転職で面接辞退する場合のポイントは？伝え方の例文も解説

「転職活動中の面接辞退はどのように対応すれば良い？」とお悩みの方もいるのではないでしょうか。面接を辞退することは可能ですが、企業まですぐに連絡をするのがマナーです。
このコラムでは、転職活動中に面接辞退をする際のポイントを解説しています。また、電話やメールなどで、担当者にどのように伝えれば良いかについてもまとめました。面接辞退の連絡に悩んでいる場合は、ぜひご覧ください。

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転職の面接辞退はめんどくさいと思っても連絡するのがマナー

転職中に面接辞退をする場合、企業には必ず伝えましょう。めんどくさいと感じても、辞退と謝罪を伝えるのがマナーです。

企業は面接を行うために事前に準備をし、採用計画も立てています。無断欠席は準備やこれまで対応してくれた企業に対して失礼にあたる行為。「辞退したらもう関係はない」と考えるかもしれませんが、無断で辞退した企業が転職先の取引先という可能性もあります。また、同じ業界であれば悪いうわさが広まる可能性も。社会人として常識のない行為と判断されるため、連絡をせず面接を辞退することは避けてください。

面接を無断欠席するリスクについては、「面接を無断欠席したらどうなる？リスクとやるべき対応を紹介」のコラムで詳しく解説しています。

転職活動で面接辞退をするときに守るべき4つのマナー

面接を辞退することは問題ありませんが、前述したとおり必ず企業に連絡を入れるのがマナー。また、やむを得ない場合を除いて事前に連絡するのが望ましいです。ここでは、転職活動で面接を辞退するときに守るべきマナーをまとめました。

1.無断で欠席せず必ず連絡する

繰り返しになりますが、「どうせ断るのだから連絡しないでおこう…」と無断で面接を辞退するのはマナー違反。辞退連絡は必ず入れてください。伝えにくい気持ちは分かりますが、無断欠席をすると余計に迷惑を掛けてしまいます。これまで対応してもらった感謝を伝える機会と捉えましょう。

2.辞退を決めたらすぐに連絡する

面接を辞退する気持ちが定まったら、すぐに先方に伝えましょう。辞退の連絡が直前になってしまうと、準備に費やした採用担当者や面接官の時間を無駄にしてしまうことになります。

企業や採用担当者は、面接を行うために会議室や人員を準備しています。また、面接に向けてほかの業務を調整したり、別の応募者のスケジュールを調整したりしている可能性も。辞退を決めているにも関わらず前日や当日の連絡では相手に大きな迷惑がかかると考え、辞退を決めた時点でできるだけ早く連絡を入れてください。

3.詳しい辞退の理由は伝えなくても良い

辞退連絡の際には、「一身上の都合で辞退させていただきます」と述べるに留め、詳しい理由を自分から伝える必要はありません。企業も就職活動や転職活動では複数の企業に応募していることは承知しており、辞退が発生することも理解しているからです。
ただし、応募先企業から理由を求められたら、適当にごまかすのでなく誠実に伝えましょう。

面接の辞退理由を聞かれた場合の答え方

辞退理由として他社から内定が出た場合には、「別の企業から先に内定をもらった」と伝えれば問題ありません。また、「一次面接で知り得た業務内容と自分の希望との間に隔たりがある」「志望職種が変わった」なども正直に伝えて問題ありません。

企業への伝え方については、「内定辞退の理由を伝える方法！失礼にならないためのマナーや注意点を解説」のコラムで解説しています。どのように答えるか悩む方は、ぜひ参考にしてください。

4.電話とメールどちらでも伝えても問題ない

辞退の連絡は、電話とメールのどちらで伝えても問題ありません。担当者に伝わるのであれば、マナー違反を気にする必要はないでしょう。ただし、メールは担当者が確認したか分からず、こちらの用件が伝わらない可能性があります。送信から数日たっても担当者から返信がない場合は、連絡が届いているか確認するのがおすすめです。

また、面接の前日や当日に辞退となった場合は、確実に伝える必要があるので電話連絡を優先しましょう。基本的には伝言ではなく、担当者に直接伝えますが、担当者が不在の場合は伝言を依頼し、メールもあわせて送ると安心です。連絡方法に迷った場合は、「面接辞退は電話とメールどっちですべき？当日連絡する方法や例文をご紹介」のコラムをも参考にしてください。

転職の面接辞退をメールで伝える4つのポイント

辞退をメールで伝える場合、分かりやすく伝わるように意識してください。ここでは、メールの作成ポイントを4つ解説します。

1.件名で面接辞退が分かるようにする

メールの件名は、「面接辞退のご連絡」のように一目で内容が分かる文面にするのがポイント。
担当者は多くのメールを受け取っているため、「お世話になっております」「こんにちは」のような内容が分からないメールは後回しにしたり、迷惑メールと判断したりする可能性があります。すぐに読んでもらえるように、件名から内容が分かるメールにしましょう。

2.本文は分かりやすく簡潔にまとめる

本文も分かりやすく、内容が伝わる文章にしてください。断る理由やお礼などを長く書きすぎると、内容が伝わらない恐れがあります。辞退メールもビジネスメールのため、簡潔に伝えるのがマナーです。要点をまとめて、分かりやすい文章にしましょう。

3.お礼と謝罪も合わせて伝える

理由だけではなく、面接をお断りする謝罪も伝えましょう。今後の選考を断る場合でも、丁寧にお礼と謝罪を伝えるのがマナーです。また、転職後に取引先としてかかわりを持つ可能性もあります。印象良くするためにも、お礼と謝罪も伝えるようにしてください。

4.メールの最後には署名を記載する

どんな内容であれ、ビジネスメールでは本文の最後に署名を記載しましょう。署名とは、名前や連絡先をまとめて記載したものです。署名を入れるのは、ビジネスメールにおけるマナーです。誰からのメールか分かってもらうためにも、署名を忘れないようにしてください。署名の書き方については、「転職活動でメールを送るときの注意点は？返信方法についても例文付きで解説」のコラムで紹介しています。

転職の面接辞退を電話で伝える5つのポイント

面接辞退を電話で伝えるときは、担当者に直接話すのがマナーです。また、「忙しい時間は避ける」「静かな環境で電話する」といった基本的なマナーも押さえておきましょう。

1.ビジネスと間違えられないように求職者だと伝える

転職者だからこそ注意したいのが、企業に連絡をする際の伝え方。社名と氏名だけ名乗ると、営業電話だと間違えられてしまいます。「△月△日に面接予定の△△と申します」と伝えれば、誤解されずに済むでしょう。誤った内容で伝わらないように、配慮してください。

2.辞退する旨は担当者に直接伝える

面接を断る旨は、担当者に直接伝えましょう。伝言を依頼した結果、担当者まで伝わらないケースも考えられるためです。電話がつながったら、まずは担当者かどうか確認しましょう。担当者名が分からない場合は、面接を受ける予定であることを伝えると、担当者に変わってもらえます。

3.担当者不在の場合は掛けなおす

担当者が不在の場合は、折り返しを依頼するのではなく掛けなおすのがマナーです。ただし、何度も電話を掛けると迷惑になるので、戻る予定を聞いておきましょう。時間になれば再度掛けなおすと伝えてください。

4.静かな場所で電話を掛ける

面接辞退の連絡に関わらず、電話を掛ける際は話す内容が聞こえやすいように、静かな場所を選ぶのがマナーです。人通りの多い場所やうるさい場所にいると、相手の声が聞こえず必要な情報を聞き逃してしまう可能性があります。

もし、先方から電話が掛かってきて、周囲が騒がしい状況であれば、場所を移動しましょう。移動に時間が掛かる場合は、掛けなおすのもマナーです。

5.企業の忙しい時間はさける

企業に対して電話をするときは、始業直後や就業前など、企業が忙しくなる時間は避けるのがマナー。始業時間にもよりますが、午前10時以降や午後14時から16時ごろであれば、業務が落ち付きやすい時間帯です。面接を電話で断る場合のマナーについては、「選考辞退を電話で伝えるには？かける際のマナーや会話例をご紹介！」のコラムで解説しています。電話を掛ける前に、ぜひ確認しておいてください。

転職活動で面接辞退を連絡する伝え方の例文

辞退連絡の伝え方に悩む場合に備えて、伝え方の例文を紹介します。3つのパターンを紹介するので、状況に応じて参考にしてください。

電話で伝える際の例文

お世話になります。△月△日に書類選考通過の連絡をいただいたと申します。その節はお世話になり、ありがとうございました。

大変恐縮ですが、一身上の都合により、△月△日△時からの面接を辞退させていただきたいと思い、ご連絡を差し上げました。

貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、申し訳ありません。

辞退理由を聞かれた場合

他社から内定をいただき、よく考えた結果、そちらの会社の方に入社することを決めました。せっかくの機会をいただいたにもかかわらず、誠に申し訳ありません。

他社から内定をもらった場合のメール例文

件名：内定辞退のご連絡（氏名）
本文：
株式会社△△
人事部　採用担当　△△様

お世話になっております。
△月△日に書類選考通過の連絡をいただいた△△△△（氏名）です。

その節は誠にありがとうございました。

大変恐縮ですが、一身上の都合により、この度の面接を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。他社より内定をいただき、熟考した結果、そちらの会社に入社する意志を固めた次第です。

お時間をいただいたにも関わらず、誠に申し訳ございません。何卒ご容赦いただきたく、お願い申し上げます。

末筆ながら、貴社のご発展をお祈り申し上げます。
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氏名：△△△△
住所：東京都△△市1－2－3
電話：123－456－7890
Email：△△△△@△△.com
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体調不良で面接辞退をする場合のメール例文

件名：内定辞退のご連絡（氏名）
本文：
株式会社△△
人事部　採用担当　△△様

お世話になっております。
△月△日に面接のお時間をいただいた△△△△（氏名）と申します。

先日は選考通過のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。

大変恐縮ですが、体調を崩してしまい、△月△日の面接に伺うことができません。申し訳ございませんが、面接を辞退させていただきたく存じます。

お時間をいただいたにも関わらず、誠に申し訳ございません。

末筆ながら、貴社のご発展をお祈り申し上げます。
------------------------------------------------
氏名：△△△△
住所：東京都△△市1－2－3
電話：123－456－7890
Email：△△△△@△△.com
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選考辞退のメールの送り方や例文については、「選考辞退メールはマナー違反？返信が来たら？例文や注意点もご紹介！」のコラムで解説しています。状況によって文面も変わるので、例文をそのまま使うのではなく、適切に変更してください。

転職の面接辞退をするか迷う場合に考えたい4つのこと

面接辞退をするかどうか迷うときには、そもそもなぜ転職をしようとしていたのかを思い出しましょう。辞退すると再応募は難しいため、冷静に判断する必要があります。ここでは、面接辞退をするか迷ったときに考えたい4つのことについて解説します。

1.転職の目的を思い出す

辞退の連絡をする前に、なぜ転職をしようとしていたのか、最初の目的を思い出しましょう。転職の軸がぶれてしまうと、この先の転職活動も迷いが増えてしまいます。

転職開始から時間が経つにつれ、新しい企業と出会い、多くの人と話すうちに、自分の考えが変わることもあるでしょう。悩んだら一旦立ち止まり、最初の目的を果たせているか考えてみてください。目的からずれていると感じたら、面接辞退をする選択肢もあるでしょう。勢いで決めるのではなく、考える時間を作るのが大切です。

転職の目的を見失っている場合は、軸をもう一度考えてみましょう。転職軸の作り方を「転職軸の作り方を解説！面接時の答え方や例文も紹介」のコラムで紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

2.辞退するメリットとデメリットを考える

辞退した場合のメリットとデメリットも考えておきましょう。たとえば、辞退することで、「ほかの選考に集中できる」「別の企業にも応募できる」などのメリットがあります。しかし、辞退した企業よりも良い求人情報が見つからず、後悔する可能性もあるでしょう。

辞退するかどうか迷うのであれば、メリットデメリットを冷静に整理するのが大切です。紙に書き出したりして、どのような結果がありそうか考えてみてください。メリットの方が大きければ、辞退する選択肢も有効です。

3.辞退したら再度選考は受けられないが問題ないか考える

選考や面接を辞退した場合、基本的に再応募はできません。「やっぱり面接を受けたい」と思っても、受け入れてもらえないでしょう。面接を辞退するか悩む場合、面接を受けてみて、内定を得てから悩むのも一つです。そもそも内定がなければ、入社するか悩む段階にもたどり着きません。

4.第三者に相談する

面接辞退をどうするか悩んで判断できない場合は、転職エージェントに相談するのも一つの方法です。客観的な視点で、どのような選択肢があるのかについてアドバイスがもらえます。

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