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転職に向けて職務経歴書の記載方法を解説!
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この記事のまとめ
- 職務経歴書には履歴書より詳しい経歴やスキル、自分の強みについて記載する
- 職務経歴書の形式は主に「編年体形式」「逆編年体形式」「キャリア形式」の3つ
- 職務経歴書のフォントやレイアウトに気を配り「見た目」を整えよう
- 転職希望先へ職務経歴書を郵送する際は、添え状をつけるのがビジネスマナー
転職時に必要な職務経歴書とは、単に職歴を羅列するのではなく、自分の経験や能力をアピールするための大切な書類です。しかし、履歴書と違って形式の自由度が高く、どのように書いたら良いのか分からない方もいるのではないでしょうか?このコラムでは、職務経歴書を作成するにあたってのポイントをまとめました。ぜひ、参考にしてください。
転職に必要な職務経歴書とは?履歴書との違いについて
転職には職務経歴書が基本的に必要です。職務経歴書とは今までやってきた仕事の経歴を詳しく記載する書類で、履歴書に比べてより詳細な職歴やスキルについて書き込むのが特徴です。履歴書はあくまで応募者の学歴、職歴、資格などを幅広く知るためのものなので、履歴書と職務経歴書の役割の違いについてはよく理解しておきましょう。職務経歴書では単純に職歴を並べるだけではなく、そこで得たスキルや、今後転職先で活かしていける能力は何かという点についてアピールをすることが大事です。
しかし、なかには「フリーターだったため、経歴やスキルに自信がない」「履歴書の自己PRと内容が重複しそう」とお悩みの方もいるでしょう。そんな方は「職歴がアルバイトのみ…履歴書や職務経歴書の書き方を詳しく解説」や「履歴書と職務経歴書の自己PRは同じ内容で良い?書き方のコツを解説」をご参照ください。お悩みを解決する、良いヒントが得られるでしょう。
職務経歴書の形式にはどんなものがある?
職務経歴書はフォーマットに指定がなければ自分の書きやすいもので構いません。一般的に職務経歴書の形式には、以下の3つがあります。自分の状況に合わせて、適当な形式を選びましょう。
編年体形式
時系列順にその時在籍していた会社や部署、業務内容について記載する形式です。
メリット
経験やスキルの積み重ねが分かりやすいので、職務能力の習熟度がアピールできます。時系列順のため、経歴が分かりやすいのも特長です。
デメリット
特定の強みや実績をアピールしにくい傾向があります。
向いている人
同じ仕事に長期間携わっている人、第二新卒など社会人経験が浅い人に向いています。
逆編年体形式
編年体とは逆に、過去から現在までの経歴をさかのぼって記載する形式です。直近の職務経歴が頭にきます。
メリット
過去の経歴に特筆すべきものがなくても、直近の経歴を最優先にアピールできます。編年体と同様、入社年や退社年が分かりやすいというのも特長です。
デメリット
日本では編年体形式が主流のため、見た人が違和感を覚える可能性があります。
向いている人
直近の経歴を強調したい人に向いています。
キャリア形式
これまでの経歴を職務分野別に記載する形式です。業務内容やプロジェクト名が見出しとなります。
メリット
特定のスキルや経験をアピールできます。応募先の業務と関連の薄い経歴については、簡単な記載で済みます。
デメリット
応募者がどのような経歴を辿ってきたのか、読み手側にとって分かりにくい場合があります。
向いている人
特定のスキルや得意分野をアピールしたい人、転職回数が多く経歴が複雑な人などに向いています。
職務経歴書の用紙は、文房具店やオフィス用品店、書店などで市販されています。インターネットを介し、テンプレートをダウンロードすることも可能です。いずれも、希望する企業の規定を確認したうえで準備してください。
職務経歴書を書くときの注意点は?
職務経歴書には、自己PRとして自分の強みや業務に活かせる能力を詳しく記載します。その際、提出書類の枚数が増えすぎないように気をつけましょう。多くても3枚程度にまとめ、採用担当者に伝わりやすい内容を心がけてください。
また、職務経歴書の作成には、編集や修正を行いやすいようパソコンを用いるのがおすすめです。レイアウトやフォントサイズに気を配り、見やすさに留意しましょう。一文が極端に長かったり、短く細切れだったりするのも読みにくい原因となるので気をつけてください。
採用担当者は、職務経歴書から応募者の文章作成能力、第三者に分かりやすいようにまとめるプレゼンテーション力を判断することがあります。書類が見やすく分かりやすい内容になっているかどうか、提出の前に入念に読み直しましょう。
取引先の「企業名」や「商品名」を具体的に記載するのは避けよう
職務経歴書に取引先の企業名や商品名を記載するのは、守秘義務に抵触する恐れがあるので避けましょう。自己PRに際し、取引先企業の情報がどうしても必要な場合は「大手家電メーカー」と記載するなど、名称を伏せる工夫をしてください。専門用語を記す際には、丁寧な説明を心がける、最初からその用語を使わず表現するといった工夫をしましょう。職務経歴書を郵送するときはマナーを守ろう!
職務経歴書を郵送する際にも、一定のビジネスマナーがあります。職務経歴書を折り曲げるのは印象が良くないため、書類を折らずに入れられるサイズの封筒を準備しましょう。封筒の色は白が一般的です。
宛名の敬称は、人事部など部署名の場合は「御中」、担当者個人の場合は「様」をつけます。封筒の左端には赤字で「応募書類在中」と記載するのを忘れないようにしてください。応募先の住所や社名を省略しないのはもちろんですが、自分の住所もマンション名などを省略することなく記載します。
また、履歴書・職務経歴書を送る際には送付状(添え状)を添えるのがビジネスマナーです。企業によっては、応募書類のみを送ると印象が悪くなることもあります。少し手間だとしても、送付状は必ず同封しましょう。送付状作成時の注意点は「応募書類を送るときは送付状も入れよう!例文や注意点をご紹介」に詳しく解説されています。ぜひ、ご参照ください。
実際に職務経歴書を書き出すと、いろいろと細かい疑問が出てくるでしょう。業種によっては、記載の仕方を変える必要性が生じることもあります。
そんなときは、若年層の就職・転職を支援しているハタラクティブにご相談ください。ハタラクティブでは専任のアドバイザーが、履歴書や職務経歴書の作成指導、面接対策などを行っています。また、求人情報の提供はもちろん、面接の日程や入社日の調整などあらゆる面からサポート。一人で悩まず、ぜひプロの力を頼り、理想の転職を叶えましょう。サービスはすべて無料で利用できます。転職が初めてという方も、安心してご相談ください。
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一人ひとりの経験、スキル、能力などの違いを理解した上でサポートすることを心がけています!
京都大学工学部建築学科を2010年の3月に卒業し、株式会社大林組に技術者として新卒で入社。
その後2012年よりレバレジーズ株式会社に入社。ハタラクティブのキャリアアドバイザー・リクルーティングアドバイザーを経て2019年より事業責任者を務める。