上手な仕事の教え方とは？新人教育のポイントや注意するときのコツを紹介
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新人に仕事を教える際は、要点を絞って簡潔に伝えるのが基本
「仕事の教え方がわからない」と悩む方は多いでしょう。会社に新人が入ると、自分が仕事を教える立場になることも。新入社員に仕事を教える際は、「必要なら実演を交える」「一度に大量の情報を与えない」などのコツがあります。新人が失敗を引きずらないよう、注意するときはアドバイスを添えることも大切です。このコラムでは、仕事の教え方について解説。また、仕事で注意をする際に気をつけるポイントについてもまとめています。
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監修者：後藤祐介キャリアコンサルタント
一人ひとりの経験、スキル、能力などの違いを理解した上でサポートすることを心がけています！
京都大学工学部建築学科を2010年の3月に卒業し、株式会社大林組に技術者として新卒で入社。
その後2012年よりレバレジーズ株式会社に入社。ハタラクティブのキャリアアドバイザー・リクルーティングアドバイザーを経て2019年より事業責任者を務める。
上手な仕事の教え方とは
会社に入社すると、仕事に慣れてきたタイミングで後輩ができ、教えられていた立場から教える立場にシフトしていきます。新人に仕事を教える際は、以下のポイントを押さえましょう。
1度に大量の情報を教えない
新人に仕事を教えるときは、作業をいくつかの工程に細かく分解して「1つずつ」を意識しましょう。1度に大量の情報を教えると、ただでさえ手一杯の新人を追い込んでしまいます。「1つを理解したらまた1つ新しいことを教える」と段階を踏んでいけば、自ずと仕事の完成度に反映されてくるでしょう。
新人は「仕事についてまだ知識がない」ということを念頭に置き、相手の立場に寄り添って指導することが大切です。また、仕事を覚える速度には個人差があります。新人一人ひとりのペースや習熟度に合わせて指導していきましょう。
要点を絞って簡潔に説明する
仕事を教える際は、要点を絞って簡潔に伝えるのが基本です。人間の集中力というのは、意外と持続しないもの。あまり説明が長過ぎてしまうと、相手の集中力が途中で切れてしまう恐れがあります。仕事の説明をする際は、要点を絞って短く簡潔にまとめることを心がけましょう。
聞きとりやすいようにゆっくり話す
まだ仕事に慣れていない新人は、1つ1つの業務を覚えるだけでも精一杯です。仕事を教えるときに早口になってしまうと混乱させてしまう可能性があるため、常に意識してゆっくり話すようにしましょう。
説明後は実際に作業してもらう
説明を終えたら、新人に実際に作業をさせてみることが重要です。教育係が最初から過度に介入すると、新人が自分で考えて行動する機会を失ってしまいます。
まずは仕事の全体像を共有したうえで、新人自身の理解度を確かめる意味でも、実際の業務を経験させることが大切です。ミスをした場合もすぐに指摘するのではなく、自分で気づく機会を与えると、より深い理解につながるでしょう。実践教育については、「OJTとは？実施するメリット・デメリットや指導を受けるポイントを解説」のコラムでも詳しく紹介しているので、指導の際の参考にしてみてください。
質問されたら丁寧に答える
質問されたら、丁寧に答えるように心がけましょう。質問をするのは、相手に仕事を覚える意思があるからです。そのため、「今忙しいから」「さっきも言った」などの冷たい対応をしてしまうと、せっかくのやる気を削いでしまう可能性があります。
定期的にフィードバックを行う
仕事を教える際には、新人が成長できるように定期的なフィードバックを行うことが欠かせません。たとえ新人から質問が出なくても、こちらから働きかけることで、理解度の確認や業務の改善点を伝えられます。フィードバックを行う際は、単に指摘するのではなく、良かった点も伝えることで、新人の自信を育めるでしょう。
仕事を教えるにはミュニケーション能力も重要
前述したように、新人に仕事を教える際は、要点を絞ってわかりやすく説明したり、丁寧に応対したりするなど、ある程度のコミュニケーション能力が必要です。コミュニケーション能力に自信がない場合は、事前に鍛えておくと良いでしょう。「コミュニケーション能力を鍛えるには？具体的な方法をご紹介」では、コミュニケーション能力が高い人の特徴を解説。鍛える方法についても紹介しているので、あわせてチェックしてみてください。
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仕事で注意するときのポイント
仕事を教えている中で、ときには注意をしなくてはならない場面も発生します。しかし、単純に叱りつけるだけでは、相手を追い詰めてしまう可能性も。仕事で注意する際は、以下のポイントに気をつけましょう。
感情的にならない
注意する際は、「注意する」と「怒る」を混同しないことが大切です。ミスをされると苛立ってしまうことがあるかもしれませんが、その感情を相手にぶつけるだけでは「注意」になりません。
自分の感情をなるべく前面に出さないよう、あくまで何が良くないのかをメインに言い聞かせましょう。
頭ごなしに相手を否定しない
「なんでできないの？」「やる気ある？」などと、頭ごなしに相手を否定してはいけません。注意とは、あくまで業務上で何がいけないのかを指摘し、修正することです。相手の人格や能力を頭ごなしに否定するような発言は意味がないばかりか、覚えられるはずの仕事も頭に入らなくなってしまう恐れがあります。ハラスメントと捉えられる可能性も。注意をするときは、業務に関することだけに留めておきましょう。
過去の失敗まで怒らない
新人がミスをしたときに、過去の失敗まで掘り返して責め立てるのは避けましょう。注意はあくまで「今起こったミス」に対して行うものです。過ぎてしまったことまで言及するのは、相手を追い詰めることになりかねません。
相手の意見もしっかり聞く
注意する際は、自分の意見だけを一方的に押し付けるのではなく、相手の話にも耳を傾けることが重要です。「なぜミスをしてしまったのか」「どの点が理解できていなかったのか」をしっかり聞きとり、改善点を探すことが仕事の精度向上にもつながるでしょう。
アドバイスを示す
ミスを注意したらそのままにせず、必ずアドバイスを示しましょう。「ここをこうすればやりやすいよ」「ここを直せば良くなるよ」など、プラスの方向に導くような内容が有効です。
新入社員も、自ら進んでミスをしたいとは思っていないはずです。気持ちを汲み取って注意を促すようにしましょう。
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仕事を教えるときは褒めることも大切
仕事を教えることに手一杯だとつい忘れがちになってしまうかもしれませんが、新人が仕事をこなしたら褒めることも大切です。褒められることでモチベーションが上がり、仕事の成果にもつながります。褒める際は、「ここが良かった」と具体的に伝えましょう。また、「取引先のAさんがあなたのことを〇〇と褒めていたよ」など、客観的な評価を伝えるのも効果的です。
新人の指導は大変なことが多いかもしれませんが、それはまだ知識がついていない相手も同様です。お互いの立場を尊重し合える関係を築き、仕事にも反映させていきましょう。
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仕事の教え方に関するQ＆A
ここでは、仕事を教える際に意識すべきポイントや、基本的な考え方、指導に不安を感じている方へのアドバイスをQ＆A形式で紹介します。
仕事を教える際は、相手の特性に合わせた伝え方を意識することが大切です。
人によって、文章を読んで理解しやすい人もいれば、図やイラストを見たほうが理解が深まる人、実際に体験しながら学ぶことで覚えやすい人など、それぞれ異なります。そのため、一つの方法にこだわらず、相手の反応を見ながら説明の仕方を工夫すると良いでしょう。
仕事を効果的に教える方法として、「TWI-JIの4段階法」が参考になります。
この方法は、実際の業務を通じて相手に理解してもらうことを目的とした指導法。学ぶ環境を整える・業務の流れを伝える・実際に取り組ませる・習得状況を確認する、と4つの段階を意識することで、より効率的かつ効果的に仕事を教えられるようになるでしょう。「仕事の進め方が上手い人とは？効率を上げる方法も紹介」のコラムでは、効率的に仕事を進める方法を紹介しているため、指導時の参考としてぜひご覧ください。
「自分に教える能力があるのか不安…」「どのように指導すれば良いのかわからない」と感じることは珍しくありません。しかし、最初から完璧な指導を求める必要はなく、少しずつ経験を積みながら慣れていくことが大切です。企業によっては、仕事の教え方を学べる研修を用意しているところもあります。そうした研修を活用することで、指導スキルを身につけやすくなるでしょう。
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