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内定承諾書には添え状をつけるべき?

【このページのまとめ】

  • ・内定承諾書は、内定を受けた企業に必ず入社することを約束する書類
    ・内定承諾書を送付する際は、必ず送り状を添付する
    ・日付、宛名、差出人など、項目ごとのマナーを踏まえて送り状を作成しよう

企業に内定承諾書を送付する際は、送り状を添付する必要があります。
これからお世話になる企業には、マナーを尽くした対応をしましょう。
今回は、内定承諾書に添付する添え状の書き方を解説します。

◆内定承諾書とは

内定承諾書がどのような書類かご存知ですか?
企業にとって、せっかく採用を決めた相手には確実に入社してもらいたいもの。
内定承諾書は、内定を受けた企業に入社することを約束させるための書類です。
誓約書としての役割を果たしており、内定者が他企業に就職するのを防ぐ目的があります。

内定承諾書に法的な効力はなく、提出した後でも内定を辞退することは可能です。
しかし、企業は内定承諾書の受領後から内定者を受け入れるための準備を開始するため、提出後の内定辞退はトラブルに発展する恐れがあります。
企業に多大な迷惑をかけるだけでなく、自身の信頼も失いかねないため、トラブル回避のためにも、よく考えてから結論を出し、ビジネスマナーを守って行動しましょう。


◆添え状とは 

添え状は、ビジネス上で書類を郵送する際に必要な文書です。
どのような書類が何枚入っているのかを明記し、紛失などのトラブルを防ぐ役割を果たします。
添え状は重要なビジネスマナーの1つであるため、必ず添付しましょう。

郵送した書類の内容を確認できるよう、添え状は書類の一番上に入れます。

上記で説明した内定承諾書を送る際も、添え状が必要です。
今後お世話になる企業への挨拶を兼ねているので、丁寧に仕上げて印象アップに繋げましょう。


◆添え状の項目

添え状に記載する項目は、以下の通りです。

・日付

日付は提出日を書きましょう。
和暦か西暦かは決まっていないので、どちらで記入しても問題ありません。

・宛名

宛先の企業の会社名、部署名、担当者名を書きましょう。
会社名を書く際は、(株)などの略称を使用せず、「株式会社○○」というように正式名称で記載します。
また、担当者名には必ず「様」などの敬称をつけましょう。

・差出人

誰から送られた書類か相手にわかるよう、自分の氏名や住所、連絡先を表記しておきます。

・頭語と結語

本文の最初に頭語、最後に結語を忘れずにつけましょう。
ビジネス文書につける頭語と結語は、「拝啓・敬具」が一般的です。

・時候の挨拶

本題に入る前に、書類を送付する時期に合わせた「○○の候」という時候の挨拶を挟みましょう。

・本題

内定をくれた企業へのお礼と、入社後の抱負を表明します。
抱負は今後の仕事への決意を一言で簡潔に書くと良いでしょう。

・書類の内容と枚数

最初に「記」と書き、企業に送付した書類の内容とそれぞれの枚数を記載します。
添え状に続きがないことを示すために、必ず最後に「以上」と書きましょう。


◆添え状の例

内定承諾書につける添え状の例文を、下記で紹介します。

〈例〉

平成○○年○月○日

株式会社△△△
人事部 ○○様

〒☓☓☓-☓☓☓☓
東京都○○区○○○☓丁目☓番地
畑楽花子
電話番号:☓☓☓-☓☓☓☓-☓☓☓☓
E-mail:○○○@○○○.jp

拝啓

陽春の候、貴社におかれましては益々ご清栄のことお慶び申し上げます。

この度は内定の通知をいただき、誠にありがとうございました。
入社後は少しでも早く戦力として貴社に貢献できるよう、精進していく所存です。
何卒、ご指導ご鞭撻の程よろしくお願い申し上げます。

つきましては、ご指示いただきました下記の書類を送付いたしますので、ご査収のほどお願い申し上げます。

敬具



内定承諾書 1部
運転免許証のコピー 1部

以上


これから従事する企業で好スタートを切るためにも、マナーを踏まえた添え状を完成させましょう。

内定承諾書と添え状を送付する過程にたどり着くには、まず採用を勝ち取らなければなりません。

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