新人を指導する時の、上手な仕事の教え方とは？

会社に新人が入ると、自分が仕事を教える立場になることがあるでしょう。
どうやって仕事を教えたら良いかわからない、自分の指導方法に不安があるという方は、本コラムを参考にしてください。
説明の仕方のポイントや、注意をする時に気をつけるべきことなど、仕事の教え方についてまとめています。

◆説明するときのポイント

仕事に慣れてきたら後輩もでき、教えられていた立場から教える立場にシフトしています。
新人に仕事について説明する際は、以下のポイントを押さえましょう。

【要点を絞って簡潔に】

人間の集中力というのは、意外と持続しないもの。
あまり説明が長すぎてしまうと、相手の集中力が途中で切れてしまう恐れがあります。
仕事の説明をする際は、要点を絞って短く簡潔にまとめることを心がけましょう。

【必要ならば実演する】

口頭で説明するだけでは、どうしても理解できないこともあります。
特にまだ実務に携わったことのない新人の場合、説明を聞くだけではイメージしづらいことも多々あるでしょう。
その時の状況を見て、実演を交えることも大切です。

【質問されたら丁寧に答える】

新人に質問されたら、丁寧に答えるように心がけましょう。
質問をしてくるのは、相手に仕事を覚える意思があるということです。
そのため、「今忙しいから」「さっきも言った」などの冷たい対応をしてしまうと、せっかくのやる気を削いでしまう可能性があります。

【聞きやすいようにゆっくり話す】

まだ仕事に慣れていない新人は、1つ1つの業務を覚えるだけでも精一杯です。
仕事を教える時に早口になってしまうと混乱させてしまう可能性があるため、常に意識してゆっくり話すようにしましょう。

【1度に大量の情報を教えない

新人に仕事を教える時は、「1つずつ」を意識しましょう。
1度に大量の情報を教えると、ただでさえ色々なことに手一杯の新人を更に追い込んでしまいます。
「1つを理解したらまた1つ新しいことを教える」と段階を踏んでいけば、自ずと仕事の完成度に反映されてくるでしょう。

新人は「仕事についてまだ知識がない」ということを念頭に置き、相手の立場に寄り添って指導することが大切です。

◆注意するときのポイント

新人指導をしていると、時には注意をしなくてはならない場面も発生します。
しかし、ただ闇雲に叱りつけるだけでは、相手を追い詰めてしまう可能性も。
新人に注意する時は、下記のポイントに気をつけましょう。

【感情的にならない】

新人に注意する際は、「注意する」と「怒る」を混同しないことが大切です。
ミスをされると苛立ってしまうことがあるかもしれませんが、その感情を相手にぶつけるだけでは「注意」になりません。
自分の感情はなるべく前面に出さないよう、あくまで何が良くないのかをメインに言い聞かせましょう。

【頭ごなしに相手を否定しない】

「なんでできないの？」
「やる気ある？」
思わずこのように言いたくなってしまうこともあるかもしれません。
しかし、注意はあくまで業務上で何がいけないのかを指摘し、修正するもの。
相手の人格や能力を頭ごなしに否定するような発言は意味をなさず、覚えられるはずの仕事も頭に入らなくなってしまう恐れがあります。
注意をする時は、業務に関することだけに留めておきましょう。

【過去の失敗まで怒らない】

新人がミスをした時に、過去の失敗まで掘り返して責め立てるのは避けましょう。
注意はあくまで「今起こったミス」に対して行うものです。
過ぎてしまったことまで言及するのは、相手を追い詰める一因となりかねません。

【相手の意見もしっかり聞く】

自分の意見だけを一方的に押し付けるのではなく、相手の話にも耳を傾けることが重要です。
何故ミスをしてしまったのか、どの点が理解できていなかったのかをしっかり聞きとり改善点を探すことが、仕事の精度向上にも繋がるでしょう。

【アドバイスを示す】

ミスを注意したらそのままにせず、必ずアドバイスを示しましょう。
「ここをこうすればやりやすいよ」「ここを直せば良くなるよ」など、プラスの方向に導くような内容が有効です。

新人も、自ら進んでミスをしたいとは思っていないはず。
そこを汲み取って注意を促すようにましょう。

◆褒めることも大切

教えることに手一杯だとつい忘れがちになってしまうかもしれませんが、新人が仕事をこなしたら褒めることも大切です。
褒められることでモチベーションが上がり、仕事の成果にも繋がります。
おだてるのではなく、「ここが良かった」と具体的に褒めるようにしましょう。
また、「取引先のAさんがあなたのことを〇〇と褒めていたよ」など、客観的な評価を伝えると更に効果的です。

新人の指導は大変なことが多いかもしれませんが、それはまだ知識がついていない相手も同様です。
お互いの立場を尊重し合える関係を築き、仕事にも反映させていきましょう。