内定保留を電話でしたいときのマナーとは？承諾や辞退の伝え方も例文で解説

内定を獲得したものの、保留したい旨を電話で伝えたい方はいるでしょう。内定保留にはリスクが伴うため、マナーを守って悪印象を与えないように伝えることが重要です。営業時間に連絡をし、保留をしたい理由は簡潔に分かりやすく伝えましょう。
このコラムでは、内定保留を電話で伝える際のマナーや伝え方について詳しく解説します。適切な伝え方の例文も紹介しますので、参考にしてみてください。

電話で内定を保留するときのマナー

内定を承諾するか辞退するかは、内定通知がきたタイミングもしくは指定された期限までに、返事をするのが基本です。しかし、選考状況によっては内定を保留したい場合もあるでしょう。自己都合で内定保留をする際は、採用担当者に失礼のないようにしましょう。

ここでは、電話で内定を保留するときのマナーについて解説しています。

営業時間内に連絡する

電話で内定保留の連絡をする際は、企業の営業時間内にするようにしましょう。

内定保留の連絡を営業時間外にしても採用担当者につながらない可能性が高いといえます。配慮として、就業開始直後や昼時、終業間際などの忙しい時間に連絡するのは避けましょう。内定者からの保留の連絡が入ると、人材管理をするうえでの手続きや報告が必要になることがあるため、就業開始2時間後や終業2時間前など、比較的落ち着く時間帯の連絡が無難です。

採用担当者の個人のビジネスアカウントやメールアドレスをを知っている場合も、連絡は営業時間内に行いましょう。内定保留は業務関係の連絡に含まれると考え、ビジネスマナーを守ることが基本です。

理由を簡潔かつ正確に伝える

内定保留をしたい理由は、簡潔かつ正確に伝えることが重要です。

長い時間を掛けて理由を説明すると、伝えたいことが伝わらなくなったり、採用担当者の業務時間を大幅に削ってしまう恐れがあります。また、「内定保留は採用担当者に悪印象なのでは」と理由を偽って伝え、嘘だと見抜かれたり矛盾が生じたりした場合、採用担当者からの印象が悪くなってしまうことも考えられるでしょう。

内定保留の理由は、簡潔かつ正確に伝えることを意識してみてください。

内定を保留したい期間を伝える

内定保留を伝える際は、いつまで保留したい期間を明確に提示しましょう。

他社の選考結果を待つ場合は選考スケジュールを加味して伝え、入社後の業務や労働条件を見直して判断したい場合であれば、2日前後が目安に伝えるのがおすすめです。内定保留の期間は、理由と見合うように設定をしましょう。

内定を1ヶ月以上保留したい場合

早期選考や公務員とあわせて選考を進めていた場合は、すべての選考結果が出るまでに時間を要するため、内定を1ヶ月以上保留したいことも。そのような場合は、内定をもらったことに対する感謝を伝えたあとに、選考状況を正直に伝え、内定保留が可能な期間を企業に相談してみましょう。企業の判断によっては、内定保留が認められなかったり、内定取り消しになる場合もあるため、企業研究や面接の段階で質問するのも良い方法です。「内定を承諾しておいて、他社から内定が出たら辞退する」とするのは、企業に大きな迷惑が掛かるので避けるのが良いでしょう。

内定保留をするときのマナーや保留期間ついては、「転職の内定保留は可能？期間やメール・電話で伝える際の例文を紹介」のコラムでも説明しています。ご一読ください。

電話で内定保留はできる？

電話での内定保留を申し出ることは可能です。

内定通知が行われる方法は、電話でされる場合がほとんどのため、電話で保留したい旨を伝えることを想定すると良いでしょう。

内定保留の可否は企業の状況による

内定保留ができるかどうかは、企業やそのときの状況によって異なります。

どの企業でも、採用するにあたって事前にスケジュールが組まれているため、状況によっては内定保留は受けられない場合も。内定保留を受け入れてもらえたとしても、期間を短めに設定しなければならないことがほとんどでしょう。

内定保留の電話で悪い印象を与えない伝え方

内定保留の電話で採用担当者に悪い印象を与えないよう、伝え方には注意しましょう。

先述のとおり、内定通知に備えて事前に「承諾・保留・辞退」のいずれかを決め、マナーを守って採用担当者に伝えるのが基本です。

ここからは、印象を悪くしない工夫として挙げられる「留守番電話の設定」「電話後のメール送信」「採用担当者が不在の場合」を、それぞれ詳しく紹介します。

留守番電話の設定　

内定通知の電話に出られない場合に備え、留守番電話の設定をしておきましょう。

就職・転職活動中は、ほかの選考スケジュールと重なり電話に出られないことも考えられます。留守番電話に用件を残せないと、採用担当者は電話を掛け直さなければならず、手間を取らせてしまうことも。

最終面接が終わったら、留守番電話の設定をしておくと安心です。

電話後のメール送信

電話で内定通知のやり取りを終えたら、感謝と確認のメールを送信しましょう。

電話でのやり取りは誠意を伝えやすく、メールはやり取りをデータとして残せるメリットがあります。内定保留を受諾してもらえた際は、それに対する感謝と、電話で伝えた保留理由や期間をメールで提示し、採用担当者が確認できるようにしておきましょう。電話後にメール送信をして企業への誠意を示すことで、悪印象を回避できるでしょう。

採用担当者が不在の場合

電話で内定保留を伝える際に、採用担当者が不在の場合もあります。その際は、採用担当者の都合の良い時間を聞き、もう一度連絡するようにしましょう。場合によっては採用担当者から折り返し連絡してもらえることもあるので、その際は自分の都合の良い時間を伝え、用件をメールでも伝えておくと良いでしょう。

内定保留をメールで伝える方法は、「内定の保留期間は1週間？依頼するコツと考えられるトラブルの対処法を紹介」のコラムを参考にしてみてください。

電話で内定保留を伝える例文

電話で内定保留を伝える際は、企業から電話を受けた場合と、自分から電話を折り返す場合で対応が異なります。採用担当者に悪い印象を与えないためにも、それぞれの適切な伝え方を把握しておきましょう。

電話後にメールを送る場合の例文もあわせて以下で紹介します。

企業から電話を受けて伝える場合

以下は、企業から電話を受けて内定保留を伝える場合の例文です。

「内定のご連絡ありがとうございます。評価していただき大変うれしく思っております。

すぐにお返事したいところですが、まだ他社の選考結果が出ていない状況であり、その結果を待ってから判断したいと考えております。大変申し訳ございませんが、△月△日まで返事をお待ちいただくことは可能でしょうか。考えがまとまりましたら、すぐに私から△△さまに連絡いたします」

例文のように、内定保留を伝える際は、「お礼・保留依頼・理由・期限の提示」を内容に入れて話しましょう。採用担当者に保留を受諾してもらえたら、しっかりと感謝を伝えましょう。

内定保留の伝え方を理由別に知りたい方は、「内定の返事の仕方は？いつまでに行う？保留や辞退する場合の例文も紹介」のコラムで紹介しています。チェックしてみてください。

電話を折り返して伝える場合

以下は、自分から電話を折り返して内定保留を伝える場合の例文です。

「お忙しいところ恐れ入ります。△△と申します。

採用担当の△△さまに取り次ぎをお願いできますでしょうか。

（採用担当者が電話に出たら）

お世話になっております。先日お電話いただきました△△と申します。この度は内定のご連絡ありがとうございました。

すぐにお返事したいところですが、御社と他社の△△の点でまだ迷っており、もう少し情報収集をしたうえで慎重に判断したいと考えております。身勝手なお願いで大変申し訳ありませんが、△月△日まで返事を待っていただけないでしょうか」

電話を折り返す場合は、電話口が採用担当者ではないことがあるため、すぐに本題に入らないよう注意が必要です。採用担当者が電話口に出たら、留守番電話で内定通知をされていた場合はそのお礼を伝え、内定保留のお願いをしましょう。

電話後にメールを送る場合

以下は、電話で内定保留を承諾してもらった後、メールを送る場合の例文です。

「件名【内定保留のご連絡】名前

株式会社△△
採用担当△△さま

お世話になっております。
先ほどお電話させていただきました△△です。

この度は内定のご連絡、誠にありがとうございます。
貴社から評価していただき、大変うれしく思います。

お電話でもお伝えしたとおり、現在他社の選考結果が出ていない状況であり、その結果を待ってから判断したいと考えております。つきましては、入社の承諾のお返事を、△日までお待ちいただければと存じます。

貴社には非常に魅力を感じていますが、後悔のないよう慎重に検討したうえで、返答したいと考えております。
私の都合でご迷惑をおかけしてしまい誠に申し訳ありませんが、よろしくお願いいたします」

メールはデータとして残ります。謙虚な姿勢を意識して、失礼のない文章を心掛けましょう。

内定保留後に電話で承諾・辞退を伝える例文

内定保留をした後は、最終的に承諾するか辞退するかを電話で伝える必要があります。

内定承諾・辞退のどちらの場合も、保留を受諾してくれた企業に対し、感謝を伝えることが大切です。

以下の例文を参考にしてみてください。

内定を承諾したいとき

以下は、内定保留後に電話で承諾したいと伝えるときの例文です。

「お忙しいところ恐れ入ります。△△と申します。

採用担当の△△さまに取り次ぎをお願いできますでしょうか。

（採用担当者が電話に出たら）

お世話になっております。内定の保留をお願いしていた△△です。

この度は内定承諾について考える時間をいただき、ありがとうございました。

慎重に検討を重ねた結果、御社の内定を謹んでお受けする決意をいたしました。

これまでの経験やスキルを活かし、御社の一員として貢献できるよう精進してまいります。

今後ともよろしくお願いいたします」

内定承諾を伝える際は、入社後の意欲を示すことで、好印象を与えられるでしょう。また、内定承諾を伝えた後に、今後の流れや手続きについて説明される場合があります。最後まで感謝を忘れずに、誠意をもって対応をしましょう。

内定を辞退したいとき

以下は、内定保留後に電話で辞退したいと伝えるときの例文です。

「お忙しいところ恐れ入ります。△△と申します。

採用担当の△△さまに取り次ぎをお願いできますでしょうか。

（採用担当者が電話に出たら）

お世話になっております。内定保留をお願いしていた△△です。

この度は内定承諾について考える時間をいただき、ありがとうございました。

慎重に検討を重ねた結果、別の企業とのご縁を強く感じ、そちらに入社する決意をいたしました。

貴重なお時間を割いていただき、内定保留の時間をいただいたにもかかわらず、このような形になってしまい大変申し訳ございません」

内定辞退を申し出る際は、最後まで謙虚な姿勢を心掛け、丁寧な受け答えをしましょう。辞退を受諾されたら「ご理解いただきありがとうございます」と感謝を伝え、続けて「貴社のますますのご発展をお祈りしております」と伝えると、採用担当者に不快感を与えるリスクを回避できます。

企業との交渉に不安がある場合

内定保留にはリスクが伴うため、企業との交渉が不安に感じる場合もあるでしょう。

先述のとおり、内定保留をすることはあまり良い印象を与えません。保留を受諾されないことや、内定が取り消しになる恐れもあります。内定の返事を待ってもらうことを依頼するには、マナーを守り誠意をもって対応することが必要です。

企業との交渉に不安がある場合は、エージェントを活用してみるのも良いでしょう。就職・転職エージェントの多くは、企業選びや面接などの相談にも応じているため、疑問や不安を解消しながら就職・転職活動を進められます。

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