面接メールの2回目に返信する内容は？例文も合わせてご紹介！

面接に関するやり取りをメールで行っていると、2回目の返信を行うこともあるでしょう。その際に、「2回目の返信メールの挨拶はどうしたらいいのか」「返信が2回目なら署名は不要？」といった疑問を持つ方もいるようです。このコラムでは、面接などの連絡でメールの返信が2回目以降になるときのマナーや文面について紹介。2回目以降の返信でも、ビジネスメールの基礎を守ることが大切です。

面接のメールで返信が2回目になったときの挨拶文は？

面接のメールで2回目以降の返信をする際、1回目のメールからさほど時間が経過していなければ、「ご返信ありがとうございます」と添えるのが一般的。そのほか「たびたびのご連絡を失礼いたします」なども良いでしょう。日が空いて返信する際は「お世話になっております」から始めます。

ビジネスメールでは、返信が何回になっても本題からスタートするのはマナー違反となる恐れがあります。必ず初めに挨拶と名乗りを入れましょう。ビジネスメールについては、「仕事のメールの書き出しは？件名や結びの言葉とあわせて基本マナーを紹介」のコラムもご確認ください。

就活時におけるメールの構成

ビジネスメールは「宛先」「挨拶」「本題」「結び」「署名」で構成されています。以下で詳しい内容を確認し、正しい就活メールが送れるようになりましょう。

宛先

メールの冒頭に送り先の会社名と所属部署、名前などを記入します。面接の案内メールへの返信の場合、面接の担当者、面談を行う人事担当者が該当。団体宛てに送信する場合は「御中」、個人宛ての場合は「様」というように、敬称のつけ方にも注意しましょう。

例

株式会社△△
人事部　△△様

挨拶

簡単な挨拶のあと、自分の氏名を記載します。初めてメールを送るときの挨拶は「初めてメールを差し上げます」「初めてご連絡いたします」、2回目以降は「お世話になっております」「この度は2次面接の機会を頂きありがとうございます」など、感謝の意を表したり、状況に応じて使い分けるようにしましょう。

例

お世話になっております。
先日、面接についてのご連絡をいただきました、△△（氏名）です。

本題

本題は結論をはじめに述べ、相手に伝わりやすい文章を心掛けましょう。適度な改行や句読点を活用して、読みやすさに配慮することが大切です。

例

面接日程について承知いたしました。
△月△日（火）　11:00に貴社へ伺いますので、よろしくお願いいたします。

結び

メールの結びの挨拶は、いくつかパターンがあります。「上記の件、ご検討をよろしくお願いいたします」「ご多忙中とは存じますが、何卒よろしくお願い申し上げます」など、内容に応じて適切な文を使い分けましょう。

署名

署名には自身の氏名と住所、電話番号、メールアドレスなどを記載します。本文の内容と混ざってしまわないよう、適度な改行を挟み、シンプルな記号で囲いをつけて見分けやすくしましょう。

例

====================
氏名
住所
電話番号
メールアドレス
====================

ビジネスメールで使う「挨拶」はTPOをもって使い分けましょう。「「夜分に失礼します」は正しい？ビジネスで使える表現例」のコラムでは、夜にメールを送る際のあいさつ文の判断基準、「「いつもお世話になっております」の意味と使い方は？状況別おすすめ表現」では定番のあいさつ文を状況別に使い分けるなど、実際に活用できる例文をたくさん紹介しています。ぜひ参考にしてみましょう。

就活メールを作成するときの注意点

就活で送るメールは、件名を分かりやすくしたり、正しい日本語や敬語を使ったりすることに気をつけます。以下で注意点を確認し、正しいビジネスメールを送りましょう。

件名はシンプルで分かりやすく

件名を作成する際は、「面接のお礼」「面接日時の調整について」など、シンプルで分かりやすいものにしましょう。「よろしくお願いします」「ありがとうございました」など、あいさつのみや抽象的な件名では、何についてのメールなのかが分かりません。最悪の場合、忙しい採用担当者に見られることはなく、埋もれてしまう可能性もあります。

また、件名の最後に名前をいれるのも忘れないようにしましょう。名前をきちんと入力すれば、より件名だけで内容が伝わったり、重要度が高いと認識されたりします。

感謝の気持ちを伝える

特に2回目以降の返信メールでは、忙しいなかで時間を取ってもらっていることに対して感謝の気持ちを伝えましょう。採用担当者は何人もの応募者と連絡を取り合っています。面接時はもちろん、メールのやりとりに対しても「お忙しい中ありがとうございます」という一文があるだけで、感謝の気持ちと心遣いを伝えられるでしょう。

正しい日本語や敬語を使う

正しい日本語や敬語を使えているか意識しましょう。普段、何となく使っている言葉遣いが間違っていないか、再度確認することが大切です。謙譲語と尊敬語の使い分けの間違いや「してる」「できてる」のように文中の「い」を省略する「い抜き言葉」、「やらさせていただきます」のように不要な位置に「さ」を挿入する「さ入れ言葉」などは、間違って使っている人もいるでしょう。

内容に不安があるときは、送信する前に誰かに読んでもらうのも効果的です。また、「その敬語間違ってない？正しいビジネスメールのマナーとは」のコラムでは、状況ごとの敬語の使い分けや、種類を紹介しています。ぜひ参考にしてみましょう。

メールは日中に送る・返信する

ビジネスメールは送り先の営業時間内に送信することが望ましいです。深夜に送ってしまうと「生活習慣が乱れている人なのかな」と思われ、良い印象を持たれません。

また、メールが来たら24時間以内に返信するよう心掛けましょう。メールの返信が遅いと「仕事ができない人かもしれない」と思われる可能性も。また「メールが届いていないのかな」と送信者を不安にさせてしまいます。メールに気づいたのが夜だった場合は、翌朝、企業の営業開始の1時間後くらいの忙しくないと思われる時間に返信しましょう。

以前のやりとり内容を残す

メールに返信するときに残る、以前のやりとり内容を残しておきましょう。メールを返信した際に残る引用文は、ほかのメールを読み返さなくてもこれまでのやりとりが確認できるため、忙しい担当者にとっては大切なものです。その内容を消してしまうと、採用担当者に面倒を掛けてしまう可能性もあるので、注意しましょう。

「メールのマナーに要注意！二次面接の印象を上げるコツ」のコラムでは、メールのマナーを解説しています。2次面接の日程調整などで、マナーを押さえたメールを返信し、就活を有利に運びましょう。

企業に送るメールの返信例15選

さまざまな状況に分けて、どのようなメールを送ったら良いのか、例文をご紹介します。以下の内容を確認し、ビジネスマナーを守ったメール作成をしましょう。

1.指定された面接日時を了承する場合のメール返信例

株式会社△△
人事部　様

お世話になっております。
先日、貴社の営業職に応募いたしました、△△（氏名）です。
面接日時のご連絡、誠にありがとうございます。

面接の日程調整の件、承知いたしました。
ご多忙中にも関わらず、ご対応いただきありがとうございます。
△△月△△日の△△時に伺います。当日はよろしくお願いいたします。

====================
氏名
住所
電話番号
メールアドレス
====================

2.面接日時の調整が必要な場合のメール返信例

株式会社△△
人事部　△△様

お世話になっております、△△（氏名）です。
面接日時のご連絡、ありがとうございます。

しかしながら、ご提示いただいた日は別件で伺えないため、誠に勝手ではございますが、下記の日程で再調整していただけますと幸いに存じます。

△△月△△日（曜日）　15:00～18:00
△△月△△日（曜日）　10:00～16:00
△△月△△日（曜日）　10:00～18:00

ご多忙中のところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。

====================
氏名
住所
電話番号
メールアドレス
====================

3.自分から面接日時を指定する場合のメール返信例

株式会社△△
人事部　△△様

お世話になっております。
先日△△月△△日に一次選考に参加させていただきました、△△（氏名）です。

一次選考通過のご連絡、誠にありがとうございます。
二次選考の希望日程を以下に記載します。
以下の日程の中で、調整いただくことはできますでしょうか。

△△月△△日（曜日）　15:00～18:00
△△月△△日（曜日）　10:00～16:00
△△月△△日（曜日）　10:00～18:00

以上日程のいずれも調整が難しい場合は、ご都合のよろしい日時をご教示いただければと存じます。
ご多忙中のところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。

====================
氏名
住所
電話番号
メールアドレス
====================

4.面接の服装について質問する場合のメール返信例

株式会社△△
人事部　△△様

お世話になっております。
△△月△△日△△時より、面接のお約束をいただいております△△（氏名）です。

この度は、△△月△△日に予定されております面接の服装についてご確認させていただきたく、ご連絡差し上げました。

服装に関する記載は見当たりませんでしたが、指定はありますでしょうか。
お忙しい中恐れ入りますが、ご回答いただければと存じます。

何卒よろしくお願い申し上げます。

====================
氏名
住所
電話番号
メールアドレス
====================

5.面接の持ち物について質問をする場合のメール返信例

株式会社△△
人事部　△△様

お世話になっております。
△△月△△日△△時より、面接のお約束をいただいております△△（氏名）です。
この度は、△△月△△日に予定されております面接の持ち物についてご確認させていただきたく、ご連絡差し上げました。

面接当日ですが、履歴書と身分証明書の他に必要な物はございますでしょうか。
お忙しい中恐れ入りますが、ご回答いただければと存じます。

何卒よろしくお願い申し上げます。

====================
氏名
住所
電話番号
メールアドレス
====================

6.面接の会場について質問をする場合のメール返信例

株式会社△△
人事部　△△様

お世話になっております。
△△月△△日△△時より、面接のお約束をいただいております△△（氏名）です。
この度は、△△月△△日に予定されております面接の会場についてご質問させていただきたく、ご連絡差し上げました。

面接の会場についての記載が見当たらなかったのですが、当日は貴社の本社にお伺いするかたちでよろしいでしょうか。
お忙しい中恐れ入りますが、ご回答いただければと存じます。

何卒よろしくお願い申し上げます。

====================
氏名
住所
電話番号
メールアドレス
====================

7.面接を辞退する場合のメール返信例

株式会社△△
人事部　△△様

お世話になっております。△△（氏名）です。

△△月△△日に面接のお約束をいただいておりましたが、一身上の都合により、面接を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
貴重なお時間を割いていただいていたにも関わらず、身勝手なお願いをしてしまい大変申し訳ございません。

本来であれば直接お詫びをしなければならないところ、メールにより面接の辞退をご連絡しましたこと、重ねてお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社のますますのご活躍とご発展を心よりお祈り申し上げます。

====================
氏名
住所
電話番号
メールアドレス
====================

面接当日になりキャンセルする場合の例

株式会社△△
人事部　△△様

お世話になっております。
本日△△月△△日△△時より面接のお約束をいただいております△△（氏名）です。

しかしながら、一身上の都合により、本日伺うことができなくなってしまいました。
お約束直前のご連絡となってしまい、誠に申し訳ありません。

先ほどお電話にて△△様へのご伝言をお願いいたしましたが、念のためメールでもご連絡させていただきます。

身勝手なお願いではございますが、もし可能であれば、改めて日程を調整させていただけませんでしょうか。

ご検討いただけますと幸いに存じます。
何卒よろしくお願いいたします。

====================
氏名
住所
電話番号
メールアドレス
====================

8.面接当日に遅刻する場合の例

株式会社△△
人事部　△△様

お世話になっております。
本日△△月△△日△△時より面接のお約束をいただいております△△（氏名）です。

△△線の人身事故のため、貴社への到着が15分遅れてしまう見込みです。
先ほどお電話にて△△様へのご伝言をお願いいたしましたが、念のためメールでもご連絡いたします。

貴社の最寄り駅に到着次第、改めてご連絡いたします。

取り急ぎの連絡のみで失礼いたします。
お待たせしてしまい、大変申し訳ございません。
何卒よろしくお願いいたします。

====================
氏名
住所
電話番号
メールアドレス
====================

9.返信が遅れたことへの謝罪をする場合のメール例

株式会社△△
人事部　△△様

お世話になっております。
先日、貴社の営業職に応募いたしました、△△（氏名）です。

面接日時の件についてご連絡いただいていたにも関わらず、返信が遅くなってしまい誠に申し訳ありません。

～本題～

====================
氏名
住所
電話番号
メールアドレス
====================

10.すぐに回答できない場合のメール例

株式会社△△
人事部　△△様

お世話になっております。
先日、貴社の営業職に応募いたしました、△△（氏名）です。
面接日時のご連絡、ありがとうございます。

△△のため、すぐに回答することができません。
△△月△△日の午前中にはスケジュールが確定するため、△△日中に改めてご連絡いたします。

ご迷惑をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

====================
氏名
住所
電話番号
メールアドレス
====================

11.面接後のお礼を送る場合の例

株式会社△△
人事部　△△様

お世話になっております。
本日、面接をしていただきました、△△（氏名）です。

お忙しい中、面接のお時間をいただき誠にありがとうございました。
○○様のお話を伺い、貴社の社員として働きたいという気持ちが益々強くなりました。
ぜひ、貴社の一員として働かせていただきたいと存じます。

今後とも、よろしくお願い申し上げます。

====================
氏名
住所
電話番号
メールアドレス
====================

12.選考結果連絡をいつ受け取れるのかを確認する場合の例

株式会社△△
人事部　△△様

お世話になっております。
先日△△月△△日に面接をしていただきました、△△（氏名）です。
その節はありがとうございました。

本日は選考結果のご連絡について確認させていただきたく、ご連絡いたしました。
面接の際に、選考結果のご連絡をいつ頃にいただけるのか伺うのを失念しておりました。
あとになってこのような確認メールを差し上げる失礼をお許しください。

ご多忙の折に大変お手数ですが、目安で結構ですのでご教示いただけますと幸いに存じます。
何卒よろしくお願いいたします。

====================
氏名
住所
電話番号
メールアドレス
====================

13.面接の選考結果連絡が届かない場合の例

株式会社△△
人事部　△△様

お世話になっております。
先日△△月△△日に面接をしていただきました、△△（氏名）です。
その節はありがとうございました。

面接時に選考結果が出るのは5日後と伺っておりました。
採用ご担当の皆様がご多忙とは存じておりますが、念のために状況を確認させていただきたくご連絡いたしました。

ご多忙の折に大変お手数ですが、目安で結構ですのでご教示いただけますと幸いに存じます。
何卒よろしくお願いいたします。

====================
氏名
住所
電話番号
メールアドレス
====================

14.同じ案内のメールをもう一度送ってほしい場合の例

株式会社△△
人事部　△△様

お世話になっております。
先日、貴社の営業職に応募いたしました、△△（氏名）です。

実は昨日お送りいただいた面接日程の候補日のメールを誤って削除してしまいました。
大変恐縮ですが、当該のメールをもう一度お送りいただけませんでしょうか。

お手数をおかけして申し訳ございません。
何卒よろしくお願い申し上げます。

====================
氏名
住所
電話番号
メールアドレス
====================

15.添付資料が確認できない場合の例

株式会△△
人事部　△△様

お世話になっております。
先日、貴社の営業職に応募いたしました、△△（氏名）です。

昨日お送りいただいたメールに「添付資料を確認」とありましたが、添付データが見当たりませんでした。

お手数をおかけいたしますが、再送していただけませんでしょうか。
何卒よろしくお願い申し上げます。

====================
氏名
住所
電話番号
メールアドレス
====================

このように、就活時には友達とのやりとりとは違い、ビジネスマナーを知ったうえでメールを送信する必要があります。ビジネスマナーに則った返信メールで、採用担当者に好印象を与えましょう。

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面接のメールの返信に関するQ＆A

面接のメールの返信に関する疑問をQ&A形式で解消します。マナーを守ったメールで採用担当者に好印象を与えましょう。

件名の「Re:」は消すべきですか？

消さずに残しておくのが望ましいです。
また、件名も編集せずそのままにしておきます。多くのメールを読む相手に配慮して「何の件に対する返信か」が一目でわかるようにしておくのがビジネスマナーです。メールの件名の書き方については「企業メールへの返信マナーを解説！時間や日程調整を伝える際の例文も紹介」でも解説しています。

前のメールの引用文は消すべきですか？

基本的には残しておきましょう。
文章量が多くなり不要に感じるかもしれませんが、これまでのやり取りや案内を確認するのに役立ちます。消すと以前の案内メールを探したり見返したりする手間が生じ、相手に面倒を掛ける可能性もあるので注意しましょう。メール返信の際のマナーは「就活メールの返信はどこまでする？書き方やマナーを例文を交えて解説」も参考にしてください。

就活メールの件名はどのようなものが良いですか？

シンプルかつ、一目で用件が分かるようにするのが好ましいです。
あいさつのみの件名や抽象的なものは避けましょう。また、件名の末尾に自分の名前をつけると、他の送信者のメールとの区別がつきやすくなります。詳しくは、このコラムの「就活メールを作成するときの注意点」をご覧ください。

「署名」とは何ですか？

署名とは、メール本文の最後に自身の氏名と住所、電話番号、メールアドレスなどを記載することです。ビジネスメールにおいては、署名を添えることが一般的といえます。
署名の例は、「就活でメールを送るときは学生でも署名を付けよう！テンプレート例を紹介」を参考にしてください。

面接の辞退はメールで伝えて良いのですか？

次の面接の案内を伝えられた時点や、面接当日まで日数がある場合は、メールで辞退を伝えても問題ないでしょう。ただし、面接前日や当日の急な辞退は電話で伝えるのがマナーです。詳しくは「選考辞退を電話で伝えるには？かける際のマナーや会話例をご紹介！」をご覧ください。