「面接の案内メールの2回目の返信方法が分からない」と、メールのマナーに関して不安に感じる方もいるでしょう。面接の案内メールの2回目に送信するときは「お世話になっております」で始め、内容を簡潔に伝えることがポイントです。
このコラムでは、面接の日程案内など、企業への返信が2回目以降になる場合でのマナーや内容を紹介します。メールのマナーについて確認したい方は参考にしてみてください。

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面接のメールで返信が2回目になったときの挨拶文は？

面接の日程案内など、採用までの過程で2回目以降の返信をする際、1回目のメールからさほど時間が経過していなければ、「ご返信ありがとうございます」と添えるのが一般的。そのほか「たびたびのご連絡を失礼いたします」や、日が空いて企業へ返信する際は「お世話になっております」から始めます。

ビジネスメールでは、送信が何回になっても本題からスタートするのは避け、必ず初めに挨拶と名乗りを入れるよう心掛けましょう。ビジネスメールについては、「仕事のメールの書き出しは？件名や結びの言葉とあわせて基本マナーを紹介」のコラムもご確認ください。

面接連絡の返信でも意識したいビジネスメールの構成

ビジネスメールは基本的に「宛先」「挨拶」「本題」「結び」「署名」で構成されています。以下で詳しい内容を確認し、正しい就活メールが送れるようになりましょう。

宛先

メールの冒頭に送り先の会社名と所属部署、名前などを記入します。面接の日時など、案内メールへの返信の場合では、企業の採用活動を行う面接の担当者や人事担当者が該当。団体宛てに送信する場合では「御中」、個人宛ての場合では「様」というように、敬称のつけ方にも注意しましょう。

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挨拶

簡単な挨拶のあと、自分の名前を名乗ります。企業の採用担当者へ初めてメールを送信するときの挨拶は、「初めてメールを差し上げます」「初めてご連絡いたします」、2回目以降の送信は「お世話になっております」「この度は面接の機会をいただき、ありがとうございます」など、採用担当者に感謝の意を表したり、状況に応じて使い分けるようにしましょう。

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本題

本題は結論を最初に述べ、採用担当者に伝わりやすい文章を心掛けましょう。適度な改行や句読点を活用して、読みやすさに配慮することが大切です。

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結び

メールの結びの挨拶は、いくつかパターンがあります。
「上記の件、ご検討をよろしくお願いいたします」「ご多忙中とは存じますが、何卒よろしくお願い申し上げます」など、内容に応じて適切な文を使い分けましょう。

署名

署名には自身の氏名と住所、電話番号、メールアドレスなどを記載します。本文の内容と混ざってしまわないよう、適度な改行を挟み、シンプルな記号で囲いをつけて見分けやすくしましょう。

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就活を含むビジネスシーンでは、上記で紹介した構成を基本に、メールを作成しましょう。

就活メールを作成するときの注意点

就活で送信するメールは、件名を分かりやすくしたり、正しい日本語や敬語を使ったりすることに気をつけます。以下で注意点を確認し、正しいビジネスメールを作成しましょう。

件名はシンプルで分かりやすく

件名を作成する際は、「面接のお礼　氏名」「面接日時の調整について　氏名」など、シンプルで分かりやすいものにしましょう。「よろしくお願いします」「ありがとうございました」など、挨拶のみや抽象的な件名では、何についてのメールなのかが分かりません。忙しい採用担当者に見られることはなく、埋もれてしまう可能性もあります。

また、件名の最後に氏名を入れるのも忘れないようにしましょう。氏名をきちんと入力すれば、企業の採用担当者に件名だけで内容が伝わり、重要度が高いと認識されます。

感謝の気持ちを伝える

特に2回目以降の送信メールでは、忙しいなかで時間を取ってもらっていることに対して感謝の気持ちを伝えましょう。採用担当者は何人もの応募者と日時調整の連絡を取り合っています。面接時はもちろん、日時を決める案内メールのやりとりに対しても「お忙しい中ありがとうございます」という一文があるだけで、感謝の気持ちと心遣いを伝えられるでしょう。

正しい日本語や敬語を使う

正しい日本語や敬語を使えているか意識しましょう。普段、何となく使っている言葉遣いが間違っていないか、再度確認することが大切です。謙譲語と尊敬語の使い分けの間違いや、「してる」「できてる」のように文中の「い」を省略する「い抜き言葉」、「やらさせていただきます」のように不要な位置に「さ」を挿入する「さ入れ言葉」などは、間違って使っている人もいるでしょう。

内容に不安があるときは、送信する前に誰かに読んでもらうのも効果的です。また、「メールで敬語を正しく使うには？気をつけるポイントを解説」のコラムでは、状況ごとの敬語の使い分けや、種類を紹介しています。ぜひ参考にしてみましょう。

メールは日中に送る・返信する

ビジネスメールは送り先の営業時間内に送信することが望ましいでしょう。深夜に送ってしまうと「生活習慣が乱れている人なのかな」「相手の状況を考えられないのでは」と思われ、良い印象を持たれない恐れがあります。

また、メールが来たら24時間以内に返信するよう心掛けましょう。メールの返信が遅いと「メールが届いていないのかな」と送信者を不安にさせてしまいます。メールに気づいたのが夜などの場合は、翌朝、企業の営業開始の1時間後ほどの忙しくないと思われる時間に返信しましょう。

以前のやりとり内容を残す

メールに返信するときに残る、以前のやりとり内容を残しておきましょう。メールを返信した際に残る引用文は、ほかのメールを読み返さなくてもこれまでのやりとりが確認できるため、日時調整などで忙しい担当者にとっては大切なものです。その内容を消してしまうと、採用担当者に面倒を掛けてしまう可能性もあるので、注意しましょう。

メールのマナーについては「二次面接のメールで印象を上げるコツ！使える例文付き」のコラムでも解説しています。面接の日程調整などで、マナーを押さえたメールを返信し、就活を有利に運びましょう。

企業に送るメールの返信例15選

さまざまな状況に分けて、どのようなメールを送ったら良いのか、例文をご紹介します。以下の内容を確認し、ビジネスマナーを守ったメール作成をしましょう。

1.指定された面接日時を了承する場合のメール返信例

提案された面接日時を了承する際は以下の例文を参考にしてみてください。

2.面接日時の調整が必要な場合のメール返信例

提案された面接日時を改めて調整したい場合は、以下のように送りましょう。

3.自分から面接日時を指定する場合のメール返信例

面接日程の候補日を聞かれて返信する際は、以下の例文を参考にしてみてください。

4.面接の服装について質問する場合のメール返信例

面接時の服装について不明点があり、質問したいときは以下のようにメールを送りましょう。

5.面接の持ち物について質問をする場合のメール返信例

面接時の持ち物について質問する際は以下の例文を参考にしてみてください。

6.面接の会場について質問をする場合のメール返信例

面接会場について確認したい場合は、以下のように送りましょう。また、事前にメールで知らされていなかったか改めて確認しましょう。

7.面接を辞退する場合のメール返信例

面接を辞退する際は以下の例文を参考にメールを作成しましょう。また、これまで時間を割いてもらったことへの感謝と、辞退することへの謝罪をあわせて記載するのが大切です。

8.面接当日になりキャンセルする場合の例

体調を崩してしまったり、やむを得ない事情があったりして、面接を当日にキャンセルする場合は、以下の例文を参考にメールを送りましょう。

9.面接当日に遅刻する場合の例

面接当日は電車の遅延や悪天候などで、時間に遅れてしまうことも考えられるでしょう。その場合は、以下を参考にメールを作成してみてください。

10.返信が遅れたことへの謝罪をする場合のメール例

メールが届いていたにもかかわらず、メールを確認できていなかったり、うまく送信できていなかったりすることもあるでしょう。その場合は、速やかに謝罪に加えて本題への返信を行いましょう。例文は以下を参考にしてください。

11.すぐに回答できない場合のメール例

面接の日程を提案いただいても、ほかの企業とスケジュール調整を行っていたり、自分の予定が不明確だったりして、すぐに回答できないこともあるでしょう。以下を参考に、改めて連絡する旨を伝えましょう。

12.面接後のお礼を送る場合の例

面接を受けたあと、改めて時間を割いていただいたことへの感謝を伝える場合は、以下を参考にしてみてください。

13.選考結果連絡をいつ受け取れるのかを確認する場合の例

選考を受けているなかで、ほかの企業から内定をもらい、内定保留期間を定めるために選考結果が出る日程を知りたい人もいるでしょう。選考結果連絡の日程を確認する際は以下の例文を参考にしてください。

14.面接の選考結果連絡が届かない場合の例

あらかじめ聞いていた選考結果連絡日になっても、メールや電話がこない場合は、以下の例文を参考に確認してみましょう。

15.同じ案内のメールをもう一度送って欲しい場合の例

受け取ったメールを誤って削除してしまった場合は、以下を参考に、改めて再送してもらえるか確認しましょう。

16.添付資料が確認できないの例

メールに添付されていたファイルが開けないこともあるでしょう。また、採用担当者が添付を忘れている場合も考えられるため、以下を参考にメールで確認してください。

就活時は友達とのやりとりとは違い、ビジネスマナーを意識した内容のメールを送信する必要があります。改めてマナーを確認し、印象の良いメールを送れるようにしましょう。

メール内容作成のほかにも、書類作成や面接対策、企業選びなど、「1人では手が回らない…」と悩む方は、就職・転職エージェントに頼るのも手です。

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面接のメールの返信に関するQ＆A

面接のメールの返信に関する疑問をQ&A形式で解消します。マナーを守ったメールを作成し、採用担当者に好印象を与えましょう。

件名の「Re:」は消すべきですか？

消さずに残しておくのが望ましいでしょう。
また、件名も編集せずそのままにしておきます。面接の日時を決めるメールなど、多くのメールを読む企業の採用担当者に配慮して「何の件に対する返信か」が一目で分かるようにしておくのがビジネスマナーです。メールの件名の書き方については「企業メールへの返信マナーを解説！時間や日程調整を伝える際の例文も紹介」でも解説しています。

前のメールの引用文は消すべきですか？

基本的には残しておきましょう。
文章量が多くなり不要に感じるかもしれませんが、これまでのやり取りや案内を確認するのに役立ちます。消すと以前の面接などの日程案内メールを探したり見返したりする手間が生じ、相手に面倒を掛ける可能性もあるので注意しましょう。メール返信の際のマナーは「就活メールの返信はどこまでする？書き方やマナーを例文を交えて解説」も参考にしてください。

就活メールの件名はどのようなものが良いですか？

挨拶のみの件名や抽象的なものは避け、シンプルかつ、一目で用件が分かるようにするのが望ましいでしょう。
件名の末尾に自分の氏名をつけると、ほかの送信者のメールとの区別がつきやすくなります。詳しくは、このコラムの「就活メールを作成するときの注意点」をご覧ください。

「署名」とは何ですか？

署名とは、メール本文の最後に自身の氏名と住所、電話番号、メールアドレスなどを記載することです。ビジネスメールにおいては、署名を添えることが一般的といえます。
署名の例は、「就活メールの署名は学生も付ける？テンプレート例を紹介」を参考にしてください。

面接の辞退はメールで伝えて良いのですか？

面接の案内を伝えられた時点や、面接当日まで日数がある場合では、メールで辞退の内容を伝えても問題ないでしょう。ただし、面接前日や当日の急な辞退は電話で伝えるのがマナーです。詳しくは「選考辞退を電話で伝えるには？かける際のマナーや例文をご紹介！」をご覧ください。