事務職に転職するときの志望動機が書けない人へ！未経験者向けの例文付き

事務職へ転職を目指す方のなかには、志望動機の書き方に悩む方も多いでしょう。履歴書の志望動機には、「志望した理由」「自分なりのエピソード」「仕事への熱意や意気込み」を書くのがおすすめ。転職の面接で質問に回答する場合は、結論を最初に伝えるのがポイントです。
このコラムでは、志望動機の書き方のコツや例文をご紹介。アピールできるスキルや資格もまとめているので、ぜひ参考にしてみてください。

【履歴書】事務職に転職するときの志望動機の書き方

事務職に転職する際は、志望動機として「志望した理由」「自分なりのエピソード」「仕事への熱意や意気込み」の3つを伝えるのがポイントです。以下で解説するので、「志望動機の書き方が分からない」とお悩みの方は参考にしてみてください。

1.志望した理由

事務職の志望動機に限らず、ビジネスの場では結論を最初に述べるのがマナーです。そのため、履歴書の志望動機欄には、まず「転職するに当たり、なぜその企業を選んだのか」を簡潔に書きます。応募企業の事業内容や企業理念、社風といった特徴に触れ、共感したことや興味を持ったきっかけを伝えましょう。

2.自分なりのエピソード

履歴書に志望動機を書く際は、事務職に対する一般的な意見だけでなく、自分なりのエピソードを付け加えることも大切です。自分の価値観やこれまでの経験を交えて、応募企業のどのような点に魅力を感じたかを伝えましょう。

未経験から事務職へ転職する場合は、学生時代の部活やアルバイトでのエピソードを振り返ってみるのがおすすめです。一般的に事務職は、業務をスムーズに進めるため、社内外の多様な立場の人と関わる機会があります。
そのため、他者をサポートした経験や、自分の提案によりチーム全体が良い方向へ向かったエピソードなどは、事務職への志望動機として活かせるでしょう。

3.仕事への熱意や意気込み

転職時に志望動機を作成するときは、仕事への熱意や意気込みを書いて締めくくりましょう。具体的には、業務で活かせるスキルや入社後に取り組みたいこと、自分が会社に貢献できることを伝えるのがおすすめです。

事務職は幅広い業界で不可欠な存在。未経験からのスタートであっても、経験を重ねれば部署のマネージャーや、新人教育担当といったキャリアアップも目指せます。また、事務職の経験を活かして営業職へ転職したり、パソコンスキルを磨いてエンジニアへキャリアチェンジしたりすることもできるでしょう。

事務職への転職で志望動機の書き方を知りたい方は、「履歴書の志望動機は転職時にどう作成する？ポイントを解説」のコラムもご覧ください。作成例や志望動機の考え方のコツをご紹介しています。

【面接】事務職に転職するときの志望動機の伝え方

ここでは、面接における志望動機の伝え方を解説します。面接ではコミュニケーション力や、話し方のマナーも見られているので、声のボリュームや抑揚の付け方にも気を配り、事務職への転職意欲をアピールしましょう。

結論から話す

履歴書の志望動機と同様、面接の場でも「御社の●●に魅力を感じたため、志望しました」のように結論を最初に伝えましょう。結論を伝えずに話し始めると、面接官から「話をまとめる能力がない」「何が言いたいのか分からない」と思われてしまう可能性があります。

結論を述べたあとに具体的なエピソードを付け加え、応募企業で成し遂げたいことを説明し、志望動機の回答を締めくくりましょう。転職の面接で志望動機を伝える際は、面接官が入社後の活躍をイメージしやすいよう話の流れを考えることが重要です。

入社意欲を伝える

面接では、「他社ではなく御社へ入社したい」といった熱意をきちんと伝えましょう。一般的に、採用活動を行う企業は、応募者のスキルはもとより、自社への入社意欲が高い人材を採用したいと考えるものです。特に応募者が多数いる場合、自分の魅力を伝え選んでもらわなければなりません。

転職面接においては、前職の退職理由を深掘りされたり、業界に関する知識不足を痛感したりすると、焦ってしまう場合もあるでしょう。しかし、途中で諦めることなく、反省すべき点は謝罪したうえで最後まで応募企業に対する入社意欲と熱意を伝える姿勢が大切です。

「面接の志望動機の長さはどのくらいがベスト？上手くまとめるコツを紹介」のコラムでは、面接で志望動機を回答する際の適切な長さを解説しています。1～3分で伝えられる志望動機の例文もご紹介しているので、決まった時間内でまとめるコツを知りたい方はチェックしてみてください。

事務職の主な種類

事務職には、一般事務のほか経理事務や営業事務、医療事務、総務事務といった種類があります。各事務職の特徴をご紹介するので、転職の業界を決めかねている方は、以下を参考にしてみてください。

一般事務

一般事務は、パソコンや専用端末で書類を作成したり、データ入力を行ったりするのが主な仕事です。状況に応じて他部署のサポートや来客応対、電話・メール対応、書類の管理なども行います。

一般事務の業務では、正確さと同時にスピードも求められるでしょう。また、書類作成や不備訂正のため、社内外問わず多くの人と関わる場合があるので、コミュニケーションスキルとビジネスマナーは欠かせません。

一般事務の特徴や求められるスキルは、「未経験から事務員を目指して大丈夫？業務内容と求められるスキルをチェック」でもご紹介しています。未経験から事務職を目指したい方は、あわせてご一読ください。

経理事務

経理事務は、伝票の整理や売り上げの管理、決算時の書類作成といった会社のお金の管理を担います。経理専門の部署がある会社では、サポート役として事務作業のみを行うことも。一方、経理担当者がいない場合は、経理事務が出納帳の記載や従業員の給与計算、付随する書類の作成・管理など、お金に関わる業務すべてを任される可能性があります。

経理事務は会社の根幹に関わる重要な職種のため、実務経験がある転職者を求める求人が一般的です。経理職が未経験の場合は、「実務経験なしだと経理事務への転職は難しい？志望動機の書き方も解説」のコラムを参考にしながら、志望動機の書き方を工夫してみましょう。

営業事務

営業事務は、営業担当者のサポート役として事務作業を担います。
営業職は、顧客や取引先との交渉のため社外で業務を行うことが多い職種です。営業担当者がスムーズに交渉を進められるよう、営業事務が社内で文書や資料を作成、データ管理、電話・メール対応などを行います。
営業事務へ転職する際は、事務職としてのパソコンスキルに加え、コミュニケーションスキルがあることをアピールするのがおすすめです。

営業事務の仕事内容や将来性について知りたい方は、「営業事務の仕事」のコラムをご覧ください。年収や志望動機の作成方法についても触れています。

医療事務

医療事務の主な仕事内容は、診察受付・会計・診療報酬明細書の作成です。そのほか、入退院の手続きや、検査・手術のスケジュール管理を医療事務が行うこともあります。

医療事務の勤務先は、地域密着型の小規模クリニック、診療科目が多い総合病院、健康診断センターなど幅広い点が特徴です。業務ごとに担当者が分けられているか、あるいは一人で複数の業務を担うかは、勤務する病院の規模によって異なります。

受付や会計時に患者さまと会話をしたり、看護師や医師とコミュニケーションを図ったりするのも業務の一つなので、接客の経験があると役立つでしょう。
未経験から医療事務への転職を目指す場合は、「医療事務の志望動機の書き方を解説！未経験・無資格者も使える例文つき」のコラムで志望動機の書き方をチェックしてみてください。

人事事務・労務事務

人事事務・労務事務は、採用業務や入退職に関わる書類手続き、従業員の勤怠や給与管理が主な仕事となります。また、従業員が業務中にケガを負った際、労災保険の手続きを行うのも人事事務・労務事務の仕事です。
結婚祝い金や出産祝い金を支給する会社では、従業員からの報告・証明を受けると、人事事務・労務事務が祝い金を手配します。

人事関係の職種へ転職する場合、事務職の経験やコミュニケーションスキルを求められるでしょう。「人事の仕事」では、人事の仕事に向いている人の特徴や役立つ資格をご紹介しているので、転職活動の際にお役立てください。

総務事務

総務事務の仕事は、社内の備品管理や防災・防犯対策、イベント運営など多岐にわたります。従業員が業務で使用するパソコンや文具といった備品の手配・管理、冠婚葬祭時の手続きも総務事務の仕事です。
企業によっては、先述した人事事務・労務事務の業務を総務事務が兼任する場合もあります。総務事務は、社内すべての従業員がスムーズに業務を行えるよう、環境を整える役割を担っているといえるでしょう。

「総務とはどんな仕事？具体的な仕事内容や身につくスキルをご紹介」でも、総務の仕事内容について解説しています。自身が総務に向いているか知りたい方は、あわせてご一読ください。

貿易事務

貿易事務の仕事では、商品の輸出入に関する事務手続きを行います。輸送時の飛行機や船の手配、通関手配、出荷や納品チェックおよび管理などが主な業務です。また、電話やメールで取引先とやり取りも行います。

輸出や輸入に関わる仕事なので、一般的に取引先は海外の企業です。そのため、英語や中国語など外国語を用いて文書を作成したり、会話をしたりできる能力を必須条件としている貿易事務の求人があります。

貿易事務へ転職する際に役立つ資格を知りたい方は、「貿易事務に未経験から挑戦するのは難しい？正社員を目指すコツを解説！」をご参照ください。志望動機の例文もご紹介しているので、未経験から貿易事務を目指す場合に役立ちます。

事務職に転職するときにアピールできるスキル

事務職へ転職する際は、パソコンスキルやコミュニケーションスキル、あるいはこれらの技術と能力を証明できる資格をアピールするのがおすすめです。
事務職への転職を目指す方は、以下で応募前にどのようなスキルを身につけておくべきかを確認しましょう。

経験

ここでは、事務職への転職に役立つ経験をご紹介します。ほかの職種から事務職へ転職する場合もアピール材料となるので、志望動機の作成に悩んでいる方は参考にしてみてください。

パソコンスキルや書類作成スキル

事務職ではパソコンを使用するのが一般的です。ExcelやWordを用いて書類を作成したり、売上報告書を作成したりします。そのため、パソコンの基本操作だけでなく、ExcelやWordといったソフトを扱えるスキルはアピール材料になるでしょう。

コミュニケーションスキル

事務職はデスクワークが中心ではあるものの、社内・社外問わず人と関わりを持ちながら業務を行う職種です。具体的には、書類作成時の不備訂正を依頼したり、顧客や取引先から連絡を受けた際、担当者へ内容を正確に伝えたりします。
事務職を目指す場合は、業務でどのようなコミュニケーションが発生するかを想定したうえで、前職やバイト、学生時代の経験をもとに志望動機を作成すると良いでしょう。

事務職への転職で求められるスキルについては、「事務職への転職は未経験だと難しい？仕事内容や必要なスキルなどを解説！」のコラムでもご紹介しています。業務でどのようなマナーやコミュニケーションが必要かを解説しているので、あわせて参考にしてみてください。

管理に関するスキル

事務職では商品やデータ、書類を扱うため、管理能力もアピール材料の一つとなります。売上管理や従業員のシフト管理、備品の在庫管理、商品の品質管理などに携わった経験がある場合は、志望動機へつなげることが可能です。

資格

ここでは、事務職に活かせる資格、「MOS」「秘書検定」「ITパスポート」についてご紹介します。資格は、すでに取得しているもの以外に、勉強中の資格もアピールすると入社意欲を示せるでしょう。

MOS

MOSとは「マイクロソフトオフィススペシャリスト」の略称で、WordやExcel、PowerPointを扱う知識とスキルを証明する資格です。MOSを取得していると、パソコンを用いての資料作成やデータ分析といった業務に活かせるので、事務職へ転職する際は取得しておくと役立つでしょう。
一般レベルと上級レベルに分かれており、業界や企業によっては、MOS取得を応募条件としている場合もあるようです。

秘書検定

秘書検定は、秘書を目指す人だけでなく事務職にも活かせる資格です。社会人としてのマナーや振る舞い、言葉遣いなどを学べます。身につけた内容は、転職活動の面接においても役立つでしょう。

幅広い立場の人と関わる可能性がある事務職で、ビジネスマナーは大切なスキルの一つです。秘書検定の資格をもっていると、どのような相手に対しても社会人として失礼のない対応ができることを証明できるでしょう。
試験は筆記と面接があり、3級・2級・準1級・1級の順に難易度が上がります。

ITパスポート

ITパスポートとは、ITの基礎知識があることを証明できる国家資格です。AIやビッグデータ、IoTについて学べます。また、マーケティングや財務、経営戦略のほか、ITセキュリティやネットワークといった幅広い知識を身につけられるでしょう。

ITパスポートの試験については、「ITパスポートで就職が有利になる？資格や試験の概要を詳しく解説！！」のコラムで詳しく解説しています。資格取得に向けた勉強法もご紹介しているので、あわせてご覧ください。

事務職に転職するときにアピールできる強み

事務職に転職する際は、協調性や柔軟性といった自分の特性をアピールするのがおすすめです。以下で解説するので、該当するものがあるかチェックしてみましょう。

協調性

従業員のサポートを行う事務職は、周囲の人との協調性が必要です。社内外の人と良好な人間関係を構築し、業務をスムーズに進めるためには大切な要素となります。

基本的な挨拶や進捗報告をはじめ、何か手伝えることがないか自ら声を掛け、フォローする気遣いが必要な場面もあるでしょう。また、複数人で役割分担をして事務の仕事を行う場合は、互いの業務内容を把握したうえで助け合い、一つの業務を完了させる協調性も重要です。
前職や学生時代に、チームで一つの物事を成し遂げた経験はアピール材料となるでしょう。

柔軟性

事務職はルーティンワークが中心ではあるものの、突発的な出来事によってスケジュール変更を余儀なくされる場合も。また、ミスやトラブル発生時は、臨機応変な対応を求められることもあるでしょう。
柔軟性をもって対応できる人材は、会社にとって頼りになる存在です。自分の行動やアイディアでトラブルを乗り越えた経験は、事務職への転職の際に強みとして伝えましょう。

正確性

事務職が行う書類作成やデータ入力には、正確性が求められます。わずかなミスが原因で、会社の損失へとつながる可能性があるためです。

事務職では細部にまで気を配りながら作業を行い、確認作業を怠らず業務に取り組める人材は重宝されるでしょう。ミスを防ぐために気を付けていることや、過去に自身の正確さが活かされたエピソードなどを面接でアピールするのもおすすめです。

計画性

従業員のサポートを行う事務職は、一人で複数のタスクを担うことも少なくありません。また、それぞれの業務には「●月●日までに資料作成を完了させるように」「●時までに事務処理を行う」といった期限を設けているのが一般的です。ときには、突発的な業務が飛び込んでくる場合もあるでしょう。

事務職では、納期に間に合うよう日々の作業を行ったり、スケジュール変更が生じた際は優先順位を見直したりできる計画性は重要です。たとえば、「資格取得に向けどのような計画を立てたか」「スケジュール管理を徹底してアルバイトと学業を両立させた経験」などは、強みとして面接でアピールしましょう。

事務職へ転職する際、自身をアピールするコツを知りたい方は「職務経歴書の自己PRのコツとは？事務職はどう書けば良い？」のコラムもご参照ください。職務経歴書の書き方や、自己PRの例文をご紹介しています。

事務職に転職するときの志望動機で注意すること

事務職へ転職する際、志望動機で前職を否定するような表現は避けましょう。たとえば、前職が販売職の場合、「接客には向いていないと感じたので事務職を志望した」と回答するのは適切ではありません。事務職も人間関係を良好に保つために、コミュニケーションは重要です。
前職が営業職で「ノルマがきつかったので事務職を選んだ」「デスクワークの仕事がしたかった」といった志望動機も、面接官から「楽をしたいだけでは？」と疑念を抱かれる恐れがあるので避けます。

また、給与・福利厚生・休日のみに言及した志望動機は、「ほかの会社でも良いのでは」と思われてしまう可能性があるため注意が必要です。
「事務職の転職面接で質問されることとは？おすすめ回答例や受かるコツを解説」では、志望動機のほか事務職へ転職する際に質問されることをご紹介しています。回答の例文や面接に受かるコツも解説しているので、あわせて参考にしてみてください。

職種別！事務職に転職するときの志望動機例文

ここでは、事務職に転職するときの志望動機例文を、「一般事務」「経理事務」「営業事務」に分けてご紹介します。未経験者向けと経験者向け、それぞれまとめているので、志望動機の書き方に迷っている方は参考にしながら作成してみてください。

一般事務の例文

一般事務への転職で志望動機を考えるときは、これまでの経験やパソコンスキル、コミュニケーションスキルなどを伝えるのがポイントです。経験者であれば実際に行ったことがある業務を具体的に説明し、未経験者の場合は「なぜ事務職を志すようになったか」や「適性があると感じた理由」をアピールすると良いでしょう。

未経験者向けの例文

「チームワークを重視する御社の企業理念に共感したため志望しました。
私は、チームで一つの物事を成し遂げることに喜びを感じる性格です。学生時代はバスケットボールに打ち込んでおり、仲間と一緒に切磋琢磨しながら試合に勝ち進んだときはとても嬉しかったです。

前職では営業の仕事に就き、積極的に同僚と意見交換をし、上司へアドバイスを求めながら、新卒から入社2年で部署内の売上を●％アップさせました。営業の仕事では、コミュニケーションの楽しさと同時に難しさ、時間管理の重要性を学びました。
仕事にやりがいを感じていた一方で、業務をサポートしてくれていた事務職の方の対応力や正確さに憧れを抱くようになり、転職を決意しました。

前職でパソコンを使用する機会はあったものの、事務職に就くにはまだまだスキル不足だと感じたため、現在MOSの資格取得に向け勉強を進めており、●月に試験を受ける予定です。
営業で培った時間管理能力やコミュニケーション能力を活かし、チームの一員として御社へ貢献したいと考えています」

経験者向けの例文

「前職では主に書類作成やデータ入力を行っていました。几帳面な性格のため、一つの物事に集中して取り組める環境にやりがいを感じていました。一方で、事務職としてキャリアアップを考えたとき、『もっと幅広い業務をこなせるようになりたい』と思うようになったのが志望理由です。

前職では、Excel・Word・PowerPointは入社から●年間、毎日使用していたので複雑な作業も短時間でこなせる自信があります。スピードだけでなく正確さにも気を配り、作業完了後もダブルチェックを欠かさず実施していたので、上司からミスがないことをよく褒めていただいていました。

入社後は、今あるスキルを活かしつつ新しい業務にも挑戦し、さらに精進していきたいと思っています」

経理事務の例文

転職で経理事務を目指す場合は、業務に活かせる資格や経験をアピールしましょう。実務経験のほか、お金を扱う職種であることを意識した志望動機を作成するのがおすすめです。

未経験者向けの例文

「前職では販売職として、主に接客を担当していました。
仕事ではお客さまの要望に合うよう意見を聞き、的確な提案をすることを意識していました。感謝の言葉をいただいた際は嬉しく、やりがいを感じていましたが、マネージャー業務を経験したことによって、会社の予算や売上管理に興味を持つようになったのが御社を志望した理由です。

業務に役立つと考え、在職中に日商簿記検定2級を取得しました。経理の仕事は未経験ではありますが、販売職で培ったコミュニケーション能力を活かし、さまざまな方と信頼関係を結びつつ、幅広い部署の方のサポートを行いたい考えています」

経験者向けの例文

「前職では経理事務として、売上管理や伝票作成に携わっていました。
複数人での分業制だったため、担当ではない業務に対して経験を積む機会がありませんでした。経理事務に関する見識を広げ、さらにスキルアップを図りたいと考え、経理全般に関われる御社を志望しました。

入社後は一人で給与計算や決算といった業務にも対応できるよう、給与計算実務能力検定の勉強も進めています。これまでの経理事務の経験を活かし、業務の幅を広げ御社へ貢献したいと考えています」

営業事務の例文

営業事務へ転職する際、志望動機には誰かをサポートした経験や実績を伝えましょう。また、営業に関わる仕事のため、対面での接客経験のほか、電話やメールで応対した経験もアピール材料となります。

未経験者向けの例文

「前職では食品関係の営業の仕事をしていました。私が外回りで社外にいる間、営業事務の方が資料の準備や顧客情報をまとめてくださっていたことで、交渉がスムーズに進み契約に至った経験が多くあります。

お客さまの声を直接聞ける営業の仕事にやりがいを感じていましたが、順序立てて効率良くサポートする営業事務に興味を持つようになったのが、御社を志望した理由です。また、個人の裁量を重視した経営方針である御社であれば、さらに成長できるのではないかと感じています。

入社後は、営業で培ったコミュニケーション能力と営業のノウハウを活かし、相手が求めるものや提案のタイミングを理解したうえでサポートできると考えています」

経験者向けの例文

「前職では、食品メーカーで営業アシスタントを行っていました。担当者5名に対し見積書や納品書といった書類作成、スケジュール管理、顧客対応に携わった経験があります。
●年間営業事務として勤務し、幅広い業務への見識が広がったものの、担当者一人に対して行えるサポートには限界があると感じ、転職を意識するようになりました。

御社は営業担当者一人に対しサポート役が一人付くスタイルのため、事務職であっても取引先へ直接訪問する機会もあると聞いております。そのような環境のもとで、担当者一人ひとりに対しより手厚いサポートを行いたいと考え、御社を志望しました」

「未経験から事務職へ転職したい」「志望動機でどう自分をアピールすれば良いか分からない」とお悩みの方は、就職・転職サービスのハタラクティブにご相談ください。
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