始末書や顛末書とは、仕事中にトラブルやミスが発生してしまったときに、提出を求められる書類です。このコラムでは、始末書や顛末書とはどのようなものなのかについてや、それぞれの書類の書き方などについて解説しています。また、始末書と顛末書の違いも紹介。いざというときに困らないよう、知識を身につけて備えておきましょう。

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始末書とは

始末書とは、会社で不祥事や問題が発生した際に、ことの経緯と謝罪の念を記載し提出する書類です。書類を提出する目的は、事実を明らかにすることや、それによって再発を防止したり、危機管理能力を向上させたりすることでしょう。会社への提出義務はもちろんのこと、取引先やお客さまなど、外部から提出を求められる場合もあります。一般的には、社内処分に相当するレベルのことを起こした際に、提出する書類と認識されているようです。始末書の提出を求められる一般的な言動には、以下のようなものがあります。

• ・会社の規定に沿わない
  ・金銭に関わる不正行為や虚偽報告
  ・取引先への無礼な言動

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顛末書とは

始末書とよく似た言葉に「顛末書」があります。顛末書とは、ミスやトラブルなどが生じた際に、ことの最初から終わりまでを詳しく説明した書類です。顛末書の読み方は「てんまつしょ」で、辞書で調べると「一部始終」と出てきます。顛末書を書くときは、ミスやトラブルがどのような経緯で発生し、どう対応したのかなど、時系列で記入しましょう。顛末書の提出を求められる一般的な場面は、以下のようなものがあります。

• ・商品に不備があったとき
  ・サービスに不具合が生じたとき
  ・手続きにミスがあったとき

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始末書と顛末書の違い

始末書と顛末書の大きな違いは、記入する内容が挙げられます。始末書には、反省や謝罪といった主観的な内容が必要です。そのため、トラブルを起こした本人が手書きで作成するのが望ましいとされています。一方、顛末書は事態の経緯を示すものであり、トラブルの経緯について、客観的な説明が求められる書類です。よって、作成者はトラブルを起こした当事者でなくても構わないとされていることがあります。顛末書は、パソコンでの作成が適しているでしょう。
会社の処分対象にはならない程度のトラブルの際は、始末書が必要とされるようです。しかし、これらの書類に社会で共通のルールはなく、会社独自のルールが設けられている場合もあります。始末書や顛末書に限らず、書類の提出を求められた場合は、適切な書類を作成してください。上司や先輩などに相談するか、社内規定のマニュアルなどを参考にすると、作成しやすいでしょう。

始末書や顛末書の書き方

始末書や顛末書を書くことになった場合、どのような内容を書いたら良いか、分からない人は多いでしょう。業務でトラブルが発生したときに焦らないよう、一般的な記入内容を知っておくと安心です。ここでは、一般的な始末書や顛末書に記入すべき事項を紹介しているので、確認しておきましょう。

1.日付

始末書や顛末書には、作成日もしくは提出日を記載します。ただし、会社から日付を指定される場合があるので、提出直前まで空白にしておく方が賢明でしょう。

2.宛先

提出先は、社長や人事担当の取締役、人事部長などとなることが一般的です。企業体制や本人の立場、始末書や顛末書の内容次第で、宛先に違いが出るため、あらかじめ確認しておきましょう。

3.タイトル

書類のタイトルには「始末書」もしくは「顛末書」と記載します。内容は本文に書くため、簡潔なタイトルで問題ありません。「〇〇における始末書」や「△△についての顛末書」など、タイトルに詳細な内容を記載しないようにしましょう。

4.本文

本文に書くべき内容は、始末書と顛末書でそれぞれ異なります。始末書の場合はトラブルの経緯や対応・対策、お詫びの内容を記載してください。顛末書の場合は、トラブル発覚までの経緯や被害内容、対応・対策などを記載しましょう。

始末書の場合

始末書の本文には、トラブルの内容を記載します。いつ・だれが・何を・どのように・どうしたかを詳しく述べ、なるべく専門用語を使わないことがポイントです。社外の人が読んでも意味が伝わるよう、丁寧に説明していきます。また、現在どのような状態にあるのかや、これからの防止策などもしっかり書きましょう。始末書では、トラブルが起こったことへの反省の気持ちを記載するのが一般的です。もう二度とこのようなことは起こさないという決意が伝わるよう、丁寧に書くと良いでしょう。「始末書の書き方を解説！手書き？注意点は？例文も紹介」では、始末書の例文を紹介しているので、あわせて参考にしてみてください。

顛末書の場合

顛末書ではトラブルの事実だけでなく、トラブル発覚までの経緯や発生した被害や損害の程度なども記入します。また、現状の対応や再発防止のための今後の対策、担当者としての意見などを客観的に記入すると良いでしょう。基本的に、顛末書は事実や経緯を記載するものです。しかし、担当者の意見を記入する際には、反省の意思を表明するようにしましょう。

5.自分の署名・捺印

始末書や顛末書の最後には、自分の所属部署と名前を記入し、印鑑を押します。

始末書や顛末書を提出するときの注意点

始末書や顛末書は、事態が落ち着いてから提出しましょう。また、社外の人間だけが読むとは限らないため、社内の常識を基準にせずに、誰が読んでも分かるような書き方をすることが大切です。

始末書と顛末書と似ている書類

反省文や経緯書も、始末書や顛末書と混同する人が多い書類です。また、会社に損害を与えるレベルのミスを犯したときは、始末書や顛末書では済まず、「進退伺い」が必要になる場面もあります。「進退伺い」については、「進退伺いの意味とは？書き方のポイントをテンプレート付きで紹介」で解説しているので、参考にしてください。以下では、反省文と経緯書について紹介します。

反省文

反省文とは、業務上で発生したミスやトラブルを振り返り、原因を考え、過ちを改める意思を書くものです。遅刻のような軽いミスについて書くケースが一般的で、勤務先の直属の上司に提出します。始末書や顛末書よりは、軽度のミスで用いられるでしょう。

経緯書

経過報告書とも呼ばれるもので、トラブルが発生した経緯や経過について報告するための書類です。始末書や顛末書との違いは、提出のタイミングでしょう。始末書や顛末書は、トラブル収束後に提出しますが、経緯書は、トラブルが続いているときに提出します。「いつ・どこで・誰が・何を・なぜ、どのように」という「5W1H」を意識して書きましょう。

本来であればこのような書類を提出するような事態は避けなければなりませんが、気をつけていてもミスは発生してしまいます。いざというときのために、始末書や顛末書を正しく理解し、備えておくと安心です。しかし、今の仕事が自分に合わずミスが続くようなら、転職を視野に入れてみるのも良いでしょう。

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