面接日程がいつでも良いときのメール例文は？基本の書き方と返信マナー

面接日程がいつでも良いことを企業にメールで伝える際、どのような文面にすれば良いか分からない方もいるでしょう。日程調整のやり取りはビジネスメールなので、よくある決まった構成で作成しても問題ありません。ただし、マイナスの印象を与えないよう「いつでも良い」と伝えるのは避けましょう。
このコラムでは、面接日程を調整する際のメールの例文をいくつか紹介します。ビジネスメールのマナーも含めて解説するので、メール作成の参考にしてください。

面接日程調整メールで「いつでも良い」と伝えるのはNG？

就活中や転職活動中にメールで面接日程を聞かれた際、特に希望日がない場合でも「いつでも良いです」と伝えるのは避けましょう。「いつでも良い」という言葉に対して、「丸投げしている」「マナーがなっていない」と捉えられる可能性があるためです。

提示された面接日程を承諾する場合や終日可能な場合は、「△△様のご都合がよろしい日程にて調整いたします」「△△様のご都合がよろしい日程にて、お時間をいただけますと幸いです」のように伝えましょう。

面接日程調整メールの基本マナー6つ

面接日程調整のメールを送る際は、「返信のタイミング」や「送られたメール文を消さない」といった基本的なマナーを守りましょう。
以下では、面接日程調整メールの基本マナーを詳しく紹介しているので参考にしてみてください。

1.メールは24時間以内に返信する

採用担当者からのメールにはなるべく早めに返信することが大切です。一般的には、24時間以内の返信が目安とされています。ほかの応募者も同時に日程調整をしている可能性があり、返信が遅くなると自分の希望日程が埋まってしまう恐れがあるためです。

また、返信せずに一日以上過ぎてしまうと、メールが届いているか採用担当者を心配させてしまう可能性があります。できるだけ早い返信を心掛けるのがおすすめです。

2.返信するときに元の文章を消さない

採用担当者からのメールには、前のメールの本文を消さずに返信しましょう。消してしまうと、それまでどのようなやり取りをしていたか分かりにくくなるからです。採用担当者は多くの求職者とやり取りをしているため、何のメールかすぐに分かるように配慮しましょう。

3.メールに返信するときは件名を変更しない

採用担当者から届いたメールに返信する場合、わざわざ件名を変更する必要はありません。返信の際は、件名の頭に「Re:」と表示されますが、削除せずにそのまま送信してください。
なお、自分からメールを送る場合は、内容が分かりやすいように件名は簡潔に書きましょう。

4.希望日がある場合は3つ以上の候補を出す

希望日を挙げる場合は、できるだけ条件を変えて3つ以上の候補を出すと、採用側は調整しやすくなります。「◻︎月×日　午前中」「◻︎月×日　14時以降」「◻︎月△日　終日」のように、幅を持たせて回答しましょう。

5.お礼の文章を書き添える

面接日程調整メールにはお礼を入れましょう。感謝の気持ちを伝えると、採用担当者に与える印象が良くなる可能性があります。「面接日程をご調整いただき、誠にありがとうございます。」といった文面を添えると良いでしょう。

6.面接日程の変更が必要な場合は謝罪を忘れない

面接日程が確定した後で、やむを得ず日程の変更が必要な場合は、必ず謝罪のメールを入れましょう。採用担当者のスケジュールを変更させてしまう行為のため、「迷惑を掛けてしまい申し訳ない」という気持ちをしっかりと伝える必要があります。
面接日程の変更が必要な際の例文については、このコラムの「確定した面接日程から変更が必要なとき」にて後述していますので、参考にしてみてください。

面接日程調整メールの基本的な構成

面接日程調整メールを送る際は、メールの基本的な構成を覚えておくと役に立ちます。以下で解説していますので、ぜひチェックしてみてください。

件名

先述したように、件名は採用担当者から来たメールから変更せず、「Re:」をつけたままで返信しましょう。
なお、件名の後ろに自分の氏名を添えても構いません。メールを開く前に「何の件で誰からきたメールなのか」が一目で分かるからです。ただし、氏名を付け加えるだけに留め、元の件名は消さないように注意しましょう。

宛先

宛先は「企業名」「部署名」「採用担当者の氏名」の順に記載します。企業名は略さずに正式名称で書くようにしましょう。
採用担当者の氏名と部署が分かっている場合は「◻︎◻︎株式会社　人事部△△様」というように書き、部署名が不明な場合は部署名の部分を変更して「◻︎◻︎株式会社　採用担当△△様」とします。採用担当者の名前は名字だけで構いません。

なお、採用担当者の氏名が分からない場合は「◻︎◻︎株式会社　採用ご担当者様」と記載しましょう

挨拶

メール冒頭の挨拶は「お世話になっております」という文言を使用します。「こんにちは」「お疲れ様です」といった挨拶は使いません。特に注意したいのが「お疲れ様です」という表現です。「お疲れ様です」は社内の人向けの挨拶であるため、外部の人には使わないように気をつけましょう。

日程の打診

希望日程を提示する場合は、箇条書きで3つ以上を提示しましょう。日付だけでなく、時間も忘れずに記載してください。
面接日程がいつでも問題なければ「〇〇様のご都合がよろしい日程にて調整いたします」というような文言を記載しましょう。

採用担当者に日程を提案されている場合は「◻︎月×日の△△時に伺います。」と、確認も込めて都合の良い日程を繰り返すのがおすすめです。

締めくくり

面接日程調整メールの締めくくりは、「お忙しいところ大変恐縮ですが、ご調整のほど何卒よろしくお願い申し上げます」といったように記載しましょう。
面接日程が確定した場合は、「大変お忙しいなか日程をご調整いただき、誠にありがとうございます。当日はどうぞよろしくお願いいたします」のように、調整のお礼と挨拶で締めくくります。

署名

署名は「氏名・携帯電話番号・メールアドレス」の順にそれぞれ改行しながら書きます。氏名の横には、ひらがなやローマ字でふりがなを記載しても良いでしょう。

署名の例

―――――――――――――――――

氏名　（ふりがな）

携帯電話：

メールアドレス：

―――――――――――――――――

ビジネスメールの構成については「仕事のメールの書き出しは？件名や結びの言葉とあわせて基本マナーを紹介」のコラムもご参照ください。

面接日程がいつでも良いときのメールの書き方の例文

ここでは、面接日程がいつでも良いときのメールの書き方の例文をご紹介します。パターン別に紹介していますので、面接の日程調整する際の参考にしてみてください。

面接日程と時間の両方いつでも良いとき

面接日程はいつでも良いが時間指定が必要なとき

面接日程の指定はあるが時間は終日可能なとき

面接日程調整メールの書き方の例文

以下では、面接日程調整メールの書き方の例文をご紹介します。事例別の例文を見ると、面接日程調整メールの書き方のコツをつかみやすいでしょう。日程調整を行う際の参考にしてみてください。

企業から面接の候補日を指定されたとき

希望の日程を聞かれたとき

企業から指定された日程で調整できないとき

面接日程確定メールに承諾の返信をするとき

確定した面接日程から変更が必要なとき

面接日程調整メールの4つの注意点

面接日程調整のメールを送る際には、「改行や段落などのレイアウト」「敬語の使い方」などに気を配りましょう。以下で詳しく説明しますので、面接日程調整メールを送るときの参考にしてください。

1.本文の改行や段落に気を配る

面接日程調整メールは、ぱっと見て内容が分かりやすいことが大切です。面接日程のように重要な部分の前後は改行し、「挨拶」「日程の打診」「締めくくり」など内容ごとに段落を分けると、読みやすいメールになります。

2.太字などの装飾をしない

メールのなかで重要な部分を目立たせたいからといって、太字や下線など文字の装飾をするのは避けてください。文字装飾はカジュアルな印象を与えてしまい、ビジネスメールを送る際にはふさわしくないためです。レイアウトを分かりやすくしたいときは、あくまで改行や段落で工夫しましょう。

3.敬語に注意する

ビジネスメールを送る際は、敬語を正しく使えているかに注意しましょう。特に気をつけたいのが「ご覧になられる」「お伺いいたします」などの二重敬語です。送る前に一度見直し、表現の間違いがないかセルフチェックするとミスが防げます。

4.署名を忘れずに入れる

面接日程調整メールを含むビジネスメールを送る際は、署名の記載が必要です。署名には名刺のような役割があり、受信者は署名を確認するだけで、メール送信者のフルネームや電話番号などの情報を一目で把握できます。
また、ビジネスシーンでは、メールに署名を入れることが基本のマナーとなっているため、ビジネスマナーを評価してもらうためにも署名は忘れずに入れましょう。

面接の日程調整を代行してもらう方法

転職にあたっては、就職支援サービスを活用するなどして、面接の日程調整を代行してもらう方法もあります。実際に企業とやり取りしてみて日程調整が難しいと感じた方や、転職活動と仕事の両立に困っている方は、サービスの活用も検討してみましょう。

以下では、主な転職支援サービスをご紹介します。

ハローワーク

ハローワークは全国各地に所在し管轄地の求人を多く持っているため、地元で仕事を探したい方に向いています。求人紹介だけでなく職員によるカウンセリングや就職セミナーの開催、選考対策も行っているのが特徴です。

なお、ハローワークを通じて応募する場合は、ハローワーク職員から企業へ連絡する決まりになっています。ハローワークの職員が企業とやり取りをしてくれるため、書類選考なしで面接に進む場合は、企業と応募者が日程調整のやり取りをする必要はありません。

就職・転職エージェント

就職・転職エージェントは、民間企業の運営する就活支援サービスです。運営企業によって支援対象者や扱う業界が異なります。特定の業界や支援対象者に特化しているため、企業の情報に詳しく適切なアドバイスをしてくれるのが特徴です。
支援の一環として、応募先企業との面接日程の調整を代行してくれるエージェントもあります。相談すると、企業の情報を事前に詳しく教えてもらえたり、非公開求人という就職・転職エージェントだけが持っている求人に応募できたりすることもメリットです。

就職・転職エージェントを利用するメリットは「転職エージェントを利用するメリットとは」にて詳しく解説していますので、ぜひ参考にしてください。

上手に就職・転職エージェントを利用するポイント

就職・転職エージェントの利用にあたって、事前準備として仕事に何を求めるかを明確にしておきましょう。「通勤時間は何分まで」「週休2日制」など、自分が絶対に譲れない項目を設けると、多くの求人のなかから自分に合ったものを厳選できます。

また、就職・転職エージェントに登録する際は、履歴書と職務経歴書を仮作成しておきましょう。 箇条書きでも良いので自分の経歴やスキルをまとめておくと、自分の頭のなかが整理されます。就職・転職エージェントの担当者にも情報が伝わりやすいでしょう。

就職・転職活動でお悩みの方は、ハタラクティブにご相談ください。ハタラクティブは若年層向けの就職・転職エージェントで、経験やスキルに自信のない方に向けて人柄やポテンシャルを重視している企業の求人をご紹介しています。
キャリアアドバイザーが丁寧なカウンセリングのうえ、応募書類の添削や面接・選考対策など転職活動をトータルサポート。企業との日程調整のやり取りも代行いたしますので、面接日程調整メールが苦手な方も安心してご利用いただけます。サービスのご登録・ご利用はすべて無料なので、どうぞお気軽にお問い合わせください。

面接日程調整のメールに関するQ＆A

ここでは、面接日程調整のメールに関してよくある質問と回答をまとめました。

面接の日程調整のメールはいつまでに返信する？

採用担当者から面接の日程調整メールが届いたら、24時間以内の返信を心がけましょう。返信が遅くなると、都合の良い日程が埋まってしまう可能性があります。

面接の日程調整は第何希望まで書けば良い？

面接の希望日程は採用担当者が調整しやすいように、第三希望まで選択肢を設けておきましょう。曜日や希望時間も書いておくと、認識間違いを防げます。
候補日の伝え方については「面接の日程調整で送るメールの件名は？返信例文とビジネスマナーを解説」のコラムでもご紹介していますので、参考にしてください。

面接の日程調整のメールで注意すべきことは？

日程調整のメールを送る際は、レイアウトや正しい敬語などへの注意が必要です。
ビジネスメールは、忙しい相手が見てもすぐに内容が把握できることが重要なので、レイアウトに気を配りましょう。
相手に敬意を示そうとするあまり「ご覧になられる」「お伺いいたします」などの二重敬語、過重敬語を使わないよう注意してください。メールマナーの基本や構成、例文は「転職活動でメールを送るときの注意点は？返信方法についても例文付きで解説」のコラムでもご紹介していますので、ぜひご覧ください。

面接の日程調整をメールでやり取りするのに疲れたら？

複数の企業の選考が同時に進んでいて面接の日程調整が大変な場合は、就職・転職エージェントの利用がおすすめです。
就職・転職エージェントでは企業と応募者の間にキャリアアドバイザーが入り、両者のやり取りやスケジュール調整を代行してくれます。また、丁寧なカウンセリングや選考対策も行ってくれるので、安心して転職活動ができるでしょう。
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