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書類選考とは？企業側の目的と通過するコツを解説
この記事のまとめ
- 書類選考とは、応募書類の内容を企業側が審査し次に進む人を絞り込む選考方法
- 書類選考には、採用担当者が応募者を絞り込む目的がある
- 採用担当者は応募書類から人柄や熱意、応募資格を満たしているかなどをチェックする
- 応募書類は主に履歴書と職務経歴書の提出が必要だが、企業や職種によって異なる
- 応募書類は丁寧に分かりやすく作成することで、書類選考の通過率が上がる
就職活動、転職活動における書類選考とは何をするのか、何を目的としているのか疑問に思っている方もいるでしょう。書類選考とは、応募者が提出する履歴書や職務経歴書などの応募書類を、企業側が審査する選考方法のことです。書類選考を突破するには、注意したほうが良い点と工夫したほうが良い点があります。
このコラムでは、書類選考の意味や企業側の目的、通過しやすい応募書類の書き方をまとめました。
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書類選考とは？
書類選考とは、履歴書や職務経歴書などの応募書類の内容を企業側が審査し、次に進む人を絞り込む選考方法です。
就職活動・転職活動で志望している企業に応募すると、最初に応募書類の提出を求められます。応募者は企業が指定した書類を作成し、期日までに提出する必要があるのです。書類選考の基準は、応募した企業や職種によって異なります。
企業側が書類選考をする目的
企業側が書類選考する目的は、応募者を絞り込むとともに、応募資格を満たしているかをチェックするためといわれています。企業側の目的を理解するのは、書類選考を通過するうえで大切なことです。
応募者を絞り込む
企業側が書類選考を行うのは、大勢の応募者のなかから面接や試験などの次の選考に進んでほしい人を絞り込むのが目的です。すべての応募者に対応すると、選考に時間がかかります。効率的に進めるためにも、書類選考で「自社で働いてほしい人」をある程度絞り込む必要があるのです。
絞り込む基準は企業によって異なりますが、「最低限のマナーがある」「志望度が高い」「人柄が社風に合っている」などは、どの企業も共通して注目する点だといえます。
就活で活かせるビジネスマナーを学びたい方は、「仕事での立ち振る舞いのマナーとは？就活に活かせるコツをご紹介」のコラムも参考にしてください。
応募資格を満たしているか確認する
応募資格を満たしているか確認するのも、企業側が書類選考を行う目的の一つです。
たとえば、募集している職種に資格や経験が必要であれば、条件を満たしていない時点で選考の対象外となります。企業側は、履歴書や職務経歴書などから応募者のスキルや実績を見て、次の選考に進む条件を満たしているか確認するのです。
ただし、応募条件を満たしていないからといって、確実に書類選考を通過できないというわけではありません。その職種で発揮できるポテンシャルがあると判断されれば、書類選考を通過できることもあります。
書類選考で提出する書類の種類
多くの企業では、応募書類として主に「履歴書」「職務経歴書」の提出を求められます。
履歴書
履歴書には、以下のような個人の情報に関することを記載します。
- ・現住所や電話番号などの基本情報
・学歴
・職歴
・志望動機
・自己PR
・趣味、特技
応募者の人柄や魅力を伝えられる大切な書類なので、丁寧に書き上げることを心掛け、誤った情報を記載しないよう注意が必要です。
また、趣味や特技の欄が空欄だと、企業側が応募者の人柄や性格を理解しづらい可能性があります。書類選考の通過率を上げるためにも、できるだけ記入するよう意識しましょう。
履歴書の書き方については「履歴書の書き方！【見本付き】職歴・学歴・志望動機などの作成方法を解説」で詳しく解説しているので、あわせて参考にしてください。
職務経歴書
職務経歴書は、これまでの職歴とその業務内容を記載する書類です。履歴書と一緒に提出を求められることが多く、応募した企業で活かせるスキルや経験をアピールできます。
- ・職歴とそれぞれの業務内容
・過去の退職理由
・保持スキル
・資格
・現在勤務中の企業について
職務経歴書も、履歴書と同様に丁寧に書き上げることが大切です。採用担当者が理解しやすいように、略語や専門用語を多用するのは避け、年号や書式は統一しましょう。
「職務経歴書で活かせるスキルをアピール！例文付きで書き方とポイントを解説」のコラムでは書類選考を通過しやすい職務経歴書の書き方を解説しているので、ぜひご一読ください。
職種によってはポートフォリオの提出が求められることも
クリエイティブ系やエンジニア系、ライターなどの職種に応募する場合は、ポートフォリオの提出を求められることがあります。ポートフォリオとは、これまでの制作物をまとめた作品集のようなもので、企業側は応募者の実績やスキルを確認するために使います。企業側が指定したフォーマットを使用して作成することもありますが、指定がない場合は載せる作品の数や順番、配置などにこだわり、他者との違いをアピールしましょう。
書類選考を突破するコツ
書類選考を突破するためには、分かりやすく丁寧な応募書類を作成する必要があります。記入に不備があったりネガティブな表現があったりすると、熱意がないと判断されかねません。
ここでは、書類選考を通過するために注意したほうが良い点や、分かりやすい応募書類を書くためのコツをまとめました。
書類選考を突破するコツ
- 要点を簡潔に分かりやすく記入する
- ポジティブな表現を心掛ける
- 企業が募集している人材に合致したアピールをする
- 誤字脱字や不備がないか確認する
- 書類は使い回さず企業ごとに作成する
要点を簡潔に分かりやすく記入する
応募書類は、忙しい採用担当者が読むことを意識し、分かりやすく簡潔な文章を心掛けると良いでしょう。採用担当者は書類選考の際、多くの応募者の書類に短時間で目を通しています。読み手の立場に立ち、アピールポイントがどこにあるのか伝わりやすい応募書類を作成することが大切です。
たとえば、手書きの場合は丁寧で読みやすい文字を書くよう心掛け、パソコンの場合はフォントの大きさや種類、文字間や行間などに気を配ると良いでしょう。書かれている内容のみではなく相手のことを考えた応募書類であれば、会ってみたいと魅力を感じてもらえるはずです。
分かりやすい文章を書くためのコツは「履歴書の自由記入欄には何を書く？書き方のポイントや例文を紹介」のコラムでも解説していますので、ぜひ参考にしてください。
ポジティブな表現を心掛ける
応募書類で、他社を否定したり前職での愚痴を書いたりするのは避けたほうが良いでしょう。
ネガティブな表現が出やすい項目として、「転職の理由」があります。「給料が安かった」「職場の人と価値観が合わなかった」などネガティブな表現を使うと、採用担当者から「転職しても同じ理由で辞めてしまうのではないか」と思われてしまうので注意が必要です。
転職の理由は給与や職場環境、働きやすさなど人それぞれですが、今後どのようにしていきたいかを踏まえてポジティブな表現を心掛けましょう。
企業が募集している人材に合致したアピールをする
書類選考で提出する応募書類では、応募先の業務内容や求める人物像をよく把握し、その募集内容に合わせたアピールをすることが重要です。転職活動では特に、入社後に活かせる経験やスキルが重視される傾向があります。
応募先企業に、「募集したい人材にマッチしている」「入社後活躍してくれそう」といった印象を与えられるようなアピールが必要です。そのためには、募集要項に記載されている「キーワード」を応募書類に盛り込むのがポイント。志望動機や自己PRなどでキーワードが使われていると、しっかりと企業研究を行ったとみなされ入社意欲が伝わりやすいでしょう。
応募先企業のWebサイトや募集内容などを読み込み、「企業が求めている人材像」を把握しましょう。
誤字脱字や不備がないか確認する
応募書類の作成が終わったら、誤字脱字や不備がないかチェックしましょう。履歴書や職務経歴書などは、応募者の経歴を示す公的文書です。誤字脱字や記載漏れなどの不備があると、社会人としての一般常識やマナーがないと思われてしまうこともあります。手書きの場合は、下書きをしてからボールペンで書くのがおすすめです。
また、間違ってしまったときは修正ペンや修正液を使わず、最初から書き直すようにしましょう。パソコンで作成する場合は、フォントサイズが適切か、フォーマットが崩れていないかなどを確認してください。
パソコンは誤変換が起きやすいので、校正機能などを使うのがおすすめです。書類に不備がないかどうかは、注意力や仕事に丁寧に取り組めるかを判断する一つの指標にもなるので、提出する前に必ず読み返しましょう。
書類は使い回さず企業ごとに作成する
複数の企業へ応募する際、書類選考における提出書類を使いまわすのはご法度です。提出書類を使い回すと、たとえスキルや経験が自社にマッチしていたとしても、入社意欲に欠けていると判断され選考を通過できないことも考えられます。
採用担当者は1日に何通もの書類に目を通しているため、使いまわしているとすぐに見抜かれてしまうでしょう。入社意欲をアピールするためにも、応募する企業ごとに丁寧に作成してください。
選考書類は送付状を添えて送る
書類選考の応募書類を郵送する際には、送付状を添えるのがマナーです。送付状には、「採用担当者へのあいさつ」「送付内容の案内」「補足説明をする」といった役割があります。書類選考は、応募者が企業に初めて接触する場面です。「はじめまして」と挨拶するとともに送付内容を提示しておくと、採用担当者も一目で何の書類か把握でき、好印象を与えられるでしょう。
また、応募書類には書ききれなかったアピール事項や志望度の高さを伝えるため、一言添えるのも効果的といえます。
しかし、長々と自己PRを書いたり言い訳のような文章を書いたりするのは、補足の域を超えてしまうので注意が必要です。なお、メールで送る場合は件名や本文が送付状の代わりになるため、別途送付状を作成する必要はありません。
応募書類の送付の仕方は「履歴書の正しい送り方は？応募書類送付の手順とマナー」のコラムでも解説しています。
書類選考の期間はどれくらい？
書類選考の期間は企業によって異なります。応募企業の募集要項に書かれていることがあるので、確認しておきましょう。
以下では、一般的な書類選考の期間と、選考結果の連絡がないときの注意点をまとめました。
一般的には1～2週間程度
書類選考の期間は、提出から1～2週間程度が目安です。応募者が多い場合は、さらに日数がかかる可能性もあります。一部の企業では「○日以内に連絡します」と事前に教えてくれたり、募集要項に書かれていたりすることもあるので、聞き逃しや見逃しがないよう注意しましょう。
ただし、選考期間はあくまで目安です。企業の営業日や採用担当者の人数、選考のフローなどさまざまな要因によって、選考に時間がかかる可能性もあります。選考結果の連絡には、多少のタイムラグが生じることを理解しておきましょう。
「書類選考の結果連絡が遅いのは合格？不採用？理由や問い合わせ方を解説！」のコラムでは選考に時間がかかる理由を詳しくまとめているので、あわせてご覧ください。
選考結果について確認の連絡を入れるのは避ける
応募した企業へ、選考結果の状況を確認することは避けたほうが良いでしょう。採用担当者は多忙であることが多く、確認のメールや電話をすると返信する手間が発生し、迷惑をかける可能性があります。企業や選考状況によって期間には差があるため、焦らず結果を待つことが大切です。
しかし、企業から提示されていた選考期間を過ぎたり、2週間以上経っても連絡がなかったりした場合は、結果が出る日程の目安を聞いてみても良いでしょう。連絡する際は急かすような聞き方ではなく、「書類選考の結果連絡の目安を教えていただけますでしょうか？」といったように、失礼のない言葉を選ぶよう心掛けてください。
選考を辞退したくなってもまずは結果を待つのがマナー
選考を辞退したい場合でも、まずは書類選考の結果を待ちましょう。書類選考を通過したのであれば、面接や筆記試験などの次の選考を受け、辞退したい気持ちが変わらないのか確認することが大切です。企業の人と直接会って話をしてみると印象が変わったり、志望度が上がったりする可能性もあります。
一度辞退をすると原則取り消すことはできないので、自分の気持ちをしっかりと見極めてから行動しましょう。自分の気持ちが変わらず辞退する際は、辞退理由として「一身上の都合で」と伝えれば問題ありません。
書類選考が不安なときは第三者に相談しよう
「志望動機が企業にマッチしているか不安…」「上手く自己PR出来ているか分からない」といったように、書類選考で不安を感じている方は第三者に相談することをおすすめします。たとえば、自分をよく知る家族や友人などに自己PRを見てもらうことで、一人では気づけなかったPRのポイントを見つけられる可能性もあります。
また、専門的な知識を持った就職・転職エージェントに相談するのも選択肢の一つです。就職・転職エージェントでは、求人紹介のほかにも、面接対策や書類添削など、カウンセリングを行いながらサポートしてくれます。プロの意見を参考に応募書類を作成できるので、自信を持って就職活動に望めるはずです。
就職・転職エージェントを検討されている方は、ハタラクティブにご相談ください。ハタラクティブは、20代を中心とする若者に向けた就職・転職エージェントです。専任のアドバイザーがカウンセリングを行い、求職者の経験や希望に合わせた求人をご紹介します。また、カウンセリング以外でも、提出書類の書き方や面接での受け答え、立ち振る舞いなど 就活に関して包括的なサポートを実施。サービスはすべて無料ですので、就職・転職活動が不安な方は一度ご相談ください。
書類選考に関するQ＆A
ここでは、書類選考に関するいろいろな疑問や悩みを解決します。
書類選考では何を見られる？
まず、応募者が応募資格を満たしているか確認します。募集している職種に必要な資格やスキルがあるか、またはそれに見合うようなポテンシャルを持っているかを判断し、面接や試験などの次の選考に進んでほしい人を絞り込むのが目的です。
また、「最低限のマナーがあるか」「人柄が社風に合っているか」なども見られるポイントです。
詳しくは、このコラムの「企業側が書類選考をする目的」をご覧ください。
書類選考の通過率はどれくらい？
一般的には3割程度といわれていますが、書類選考の通過率は企業によって異なります。応募書類の段階で判断できる部分が多い専門職は通過率が低い傾向があり、接客業や営業職などは実際に面接で話をして判断されるため通過率は比較的高いでしょう。
よって、「通過率3割程度」はあくまで目安で、すべての企業に該当するわけではないと捉えてください。
書類選考に落ちるのはなぜ？
まず考えられるのは、応募資格を満たしていなかったことです。有資格者や経験者を募集している企業でスキルが不十分だと、「自社で求めている人材に合わない」と判断される可能性があります。
また、応募書類の内容に不備があることが原因で落ちることもあるようです。
詳しくは「書類選考の時点で採用は決まってる？通過率や結果が来るまでの期間を解説」を参考にしてください。
書類選考を通過するためには？
分かりやすく丁寧な応募書類を作成することが大切です。企業研究や自己分析を入念に行い、応募する企業に合わせたアピールをしましょう。
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京都大学工学部建築学科を2010年の3月に卒業し、株式会社大林組に技術者として新卒で入社。
その後2012年よりレバレジーズ株式会社に入社。ハタラクティブのキャリアアドバイザー・リクルーティングアドバイザーを経て2019年より事業責任者を務める。
