内定承諾書に添え状はいらない?手書きはOK?テンプレートと文章例も紹介

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この記事のまとめ

  • 内定承諾書とは、企業に必ず入社することを誓約する書類のこと
  • 内定承諾書を企業に返送するときには、添え状をつけたほうが望ましい
  • 内定承諾書に付ける添え状は、パソコンと手書きのどちらで作成しても良い
  • 封筒に入れる際には、上から「添え状→内定承諾書→添付書類」の順に重ねる

内定承諾書を企業に返送するとき、添え状が必要かどうか迷う人もいるでしょう。一般的に書類を送る際には添え状を付けるのがビジネスマナーなので、内定承諾書を返送する際にも付けるのが望ましいです。このコラムで添え状の書き方や内定承諾書を送る際のポイントについて押さえ、内定先企業に失礼のないようにしましょう。また、内定承諾書を提出したあとに内定辞退をする場合のマナーについても併せて解説しています。

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内定承諾書に添え状は必要?

内定承諾書を送る際には添え状をつけた方が良いでしょう。内定承諾書と添え状の役割について、以下に詳細をまとめました。

内定承諾書とは

内定承諾書とは、企業に必ず入社すると誓約する書類です。企業から送られてくる内定通知書と一緒に入っている書類の一つで、内定を受ける場合に企業に返送します。

内定承諾書には添え状をつけたほうが望ましい

内定承諾書を企業に送付する際には、ビジネスマナーとして添え状をつけたほうが良いでしょう。添え状とは、送付する書類の「差出人」「内容」「枚数」を分かりやすくするための書類です。また、挨拶状としての役割も兼ねています。
内定承諾書と添え状に関しては「内定承諾書や添え状とはどんなもの?具体的な書き方や提出時のポイント」のコラムで詳しくご紹介していますので、こちらもご覧ください。
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内定承諾書の添え状に書くべき7つの内容

内定承諾書につける添え状には「日付」「宛名」「氏名・住所」など書くべき項目があります。以下の7つは必ず記載しておきましょう。

1. 日付
2. 宛名
3. 氏名、住所
4. 頭語、結語
5. 時候の挨拶
6. 本文
7. 同封した書類と枚数

それでは、内定承諾書の添え状に書くべき7つの項目について、以下で解説していきます。

1. 日付

内定承諾書の添え状の日付は提出日を書きましょう。和暦か西暦かは決まっていないので、どちらで記入しても問題ありません。

2. 宛名

宛先の企業の会社名、部署名、担当者名を書きましょう。会社名を書く際は、(株)などの略称を使用せず、「株式会社○○」というように正式名称で記載します。また、担当者名には必ず「様」などの敬称をつけましょう。

3. 氏名、住所

誰から送られた書類か相手にわかるよう、自分の氏名や住所、連絡先を内定承諾書の添え状に表記しておきます。

4. 頭語・結語

本文の最初に頭語、最後に結語を忘れずにつけましょう。ビジネス文書につける頭語と結語は、「拝啓・敬具」が一般的です

5. 時候の挨拶

内定承諾書の添え状で本題に入る前に、書類を送付する時期に合わせた「○○の候」という時候の挨拶を挟みましょう。

6. 本文

内定承諾書の添え状には、内定をくれた企業へのお礼と、入社後の抱負を表明します。抱負は今後の仕事への決意を一言で簡潔に書くと良いでしょう。

7. 同封した書類と枚数

最初に「記」と書き、企業に送付した書類の内容とそれぞれの枚数を記載します。パソコンで作成する場合は、添え状に続きがないことを示すために必ず最後に「以上」と書きましょう。

添え状は、パソコン作成と手書きで項目の書く順番が異なります。次項で紹介するテンプレートと例文も参考にしてみてください。また、添え状は「送付状」ともいいます。「送付状の役割とは?書き方であなたの印象が変わるかも」のコラムでも送付状の書き方を解説しているので、併せてチェックしてみてください。

【テンプレート】内定承諾書の添え状の例文

内定承諾書の添え状は、パソコン作成と手書き作成で内容や記載方法が異なる部分があるので、注意しましょう。

添え状の例文1:パソコン作成の場合

内定承諾書の添え状をパソコンで作成するときの例文は、以下のとおりです。

平成○○年○月○日

株式会社△△△
人事部 ○○様

〒☓☓☓-☓☓☓☓
東京都○○区○○○☓丁目☓番地
畑楽花子
電話番号:☓☓☓-☓☓☓☓-☓☓☓☓
E-mail:○○○@○○○.jp

拝啓

陽春の候、貴社におかれましては益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。

この度は内定の通知をいただき、誠にありがとうございました。
入社後は少しでも早く戦力として貴社に貢献できるよう、精進していく所存です。
何卒、ご指導ご鞭撻の程よろしくお願い申し上げます。

つきましては、ご指示いただきました下記の書類を送付いたしますので、ご査収のほどお願い申し上げます。

敬具

内定承諾書 1部
運転免許証のコピー 1部

以上

添え状は手書きとパソコンどちらが良い?

添え状は、必ずしも手書きで書く必要はありません。手書きで書いたほうが丁寧な印象を与えますが、「字に自信がない」「簡潔で見やすいほうが良い」といった場合は、パソコンで作成しても良いでしょう。送付状は手書きとパソコン作成どちらが良いかについては「手書き・PC作成どちらがベター?送付状の書き方を解説」のコラムもご参照ください。

添え状の例文2:手書き作成の場合

内定承諾書の添え状を手書きで作成するときには、縦書きの便箋を使いましょう。白のシンプルな便箋を使用するのが望ましいです。以下、手書きで作成するときの例文をご紹介します。

拝啓

○○の候、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
この度は、内定の通知をいただきまして、誠にありがとうございました。入社したのちは貴社の一員として日々精進してまいりますので、何卒ご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願いいたします。
「内定承諾書一部と(その他の必要書類○部)」を送付いたしますので、ご査収くださいませ。

敬具

令和○○年△月×日

氏名

株式会社○○ 人事部 採用ご担当者様

手書きの場合は最後に「宛名」を書く

手書きの場合は日にちと氏名、宛名は最後に書きます。頭語や結語、時候の挨拶はパソコンで作成する場合、手書きで作成する場合も同様です。

内定承諾書に添え状をつけて送る際の3つのポイント

内定承諾書に添え状をつけて送る際は「紙の大きさと種類」「入れ方」「宛名の後の敬称」「封筒の色とサイズ」に注意しましょう。それぞれのポイントを以下にまとめました。

1.添え状に使用する紙の大きさと種類

添え状の紙の大きさは、パソコンで作成する場合には内定承諾書と同じにします。また、手書きで作成するときには、内定承諾書などの書類より一回り小さい大きさにすると良いでしょう。用紙は上質なものだと丁寧ですが、コピー用紙でも構いません。

2.内定承諾書と添え状の入れ方

封筒に入れる際には、添え状を一番上にして内定承諾書、添付書類の順に入れます。重要な書類ですので、クリアファイルに入れてから封筒に入れるのがおすすめです。

3.内定承諾書を入れる封筒の色とサイズ

内定承諾書に添え状をつけて送る際、封筒の色は白色が望ましいです。茶封筒はDMやあまり重要でない郵便物に対して使われるものなので、確認を後回しにされたり、中に重要書類が入っていると気づかれなかったりする恐れがあります。封筒のサイズは、A4書類を折らずに入れられる角形を使用すると良いでしょう。

宛名の後の敬称に注意しよう

企業の部署や採用担当者の宛名を書く際には、敬称を間違えないように注意してください。「様」は個人名のあとにつけます。「御中(おんちゅう)」は部署名のあとにつける敬称です。文書を部署全体に宛てる際に使用します。

内定承諾書を提出するまでの流れ

内定承諾書が届いてから返送するまでの流れを確認しておきましょう。ビジネスマナーの一環として、失礼のない対応に努めてください。

1.内定承諾書が送られてくる

企業から内定承諾書が送られてきたら、中身を確認しましょう。一般的には、内定承諾書とともに、内定通知書や雇用条件掲示書などが同封されています。

「内定承諾書」と「内定通知書」の違い

内定承諾書と混合されやすい書類として、内定通知書や採用通知書があります。内定承諾書が「応募者に内定を承諾してもらうための書類」である一方、内定通知書や採用通知書は「企業が応募者に内定をお知らせする書類」です。

2.内定承諾書の記載内容を確認する

内定承諾書は、記載内容を十分に理解・納得したうえで返送することが大切です。基本的に内定承諾書には、入社承諾に関する文言以外にも、内定取り消しが行われる事由が書かれています。たとえば、「内定者が健康上の理由で働けない状態になった場合」「内定者が犯罪行為を行った場合」などです。これらの事情が生じた場合には、内定取り消しが行われることを念頭に置いておきましょう。
また、内定承諾書と一緒に送られてきた雇用条件提示書には、労働時間や業務内容、賃金などの待遇面が記載されています。企業から聞いていた話と違いがないかをよく確認するようにしてください。

3.内定を承諾する場合は返送準備を行う

書類の記載内容に同意し、入社の意志を固めた場合には、内定承諾書に署名と捺印をします。そして、添え状とともに返送期日までに届くよう送付しましょう。返送期限に関わらず、内定の意志が固まり次第、できるだけ早く返送するのが理想です。採用決定者の入社意志が早く分かれば、企業の採用担当者はその後の手続きに入れるため、物事をスムーズに進められます。

入社意志を固めてから内定承諾書を提出しよう

入社意思を固められていない状態で、内定承諾書を提出するのは避けましょう。提出してしまうと、企業は入社意志が示されたことで、入社手続きの準備に入ります。そのため、内定承諾後に内定辞退をすれば、企業に迷惑をかけることになるでしょう。他社の選考結果待ちなどで、返送期限までに入社意志を固められない場合は、内定をもらった企業に相談の電話をすることをおすすめします。

内定承諾書を提出後に内定辞退したいときは?

内定承諾書を提出後に内定辞退をすることは可能であるものの、対応には配慮が必要です。どうしても内定辞退をしたい場合には、以下のようなポイントを押さえておきましょう。

一般的には入社日から2週間前までであれば可能

内定辞退は、一般的に入社日の2週間前までは可能とされています。内定契約書への署名は、企業との間で「入社日から労働をする」労働契約を結んだということです。民法627条1項の規定により、労働者側はいつでも労働契約を解除できるうえ、解約の申し入れから2週間後に契約は終了することになっています。そこから、一般的に「入社日から2週間前までであれば内定辞退は認められる」となっているようです。

入社日直前の内定辞退は避けるべき

先ほど述べたことから、内定者はいつでも内定辞退ができますが、入社日直前など企業に多大な迷惑をかけるタイミングは避けましょう。前もって内定辞退ができたにも関わらず直前まで企業に伝えないなど、入社直前である「合理的な理由」を欠く場合は、企業から損害賠償を請求される可能性もあるからです。内定辞退を決めた時点で、速やかに企業に連絡してください。

参照元
e-Gov 法令検索
民法

内定承諾書の提出後に辞退するときの注意点

内定承諾書を提出した後で辞退する際には、「すみやかな連絡」「簡潔に伝える」といった点に注意が必要です。主に気をつけるべき点を以下に挙げました。

・すぐに電話で連絡をする
・一般的に忙しい時間の連絡は避ける
・辞退を伝えるときには簡潔に話す
・担当者がいなかった場合は後でかけ直す

内定承諾書提出後に内定辞退を決めたら、すぐに企業へ電話連絡をしましょう。連絡を入れるのが遅れると企業に多大な迷惑をかけます。企業が忙しい時間帯の連絡は避け、内定辞退を伝えるときには要点を簡潔に話すようにしましょう。
電話したときに担当者がいなかった場合には、伝言を頼まずに後でかけ直します。採用者の内定辞退は採用担当者にとって大きな問題なので、直接話すのがマナーです。伝言やメールで済ませず、電話に出られそうな時間帯を聞き、その時間に改めて電話をしましょう。

内定を辞退したあとに就職活動を続ける場合

内定辞退したあとで就職活動を続ける場合には、就職支援サービスの利用がおすすめです。内定を得たものの、やはりその企業で働き続けるのは難しいと感じたときには就活を続ける必要があります。次こそは自分に合った企業に出会いたいと思う人には、支援サービスを通じて就活をサポートしてもらうのが有効でしょう。

ハローワーク

ハローワークは求人数が多く、管轄地域の求人が多いのが特徴です。よって、地元で仕事を探したい人に向いています。また、無料での就職セミナーを受けられるのも良い点です。

就職エージェント

就職エージェントは、民間企業の運営する就職支援サービスです。就職エージェントは、企業によっ
て支援対象者や扱う業界が異なるのが特徴。自分に合ったサービスを選べば、希望する求人に出会える確率が高まるでしょう。

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内定承諾書の添え状に関するQ&A

ここでは、内定承諾書の添え状についてよくある質問と回答をまとめています。

内定承諾書に添え状は必要?

ビジネスマナーを鑑みると、内定承諾書に添え状は付けたほうが良いでしょう。内定承諾書もビジネス文書の一つだからです。添え状を作成するときには、パソコンで作成と手書きどちらでも構いません。「送付状の日付はいつが正解?応募書類を送る時のマナーを解説」のコラムでも、添え状に関するマナーについて解説していますのでご参照ください。

 

内定承諾書の添え状にはどんな紙を使用する?

内定承諾書は、パソコン作成と手書きで使用する紙が異なります。パソコン作成の場合に使う紙は、書類と同じA4サイズのものです。一方、手書きの場合は書類より少し小さめの縦書きの便箋を使うのが一般的。パソコン作成の紙は上質紙であれば丁寧ですが、普通のコピー用紙で構いません。手書きに使用する便箋も一般的なもので良いでしょう。

内定承諾書を提出したあとに内定辞退できる?

内定承諾書を提出した後に内定を辞退することはできます。内定承諾書は労働契約の締結書類とみなされており、労働契約の解除の申し入れは民法で認められているからです。しかし、内定辞退は「入社日の2週間前まで」が一般的なので、注意してください。「内定辞退はいつまでに連絡する?メールでも良い?よくある辞退理由と伝え方」のコラムでは内定承諾後の辞退について詳しく解説していますので、こちらも参考にしてください。

内定承諾書を提出後に電話で辞退する場合の注意点は?

内定承諾後に電話で辞退する場合の注意点は、「早めに連絡をする」「企業の忙しい時間帯を避ける」「用件を簡潔に話す」「担当者がいない場合はかけ直す」の4つです。内定承諾後に辞退するときは、なるべく早く連絡するためにメールより電話のほうが望ましいでしょう。就活マナーや自分に合った仕事探しなどにお悩みの方は、ぜひハタラクティブへご相談ください。就活ノウハウを持つプロのアドバイザーがマンツーマンで就職活動をサポートいたします。

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