選考辞退を電話で伝えるには？かける際のマナーや例文をご紹介！

「選考辞退は電話で伝えた方が良い？」と悩んでいる方もいるでしょう。選考辞退の連絡は、マナーを守れていれば電話でもメールでも問題ないとされています。一方で、担当者の見逃しを防ぐために電話が推奨されている傾向も。このコラムでは、選考辞退の連絡におけるマナーや注意すべきポイント、理由を聞かれた際の答え方などを解説します。就職・転職活動中の方はぜひ参考にしてみてください。

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選考辞退のマナー

選考辞退を伝える際は、適切な連絡方法やタイミングを選んだうえで、採用担当者への感謝の気持ちを伝えることが大切。マナーが身についていれば、相手にマイナスなイメージを与えてしまう可能性も低くなるはずです。以下で詳しく解説します。

辞退の連絡は電話とメールどちらでもOK

選考辞退の連絡は、基本的にメールでも電話でも問題ないとされていますが、可能であれば、電話で連絡した方が良いでしょう。メールを開くタイミングは相手の都合によって異なるため、メールを送ったことに気づいてもらえない可能性があります。また、担当者が毎日頻繁にメールのやり取りをしている場合は、見落とされてしまう恐れも。そのような事態を防ぐためにも、直接伝えられる電話の方が確実といえます。「電話をかけたが担当者につながらない」などの理由でメールを送る際は、あとから電話でメールを送った旨を伝えることで、丁寧な印象を与えられるでしょう。

電話での連絡が必要な場合とは？

面接日の直前にキャンセルする場合や、最終面接・役員面接の段階で選考辞退する場合は、電話で連絡するようにしましょう。特に、面接当日は会場準備などもあり、担当者はメールをチェックする余裕がない場合が考えられます。そのため、メールだと、面接開始時間までに確認してもらえない可能性があります。メールを確認できないまま面接に現れないという状況になれば、担当者から電話がくることもあるでしょう。そうなると、結果的に電話対応をしなくてはならないということも。急な辞退の場合は、気まずくとも自分から電話で連絡することをおすすめします。

当日の選考辞退や無断欠席は避けよう

辞退することを決めたらなるべく早い段階で、電話かメールで連絡を入れるようにしましょう。採用担当者や面接官は、選考のために時間を割いて準備しています。そういった人たちの労力や時間を無下にしないための気遣いも、社会人として身につけておきたい心構えの1つです。

お詫びだけでなく感謝の気持ちも伝える

感謝の気持ちを伝えることで、採用担当者に「真摯な対応ができる人物」という印象を与えられるでしょう。そのため、選考辞退の連絡では、お詫びだけでなく、これまで時間をかけて選考してもらったことに対するお礼を伝えるのも大切です。選考は辞退した時点で終了しますが、この先、仕事のやり取りで相手企業と関わる可能性もゼロではありません。そういった場合に備えて、少しでも良い印象を残しておくと良いでしょう。

選考辞退の電話をかけるときに注意すべきポイント

選考辞退の電話をかけるときには、時間帯や場所など、いくつか注意すべきポイントがあります。

以下で詳しく紹介します。

電話する時間帯

始業や退勤時間の前後、お昼の休憩中などは避けた方が良いでしょう。これらは、担当者が業務で忙しくしていたり、オフィスにいなかったりする可能性のある時間帯です。選考辞退の電話をかける際は、これらの時間帯を避けた、相手先の営業時間内を選ぶのが適切とされています。

電話をかける場所

相手とスムーズに会話ができるように、電波の良い静かな場所からかけるのがマナーといえます。自宅の電話を使う場合、隣の部屋からテレビの音が聞こえないかなどに注意しましょう。また、外出先で携帯電話から連絡する場合は、周囲の環境にも気をつける必要があります。交通量の激しい場所、大きな音で音楽が流れているカフェなどを避け、落ち着いた場所を選ぶようにしましょう。

採用担当者に直接伝える

選考辞退の旨は、採用担当者本人に直接伝えるようにしましょう。これは、ほかの人に伝言を頼むことによる行き違いやミスコミュニケーションを防ぐためです。担当者が不在であれば、都合の良いタイミングを聞き、あらためてかけ直すようにしましょう。ただし、電話に対応してくれた相手が担当者の都合を把握していないこともあります。その場合は、採用担当者に、メールで電話をかけたが不在だった旨を伝えるとともに、電話がつながる時間帯を確認するとスムーズです。

電話の切り方

電話でのやり取りが終了したら、相手が切るのを確認してから受話器を静かに置きます。ビジネスの場において、目上の人に電話をかける場合は、自分からは切らないようにするのがマナーとされています。選考辞退の電話においても同様の対応を心掛けましょう。一方で、相手側も電話を切るタイミングを窺っている場合も考えられます。その際は、数秒待ったあと、自分から静かに電話を切ると良いでしょう。

電話のマナーについては、「折り返し電話のやり方を解説！ビジネスシーンにおける正しいマナーを解説」のコラムも参考にしてみてください。

選考辞退の電話・メールで使える例文

落ち着いて辞退の旨を伝えられるように、以下で電話・メールで使える例文を紹介します。

電話で選考辞退を伝える場合の例文

「お忙しいところ失礼いたします。
私、御社の二次面接のお約束をさせていただいている◯◯と申します。
恐れ入りますが、ご担当の◯◯さまはいらっしゃいますか。

私、◯月◯日◯時から二次面接のお時間を頂戴している◯◯と申します。
ただ今お時間よろしいでしょうか。

大変申し訳ございませんが、この度の面接を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
これまで貴重なお時間を割いていただき、ありがとうございました。
このようなご連絡になり誠に申し訳ございませんが、よろしくお願いいたします。
では、失礼いたします。」

選考辞退の電話では、まず自分の名前を名乗り、担当者に辞退の意思を告げましょう。その後、選考に時間を割いてもらったお礼と、辞退に対する謝罪を伝えます。選考辞退は珍しいことではないため、マナーを守って丁寧な対応をすれば相手から怒られるようなことはないといえるでしょう。落ち着いて、誠意をもって伝えることが大切です。

メールで選考辞退を伝える場合の例文

件名：
面接辞退のご連絡／山田太郎
メール本文：
株式会社△△　人事部採用担当 〇〇様

お世話になっております。
〇月〇日に面接を受けさせていただいた山田太郎です。
その節は、お忙しいなか貴重なお時間を割いていただき、誠にありがとうございました。

また、この度、2次面接通過のご連絡をいただきました件についてもあらためて御礼申し上げます。
そのような機会を頂いたのにもかかわらず大変恐縮ですが、一身上の都合により、最終面接を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。

このようなご連絡となり、申し訳ございません。
身勝手なお願いで大変恐れ入りますが、何卒ご理解、ご容赦くださいますようお願いいたします。

また、本来ならば直接お詫びすべきところ、メールでのご連絡となりましたことを重ねてお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

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山田 太郎
YAMADA Taro

メール：****
電話：****
住所：****
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メールで選考辞退を申し出る場合も、伝える内容は基本的に電話と同じです。ただし、直接声が聞ける電話と比べると、文字だけで気持ちを伝えるのは難しいといえます。声色などで感情を表せない分、「文章の表現に失礼がないか」「おごった態度に見られないか」など、マイナスイメージにつながる要素が入らないよう、入念にチェックしましょう。メールのマナーについては、「就活メールの返信はどこまでする？書き方やマナーを例文を交えて解説」のコラムを参考にしてみてください。

辞退の理由を聞かれた場合の対応

選考辞退の理由については、相手側から聞かれないかぎり、自分から話す必要はないといえます。一方で、採用担当者から理由の詳細を聞かれた場合は、相手が納得できる内容を明確に伝えるようにしましょう。以下で詳しく解説します。

辞退理由の詳細を話す必要はない

選考辞退に至った理由については、電話、メールどちらの場合でも詳細を伝える必要はないといえます。基本的には「一身上の都合により」「諸般の事情により」などの返答だけでも十分とされています。変に辞退理由をごまかそうとしてあとから嘘が発覚してしまうと、かえって印象が悪くなってしまうことがあるため気をつけましょう。

また、よくある辞退理由として「他社から内定が貰えた」が考えられます。このような場合は正直に答えても問題ないでしょう。辞退の正当な理由であり、丁寧に誠意ある対応をすれば失礼とは受け取られないはずです。

答える際には相手が納得のいく理由を簡潔に述べる

採用担当者が選考辞退の理由を詳しく聞きたいという場合は、相手が納得しやすい内容を簡潔に伝えると良いでしょう。「どうやって伝えれば良いか分からない」という方は、以下の例を参考にしてみてください。

• ・ほかの企業から内定をもらった
  ・現在の勤め先を退職できない状況になった
  ・家庭内の事情により、就職活動を中断することになった
  ・選考が進む中で、自分の実力が足りないことに気づいた

理由を伝える際は、自分の今後を考えた結果だということを含めるのがポイントです。また、どのような理由であっても、辞退を伝える際には相手に失礼のないよう丁寧な態度で対応しましょう。

選考辞退を決めた実際の理由は？

電話やメールでマイナスの内容を含んだ選考辞退の理由を伝えるのは避けた方が良いとされています。しかし、実際には、辞退を決めたきっかけに志望先企業へ対する不満などもあるようです。選考を辞退した実際の理由には、次のようなものが考えられます。

• ・担当者や面接官の印象があまり良くなかった
  ・口コミサイトなどの情報を見て、職場の雰囲気が合わないと感じた
  ・ほかの企業からより好条件で声がかかった
  ・勤務地や給与などの希望が通らなかった

このように、選考を辞退するに至る理由はさまざまです。自分が仕事や職場に何を望むかによっても、判断の基準は異なるでしょう。

辞退の決断は慎重に行おう

一度、電話やメールで選考辞退を伝えてしまえば、その後の取り消しは難しいと考えられます。そのため、辞退をするかしないかは慎重に判断しましょう。自分一人で決断せず、周りに相談してみるのもおすすめです。客観的な意見をもらうことで、冷静になったり、新たな見方ができたりすることもあります。就職や転職は自分の今後を左右する重要なステップです。選考辞退や内定受諾の際には十分に検討し、悔いのない選択を行えるようにしましょう。

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選考辞退の電話に関するQ＆A

ここでは、企業に選考辞退の電話をかける際、想定される悩みや疑問をQ&A形式で解消します。

選考辞退の連絡はメールでも可能ですか？

選考当日まで時間がある場合はメールでも問題ないでしょう。ただし、メールは、いつ担当者に読まれるか分からないため、行き違いが生じてしまう恐れも。時間がない場合や最終面接・役員面接の辞退は電話で伝えるのがおすすめです。 口頭で伝えることに気まずさを感じる人も多いですが、確実性の面から電話をかけた方が良いでしょう。詳しくは「面接辞退は電話とメールどっちですべき？当日連絡する方法や例文をご紹介」のコラムを参考にしてみてください。

辞退の電話は何時頃かけるのが良いのですか？

会社の営業時間によりますが、一般的には10時～11時、14時～16時が適切な時間とされています。始業時間・退勤時間の前後は、業務が立て込みやすいため避けるのが無難です。また、昼休みも担当者が外出している可能性が高いので避けたほうが良いでしょう。

辞退の理由はどう伝えれば良いでしょうか？

辞退の理由は、こちらから伝える必要はないとされています。相手に尋ねられても「一身上の都合により」と答えれば問題ないでしょう。具体的な理由を追及された場合は簡潔に、失礼に当たらない言葉で伝えます。詳しくは「面接辞退の伝え方を解説！理由は？連絡方法は？当日でもOK？」をご参照ください。

選考当日に辞退することはできますか？

選考当日の辞退は、会社に迷惑をかける可能性があるため、避けるのがマナーです。やむを得ない場合は、早急に担当者に連絡しましょう。電話で連絡し、メールはあくまで補助として使用するのがおすすめです。「面接当日の辞退は可能？メールでも良い？正しい連絡方法と伝え方を解説」を参考に、誠意をもって対応すると良いでしょう。転職活動で企業とのやり取りが難しいと感じる方は、面接日程の調整なども行っている「ハタラクティブ」にお気軽にご相談ください。