職務経歴書を簡単に作成するための方法を解説！転職を有利に進めよう

「職務経歴書をもっと簡単に作成する方法はないのかな」「具体的にどんなことを書けばいいのだろう」といった悩みを持つ方もいることでしょう。初めて転職をするという方であれば、職務経歴書そのものに馴染みがないため、作成のハードルも高くなることでしょう。このコラムでは、企業が職務経歴書を求める理由を解説。そのうえで、必須項目や採用担当者に好印象を与えるための作成ポイントも紹介しています。

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職務経歴書とは？簡単に解説

職務経歴書とは、簡単に説明すると履歴書と共に転職する際に企業側から提出を求められる書類のこと。過去の仕事内容や実績、これまで培ってきた知識・スキルなどを採用担当者に伝えるのが目的です。
転職の際に絶対に必要になるわけではありませんが、多くの企業が新しい人材を雇用する際に提出を求めています。

職務経歴書が求められる理由

職務経歴書の提出が求められる理由は、企業が履歴書以外に少しでも多くの情報が欲しいと考えているからです。応募者がこれまでどのような仕事をしてきて、どのくらい優秀で、どのように自社に貢献してくれるのかを、職務経歴書から判断しようと考えています。転職希望者にとって、職務経歴書を作成して自分のこれまでのキャリアを分かりやすく整理することは、転職へ向けた第一歩となるでしょう。転職をお考えの方は、職務経歴書を詳しく解説しているコラム「転職時に職務経歴書は必要？履歴書と両方提出の理由や書き方を解説」もあわせてご覧ください。

履歴書とは？職務経歴書との違い

履歴書とは、企業の採用担当者が応募者の基本的な情報を得るための書類です。学歴や転職回数、自社への志望度の高さなどが重要視されます。一方、職務経歴書でチェックされるのは、募集職種で求められている知識・能力の有無や、仕事上の強みやプレゼンテーション能力などです。職務経歴書は応募者のより詳細な情報を知るための書類として求められるといえます。

履歴書と職務経歴書の記載事項

ほとんどの履歴書には、決められたフォーマットがあります。一方、職務経歴書には定型のフォーマットがなく、A4サイズの用紙1～2枚にまとめて提出するのが一般的です。履歴書には氏名や生年月日の他に、日付や住所、電話番号、学歴などの基本情報を記載します。職務経歴書には基本情報ではなく、主に職務経歴や免許・資格、自己PRなどを詳しく書くのが一般的です。

職務経歴書を簡単に作成するための6つのポイント

ここでは、職務経歴書をできるだけ簡単に作成するうえでも、事前に知っておくべきポイントを6つ紹介します。

1.職務経歴書の重要性を理解する

職務経歴書は採用の有無を大きく左右する重要な書類です。重要性を理解し、ポイントをきちんと押さえて作成する意識を持ちましょう。

2.職務経歴書が面接時の質問事項になることを想定する

職務経歴書が面接時の質問事項に使われることを理解しておくこともポイントです。職務経歴書に書く内容は、採用担当者に深掘りされることを想定しておきましょう。また、採用担当者がより詳しく質問したくなるような文面をあえて作成することも、一次審査を突破する一つの方法です。

3.数字で示して具体的にアピールする

大事なのは、できるだけ数字を使って具体的にアピールすることです。たとえば実績を伝えたい場合は、「○○の業務で目標達成率200％」や「営業成績は全50人中1位」のように数字を盛り込んで記載しましょう。資格について伝えるのであれば、「英検準1級」「TOEIC800点」などと書きます。客観的にも分かりやすい表現で記載してください。

4.読みやすさを意識して作成する

読みやすさを重視して、できるかぎり分かりやすく体裁を整えることも大切です。特に、ライバルが大勢いる企業に応募する場合は、見づらい職務経歴書は流し読みされてしまう恐れがあります。職務経歴書を読む採用担当者の立場になって作成するのがポイントです。手書きする場合は、文字を丁寧に書いてください。パソコンを利用する場合は、文字の大きさやフォントをそろえるように意識しましょう。また、必要に応じて表を活用したり、箇条書きにしたりすることも有効です。そのほか、「余白や改行を入れる」「一つの文が長くなり過ぎないようにする」などにも気を配りましょう。

5.業界や職種の専門用語を多用しない

他業界や他職種へ転職する場合は、採用担当者が理解できないと思われる専門用語を多用しないように気をつけましょう。できるかぎり一般的な言葉に置き換えてください。採用担当者にとって難解な職務経歴書を作成してしまった場合、自分の魅力が伝えきれないうえ、「配慮ができない人間だ」と思われる恐れがあります。

6.企業や募集職種にマッチした能力・経験を記載する

応募先では役に立たない能力や経験をアピールしても、採用にはあまり有利にはたらきません。応募する企業や職種に関連したスキルや経験をアピールしましょう。ただし、特別優れたスキルや難易度の高い資格を所有している場合は、職種にマッチしていなくてもアピールポイントになることがあります。短い文章で簡潔に書いてアピールしましょう。
募集職種にマッチしたアピールポイントがない場合は、企業のWebサイトなどを参考にして事業内容を詳しく確認し、これまで自分が培ってきた能力・経験の中で役立ちそうなものをアピールしてください。企業は意欲があって長期にわたり勤めてくれる人材を求めているので、やる気を伝えられれば有効なアピールポイントになるでしょう。

職務経歴書の書き方をもっと具体的に知りたい方は、職務経歴書作成のコツや例文を紹介しているコラム「職務内容の書き方とは？項目別の作成ポイントや例文一覧をご紹介」をチェックしてみてください。

職務経歴書を簡単に作成するための8つの必須事項

職務経歴書には、定型の書式やフォーマットがありませんが、記載すべき8つの事項があります。事前に職務経歴書の必須事項を把握しておき、時間をかけずに簡単に作成しましょう。

1.タイトル・氏名・日付

まずは、何の書類か分かるように書類のタイトルを「職務経歴書」と記載します。誰のものか知らせるために、氏名を書いてください。書類を作成した日付、郵送する場合は郵送日を記入します。面接日に持参する場合は、その日に合わせてください。

2.職務要約・職務概要

これまでの社会人としての経歴を記載します。業務内容を簡潔にまとめて、過去のキャリアの大枠を伝えましょう。職務要約・職務概要は、採用担当者に自分への興味を持ってもらう役割を持つ、大事な事項です。

3.勤務中の企業

職務経歴書に、現在勤務している企業の情報を記載します。社名や事業内容などの基本情報のほかに、所属先やポジションなど、具体的に書いてください。離職している方は、直近に勤務していた会社の情報を記入します。ただし、いずれの場合も、業務上知り得た情報の漏洩とならないよう注意が必要です。

4.知識・スキル

これまでのキャリアで培ってきた、転職先で活かせる知識やスキルを職務経歴書に記載します。
PCスキルや語学力など、自分の強みになることをアピールすることにより、採用される確率が高まるでしょう。

5.資格・免許

職務経歴書には、資格や免許を記載します。活かせる知識やスキルとともに、大きなアピールポイントになる内容なので、できるかぎり企業の業種や業務に関係のあるものから優先して書いてください。

6.自己PR

自分が採用された場合に、企業にどのようなメリットを与えられるのかを記載します。応募条件で要求されていることがあれば、それに応えられる自身の強みを積極的にアピールしてください。

7. 志望動機

どうしてその企業で働きたいのかを、想いが伝わるように明確に記載します。そこでしかできないことをアピールするのがポイントです。どこの企業でもできるような内容にならないように注意してください。また、履歴書にも志望動機を記載する場合は、伝え方を変える工夫をしましょう。

8.結び

すべての事項を書き終えたあとは改行をして、必ず右端に「以上」と記載してください。

職務経歴書を簡単に作成するための3つのフォーマット

職務経歴書に決まった形式はありませんが、簡単に作成するためのフォーマットが3つ存在します。以下で紹介するフォーマットをWeb検索すると、それぞれのテンプレートを見つけられるでしょう。活用の際は、自分の経歴やアピールポイントに合うフォーマットを選んでください。

1.逆編年体方式

逆編年体方式は、最も多くの人に選ばれている一般的な職務経歴書のフォーマットです。直近の経歴から過去にさかのぼる形で記載していきます。直近のキャリアやスキルをアピールしたい方に向いているフォーマットです。また、自分にどのフォーマットが合っているか分からない場合は、よく使われている逆編年体方式を選択すると良いでしょう。

2.編年体方式

編年体形式は、過去から順に業務内容や実績を記載していく職務経歴書のフォーマットです。自分が経験したことを時系列に沿って書いていくので、ステップアップの過程を採用担当者に分かりやすく伝えることができます。ただし、転職回数が多い場合は直近の業務やスキルを強くアピールできない可能性があるので避けたほうが良いでしょう。編年体形式は、社会人歴があまり長くない第二新卒などに向いています。

3.キャリア形式

キャリア形式は、時間軸は無視して、自分がアピールしたいポイントを業務内容やプロジェクトごとに記載する職務経歴書のフォーマットです。得意分野の知識やスキルを採用担当者に強くアピールできるため、専門性の高い職種に応募する方に適しているでしょう。経歴を目立たなくする効果があるので、転職回数が多い人や離職期間がある人にも向いています。ただし、面接で深掘りした質問をされることがあるので、回答の内容をあらかじめ考えておきましょう。

職務経歴書を簡単に作成するにはパソコンがおすすめ

職務経歴書は手書き、パソコンのいずれで作成しても構いませんが、簡単で見栄えが良くなることからも、パソコンを選択することをおすすめします。上述したフォーマットやテンプレートを上手に活用しましょう。また、パソコンを所有していない場合も、スマホがあれば職務経歴書を作成するアプリを利用することが可能です。パソコンやスマホであれば、誤字脱字が見つかっても、手書きのように最初からすべて書き直す必要がありません。そのほか、データとして残しておけることも利点です。応募企業に合わせて職務経歴書の内容を修正すれば、面倒な書類作成の手間を大幅に軽減できます。

職務経歴書に書くことがない場合の対処方法

「職務経歴書に何も書くことがない…」という人も、過去を振り返れば自分で気づいていないアピールポイントが見つかる可能性があります。アルバイトをしたことがある方は、その経験をアピールしましょう。アルバイト経験も立派な職務経験です。上手にアピールできれば、採用担当者の高評価を得られるでしょう。たとえば、飲食店に勤務したことがある方なら、「高度な接客マナーと知識があって、それを駆使した接客ができる」「富裕層のお客様ともスムーズに良い関係を構築できる」などとアピールできます。
アルバイト経験を職務経歴書でアピールするポイントは、単に「○○○○年　○○飲食店　ホールスタッフ」と書くのではなく、「どこで・誰に・どのように・何を・提供してきた」などのような形で記載することです。また、業務内容に活かせる資格やスキルがあれば、あわせて書きます。応募先の職務に活かせる場合は、資格を持っていることを大々的にアピールしましょう。
職務経歴書に書けるような特別なスキルやキャリアがなく困っている方は、「職務経歴書に書くことがないときの対処法！第二新卒やフリーターはどうする？」のコラムもチェックしてみてください。

職務経歴書作成後の5つのチェックポイント

職務経歴書の作成が完了したら、提出前に必ず見直しをしてください。職務経歴書は転職成功を左右する重要書類であるため、ケアレスミスによる評価の低下は避けましょう。以下に、最終確認として5つのチェックポイントを紹介します。

1.日付

職務経歴書に記載する日付は、郵送する場合は投函日、直接持参する場合は提出日を書きます。日付が間違っていないか確認しましょう。日付は和暦、西暦のいずれかに統一してください。

2.誤字脱字

誤字脱字がないかをチェックしましょう。パソコンを利用する場合は、変換ミスにも注意してください。職務経歴書に間違いが多いと、「正確性に欠ける」「せっかち」などの悪い印象を採用担当者に与えてしまう可能性があります。

3.ボリューム

職務経歴書は、A4サイズの用紙1～2枚程度にまとめるのが一般的です。情報量が少な過ぎるのも問題ですが、ボリュームが多過ぎると読みづらくなる恐れがあります。自分をしっかりアピールするためにも、適切なボリュームにしましょう。

4.レイアウト

職務経歴書は、読みやすいレイアウトを心がけます。文字のフォントやサイズは統一させましょう。また、改行や余白を適切に設けて見やすくしてください。そのほか、箇条書きや表を活用するのもおすすめです。

5.文体

読みにくさを解消するには、「です・ます調」「だ・である調」などを混在させないで、すべての文章を統一させることがポイントです。統一された形式で文章を作成することは社会人として求められる能力であるため、採用の合否に影響を及ぼすことがあります。

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