雑用とはどのような仕事？本来の意味や仕事が進まないときの対処法をご紹介

雑用をまかされることが多く、やりたい仕事に手が回らないと感じている方もいるでしょう。しかし、雑用は仕事を円滑に進めるための重要な仕事です。雑用に真剣に取り組むことが成長やキャリアアップにつながる可能性もあります。
このコラムでは、雑用の本来の意味や、雑用に対する向き合い方、さらには業務効率化のための方法についても解説します。ぜひ参考にしてみてください。

雑用とは何？

雑用とは、職場における小さな仕事のことを指します。たとえば「掃除をお願いする」「お茶を準備する」など、特別なスキルや専門知識を必要とせず、簡単な指示で対応できる仕事です。
これらの業務は、通常の業務（本業）とは直接関係がないことが多く、売上に直結しないため、重要視されないこともあります。しかし、雑用は職場の円滑な運営や快適な環境を維持するために欠かせないものであり、いわばビジネスにおける「縁の下の力持ち」としての役割を果たしているのです。

雑用とはどのような仕事？該当する例を解説

前述したとおり、雑用とは会社での本業とは直接関係のない、幅広い補助的な業務を指します。どこまでが雑用かは会社によって異なりますが、一般的に以下のような仕事が「雑用」として扱われるでしょう。

• ・書類のコピーや整理
  ・来客へのお茶出しや片付け
  ・オフィスの掃除や整理整頓
  ・植物への水やりや備品の補充
  ・電球や蛍光灯の交換
  ・郵便物の受け取りや仕分け
  ・会議室の準備や後片付け

これらの仕事は社内環境を整え、業務を円滑に進めるために欠かせない重要な役割を担っています。とはいえ、「雑用ばかりまかされて、仕事が楽しくない…」と感じる方もいるでしょう。仕事が楽しくない場合には、「仕事を楽しむには？工夫次第で『辛い』と感じる仕事もやりがいが得られる！」のコラムも参考にしてみてください。

雑用は会社に欠かせない大切な業務

雑用は会社にとって欠かせない重要な業務です。「雑用がめんどくさい」「自分がやるべき仕事だけしていたい」と思う方もいるかもしれませんが、雑用をすることには多くの利点があります。以下で詳しく解説しますので、ぜひチェックしてみてください。

生産率が向上する

雑用をきちんと行うことで、生産性が向上するでしょう。雑用の主な役割は、作業環境を整えること。整理整頓されたオフィスは、集中力を高め、業務の効率を上げるために役立ちます。たとえば、資料がきちんと整理されていれば、必要な書類を探す時間が短縮されるでしょう。

また、雑務は短時間で完了できるため、特に新入社員にとってはタスク管理の練習の場となります。次の業務に移る際の準備や導線を意識することで、全体の生産性の向上につながるでしょう。

基礎的なビジネススキルが身に付く

雑用を遂行することで、ビジネススキルの基礎を自然に学べます。雑用の本質は「相手のために行うこと」であり、これはビジネスにおいて非常に重要な考え方です。

たとえば、来客時のお茶出しは顧客との直接的な接触を通じて、接客の基本を学ぶ機会となるでしょう。また、蛍光灯の交換や備品の在庫管理を通じて、オフィス環境の整備や正確な数字管理のスキルも養われます。

社内の動きが見えてくる

雑用をこなす際に席を離れることで、普段は見えにくい社内全体の様子を把握しやすくなります。自分の業務に集中していると、どうしても視野が狭くなり、他の部署や同僚の動きに気付かないことが多いものです。

しかし、ゴミ捨てやコピー取りなどで社内を移動する際、他部署の人と顔を合わせたり会話をする機会が生まれます。これにより、社内全体の動きを把握でき、自分の業務にも役立つ情報を得られることがあります。雑用は単に雑用として片付けられがちですが、会社全体の状況を知る大切な機会にもなるでしょう。

仕事にリズムが生まれる

雑用をこなすことで、日常業務とのメリハリが付き、仕事にリズムが生まれます。難しい案件や長時間の集中が求められる業務では、どうしても疲労が蓄積し、効率が低下しがちです。しかし、比較的簡単な雑用に取り組むことで、脳をリフレッシュさせ、再び集中力を取り戻せることがあります。また、リラックスした状態で作業することで、思いがけないアイデアが生まれることもあるでしょう。

新入社員が仕事で雑用係を命じられる理由

新入社員が雑用を命じられるのは、以下のような理由があります。

• ・取り組む姿勢で適性やタイプを見極める
  ・自分なりに考えたり工夫したりする姿勢をみる
  ・周囲の人とのコミュニケーション能力をみる
  ・雑用の意味を理解して行動できるかをみる

雑用を任されたときに大切なのは、手を抜かずに真剣に取り組むこと。前述したように、雑用は意味のない作業ではありません。雑用への向き合い方で、自分の評価が変わっていきます。どのような仕事でも真面目に取り組める人物であれば、「新しい仕事を任せても良さそうだな」と思ってもらえるでしょう。
一方で、雑用に対して手を抜く人物であれば、「大事な仕事でも手を抜きそうだ」と思われてしまう可能性があります。

また、仕事に対する意識も、自分のなかで変えていけるでしょう。雑用を単純でつまらない仕事と考えるのではなく、「スキルアップの機会だ」と捉えることが大事です。雑用であっても自分の成長にとって大切な仕事だと思える人は、より成長していけるでしょう。

雑用は仕事の第一歩だから

雑用は社会人として基本的な行動が多く、仕事のスキルを身につけるための第一歩として位置づけられています。単純な作業を「効率的に動くためにはどうすれば良いのか？」を考えられる練習にもなるでしょう。

たとえば、資料整理の仕事をまかされた場合、「種類別に分ける」「見やすさを工夫する」「取り出しやすさに気を配る」などのように、効率的に仕事を進めるコツを学べます。
また、掃除をまかされた場合は、「働きやすい環境を整える」「効率良く整理整頓する」などのように、今後の仕事に役立つ要素も。

効率的に進めたり、生産性を高めたりすることは、今後の仕事で成果を出すためには欠かせません。作業や環境の改善・スケジュール調整などに活かせるようになるでしょう。
効率の良い仕事の進め方については、「仕事の進め方が上手い人とは？効率を上げる方法も紹介」のコラムで解説しています。早く戦力として活躍できるように、勉強を欠かさずに努力しましょう。

雑用によって職場のルールが学べるから

雑用をこなすことで、会社独自のルールも学べます。会社のルールに従って行動することは、効率的に動くためにも、周囲と足並みを揃えて働くためにも欠かせません。

また、雑用をしながら周囲を見渡すことで、自分が仕事をまかされた場合の進め方はもちろん、周囲をどのようにサポートしていくかも学べるでしょう。ルールや仕事の進め方は会社ごとに異なるため、実際に働いてみないと分からない部分もあります。雑用をこなして社内を見るからこそ、学べることも多いと覚えておきましょう。

雑用ばかりで仕事が進まないときに効率良く進める方法

雑用は会社を支える大切な仕事ですが、そればかりに時間を取られてしまうと、本来やるべき業務が進まなくなることもあります。特に、雑用に追われてしまうことで、作業効率が落ちたり、残業が増えたりといった問題が発生しがちです。

以下では雑用を効率良くこなし、他の業務に集中できる時間を確保するための方法についてご紹介します。雑用を管理できる立場にある方や管理職の方は、ぜひ一度検討してみてください。

雑用をマニュアル化する

雑用に時間を取られ、本来の業務が進まないと感じる場合、効率的に進めるためには「マニュアル化」が有効です。雑用は特別なスキルを必要としないことが多いですが、ルーティーン作業であるがゆえに意外と時間がかかることもあります。マニュアル化によって、新入社員や慣れていない社員も対応しやすくなるため、全体的な時間短縮が期待できるでしょう。

たとえば、書類整理に関しては次のような内容をマニュアルにまとめるのがおすすめです。

• ・書類の分類基準：書類をどのカテゴリーに分けるか、その基準を具体的に示す
  ・ファイリング手順：整理の仕方やファイルの収納方法を段階的に説明する
  ・システムの操作方法：デジタルファイリングシステムやキャビネットの使い方を明確にする
  ・保管場所のルール：書類の保管場所を分かりやすくラベリングし、管理のルールを設定する

このように作業を詳細に標準化することで、一貫した作業が行えるようになり、雑用の時間が短縮されます。結果として、重要な業務に集中できる時間が確保され、全体的な効率アップが期待できるでしょう。

自動化できる雑用がないか検討する

雑用が多くて仕事が進まないときは、「自動化できる雑用がないか」を一度見直してみましょう。定型業務や単純な作業は、自動化ツールで大幅に時間を短縮できます。たとえば、データ入力やメール整理、カレンダー管理などは、自動化により効率化できる業務です。自動化を導入すれば、重要なコア業務に集中できるだけでなく、残業時間の削減にもつながる可能性があります。

雑用を自動化するメリット

雑用を効率化できる自動化ツールの導入する際のメリットは以下のとおりです。

• ・コア業務に集中できる
  ・業務の効率を向上させる
  ・ヒューマンエラーを減少させる

まず、コア業務に集中できるようになり、本来の業務にエネルギーを注げます。また、業務の効率が向上し、ルーチン作業を迅速に処理できるため、重要なタスクにより多くの時間を割けるでしょう。
ほかにも、ヒューマンエラーが減少し業務の正確性が向上するメリットも。業務の自動化により全体的な業務環境が改善され、より良い働き方が実現できるでしょう。

雑用を自動化するデメリット

自動化ツールの導入のメリットがある一方、導入することによるデメリットも存在します。

• ・導入にかかる費用
  ・自動化された業務を扱う人材の減少
  ・ツールの不具合発生のリスク

導入コストは無料から数千万円に至るまで幅広く、コスト削減を目指すあまり、逆に経費が増えることもあります。また、自動化により業務に対応できる人材が減少するため、トラブルが発生した際に対応できる人がいない可能性も。
そのほか、ツール自体やサーバーに不具合が起きるリスクもあります。業務が停止することを防ぐためには、定期的なメンテナンスやセキュリティ対策が欠かせないでしょう。

雑用の外注を検討する

業務に人員を割くことが難しい場合は、外注を検討するのも一つの方法です。外注は専門性に優れており、外部の業者が担当することで、効率的に業務を進めることができます。自動化ツールでは対応できない専門的な業務や複雑な判断を要するタスクは外注を検討してみましょう。ただし、外注する際には情報を外部に提供する必要があるため、適切な情報セキュリティ対策が重要です。

雑用の取り組み方が評価に影響する？

雑用に真剣に取り組む姿勢は、評価に大きく影響する場合があります。手を抜かずに雑用をこなすことで、「仕事も丁寧に進める人」として印象を持たれ、新たな役割を任される可能性が高まるでしょう。以下で詳しく解説します。

雑用を軽視する人は評価が下がりやすい

「新入社員が仕事で雑用係を命じられる理由」でも触れたように、雑用を軽視する人は、責任感がないと見なされ、周囲から敬遠されるリスクがあります。「何でも人まかせにする無責任な人物」というイメージが広まると、自分の立場も悪化しかねません。

しかし、「自分ばかりが雑用を任されている…」と感じると辛くなることもあるでしょう。雑用ばかりの日々に嫌気が差したら「会社にいるのに仕事がない？社内失業の原因と対策法」のコラムもご覧ください。辛い状況から抜け出すためのヒントを、分かりやすくお伝えしています。

優秀な人ほど雑用ができる傾向にある

優秀な人ほど、雑用をしっかりとこなすスキルを持っている傾向にあります。たとえば、「会議に使う資料をコピーして」と頼まれた際、単にコピーするだけでは不十分です。出席者数を確認して人数分をコピーし、会議の場所を把握して資料を席に置いておくことも求められるでしょう。

優秀な人は、このように求められる仕事の全体像を把握しているため、雑用であっても高い実行力を発揮します。社会人としての成長を促すためにも、雑用を通じて自分を鍛えることは非常に重要です。

雑用ばかりだと落ち込むときに大切なこと

やりたい仕事ができず、雑用ばかりで落ち込むこともあるでしょう。しかし、「自分がスキルアップするチャンス」と捉えて、前向きに取り組むことが大切です。ここでは、雑用ばかりでくじけそうなときに大切にしたい考え方を2つ紹介します。

雑用への考え方を変える

まずは、雑用への考え方を変えることから始めましょう。冒頭でも説明したとおり、雑用は業務を円滑にするための重要な仕事です。たとえば、雑用ができていないと仕事の準備が十分に進まず、出るはずの成果が出なくなってしまうことがあるでしょう。雑用をまかされるのは、会社にとって必要な仕事ができると期待されているからです。今後の成長や活躍のために、雑用を頼まれていると考えてみましょう。

挑戦したい仕事を伝える

挑戦したい仕事がある場合は、やってみたいと伝えることも大切です。チャレンジ精神を評価されて仕事を任せてもらえる可能性もあります。

ただし、打診はまかされた雑用に対して真剣に取り組み、ある程度できるようになってからがおすすめ。入社して間もないにも関わらず「雑用はやりたくない」「でもこの仕事はやりたい」では、ただのわがままになってしまいます。

新しい仕事を任せてもらえるのは、雑用に対して真剣に取り組んできた実績があるからです。自分に与えられた仕事をこなしたうえであれば、チャレンジ精神を評価されるでしょう。

雑用だと感じる仕事も、意識次第で楽しんだり、学びを得たりできます。雑用が苦しくなってきたら、「仕事は考え方次第で楽しむことが可能！できる人の特徴や行動パターンを紹介」のコラムをぜひ読んでみてください。

それでも雑用ばかりで嫌と思う場合の対処法

考え方や取り組み方を変えてはみたものの、雑用ばかりで辛く感じる人もいるでしょう。過度に雑用をまかされて苦痛と感じるときは、上司に相談する選択肢もあります。雑用ばかりで未来が見えない場合には、先述したように雑用をしっかりこなしたうえで、やりたい仕事を上司に伝えてみても良いでしょう。ほかにも、以下のような方法を検討することで、雑用の量が減る可能性があります。

雑用だけ押し付けられるならパワハラの可能性を考える

雑用だけを押し付けられてほかの仕事をさせてもらえない場合は、パワハラの可能性があります。厚生労働省の「パワーハラスメントに該当すると考えられる例／しないと考えられる例」によると、十分なスキルや経験がある社員に対して、能力に見合わない雑用のみをさせることも、パワハラに該当するようです。

パワハラが疑われる場合は、社内の相談部署や社外の専門機関に相談しましょう。適切な部署や機関の介入によって、問題を解決できる可能性もあります。

パワハラかもしれないと感じたら、「パワハラ対策でストレスを溜めない！ハラスメントの原因や対処法を徹底解説」のコラムを読んでみてください。パワハラの具体例や対策について解説しているので、確認しておきましょう。

参照元
厚生労働省
職場におけるハラスメントの防止のために（セクシュアルハラスメント/妊娠・出産・育児休業等に関するハラスメント/パワーハラスメント）

社内で協力して雑用を減らす

社内全体で協力して雑用に取り組むことで、効率化が期待できるでしょう。特定の社員だけが雑用を担うと、負担が集中してしまう可能性があります。特に、新入社員が「雑用」として幅広い業務をまかされることも多く、その負担は大きくなりがちです。

たとえば、会議室や更衣室などの共用スペースの定期的な掃除を当番制にすると、負担の偏りを解消できます。全員が雑用に参加することで、雑用への意識も変わり、職場全体の生産性向上に寄与できるでしょう。結果的に、企業全体の成長にもつながるといえます。

雑用だからこそ丁寧な仕事を心掛けよう

雑用と聞くと、その名前から「雑にこなしても良い仕事」と思う人もいるでしょう。しかし、取り組む姿勢が評価や今後の重大任務につながる可能性もあるため、雑用ほど丁寧な対応が大切です。

雑用に手を抜いて対応していると責任感のなさが浮彫りになり、今後のキャリアに影響が出る可能性も。雑用を嫌がる人と丁寧に対応する人では、仕事へのモチベーションや評価で差が開きます。雑用の意味を捉えなおして取り組み方を変えることで、人間的にも社会人的にも大きく成長できるでしょう。

「長く勤めているのに雑用しかまかされない」「もっと適正な評価を受けたい」など、今の仕事に不満がある方は、転職を検討するのも一つの選択肢です。
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