就活中に企業からメール連絡が来たら、どのように返信すれば良いか分からない方もいるでしょう。企業宛のメールは、普段からビジネスマナーを意識していればスムーズに対処できるようになります。

このコラムでは、企業メールに返信する際の基本的なマナーや注意するポイントなどを詳しく解説。日程調整や内定通知への返信など、選考に関するメールの例文も紹介しています。返信の仕方に悩む方は、参考にしてみてください。

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就活で企業とメールでやりとりするシーンとは？

就職活動中は、選考の詳細確認や面接のスケジュール調整のために「メール」を使うことがあるでしょう。以前は、電話連絡や手紙による案内が主流でしたが、最近はメールでのやりとりが多いようです。特に、企業からの求人情報や選考の進捗状況についての連絡もメールを介して行われるケースが増えています。

メールを送るタイミングとしては、書類選考を通過した応募者に対して企業が面接の日程や場所などの詳細を記載したメールを送る、いわゆる「日程調整メール」が多いでしょう。日程調整メールは、日程が合う合わないにかかわらず返信をするのがマナーです。

日程調整や進捗状況などで企業から届いたメールに返信するときは、相手に失礼のないようにマナーを守ることがポイントです。また、メールのやりとりは基本的なビジネスマナーの一つ。就活中だけ覚えておけば良いというものではないので、この機会にきちんと身につけておきましょう。

日程調整メールのマナーについては、「面接の日程調整で送るメールの件名は？返信例文とビジネスマナーを解説」のコラムでも解説しています。メールの書き方に悩む就活中の方は、あわせてチェックしてみてください。

メールに返信する際の8つのポイント

メールのやりとりは、基本的なビジネスマナーの一つです。そのため、メール連絡の時点で企業側が学生の人柄を見ている可能性があります。
以下では、企業からのメール返信の仕方についてポイントを8つ紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。

1.適切な時間帯に返信する

就職活動の際には、企業へメールを返信する時間帯に注意しましょう。なぜなら、企業の採用担当者が、受信したメールを携帯電話やスマートフォンに転送・通知されるように設定している場合があるからです。

選考に関する連絡や求人情報への問い合わせは、早朝や深夜、あるいは休日の返信は避けるようにしましょう。相手に配慮し、企業の就業時間中に返信する必要があります。平日の日中に返信するのが難しい場合は、メールの送信予約機能を活用するのがおすすめです。

2.メールを見たら素早く返信する

基本的にメールの返信は、企業からの求人情報に関する問い合わせや選考に関するメールを確認できたタイミングで返信するようにします。都合がつかず返信が遅くなった場合も、24時間以内には返信するように心掛けましょう。

日程調整が必要な場合には、すぐに企業へ返信できないことも考えられます。その際は取り急ぎの返信を行い、後日に改めて連絡することを伝えましょう。

3.件名の「Re:」はそのまま残す

返信メールを作成するときは、件名に「Re:」を付けたまま送信する必要があります。採用担当者は多くの応募者とメールのやりとりをするため、件名を変えるとかえって分かりづらくなり、見落としの原因にもなりかねません。

やりとりを繰り返し、「Re:Re:Re:Re:Re:…」と続くときは、本来の件名が見づらくならないよう、「Re:」を1つにするのがおすすめです。

4.書き出しの挨拶は自分の名前も入れる

相手からのメールに返信する際は、宛先の次に書き出しの挨拶がポイントになります。この挨拶には、自分の名前も書くようにしましょう。

具体的には、初めての返信時は「お世話になります」、2回目以降では「お世話になっております」と挨拶し、自身の名前をフルネームで書きます。また、学生の場合は名乗る際に所属している学校・学部・学科名もあわせて書くとより丁寧な印象になるでしょう。

5.引用返信する

企業からの日程調整メールに返信をする際は、過去のやりとりを残したまま「引用返信」するのがポイントです。スケジュール調整で何度もメールのやりとりを重ねた場合、引用返信して本文を残すことで経緯や内容を見られるため、過去のメールをわざわざ探す必要がなくなります。ミスや認識の違いなどを防ぐためにも、メールの内容をすべてを残したままにしておきましょう。

6.締めの挨拶は必ず添える

求人情報を提供している企業の場合、採用担当者は日々多くの求職者とメールのやりとりがあります。そうした多忙な相手には、メールに返信してくれていることへの感謝の気持ちを締めの挨拶として添えましょう。

たとえば、「ご多用の折恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます」や「ご多忙のところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます」といった挨拶があります。

7.正式名称で宛先を書く

企業へメールを返信する際は、本文のはじめに相手の企業名・所属部署・名前などの宛先を忘れずに書きましょう。受け取った相手が「自分に送られてきたメールなのか」をひと目で判断しやすくするため、記載が必要です。

ビジネスシーンでは、同報送信といった一つの文面を複数の相手に同時に送ることがあり、本文の文頭に宛先が入っていれば自分へのメールだとすぐに認識できます。
また、宛先が株式会社といった法人格の場合には、略さず記載するように心掛けましょう。たとえば、（株）は株式会社、（有）は有限会社となります。

「御中」と「様」の使い分け方を知りたい方は、「『御中』と『様』は併用できる？違いと使い分けを確認しよう」にて詳しく解説しているので、ぜひ参考にしてみてください。

8.署名は自分の連絡先を入れる

企業への返信メールの仕上げとして、メールの文末に署名を記載しておきましょう。署名には自分の名前だけでなく、学生なら所属している大学や学部・学科名・学年、また電話番号やメールアドレスも入れておく必要があります。

署名は、署名であることがはっきりと伝わるように本文と差別化させるのがポイント。そのため、「ー」や「＝」などの記号を活用し、署名内容を区切って作成しておきましょう。

企業へ返信する日程調整メールの例文

「返信メールのイメージがしにくい…」という方は、日程調整メールの例文を参考にしてみるのも一つの方法です。提示された日程で都合が合う場合と、提示された日程では都合が悪く再度調整が必要な場合について、それぞれの例文を紹介します。

提示された日程で都合が合う場合

相手に提示された日程で都合が合う場合のメールの例文は、下記のとおりです。

「日程調整メールに対する返信の仕方が分からない」という場合は、上記の例文を参考にしてみてください。

提示された日程が難しい場合

相手に提示された日程で都合が合う場合のメールの例文は、下記のとおりです。

例文はあくまでも「参考程度」と捉えるのがポイントです。必ずしも例文と同じ状況になるとは限らないので、何も考えずに内容をそのまま引用しないように注意しましょう。

企業へのメール返信に使える11の例文

ここでは、企業へのメール返信の例文（件名については記載なし）を11個紹介します。就職活動での参考にしてみてください。

1.自分から日程の候補日を提案する場合

2.内定承諾の返信をしたい場合

3.内定を保留する返信をしたい場合

4.内定承諾前に条件を再確認してから返信をしたい場合

5.内定連絡への返信で承諾したが辞退したい場合

6.面接後にお礼をしたい場合

7.面接を辞退したい場合

8.面接結果を催促したい場合

9.面接当日に遅刻が想定される場合

10.選考を途中辞退したい場合

11.履歴書や書類の添付メールを送りたい場合

「面接メールの2回目に返信する内容は？例文もあわせてご紹介！」のコラムでは、選考に関する企業メールへの返信例のほか、就活メールの詳しい内容も紹介しています。書き方の参考にしてみてください。

企業メールへ返信するときの6つの注意点

企業に対し求人情報に関する問い合わせや選考に関するメールを送る際には、学生同士や友人同士とのやりとりとは異なる意識が大切です。以下では、返信時の心構えや注意する点を紹介します。

1.SNSの感覚で返信しない

企業にメールで返信をする際は、SNSとの違いを認識しておきましょう。

社会人が仕事上で使用する連絡手段は、主に電話かメールです。SNSでは要点や結論だけを伝えることも多いですが、メールでは件名や宛名、さらに署名が必要になります。
ほかにも、メールの内容が長文になった場合には、相手が読みやすいように改行や段落分けなどを行うといった配慮を忘れずに行いましょう。

2.相手の二度手間にならない文章を心掛ける

企業にメールを返信する際は、相手の二度手間にならないように心掛けます。企業とのメールでは、マナーを意識することが大切です。そのため、採用担当者宛にメールを返信する前には、内容をチェックする習慣を身につけておくことがポイント。過不足のない回答であることや、記載してある内容に誤りがないことを確認する必要があります。

また、「過剰な」敬語や挨拶文は避けましょう。肝心の本文が埋もれてしまう可能性があります。

3.正しい社名や名前を記入する

企業宛のメールでは、社名や部署名、採用担当者の名前を正しく書くように心掛けましょう。これは企業宛に限らず、メールを送るどの場面にも共通する基本的なマナーです。返信メールの場合は、受け取ったメールにある署名を確認したり、送信する前に間違いがないかを再度チェックしましょう。

4.就活用のメールアドレスを使う

就職活動の準備として、専用のフリーメールアドレスを取得、あるいは使用するメールアドレスを決めておきましょう。就職活動がスタートすると、企業説明会や求人への応募、面接選考など多くの企業とメールのやりとりを行うようになるからです。

その際に、普段から使用しているプライベートのアドレスや現職の会社のメールアドレスを使用するのは避けましょう。企業の方に公私混同といった印象を与える可能性があるからです。

5.適切な改行や段落分けをする

企業とメールのやりとりをする場合は相手の気持ちになり、読みやすさにも気をつけましょう。

基本的に採用担当者はメールをパソコンで送受信しており、スマートフォンでの表示形式とは異なります。そのため、一文が長くなる場合には、適切な位置で改行するように心掛けましょう。内容ごとで段落分けをすると読みやすく、内容を把握しやすいメールになります。

6.装飾文字を使わない

企業へのメール連絡では、メールの内容を把握しやすいシンプルな内容を心掛けましょう。意欲や熱意を伝えたいために、絵文字や「！」などを使用して文字を装飾するのは避けるのが無難です。就職活動中のメールでは、「カジュアル」「不真面目」といった印象に捉えられてしまう恐れがあります。

書類選考に関するメール送信時のマナーについては、「書類選考通過のメールに返信が必要なパターンは？例文やマナーも解説」のコラムでも紹介しています。ぜひチェックしてみてください。

企業メールの返信時には敬語や言葉遣いに注意

敬語は普段から使い慣れていないと、間違った表現になかなか気がつきにくい場合もあるでしょう。ここでは、日程調整メールのやりとりで気をつけたい敬語表現や言葉遣いをまとめました。

• ・（正）お世話になっております
• ・（誤）お世話になります

日程調整メールの段階では、すでに「お世話になっている」という現在進行形が正しい表現です。「お世話になります」は未来形なので、初対面でこれからお世話になる場合や入社初日の挨拶などで使います。

• ・（正）伺います、お伺いします
• ・（誤）お伺いいたします、お伺いさせていただきます

「～させていただく」「いたします」の使い方を間違うと、「くどい表現」になるので注意しましょう。「伺う」という謙譲語に加えて「いたします（敬語）」や「いただく（謙譲語）」を使うと、二重敬語になるためです。「伺います」で十分丁寧な言葉遣いになります。

また、「お伺いします」は二重敬語ですが、一般化している表現なので使っても問題ありません。

• ・（正）承知しました
• ・（誤）了解しました

「了解しました」という言葉はカジュアルなイメージになりがちです。相手によっては、「敬意を感じられない」という方もいるでしょう。ビジネスシーンでは、「承知しました」を使用するのが一般的です。

• ・（正）貴社
• ・（誤）御社

どちらも同じ意味を表しますが、口頭で話すときは「御社」、手紙やメールの場合は「貴社」を使用しましょう。「貴社」という言葉には、「帰社」や「記者」などの同音異義語が多く存在します。「どのキシャ？」とならないように、口頭では「御社」を使うようにしましょう。

社会人経験がない方にとって、企業とのやりとりは、使い慣れないビジネスマナーや言葉遣いに注意する必要があるため、ストレスに感じるものです。「日程調整メール」に返信するだけでも、「これで良いのだろうか」と不安になる方も少なくありません。就活のマナーが分からない場合は、1人で悩まず就職エージェントに相談してみるのも一つの手です。

ハタラクティブは、20代の若年層を対象とした就職・転職エージェントです。一人ひとりの希望に沿った求人情報の紹介や、就活に関するアドバイスをしています。企業との交渉代行サービスや、応募書類の添削、面接対策など、さまざまなサービスを利用できるため、就職活動をスムーズに進められるのがポイントです。
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企業へのメール返信に関してよくあるQ＆A

最後に、就職を控えている人が企業へのメール返信でよく抱く疑問や質問をまとめました。企業への正しいメール返信を理解して、参考にしてみてください。

企業へメール返信しても良い時間を教えてください

企業の営業時間内が一般的です。営業時間外にメール対応をしてくれる場合もありますが、夜遅過ぎる時間や朝早過ぎる時間に送ると「常識がないのかな？」と思われかねません。そのため、企業へのメール返信は営業時間内に送るようにしましょう。

企業へのメール返信で「了解しました」と使っても良い？

使うのは避けましょう。そもそも、「了解しました」は正しい敬語ではないため、目上の方に使うと失礼にあたります。就活では、「分かりました」「承知いたしました」など、正しい敬語を使うことが大切です。
正しいビジネス敬語は、「メールで敬語を正しく使うには？気をつけるポイントを解説」にて詳しく解説しているので、ぜひ参考にしてみてください。

企業へメールを送ったのですが、返信がきません

すぐに確認のメールはせず、少し待ってみましょう。特に、採用シーズンの場合は選考で採用担当者が忙しくなり、応募者へのメール対応が滞ることも珍しくありません。1週間程度待っても相手からの返信がない場合は、再度メールを送り企業からの返信を待ちましょう。
「面接の日程調整メールの返信の書き方は？ビジネスマナーや例文をご紹介」のコラムでは、日程調整メールで企業から返信が来ない場合について解説しています。

企業からのメールの返信に対する返信は必要ですか？

返信をどこまでするか迷う場合は、自分の返信で終わらせることを意識しましょう。企業からのメールの返信では「今後ともよろしくお願いいたします」と、失礼なくメールを終わらせられるように工夫するのがポイントです。
新卒や就活中で、企業メールへ返信すべきか迷っている方には「就活メールの返信はどこまでする？書き方やマナーを例文を交えて解説」のコラムもおすすめです。

企業とのメールで件名の「Re:」は消すべきですか？

消さずに「Re:」をつけたまま送信するのがマナーです。「Re:」を消すことで企業側が分かりづらくなる可能性もあります。
ただし、何度もやりとりをして「Re:Re:Re:Re:Re:…」のように長くなる場合は、「Re:」と一つだけにすると良いでしょう。

就職・転職エージェントのハタラクティブでは、求人情報の紹介や面接対策のほか、企業とのやりとりも代行します。企業とメールでやりとりするのが面倒だと感じる方は、利用を検討してみてください。希望の求人情報に出会えるよう、しっかりとサポートいたします。