面接の断り方のマナー3選！電話やメールで辞退連絡をするときの基本を解説

面接の断り方で悩んでいる方へ向けて、辞退するときの基本マナーをご紹介します。面接を辞退するときは「すみやかに伝える」「無断辞退を避ける」「営業時間内に連絡する」の3つを意識することが大切です。辞退の理由については「一身上の理由」で問題ありません。当コラムでは、メール・電話それぞれの断り方の例文を掲載しています。企業に失礼のないよう面接を辞退したい方はぜひ参考にしてください。

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面接の断り方の3つの基本マナー

面接を辞退する場合は、メール・電話問わず「すみやかに伝える」「無断辞退は避ける」「営業時間内に連絡する」の3つのポイントを押さえることが大切です。以下で詳しく解説します。

1.辞退することを決めたらすみやかに連絡をする

辞退を決意したら、すぐに企業へ連絡を入れるようにしましょう。求職者が就職活動に全力を尽くしている裏で、企業側も採用活動に真剣に取り組んでいます。企業側は面接辞退者が出た場合、ほかの人材を探さなければなりません。応募者からの面接辞退の連絡がぎりぎりだった場合、企業側の採用スケジュールに大きく影響が出ることが考えられます。企業側に迷惑をかけないためにも、面接辞退の連絡はできるだけ早く行いたいところです。
当日、急に体調が悪くなり面接を辞退せざるを得ないという状況のときは、「面接日に体調不良に！連絡は電話？メール？辞退や日程変更の例文も解説」のコラムを参考にしてください。

2.無断で辞退するのは避ける

社会人として、面接を無断欠席することは避けてください。気持ち良く次の選考に進むためにも、自分を選んでくれた企業に対して誠意ある対応を心掛けましょう。面接当日、やむを得ない事情やアクシデントによって遅刻しそうな場合にも、一報を入れるのがマナーです。詳しくは「面接に遅刻しそうなときはどうする？対応のポイントと連絡方法を解説」のコラムをご覧ください。

3.企業の営業時間内に連絡する

電話でもメールでも、面接辞退の連絡は企業の営業時間内にするのがマナーです。電話をかける場合は電波状況が良く、相手が聞き取りやすい場所に移動しておくようにします。また、始業時や休憩時間、就業時などの忙しい時間帯は相手の業務の妨げになるため、控えた方が無難。在職中でどうしても日中の対応が難しいという場合には、メールを送る際に「夜分遅くに失礼します」などの挨拶文を添えておくと印象が良くなります。

面接辞退の理由はどう伝える？角の立たない断り方とは

連絡の際に詳しい辞退理由を伝える必要はなく、基本的には「一身上の都合」と伝えれば大丈夫です。「応募したあとにやりたいことが見つかった」「他の企業から内定が出た」など、面接を断りたい理由はさまざま。企業側から理由を聞かれない限り、こちらからあえて伝える必要はありません。
ただ、企業によっては今後の採用活動のために、辞退された理由を集計しデータを分析したり改善点を洗い出したりしている場合もあります。辞退の理由について尋ねられたときは、失礼のない範囲で素直に理由を伝えるようにしてください。

メールでの面接の断り方の基本

メールで面接を断るときは、以下の例文を参考にしてみてください。

辞退メールの例文

件名：選考辞退のお願い／△△（氏名）

本文：

株式会社○○
採用担当　○○様

お世話になっております、先日書類選考通過のご連絡をいただいた△△（自分の氏名）です。
○月○日に面接のお約束をしておりましたが、一身上の都合により選考を辞退させていただきたくご連絡差し上げました。

貴重なお時間を割いていただいたのにも関わらず、このような形でのお返事となり大変申し訳ございません。
誠に身勝手ではありますが、何卒お許しいただきたくお願い申し上げます。

本来であれば直接お詫びすべきところですが、メールでのご連絡となりましたことを重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

---------------------------
△△（自分の氏名）
〒○○○－○○○○
（住所）
（電話番号）
---------------------------

上記のように、件名はメールを開かなくても内容が分かるようにしておきます。本文は前置きは短めにして、早い段階で「面接を断りたい」という意志を伝えるのがポイント。また、会社名や部署名は省略せずに正式名称を記入するようにしてください。送信前には誤字脱字のチェックを忘れずに行いましょう。面接を断るからもう関係ないとは思わず、選考を行ってくれた採用担当に最後まで誠意を表すのがマナーです。

面接直前の辞退連絡は電話が望ましい

前日や当日の辞退など、担当者がメールに気づかない可能性もある場合には電話で連絡します。「メールだけでは伝わったか不安」「担当者が良くしてくれたので直接伝えたい」といった場合は、メールを送ったあとに電話でフォローするのもおすすめです。

電話での面接の断り方の基本

電話で面接を断る際は、以下の例文を参考にしてみてください。

辞退連絡の流れ

まず、自分の名前を名乗り、担当者につないでもらいます。

例：「お忙しいところ失礼いたします。△△（氏名）と申しますが、中途採用の件でお電話致しました。お手数ですが、人事部の○○様をお願いできますでしょうか」

担当者に繋がったら、改めて名乗ります。

例：「お世話になっております。私、○月○日の○時より面接のお約束をしております△△（氏名）です。ただいまお時間よろしいでしょうか」

相手の承諾を得たら、面接を辞退することを伝えます。

例：「本日は、一身上の都合により今後の選考を辞退させていただきたくご連絡致しました。貴重なお時間をいただきながら、このようなお返事となりまして大変申し訳ございません」

最後に、相手が電話を切ったことを確認してから通話を終了するのがマナーです。「面接を辞退するときの連絡手段は？電話やメールの基本マナーを例文で紹介」のコラムでは電話とメール、それぞれの断り方のマナーや注意点について詳しく解説しています。気になる方はこちらもぜひ参考にしてください。

面接を断る前に考えるべきこと

選考を進める中で、面接を断りたいと思うことは何度かあるでしょう。しかし、勢い任せに辞退するのは避けたほうが良いです。基本的に、面接を断った企業の選考に再度応募することはできません。面接を断ったあとに後悔することのないよう、事前に以下のポイントを確認ください。

なぜ面接を断るのか

この企業の面接をなぜ辞退するのか、改めて理由を洗い出します。「給与が安い」「業務内容が違った」「経営方針に合わない」など、面接辞退の理由はそのまま自分が次の就業先に求めている条件につながります。面接を断りたい理由を整理することで、自分の就職活動における軸をより明確にできるでしょう。面接を断る理由が見えていれば、今後の就職活動や企業選びの際に良い影響をもたらします。面接を辞退するときはただ断るのではなく、今後の就職活動を円滑に進めるよう意識することが大切です。

面接を断って本当に後悔はないか

先に述べたとおり、一度面接を断った企業の選考には戻ることができません。就職先に対する希望条件は人それぞれですが、すべてが自分の希望どおりに決まるケースは稀です。自分が最も重要視する軸に影響がない場合や、希望条件の大半を満たしている企業であれば、面接を断らないほうが良いケースもあります。本当に面接を断って後悔がないか、事前によく考えましょう。

面接辞退の連絡や、スケジュール調整が難しいと感じている方は、転職エージェントを活用してみてはいかがでしょうか。若年層向け転職エージェントのハタラクティブでは、専任のアドバイザーが面接のスケジュール調整や連絡を代行いたします。「在職しながら企業とやりとりするのが大変」「急な日程変更や選考辞退など伝えづらい」といったお悩みも、ハタラクティブが解決します。書類添削や面接アドバイスなどのサポートも実施していますので、お気軽にお問い合わせください。