履歴書をメールで送る際の写真はどう準備する?書き方や送付方法も解説

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【このページのまとめ】

  • ・履歴書をメールで提出するよう求める企業が増えている
  • ・履歴書の写真をデータ化するには、スキャンしてトリミングする方法や写真館がおすすめ
  • ・履歴書の写真は、仕上がりを重視するなら写真館で撮るのがベター
  • ・写真付きの履歴書をメールで送る際は、変換ミスや送信先の間違いに注意
  • ・メールに添付された履歴書にはパスワードを設定しよう

企業から履歴書をメールに添付して提出するよう求められ、写真データの準備や貼り付け方、送付方法などに困っている方もいるのではないでしょうか。写真のデータ化は、写真館や証明写真など、さまざまな方法があります。このコラムでは、履歴書に添付する写真を準備する方法や、企業に送信する際の注意点などを知り、スムーズに作成・提出できるように備えておきましょう。

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データでの履歴書提出が増えている

最近、履歴書をメールに添付して提出することを求める企業が増えてきているようです。企業からフォーマットを指定される場合はそのフォーマットで履歴書を作成し、指定がなければ一般的にはWordやExcelで作成します。
履歴書を添付したメールを送るときにフリーメールアドレスを使用する場合には、受け取った側で迷惑メールのフォルダに入ってしまう可能性も。
履歴書を添付したメールであることや、誰が送信したかということがわかる件名にすることでリスクを回避できるでしょう。間違いなく相手に届いたか不安であれば、メール送信後に電話連絡をするのがおすすめです。

メールの本文には以下の項目について、簡潔に記載しておきましょう。
・宛先
・自己紹介
・履歴書を送信するメールであること
・締めの言葉
・署名

証明写真をデータ化する4つの方法

履歴書をメールで送信する場合にも、証明写真を貼り付けておく必要があります。写真をデータ化するには、どのような方法があるのでしょうか。

1.手元にある証明写真をデータ化する

証明写真を撮ったもののデータ化していないという場合には、手元にある写真を自宅やコンビニでスキャンするという方法があります。スピード写真機で撮影した写真や、デジカメまたはスマートフォンで撮影した写真からデータ化することが可能です。
ただし、画質が不明瞭な場合があったり、履歴書のサイズに合わせるのに手間がかかったりするといった難点もあります。

ファイル形式を確認する

一般的に証明写真のデータとして使われるのは、png形式とjpg形式の2種類です。後者は不可逆圧縮形式という処理をしているため、取り扱いには注意が必要になります。
画像のデータには可逆圧縮という処理をしているものと、不可逆圧縮という処理をしているものがあり、前者の代表的なものがpng形式で、後者の代表的なものがjpg形式です。
可逆圧縮形式は画像の劣化を防げるのがメリットで、不可逆圧縮形式はデータサイズを小さくできるのがメリットとなっています。
よってpng形式で細部まで美しく撮影した画像データをjpg形式に変換して、データサイズを小さくするために画質を荒くした場合、png形式に戻しても画像は劣化したままです。
またpng形式とjpg形式の変換はパソコンやスマホの扱い方に詳しければ簡単にできるものですが、何も知らない状態からファイル形式の変換をしっかりと覚えるのには少し時間がかかるものとなります。

写真が大きすぎるときはトリミングする

企業に求める証明写真のサイズ規格に合うようにトリミングを忘れずにすることは重要です。
トリミングの方法については、各写真館などのwebサイトでも紹介しているため、その方法に従ってサイズの調整ができます。
もちろんプロ並みのトリミングをするのは難しいことですが、自力でこだわりたい場合には、ほかの履歴書とは違う勝負ができるというメリットがあるといえるでしょう。

2.写真館のサービスを利用する

写真館での撮影には、解像度が高い写真に仕上がる、撮り直しができる、写真のデータを受け取れるなどのメリットがあります。ただし、写真のデータをもらえるかは店舗によるため、事前にデータを受け取れるか、どのような記録媒体でもらえるのかを確認しておくと良いでしょう。
証明写真は第一印象を決めるものの1つでもあります。自信を持って応募するためにも、写真館で撮影するのがおすすめです。

3.証明写真機のデータ化機能を利用する

証明写真機にはスマートフォンへ写真データを送信できる機種もあります。写真機のメーカーによって写真の仕上がりに違いはあるものの、写真館で撮るより費用を抑えてスピーディーにデータを手にすることが可能です。

4.証明写真が撮れるアプリを利用する

スマートフォンのアプリを利用することにより、撮影した写真からデータ化することが可能です。証明写真が撮れる無料で利用できるアプリもありますので、費用を抑えてスピーディーにデータにすることが可能です。

履歴書の写真をデータ化する方法については、「履歴書をメールで送るとき写真はどうする?添付方法を詳しく解説!」もあわせてご覧ください。

写真付き履歴書をメールする際の注意点

写真付きの履歴書をメールで送る際は、下記の点に注意しましょう。

作成時に気をつける5つの注意点

メールでの履歴書送付において注意すべきことは、手書きのものと大きな違いはありません。
注意すべき事柄について、以下に5つのポイントを示します。

1.変換ミスに気をつける

履歴書にミスがあってはならないのは、手書きであってもメールであっても同じです。そのため、変換ミスをしていないか確認することが重要になります。
メールは手書きと違い、書き損じても修正液を使ったりする必要がないため、全文を書き終えてからゆっくりと確認できるのが強みです。変換が正しいか自信がないときは、良く調べてミスを防ぐことが重要になります。

2.文字のサイズやフォントを統一する

原則として、文字サイズやフォントは統一するのが履歴書の書式です。
メールでの履歴書を作成する際、文字サイズやフォントが不揃いなのはビジネス文書として不適切。
個性的な履歴書が評価されるような例外的なこともありますが、基本としてはビジネス文書としての履歴書が求められます。

3.適度に改行する

履歴書はビジネス文書であることを意識して、読み手が読みやすいよう適度な改行を入れることが重要になります。
小さな字でぎっしりと書かれた履歴書が読みにくいように、改行のないメールは履歴書であってもビジネス文書であっても読みにくいものです。読む相手のことを考えた見やすい履歴書を作成しましょう。

4.正しい敬語を使う

基本的なことですが、正しい敬語を使うことは大切です。
会社で働くために必要なビジネスマナーの備わった人材であるかは、メールや履歴書での敬語も判断材料になります。誤った敬語の使い方をしていると、ビジネス上でもマナーに問題を抱えているとみなされてしまうでしょう。
正しい敬語を使っているか、よく確認して履歴書を作成することが重要です。

5.一度印刷して確認する

誤字脱字や改行、敬語をチェックする際には、内容を印刷して確認するのがおすすめです。
印刷して目で確認するだけでなく、さらに実際に声にして内容を確認することで、チェック漏れを防げるので有効な手段となります。

送信時に気をつける8つの注意点

履歴書が完成しても気を抜かず、送信時には以下の点に注意しましょう。

1.誤送信に注意する

履歴書には多くの個人情報が記載されているため、送信先を間違わないことが重要です。
メールの誤送信は重要な情報が外部に漏れることであり、特に個人情報の外部漏洩は企業にとって重大な問題として神経をとがらせていることになります。
自分自身の個人情報を守るためにも、そして企業で働くにあたって安心できる人材であると認識してもらうためにも、正しく送信することとセキュリティ意識を持つことが大切です。

2.送るときにパスワードをかける

事前にパスワードを設定しておくことで、万が一送信先を間違ってしまっても情報が流出することを防げます。応募先からパスワード不要と指示がない限り、設定しておきましょう。

3.なるべく早く送る

別に指示がない限り、履歴書はできる限り2~3日以内に送信しましょう。企業が採用活動をしているということは、早く人材が欲しいからです。さらにほかの応募者いるため、先に連絡しておいた方が無難でしょう。

4.就業時間内に送る

メールは可能な限り就業時間内に送りましょう。あまり夜遅くに送ると、普段どのような生活を送っているのか疑問に思われてしまう恐れがあります。
ただし、就業時間内であっても就業開始直後やお昼休みの前後、就業終了直前などは担当者の対応しにくいので、その時間帯は避けましょう。

5.私用のメールアドレスで送る

履歴書を送るなら、私用のメールアドレスで送付しましょう。
フリーメールは迷惑メールに分類され、担当者の目につかないまま自動的に破棄される可能性があります。

6.データ化するファイル形式を確認する

ファイル形式がWordであるかPDFであるか、あるいは会社独自のメールフォームであるかなどといった条件を確認し、適切なもので送付しましょう。

7.送付するファイルが正しいか確認する

確認を徹底し、メールの添付忘れや下書きを誤って送付するような事態を避けましょう。
ビジネスにおいても、正しい相手に正しいメールを送らなければ、重要な秘密を第三者に漏洩してしまう恐れがあります。送信前に確認する癖をつけましょう。

8.件名は内容を分かりやすく簡潔にする

本文とともに、件名も分かりやすく簡潔にすることが重要です。
たとえば、「◯月◯日◯時~の面接について(自分の名前)」というように、ひと目見てどのような用件なのか分かるようにしておくと良いでしょう。

履歴書をメールで送る方法とマナーを紹介!例文を見て作り方を知ろう!」でも、履歴書をメールで送付する際のマナーを解説しています。

メールで写真付き履歴書を送るときの3つの例文

メールで写真付き履歴書を送るときに役立つ例文を3つ紹介します。応募先企業から指定された送付方法に基づき、メールで写真付き履歴書を送付しましょう。

1.送付方法を指示されている場合

応募先の企業から送付方法を指示されている場合は、指示された旨と指示された書類を確認の意味も込めて記載しましょう。

本文:
株式会社〇〇
人事部 ▲▲様(採用ご担当者様)

お世話になっております。
××(フルネーム)と申します。
ご指示いただきました履歴書と職務経歴書を、本メールに添付いたします。
お手数ではございますが、ご査収の程よろしくお願い申し上げます。

2.送付方法を指示されていない場合

送付方法を指示されていない場合は、添付したことを伝えるため、その旨をしっかりと記載しましょう。

本文:
株式会社〇〇
人事部 ▲▲様(採用ご担当者様)

お世話になっております。
××(フルネーム)と申します。
履歴書と職務経歴書を本メールに添付させて、送信いたします。
お手数ではございますが、ご査収の程よろしくお願い申し上げます。

3.パスワードをかけていた場合

履歴書を添付するメールに、履歴書のファイルにパスワードを設定していること、パスワードは別メールに記載して送信することなどを書き添えます。

本文:
株式会社〇〇
人事部 ▲▲様(採用ご担当者様)

お世話になっております。
××(フルネーム)と申します。
ご指示いただきました履歴書と職務経歴書を、本メールに添付させていただきます。
お手数ではございますが、ご査収の程よろしくお願い申し上げます。

尚、応募書類にはパスワードを設定しております。
後ほどパスワードをお送りいたしますので、併せてご確認ください。
ご多用のところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いします。

手書きであってもデジタルであっても、履歴書は大切な書類です。正しい書き方や送り方を知り、適切な対応をしましょう。
応募書類に不安がある方は、就職支援サービスをするのがおすすめです。
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