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始末書とは?顛末書との違いを知っておこう

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【このページのまとめ】

  • ・始末書はトラブルにおける経緯説明と謝罪の内容が入っている文書
    ・顛末書は主に「ことの経緯」がメインで、始末書に比べ軽いミスの発生時が対象
    ・書類はなるべく専門用語を避け、第三者が見てもわかりやすいように書くことが重要

仕事をする上で慎重に業務を進めていても、何かしらトラブルの発生は起こりうることです。原因は、自分自身の過失であったり相手のミスなどさまざま。自分のミスの場合、会社によっては「始末書」の提出を求める場合があります。ここでは、始末書とはどんなものなのか、何を書いたら良いのかなどを説明していますので参考にしてください。

◆始末書とは

会社などにおいて不祥事などが発生した際に、ことの経緯と謝罪の念を記載し提出する書類です。
書類を提出するのは、事実を明らかにすることで再発防止や危機管理能力の向上に繋げたいなどの狙いが挙げられます。
会社への提出義務はもちろんのこと、取引先など外部からも提出を求められる場合があるということを覚えておくと良いでしょう。

始末書の提出が必要とされる例として、会社の規定に沿わない金銭に関わる不正行為や虚偽報告などのほか、取引先への無礼な言動などが挙げられています。

一般的には、社内処分に相当するレベルのことを起こした際に提出する書類と認識されているようです。

よく似た言葉に「顛末書」があるので次項で紹介しています。併せて確認しておきましょう。


◆顛末書とは

顛末(てんまつ)を辞書で調べると、「一部始終」と出てきます。
そのため顛末書とは文字通り、ミスやトラブルなどことが生じた際における最初から終わりまでを、こと細かに説明した書類です。

「始末書」には、反省や謝罪などの内容を含める必要がありますが、「顛末書」ではあくまでも事態の経緯がメインとされています。

会社の規定や方針などによりそれぞれ違いがありますが、会社の処分対象にはならない程度のトラブル等に必要とされることが多いようです。

とはいえ、やはりこのような書類において書くべき内容には会社独自のルールを設定していることも少なくありません。
始末書や顛末書に限らず書類の提出を求められた場合は、上司などに相談したり社内規定のマニュアルなどを参考にしながら適切な書類を作成することが大切です。


◆書き方について

書類にはいったいどのような内容を書いたら良いのでしょうか。以下に一般的な必要事項と注意点を紹介していますのでご覧ください。

【日付】

作成日もしくは提出日を記載します。ただし、会社から日付を指定される場合があるので、提出直前まで空白にしておく方が良いかもしれません。

【宛先】

提出先は、社長や人事担当の取締役、人事部長など。企業体制や本人の立場によっても宛先に違いが出るため、予め確認が必要です。

【タイトル】

「始末書」もしくは「顛末書」と記載します。
「〇〇における始末書」や「△△についての顛末書」とするのはタブーです。内容については次にしっかり書くので、ここでは簡潔にタイトルをつけます。

【経緯】

トラブルの内容を記載します。いつ・だれが・何を・どのように・どうしたかを詳しく述べ、なるべく専門用語を使わないことがポイントです。社外の人が読んでも意味が伝わるよう丁寧に説明していきましょう。

【お詫び】

始末書の場合は、ここでトラブルが起こったことへの反省の気持ちを記載するのが一般的です。もう2度とこのようなことは起こさない決意が伝わるよう、丁寧に書き込みましょう。

【対応・対策】

現在どのような状態にあるのか、これからの防止策などにもしっかり書きます。

【自分の署名・捺印】

最後に自分の所属部署と名前を記入し印鑑を押します。


会社によっては、オリジナルのトテンプレートが用意されている可能性があるので、始末書や顛末書の提出を求められたら確認してみると良いでしょう。

本来、始末書を提出するような事態は極力避けたいものですが、本人の意志とは裏腹にタイミングや体調、うっかりしたミスのせいで思いがけないトラブルを起こしてしまうことは誰にでも起こりうる事かもしれません。

しかしながら、最新の注意を払っているのにもかかわらずミスが続いてしまうのであれば、仕事自体があなたに合っていない可能性もないとはいえないでしょう。

始末書などの提出以降、「周囲の目が気になる」「劣等感を抱くようになった」などで、会社での居心地の悪さを感じている方は、転職を考えてみるのも良いかもしれません。

20代の転職・就職を支援しているハタラクティブでは、お一人おひとりとしっかりヒアリングを行い求職者に適した職場をご案内しています。
自分の適性がわからないという方や転職自体に不安がある方もまずはご相談下さい。プロの就活アドバイザーが多彩なアドバイスであなたを応援します。

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