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名刺交換のやり方を学ぶ！基本マナーや注意点などのポイントを紹介
この記事のまとめ
- 名刺交換をする目的は、「自分の身分を証明すること」
- 名刺交換の際は、相手を敬うためにも渡し方や受け取り方に気をつける
- 名刺を切らしたり印字に触れたりしないように注意する
- 正しい所作で名刺交換を行い、相手に好印象を与えられるようにしよう
名刺交換は相手先と関わる第一歩です。しかし、基本的なマナーがよく分からない…という方もいるのではないでしょうか。名刺交換のやり方は、その場の流れや状況によって多少違いがあるものの、ルールは概ね統一されています。知らないがゆえの無礼でせっかくのビジネスチャンスを逃さないためにも、社会人として念頭においておきましょう。当コラムでは、名刺交換のやり方やマナーについて解説します。ぜひ参考にしてください。
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名刺交換の基本的なやり方
名刺交換をスマートに行うことは、自分自身はもちろん、相手にとっても気持ちが良いものです。ここでモタモタしてしまうと、大切な仕事の案件を「この人に任せても大丈夫かな…」と、不安に思わせてしまうこともありえます。良いスタートがきれるよう、名刺交換の基本的なやり方を順番に解説するので、ぜひ参考にしてください。
名刺を用意する
名刺は取り出しやすいところへしまっておきましょう。スーツの内ポケットやカバンの取り出しやすい場所などがおすすめです。事前に準備しておけば、相手と会った際にスムーズな名刺交換ができます。
名刺を渡す
ここでは、名刺を渡す状況ごとに解説します。
相手がこちらの動きをまってくれている場合
相手と向き合ったら、名刺を相手が読みやすい方向にして自分の名刺ケースの上に置き、胸の高さから両手で渡しましょう。自分の胸元から相手の手元へ差し出すと、威圧感を与えずに渡せます。このとき、名刺に書いてあるからといって会社名や所属先、自分の名前を言うことを省略してはいけません。「はじめまして」や「よろしくお願いいたします」だけでは言葉不足です。きちんと声に出して挨拶しましょう。
相手やこちらが複数の場合
会議室や応接室、車内といったシーンにおいて上座・下座といった席次のルールがあるように、名刺交換にも優先順位が決まっています。「名刺を渡しやすい位置にいる」「電話で少々の面識がある」といった個人的な理由で、順番を決めるのはタブーです。通常は、相手もこちらも役職が高い方から行っていきます。立て続けに名刺交換が行われる場合は、直前に交換した名刺の上に被せることがないようにするのもマナーです。
名刺を受け取る
次に、名刺を受け取るときのポイントを解説します。
相手と同時に交換する場合
名刺交換のタイミングが相手と重なってしまったとき、相手の手の高さよりも少し位置を低くすると謙虚な印象が与えられるでしょう。相手の名刺もいただかなくてはならないので、この時ばかりは両手で渡せません。右手で自分の名刺を出して、左手で相手の名刺をもらうように行います。
交換後の名刺の扱い方
名刺交換をしたあとは、受け取った名刺を名刺入れの上に乗せて、自分から見て左側の位置に置きましょう。複数の方から名刺を受け取った場合は、相手が座っている座席順に並べておくと名前が把握しやすくなります。その際は、役職が高い方の名刺を名刺入れの上に乗せましょう。
名刺が意味すること
名刺交換をする目的は、「自分の身分を証明すること」です。名刺からは、名前のほかに会社名や部署名、役職名などの情報が得られます。お互いの情報を交換することで社会的信用を確認しながら、安心して会話へ発展することができるのです。そのため、相手の身分が載っている名刺は丁寧に扱いましょう。名刺交換のマナー
名刺交換のマナーには、細やかな動作が含まれています。以下の内容を一つひとつ確認しながら理解していきましょう。
名刺交換は立って行う
名刺交換は立って行いましょう。応接室や会議室などで座っていた場合も、交換をする際には立ち上がるのが基本です。また、ほかの人が名刺交換をしている最中も立つようにしてください。
訪問した側から先に名刺を渡す
名刺交換をする際は、訪問した側から先に名刺を渡してください。相手が複数人いた場合は、役職の高い人から順番に渡していきます。もし明確な役職が判断できなくても、相手側も名刺交換のために動いているため、役職の高い人が歩み出てくれるでしょう。
相手から先に名刺を渡されてしまったら？
名刺交換で相手から先に名刺を渡されたら、「頂戴します」と伝えて受け取ります。自分から先に渡さなければいけないからといって、慌ててカバンやポケットなどを漁るのはスマートではありません。差し出された名刺はしっかりと受け取り、そのあと準備ができたら「申し遅れました」と伝えながら自分の名刺を渡しましょう。役職が高い人から名刺入れの上に置く
名刺交換で相手から受け取った名刺は、名刺入れの上に置きます。先述したように、複数人から名刺を受け取った際は、役職の高い人のものを名刺入れの上に置きましょう。
打ち合わせや商談が終わってから名刺をしまう
名刺交換で相手から受け取った名刺はすぐにしまわず、そのときの打ち合わせや商談などが終わってからしまうようにしましょう。それまでは机の上に置いておいてください。また、名刺をしまう際は相手より後になるのが理想的です。「相手に関心がない」「早く帰りたい」といったマイナスの印象を防げます。
名刺交換の際に気をつけておきたい注意点
名刺交換をする際には、相手に失礼のない対応を心掛けましょう。ここでは、名刺交換のマナーで気をつけるべき注意点について解説します。
名刺の社名や名前などに指で触れない
名刺交換で受け取った名刺の社名や名前などの文字に触れないようにしましょう。先述したように、名刺は会社名や所属部署、氏名などが記された自分自身の証明書のようなもの。印字された箇所に触れてしまうと、相手を軽んじているように捉えられてしまう恐れがあります。そのため、名刺を持つときは余白に触れるようにしてください。
折れた・汚れた名刺は使用しない
名刺は綺麗なものを使用しましょう。折れ目があったり汚れたりしている名刺を出してしまうと、相手は軽く見られたと不愉快に思う可能性があります。また、「雑に扱われてしまうのではないか」と思われてしまい、取引がうまくいかない恐れも。名刺交換の際は、誠実に対応するのが鉄則です。
名刺入れから出せるようにする
名刺はすぐに出せるように準備しておきましょう。かといって、取り出しやすい財布を名刺入れ代わりにするのは好ましくありません。財布から直接名刺を取り出す姿は私生活を匂わせ、公私の区別がつかないルーズな印象を与える恐れがあります。小銭の匂いがついてしまうことも考慮したうえで、専用の名刺入れを使い、清潔に保管できるものを携帯しておくのがベターです。
ビジネスシーンにおける服装や持ち物について知りたい方は、「ビジネスカジュアルとは？押さえるべきマナーやポイントなどを紹介」もあわせてチェックしてみてください。
名刺を切らさないようにしておく
名刺を切らしてしまうこともマナー違反の一つです。取引先で想定以上の人数と交換した場合、やむを得ない場合もあるでしょう。しかし、このような不測の事態にも対応できるよう、あらかじめ多めに名刺を用意しておくことが重要です。また、出張に行く際にも、出先で切らさないよう名刺の枚数を確認しておきましょう。「出張に必要な持ち物をリスト化！荷物をコンパクトにまとめる方法とは？」では、出張に必要なものをまとめていますので、こちらもぜひ参考にしてみてください。
もし名刺を忘れてしまったら？
もし名刺を忘れてしまったときは、相手に「名刺を切らしておりまして」とお詫びの言葉を伝えましょう。「忘れた」と伝えるよりも悪い印象を与えることを防げます。その後、同じ相手と関わりがある場合は、その際に改めて名刺を渡してください。しばらく会う予定がないなら、資料とともに郵送する方法がおすすめです。正しく名刺交換をして好印象を与えられるようにしよう
名刺交換の際に好印象を与えるには、円滑なコミュニケーションを取ることがポイントです。話す時は、相手とアイコンタクトを取りながら、笑顔を絶やさないようにすると好感がもたれます。表情作りは会社であらかじめ行っていたロールプレイングではうまくできても、緊張したり一生懸命になりすぎたりすると、知らないうちに無表情になってしまうことも少なくありません。そういったマイナスイメージを回避するには、日常の積み重ねが大切です。普段から相手の目を見て話すことや、口角を上げることを意識的に行えば、それが自然と習慣になります。相手の前で取り繕うことなく、感じの良い印象を周囲に与えられるよう心掛けましょう。
若年層向け就職・転職エージェントのハタラクティブでは、名刺交換をはじめとする社会人生活に必要なスキルについてのご相談にも応じています。これから就活をはじめる方、在職中ではあるが先々では転職を考えている方など、一人ひとりの背景に合ったアドバイスを提供。サービスの登録・利用料はすべて無料なので、ぜひお気軽にご相談ください。
名刺交換に関するQ&A
ここでは、名刺交換に関するさまざまなお悩みや疑問について、Q&A方式で解決していきます。
名刺交換をするタイミングを逃してしまいました…
用件が済んだあと、「恐れ入りますが、お名刺を1枚頂戴してもよろしいでしょうか？」と聞いてください。相手が遅れてきたりその場の状況によったりして、名刺交換をするタイミングを逃してしまうこともあるでしょう。その際は、最後に改めて声を掛けても問題ありません。
名刺入れはどんなものでも良いですか？
TPOに合わせた、自分らしい名刺入れを選びましょう。名刺入れは、意外と相手に見られているものです。華美な装飾や素材のものは良い印象を与えない可能性があります。色や形、質などにこだわり、ビジネスツールとして丁寧に扱いましょう。日頃のメンテナンスも重要です。
名刺が不要になった際はどうする？
名刺が不要になったら、シュレッダーにかけて処分してください。名刺には個人情報が多く記載されています。情報漏洩につなげないためにも、現物だけでなくコピーした書類も同時にシュレッダーにかけて処分するようにしましょう。
名刺の良い保管方法はありますか？
いつでも見返せるよう、専用フォルダなどへ保管するのがおすすめです。名刺を受け取った日にちや相手の印象などを書いたメモをつけておくと、すぐに思い返せて便利です。また、最近では名刺情報をデータで管理できるソフトやアプリなども増えているので、仕事の効率化につながるような方法を選びましょう。
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一人ひとりの経験、スキル、能力などの違いを理解した上でサポートすることを心がけています！
京都大学工学部建築学科を2010年の3月に卒業し、株式会社大林組に技術者として新卒で入社。
その後2012年よりレバレジーズ株式会社に入社。ハタラクティブのキャリアアドバイザー・リクルーティングアドバイザーを経て2019年より事業責任者を務める。
