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履歴書をメールで送るとき、写真データはどう準備する?

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【このページのまとめ】

  • ・履歴書をメールで提出するよう求める企業が増えている
    ・写真をデータ化するには、手元にある写真をスキャンする方法と写真館で撮影してデータでもらう方法がある
    ・最近はデータ送信できる証明写真機もあるが、仕上がりを重視するなら写真館がおすすめ
    ・パソコンで履歴書を作成するときは、変換ミスに気をつけよう
    ・履歴書のファイルにパスワードを設定することで、情報流出のリスクを回避できる

企業から履歴書をメールに添付して提出するよう求められるケースが、増加傾向にあります。その際、写真データをどのように準備すれば良いのか、履歴書にどのように貼り付ければ良いのかといったことに疑問を持つ人も少なくないようです。写真のデータ化の方法やメールを送信する際の注意点などを知って、スムーズに作成・提出できるように備えておきましょう。

◆データでの履歴書提出が増えている

最近、履歴書をメールに添付して提出することを求める企業が増えてきているようです。企業からフォーマットを指定される場合はそのフォーマットで履歴書を作成し、指定がなければ一般的にはWordやExcelで作成します。

履歴書を添付したメールを送るときにフリーメールアドレスを使用する場合には、受け取った側で迷惑メールのフォルダに入ってしまう可能性があります。
履歴書を添付したメールであることや、誰が送信したかということがわかる件名にすることでリスクを回避できるかもしれません。間違いなく相手に届いたか不安であれば、メール送信後に電話連絡をすると良いでしょう。

メールの本文には以下の項目について、簡潔に記載しておきましょう。
・宛先
・自己紹介
・履歴書を送信するメールであること
・締めの言葉
・署名

◆証明写真をデータ化するには

履歴書をメールで送信する場合にも、証明写真を貼り付けておく必要があります。写真をデータ化するには、どのような方法があるのでしょうか。

【手元にある証明写真をデータ化する】

証明写真を撮ったもののデータ化していないという場合には、手元にある写真を自宅やコンビニでスキャンするという方法があります。スピード写真機で撮影した写真やデジカメまたはスマートフォンで撮影した写真から、データ化することが可能です。
しかし、画質が不明瞭な場合があったり、履歴書のサイズに合わせるのに手間がかかったりするといった難点もあります。

【写真館のサービスを利用する】

写真館での撮影には、解像度が高い写真に仕上がることや撮り直しができるなどのメリットがあります。それに加え、データでも渡してもらえることがあるのです。事前にデータとしてもらえるか、どのような記録媒体でもらえるのかを確認しておくと良いでしょう。
証明写真は第一印象を決めるものの1つでもあります。自信を持って応募するためにも、写真館で撮影するのがおすすめです。

そのほか、証明写真機によってはスマートフォンにデータを送信できるものもあります。仕上がりに違いはあるものの、写真館で撮るより費用を抑えることが可能です。
何を重視するかによって、自分に合った方法でデータ化すると良いでしょう。

◆履歴書をデータ提出する際の注意点

【作成時に気をつけること】

パソコンで履歴書を作成するときには、手書きのときと比べて誤字が増えがちになります。変換ミスが無いように気をつけ、見直しを行うことが必要です。また、手書きのときと同様に、適度に改行して見やすさを意識しましょう。
誤字や見やすさのチェックをする際には、パソコンの画面上で見るだけでなく、一度印刷して確認することをおすすめします。

【送信時に気をつけること】

履歴書には多くの個人情報が記載されているため、送信先を間違わないように気をつけましょう。
事前にパスワードを設定しておくことで、万が一送信先を間違ってしまっても情報が流出することを防げます。パスワードを企業側に知らせるには、履歴書を添付するメールとは別にメールを作成する必要があります。
その際、履歴書を添付するメールに、履歴書のファイルにパスワードを設定していること、パスワードは別メールに記載して送信することなどを書き添えておくと良いでしょう。

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