面接の日程調整で送るメールの件名は？返信例文とビジネスマナーを解説

企業とメールでのやり取りで面接の日程を調整する場合、どのような返信が適切か悩むこともあるでしょう。返信メールを好印象のアピールツールにするためにも、ビジネスマナーに沿った内容を意識することが重要です。このコラムでは、企業と面接の日程調整をメールでおこなうときに気をつけることや返信メールの例文をシーン別にご紹介。減点されてしまう可能性があるポイントも紹介しているので参考にしてください。

面接の日程調整メール返信で意識したい基本のマナー

就活や転職中に応募先と面接の日程調整をするメールもビジネスツールの1つ。転職の場合はもちろん、新卒で就活中の方も、企業とのメールのやり取りに自信がない場合は、次の4つのマナーを意識し、作成していきましょう。

1.メールへの返信は24時間以内を心がける

企業側からのメールが届いたのなら、できるだけ早く返信するよう心がけましょう。目安は、24時間以内です。早い返信を嫌う採用担当者は少ないため、「届いたメールを確認したら、その場で返信する」くらいに意識しておくと良いでしょう。

しかし、面接の日程返信は、スケジュールを確認してから出ないと返答できないことが多いもの。すぐに回答できない場合は、「今の時点で回答できること」を返答しましょう。例えば「予定を確認し、◎月◎日までにはご返信いたします」などと返信しておくことが大切です。

なお、返信メールを送るタイミングは応募先の就業時間にしましょう。早朝や深夜の連絡はマナー違反とされているため、遅い時間にメールに気づいた場合は、翌日の営業時間中に送信できるよう、時間帯を指定できるメールの予約送信機能等を活用するなど、工夫してみましょう。

2.件名には用件と名前を記入して「Re」は残す

何の用件への返信かを分かりやすくするため、「Re」は残したままで問題ありません。メールの件名は変更せず、「Re：元のメールの件名」で返信しましょう。

メールチェックで、まず目にとまるのは「件名」です。採用担当者は、多くの応募者とメールのやり取りをしていることもあり、件名には「何のための連絡か（用件）」、「誰からか（名前）」を分かりやすく明記することがおすすめです。

3.本文に記載するのは「宛先・あいさつ・内容・締め・署名」

メールの本文に記載する内容は「宛先・あいさつ・内容・締め・署名」の5つ。
それぞれの内容や注意点は次の通りです。

署名については「就活でメールを送るときは学生でも署名をつけよう！テンプレート例を紹介」のコラムでも詳しく紹介しています。

4.慎重なやり取りを心がける

SNSなどのコミュニケーションに慣れていればいるほど、顔が見えない相手とのコミュニケーションに慎重になることが大切です。その理由は、面接の日程調整のメールも「どんな人なのか」という印象を左右するポイントになるため。メールだからといって安易に捉えず、熱意を持って真摯に取り組みましょう。

「企業メールへの返信マナーを解説！時間や日程調整を伝える際の例文も紹介」のコラムでも、メールの返信に対するマナーを解説しています。

面接の日程調整メールに対する返信のポイント

応募先の企業からどの日程で面接を行うのか調整するメールが届いたときは、次のようなポイントに注意して返信メールを作成しましょう。

企業が指定した面接の日程で問題ない場合

企業側が指定した面接日で問題ない場合も、受け取ったメールへの返信は必要です。日程の変更がないからといって返信しないでいると、社会人に必要なビジネスマナーが身についていないという印象になりかねません。

その際のメールには、確認の意味で指定された日時を入れ、「参加させていただきます」と記入すると良いでしょう。

面接希望日を指定できる・面接日が設定されていない場合

企業側から「面接の希望日はありますか？」など、予定を尋ねられることや、候補となる面接日が提案されてないこともあります。そのような場合は、自らの都合を伝えてOKです。

ただし、他の候補者の面接の希望日と重なることを想定し、採用担当者がスムーズにスケジュール調整できるよう、3つ以上の候補日を提案することが大切です。

指定された面接日程では対応できない場合

企業側から指定された面接日程で対応できないことも考えられます。その際は、対応ができない理由を明記し、謝罪を記すと良いでしょう。

その上で、別の日程で調整いただけるよう伺いを立てます。この場合も、できる限りの日程を記載し、スムーズな調整への配慮を忘れないことが大切です

確定した面接の日程を変更を希望する場合

面接日が確定していても、さまざまな事情で予定を変更してもらわなければならない状況も考えられます。スケジュールの再調整は、採用担当者に迷惑をかけることが予想されるため、丁寧に謝罪の気持ちを伝えることが大切。可能であれば、電話で直接伝えると良いでしょう。

面接を辞退したいと考えている場合

「第一志望の他社から内定をもらった」「転職そのものをやめた」など、さまざまな事情で面接や選考を辞退を考えている場合は、早々に断りの連絡をすることがマナーです。

辞退したい理由は詳しく伝えなくても良いとされていますが、無断で辞退することで社会人としての信頼を失うことも考えられます。辞退する場合の連絡は忘れないようにしましょう。

シチュエーション別！面接の日程調整メールへの返信例文

前項で解説した返信メール返信のポイントを踏まえ、シチュエーション（状況）別にメール例文をご紹介していきます。なお、以下で紹介する例文は本文のみですが、メールの冒頭には宛先を、メールの最後には署名の掲載も忘れずに作成しましょう。

1.企業側の指定面接日で承諾できる

お世話になります。▽▽太郎と申します。
面接日時についてのメールを頂戴し、誠にありがとうございました。
下記の日時に、貴社に伺います。

• ▲月▲日　▲時▲分

お忙しい中、お時間をいただき感謝申し上げます。当日は何卒よろしくお願い申し上げます。

2.企業側の指定面接日は承諾できない

お世話になっております。▽▽太郎と申します。
面接の日時は▲月▲日の▲時▲分とのメールを頂戴しましたが、大変恐縮ではございますが、あいにく都合がつきません。
当方の都合で申し訳ございませんが、下記の日時でご調整いただけませんでしょうか。

• ・第1希望　▲月▲日　▲時▲分～▲時▲分
  ・第2希望　▲月▲日　終日
  ・第3希望　▲月▲日　▲時以降

ご多忙中にお手数をおかけし、誠に申し訳ございません。
ご検討いただきますよう何卒よろしくお願い申し上げます。

3.確定後の面接日を変更したい

お世話になっております。▽▽太郎と申します。
▲月▲日の▲時からの面接のお約束をしていただいておりましたが、貴社に伺うことが難しくなりました。
先ほどお電話にてご連絡いたしましたが、◎◎様がご不在とのことでメールを送らせていただきました。
誠に勝手なお願いで申し訳ございませんが、下記の日程で面接日を再調整いただければ幸いです。

• ・▲月▲日　▲時▲分～▲時▲分
  ・▲月▲日　終日
  ・▲月▲日　終日

お手数をおかけし、恐縮ですがご検討いただきますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。

4.面接日が希望を伝えられる

お世話になります。貴社の求人に応募いたしました、▽▽太郎と申します。面接日のご連絡を頂戴し、誠にありがとうございます。
僭越ながら、面接の希望日程をお送りさせていただきます。

• ・第1希望　▲月▲日　▲時▲分～▲時▲分
  ・第2希望　▲月▲日　終日
  ・第3希望　▲月▲日　▲時▲分

上記日程のいずれかでご調整いただけますと幸いです。
お忙しいところ誠に恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

5.面接後にお礼メールを送りたい

お世話になっております。本日、面接をお世話になりました▽▽太郎です。
本日はお忙しいなか、貴重なお時間をいただきまして誠にありがとうございました。

面接の際は、⚫︎⚫︎様から仕事内容についてのお話を伺い、ぜひ貴社で働きたいという気持ちが今まで以上に強くなりました。

まずは、本日の面接の御礼申し上げます。
引き続き、何卒よろしくお願い申し上げます。

6.内定へお礼を伝えたい

お世話になっております。▽▽太郎と申します。

この度は内定のご連絡を頂戴し、大変嬉しく思っております。誠にありがとうございます。
謹んでお受けいたします。

引き続き、何卒よろしくお願い申し上げます。

7.面接を辞退したいと考えている

お世話になっております。貴社の求人に応募いたしました▽▽太郎と申します。
諸般の事情により面接を辞退したいと思い、ご連絡させていただきました。
ご多忙中に貴重なお時間を頂戴したにもかかわらず、大変身勝手なご報告で申し訳ございません。

末筆ながら、貴社のますますのご活躍、ご発展をお祈り申し上げます。

面接の日程調整メールで回避したい減点ポイント

応募先とコミニュケーションをとなる面接日程の調整メールですが、これもビジネスメールの一つ。仕事をするうえで守りたい最低限のマナーや相手への配慮が欠かせないツールだといえます。そのため、不適切なメールの内容や送信時間帯は「ビジネスマナーを守れないのではないか」とマイナスの印象を持たれる可能性もあります。

面接の日程調整メールを作成するときは、返信に記載する内容と並行して次のポイントもチェックしてみてください。

1.勤め先のアドレスやキラキラアドレスの使用

応募先の企業とのやり取りをするメールアドレスに注意しましょう。特に注意するアドレスは「勤め先のアドレス」と「キラキラアドレス」です。

会社のアドレスを使用してしまうと、勤め先の上司などに転職活動がバレることや、「公私混同する人」と判断される可能性があります。また、顔文字などが入っていたり、意味を持たせたりしているキラキラアドレスは幼稚に見えがちです。シンプルさを意識したメールアドレスを使用すると良いでしょう。

2.改行や段落分けが適切でない

メールを確認した時の読みやすさは重要です。3〜4行テキストを書いたら改行をし、読みやすいかどうかを確認しましょう。

3.色文字や太文字の使用がある

色文字や太文字の使用は、文字化けする可能性があるだけでなく「ビジネスメールにはふさわしくない」と捉える担当者もいるためです。装飾はしないで送信しましょう。

4.一文が長い

意図している内容が伝わりにくくなるため、一文は短くまとめ、簡潔な文章を意識しましょう。

5.敬語が不適切

メールは形に残ってしまうため、電話や対面で話す以上に正しい言葉遣いが問われます。特に敬語には気を使いましょう。「その敬語間違ってない？正しいビジネスメールのマナーとは」のコラムでは、正しい敬語について解説しています。一読し、敬語への理解を深めておきましょう。

6.誤字脱字が多い

誤字脱字を見つけるには、目視だけでなく音読することで気づけると言われています。メールを送信する前の音読もおすすめです。

7.会社名の省略

正式な社名が長く、略称された名称の方が認知されている企業に応募することもあるでしょう。しかし、会社名を略して記載することは失礼に当たります。メールの宛先部分には、正式名称を必ず書き入れ、「株式会社」や「有限会社」なども記載が漏れていないかチェックしましょう。

紹介した例文はあくまで「参考程度」にとどめ、自分の置かれている状況に合わせて返信メールを作成することが大切です。どうしても企業とのやり取りが不安という方は、転職・就職エージェントのハタラクティブがお手伝いいたします。

ハタラクティブには、就職・転職活動をはじめたばかりの方や、1人での求職活動が不安な方に向けたサポートが充実しています。求人紹介はもちろん、面接対策や応募書類作成のアドバイス、企業との交渉代行サービスのご用意もあるので、お悩みごとに合わせてご利用ください。就活や転職のプロの意見を聞いてみたい場合も、お気軽にお問い合わせください。

面接の日程調整メールについてよくある質問Q&A

面接の日程調整をメールでおこなう際によくある質問をQ&Aで紹介していきます。同じような悩みがある場合は、回答を参考に準備を進めていきましょう。

面接の希望日が一日しかない場合はどうすれば良い？

企業側の都合を考慮するという意味でも、面接が可能である日を3つほど用意することが望ましいです。しかし、現在の仕事との兼ね合いで面接日を多く確保しづらい転職活動中の場合では、提案できる日程が一日しかないことも十分考えられます。
その場合は、日程の回答メールへ「候補日が1日しかなく大変申し訳ありません。」と一言謝罪を書き入れておくと良いでしょう。

質問したいことがある場合のメールの件名は？

面接の日程について確認や質問したい事柄がある場合は、件名に質問事項を入れてメールを送ると良いでしょう。「面接日確定メールに返信は必要？注意すべきマナーや例文を解説」のコラムでは、面接に質問がある場合の例文について解説しているので、チェックしてみましょう。

日程調整メールに「いつでもよい」はNGですか？

面接の日程調整を問われた際、いつでも対応できることもあるでしょう。
しかし、「いつでも良いです」と回答すると採用担当者に日程を丸投げすることになるため控えたほうが無難。「いつでもよい」なかの希望日を伝え、日程が調整しやすいよう工夫しましょう。どんな文面を送れば良いか悩む場合は「面接日程がいつでも良いときのメール例文は？」のコラムを参考にしてみましょう。

アルバイトの面接日程のメールにも承諾する返事は必要？

アルバイトやパートへ応募した場合も、面接日程を調整するためのメール連絡が届くことがあります。この場合でも、転職や新卒等の就活と同じように基本のマナーを意識した返信が欠かせません。
また、面接日程に問題ないとして承諾する場合も返信が必要です。面接に対応できるかどうかの回答が返ってこないと、採用担当者に迷惑をかけてしまいます。バイトやパートだからと安易に捉えず、誠実な対応を心がけましょう。