスケジュ―ル管理、事務作業などです。多くの方と接する仕事のため、コミュニケーションが得意な方に向いているといえるでしょう。
このコラムでは、受付の仕事内容や向いている人の特徴、メリット、活かせる経験などを解説します。受付の仕事について理解を深め、自分に適性があるかを知りましょう。

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「受付」の仕事内容とは

「受付」の主な仕事内容には、来客対応、電話・メール対応、スケジュール管理などがあります。会社に訪れる人が最初に接する「受付」。受付の対応ひとつで企業の第一印象が変わることもあり、大切な役目を担っています。
正社員の受付として働きたいと考えている方は、以下で受付の仕事内容を確認しておきましょう。

来客への対応

受付の主な仕事内容の一つが来客への対応です。会社を訪れた方を担当部署へご案内したり、約束のない方は受付できちんと断ったりすることで、ときにはセキュリティ的な役割を果たすこともあります。また、企業によって違いはありますが、来訪者へのお茶出しも業務のひとつ。来訪者を気持ちよく迎えることで、企業のイメージアップにもつながるでしょう。

電話、メール対応

受付の仕事では、代表電話やメールに対応することも多いです。顧客からの要件を確認し、受付で対応可能か、ほかの部署に取り次ぐかを正しく判断する必要があります。

スケジュール管理、会議室の予約

社員のスケジュール管理や会議室の予約も受付の重要な仕事です。スケジュールの確認がしっかりとできていない場合、顧客とのアポイントが成立しなかったり、会議の予定がバッティングしてしまったりして業務に支障をきたしてしまう可能性も。
また、会議室の予約も、商談やミーティングの予定日時にスムーズに使用できるようにするための重要な業務です。

事務作業、備品管理

来客や電話対応の合間の時間に、来客数の集計や報告書の作成などの事務的な作業をこなすこともあります。WordやExcelを使用する場合もあり、操作できるようにしておくと業務がスムーズに進むでしょう。また、備品管理の発注や管理に加え、来客の目につくフロント周りや会議室の清掃なども受付の仕事に含まれる場合があるようです。

受付の仕事については「受付の仕事内容とは？向いている人や正社員として就職するポイントを解説！」のコラムでも詳しく解説しているので、こちらもチェックしてみてください。

正社員の受付に求められることは？

ここでは、正社員の受付スタッフに求められるスキルについて解説します。企業のイメージを崩さず、的確に対応する力が求められる受付の仕事。就業に必須の資格は特になく、未経験の方も目指せるのが特徴です。ただし、「会社の顔」としてのイメージがある受付スタッフになるためには、最低限のスキルをもっておくと良いでしょう。

丁寧な言葉遣い

きちんとした言葉遣いは、受付スタッフにとって大切なポイントです。会社に訪れた方を気持ちよく迎えるべく、感じの良い笑顔で対応することが求められます。過去にカフェ店員やアパレル販売などの接客業を経験した方は、そのスキルを受付スタッフでも活かせるでしょう。

身だしなみ

清潔感のある身だしなみを心掛けましょう。来客者が最初に出会う受付の対応は、会社のイメージにも影響します。髪型やメイクなど華美な装飾は避け、相手に不快感を与えないように配慮が必要です。また、企業によって制服や身だしなみに指定がある場合は、それに従いましょう。

語学力

正社員の受付スタッフとして志望する企業にもよりますが、外資系企業やホテルなど外国からの来客者が多い場合は、語学力を求められる場合があります。その際は、企業の募集要項にどれだけの知識が必要なのか記載があるので、よく確認してから応募しましょう。

正社員受付に役立つスキルやキャリアプランを知りたい方は「受付の正社員になるには？主な仕事内容や平均年収・キャリアパスをご紹介！」にて、詳しく解説しているので、ぜひ参考にしてください。

正社員の受付に向いている人の6つの特徴

受付に向いている人の主な特徴は、「コミュニケーションが好き」や「臨機応変な対応ができる」などです。以下で詳しく解説するので、仕事選びの参考にしてみてください。

1.人と関わるのが好きで気配りができる

人と関わるのが好きで気配りができる人は、毎日多くの方と接する受付の仕事に向いているでしょう。受付は社内の人だけでなく、外部の人や初対面の人と関わることも多いもの。また、来客者の都合や社員のスケジュールなど、さまざまな面に配慮した対応が求められます。
正社員を目指すなら人見知りをせず、来客者の都合や要件を踏まえて失礼のないよう対応ができると良いでしょう。

2.冷静に臨機応変な行動ができる

アポイントメントの把握はもちろん、イレギュラーの訪問などにも冷静に対処する力があると、日々の仕事をスムーズにこなせるでしょう。急なトラブルが発生しても慌てず、状況に合わせて臨機応変な対応ができることは、正社員の受付スタッフにとって重要です。

接遇スキルについては、「第二新卒が受付の仕事に就く方法は？役立つスキルや求人選びのコツを紹介！」もあわせてチェックしてみてください。

3.規則正しいリズムで働くことを希望している

受付の仕事は、企業の休日に合わせてお休みがとれるので、規則正しいリズムで働きたい人にも向いているでしょう。また、家事・育児と仕事を両立させたい方にもおすすめです。施設やイベントなどの受付は、正社員も土日祝以外にお休みがとれる場合もあるので、自分に合った働き方ができるところを選んでください。

フリーターから正社員の受付を目指したい方は「フリーターから正社員になるには？就職活動の基本や受かりやすい求人を紹介」にて、フリーターから正社員になるための方法を詳しく解説しています。ぜひ参考にしてください。

4.笑顔で礼儀正しくコミュニケーションが取れる

誰とでも笑顔でコミュニケーションを取るのが得意な人にも、受付の仕事はおすすめできます。年齢性別や立場もさまざまな来訪客に接し、受付の対応がそのまま企業のイメージになる可能性もある重要なポジションのため、常に礼儀正しさを意識することが不可欠です。そのため、誰に対しても感じ良くコミュニケーションが取れる人は適性があるでしょう。

5.清潔感がある

受付の仕事では、常に清潔感のある身だしなみでいることも重要です。受付に清潔感が欠けている場合、来訪者からの企業イメージが下がってしまう恐れも。会社の「顔」となる仕事であることを意識し、特に髪形や服装、ネイル、立ち振る舞いなどに配慮できる人は受付の仕事に向いているといえます。

6.事務処理や語学のスキルを持っている

来客対応のほかに事務作業も行う受付の仕事では、事務処理のスキルを持っている人も向いているといえます。来客者の情報管理や入館証の受け渡しを記録するなど、事務的な作業も行う必要があるため、事務処理能力を持っていると業務がスムーズです。
また、来客者に外国人が多いなどのグローバルな企業の場合、語学スキルを求められることもあるでしょう。

正社員の受付に向いていない人の5つの特徴

正社員の受付に向いていない人の主な特徴としては、「ルーティンワークが好き」や「コミュニケーションや気配りが苦手」などが考えられます。以下で確認してみましょう。

1.ルーティンワークが好き

受付には毎日さまざまな顧客が来訪し、状況や目的に応じた対応を取ることが必要です。来客は必ずしもアポイントがあるわけではないため、ルーティンワークが好きな人にとっては先の予定が立てづらく、ストレスを感じる可能性もあります。

ルーティンワークでコツコツとできる仕事には何があるのか気になる方は、「コツコツできる仕事とは？タイプ別の職種や正社員を目指すポイントを紹介！」のコラムも参考にしてみてください。

2.人の顔や名前を覚えるのが苦手

人の顔や名前を覚えるのが苦手な場合、来訪客に適切な対応ができない可能性も。毎日さまざまな人が訪れる受付ですが、なかには付き合いの長い取引先や提供しているサービスの会員など、定期的に来訪する人もいます。顔や名前を覚えていなければ、毎回確認してしまったり、案内に時間がかかったりして来訪客に快く思われない場合もあるでしょう。

何度も訪れている顧客については特徴をメモしたり、積極的にコミュニケーションを取ったりするなど、顔や名前を覚えるための行動が大切です。

3.コミュニケーションや気配りが苦手

受付の仕事によっては、1日で数百人に対応することもあり、コミュニケーションが苦手な人にとっては精神的な負担となってしまう場合があるでしょう。また、来訪客が困っている様子であれば積極的に声を掛けるなど、相手の様子を見て気配りする必要もあります。コミュニケーションや気配りは、受付の仕事に欠かせない要素といっても良いでしょう。

コミュニケーション能力の高め方は「コミュニケーション能力を鍛えるには？具体的な方法をご紹介」のコラムでご覧になれます。ぜひチェックしてみてください。

4.自分のペースを守って仕事をしたい

受付は常に周囲に気を配り、受付に来た人に優先的に対応する必要があります。来客対応が空いた時間に事務作業や清掃を終わらせようと思っても、来訪客が来れば作業を中断しなければなりません。そのため、自分のペースを守って仕事をしたいと思う人にとっては、落ち着かない環境となり得るでしょう。

5.焦ったり慌てたりしやすい

何かイレギュラーなことが起きたり、トラブルが発生して受付にクレームが来たりする場合もあります。その際、焦って対応してしまうと二次トラブルにつながる可能性も。
トラブルが起きても慌てずに対応できるよう先輩からアドバイスをもらったり、よくあるトラブルとその対処法を学んだりしておくと精神的にも余裕が生まれるでしょう。

正社員の受付の仕事に活かせる経験

これまでの経験が、受付の仕事に活かせる場合もあります。ここでは、「接客経験」「事務経験」「語学経験」について解説。以下のような経験があれば、就職活動でもアピールすることがおすすめです。

接客経験

ショップや飲食店スタッフ、ブライダルスタッフなど接客の仕事経験があれば、受付の仕事に活かせます。これらの仕事は、接客とともに商品や備品管理、電話・メール対応、清掃など受付の仕事と共通する業務が多いです。そのため、就活で接客経験をアピールすることで、適性を見出されることもあるでしょう。
また、ホテルフロントや百貨店で接客経験がある場合、ビジネスマナーも身についていると判断され、即戦力として有利になる可能性もあります。

事務経験

受付の仕事では、来客対応のほかに来客者の情報管理や備品管理、電話・メール対応、清掃などさまざまな業務を行います。来訪客が多かったり、人事異動の多い時期だったりすると、事務処理や備品発注の量が増えることも。
また、事務作業ではPCを使用することが多いため、事務経験があることで、事務処理能力を活かし業務をスムーズに行うために活かせるでしょう。

語学経験

企業によっては、外国人の来訪客に対応することが多い場合もあります。その場合、複数の外国語を習得していたり、語学に堪能だったりする人は重宝されるでしょう。語学力があることは、受付の仕事に限らず幅広い仕事で強みになるもの。たとえば、英語が得意であれば、TOEICなどの英語能力テストにチャレンジしておくのも語学力の証明としておすすめです。

就活で英語力をアピールしたいと考えている方は、「TOEICは就職に有利？取得しておきたい点数やアピール方法を解説」のコラムも参考にしてみてください。

正社員の受付で働くメリット

正社員の受付スタッフとして働くメリットには、「正しいビジネスマナーを身につけられる」「コミュニケーション能力を高められる」などがあります。以下で詳しく確認しましょう。

正しいビジネスマナーを身につけられる

正社員の受付で働くメリットの一つは、正しいビジネスマナーを身につけられることです。受付の仕事は、企業の「顔」として来訪客のイメージを左右する立場でもあるため、正しい言葉遣いやビジネスマナーでの対応が必須ともいえます。

そのため、マナーや言葉遣い、立ち振る舞いなどは研修や先輩社員からの指導により自然と身についていくでしょう。正しいビジネスマナーを身につけていれば、転職を考える際にもさまざまな職種に活かせるスキルとなります。

コミュニケーション能力を高められる

正社員の受付で働くことで、コミュニケーション能力を高められることもメリットでしょう。受付の仕事では、毎日さまざまな相手に対応します。相手の話を聞いたり、分かりやすく案内をしたりするなかで、傾聴力や情報を伝える力などが鍛えられるため、コミュニケーション能力が高まるでしょう。

臨機応変な対応ができるようになる

受付の仕事では取り次ぎや案内、クレーム、問い合わせなど、相手の多様な目的に対応します。また、イレギュラーな事態であっても、落ち着いて適切な対応を取ることが求められるため、臨機応変な対応が身につくメリットがあります。

社内外の人に感謝される

社内外問わず多くの人とコミュニケーションを取る受付の仕事では、直接感謝の言葉を掛けられることも多く、モチベーションにつながりやすいのもメリット。自分の対応が相手の役に立ったことを実感しやすいため、やりがいを感じながら仕事に取り組めるでしょう。

やりがいのある仕事に就くためのポイントや見つけ方が気になる方は、「やりがいのある仕事とは？その特徴や見つけ方をご紹介」のコラムもチェックしてみてください。

フリーターから正社員の受付スタッフになれる？

受付の仕事は、未経験や資格がない場合も目指しやすい職種です。しかしながら、企業の規模によっては求められるスキルも高い傾向にあるのが現状。そのため、フリーターから正社員の受付スタッフを目指すなら、ビジネスマナー検定や秘書検定など、ある程度の知識を備えておくことも必要となるでしょう。

入社後に改めて受付を目指せることも

企業によっては、正社員として入社したあとに受付スタッフとして採用される場合もあります。しかし、最近では契約社員や派遣として受付を担当する場合もあるようです。そのため、フリーターとして受付に挑戦するなら、派遣会社などを利用してみるのも一つの手。
ほかにも、事務や経理など別の職種に就職後、経験を積んでからキャリアチェンジをするという道もあるでしょう。さらに、「企業の受付」というスタイルにこだわらなければ、さまざまな受付スタッフの求人があります。サービス系やイベント／施設系の業種まで範囲を広げて、自分の興味のあるジャンルで探してみるのも良いでしょう。

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正社員で受付スタッフを目指したいときのQ＆A

正社員で受付スタッフを目指したいときによくある疑問や質問をまとめました。正社員の受付スタッフになりたい方は、ぜひ参考にしてください。

病院・クリニックの正社員受付スタッフになるには？

正社員で病院・クリニックの受付スタッフになるために、特に資格等は必要ありません。ただし、民間の医療事務資格を取得していると就活時に有利になることもあるでしょう。

医療事務の正社員になりたい方は「第二新卒から医療事務の正社員に！」にて、就職時のポイントを解説しているので、ぜひ参考にしてください。

未経験から受付スタッフの正社員になれますか？

受付スタッフの仕事に就くために必須の資格はないため、未経験者を採用する企業も少なくありません。

未経験者や新入社員のサポート体制が整っている会社であれば、入社後にビジネスマナーや受付スタッフの業務内容に関する研修が受けられる場合も。働きながら知識を身につけられる可能性があるでしょう。詳しくは「高卒から受付の正社員に就職するには？詳しい業務内容を確認しよう」もあわせて参考にしてください。

正社員の受付スタッフに向いている人は？

コミュニケーションスキルがある人や、臨機応変な対応ができる人は向いているといえるでしょう。日々多くの人と関わる受付業務には、スムーズなやり取りが必要です。また、受付スタッフの種類によっては、英語ができると即戦力として評価される可能性もあります。

受付スタッフの正社員求人はどこで確認できますか？

受付スタッフの正社員求人は、ハローワークや求人サイト、就職エージェント等で確認できます。ハタラクティブでは、あなたにマッチした受付スタッフの求人をご紹介。第二新卒、フリーター、ニートから受付スタッフになりたいという方は、お気軽にご相談ください。

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