始末書とはどんな書類でどんな処罰になる？作成方法と注意点を確認しよう

仕事で失敗をしたとき、ミスの度合いによっては始末書処分となります。始末書とは懲罰の一種であり、書かせることで社員の反省を促すもの。では、どのような場面で作成が求められるのでしょうか。
本コラムでは、始末書の意味合いや作成方法、作成時の注意点などを紹介。始末書はどのように処遇に影響するのでしょうか。社会人として知っておくべき内容をまとめました。

始末書とは反省を促すための書類

始末書とは、勤務先でトラブルやミスを起こしたときに提出する書類のこと。軽い罰に感じる方が多いようですが、始末書も立派な「懲戒処分」の1つです。内容には、問題の一部始終を報告するだけでなく、反省や謝罪の意も記す必要があります。

始末書の概要と意味合い

始末書は懲戒処分の一種で、度合は下から2番目の「譴責（けんせき）」です。ただし、懲戒処分とはいっても譴責までは直接的な制裁はなく、始末書を書くこと自体が処分。
そのため、始末書には「反省させる」「再発を防止する」「謝罪の意を表す」という意味が込められています。

始末書を作成する場面

始末書の作成が求められるような場面・トラブルの事例は以下のとおりです。

・金銭的トラブル…会社の金銭や会社が保有する備品の紛失、機材や物品の破損、在庫や納品といったデータの不一致
・社外とのトラブル…顧客や取引先の物品の紛失や破損、配送の手違いや遅延
・社内規定違反…就業規則違反、一般常識から逸脱した行動、法律法規に違反する行為
・会社のイメージを損なう事例…無許可で社名を使用する行為、製品やサービスの不備、周辺住民への迷惑行為

すべての事例において、直接的なトラブルに限らず、データや損害賠償といった間接的なものも含まれます。

反省文や顛末書との違い

始末書に似た処罰・書類に「反省文」と「顛末書」がありますが、その違いは書類の記載内容と処分の度合いです。

反省文は始末書より軽い書類

一般的に、反省文は始末書より軽い処分です。始末書は懲戒処分の一種ですが、反省文はあくまでも「報告書」の類。本人に行動の反省を促す点は同じですが、遅刻や計算ミスの多発といった会社が大きな損失を受けない程度の内容で用いられるのが反省文です。

顛末書は「事柄が起きたいきさつ」を説明する報告書

顛末書とは、トラブルの原因や当時の状況を順を追って詳しく説明するとともに、再発防止のための対策を記す書類のこと。いわゆる「トラブル報告書」で、事実関係や因果関係を明確に記載します。

取引先や顧客には「詫び状」「謝罪文」が使われる

冒頭でも触れましたが、始末書とは社内でやり取りする書類のこと。提出先は所属する部署の部長や社長であることが一般的です。
社外とトラブルを起こした場合は、社内には「始末書」、社外には「謝罪文」や「詫び状」を作成して、経緯の説明と謝罪を伝えましょう。

始末書の作成方法

始末書は基本的に手書きで作成しますが、企業によってはフォーマットを用意しているようです。また、会社によっても「定型フォーマットに手書き」「定型フォーマットにパソコン打ち」など作成方法は異なるので、社内規定を閲覧したり上司に確認したりしましょう。

書き方の基本

始末書に記載するのは、記入年月日や所属・氏名、承認といった基本欄以外に「トラブル内容」「原因」「反省」「再発防止の旨」「寛大な措置のお願い」の5つ。また、ビジネス文書なので時候の挨拶や拝啓・敬具といった表現は必要ありません。

手書きの場合

縦書きの場合は、日付は冒頭ではなく本文のあとに記載します。近年では横書きの便箋の使用を許可する企業も。横書きの場合、日付は最上部の右寄せで記入しましょう。

パソコン作成の場合

パソコン作成の始末書を認めている会社もあるようです。ただし、自分の氏名と印は空欄にしておき、あとで自分で署名・捺印をしましょう。

ケース別の記載内容

以下は、ミス・トラブル別の始末書の例文です。本文のみを掲載しているので、参考にする場合は日付や宛先、タイトルなどを忘れずに記載してください。

遅刻の場合

私は、令和◯年◯月◯日から◯月◯日の◯日間のうち、◯日にわたって正当な理由なく無断で遅刻をしました。
このことにより、業務をはじめ関係先に多大な迷惑をおかけしたことを、深くお詫び申し上げます。
遅刻の原因は完全に私の不注意であり、社会人として恥ずべき行為と理解しております。
今後は同じことを起こさないよう自己管理に努め、十分注意して日々の業務に一層専心いたします。
信頼回復に向けて精進いたしますので、なにとぞ寛大な処置をお願い申し上げます。

書類を紛失した場合

このたび、令和◯年◯月◯日に、新商品に関するプレゼンテーション資料一式を紛失してしまいました。
コンビニエンスストアでトイレに寄った際に置き忘れ、30分後に気づいて戻った時には失くなっていました。
原因としては、私の管理不足であり、会社全体に多大なご迷惑をおかけしました。
現在、警察へ遺失物届けを出していますが、未だ連絡はありません。
今後はこのような事態が起こらないよう、所持する書類の管理を徹底するとともに、誓約の証として本書を提出いたします。
まずは、書面をもちまして深くお詫び申し上げます。

事故を起こした場合

この度は、私の不注意で交通事故を起こしてしまい、会社をはじめ関係各所に多大なるご迷惑をおかけしたことをお詫び申し上げます。
令和◯年◯月◯日の◯時◯分頃、県道◯◯線の◯◯交差点付近にて◯◯（事故原因）による追突事故を起こしました。
取引先の◯◯より帰社する途中で、使い慣れていた道であること、疲労が溜まっていたことから注意力が低下していたことが原因です。
私、相手方ともに怪我はありませんでしたが、相手様の乗用車と私が運転していた社用車を破損してしまいました。現在は総務部に修理願いを出すとともに、保険会社にも対応をお願いしております。
今後は安全運転をより一層心がけ、事故を二度と起こさないようここに誓います。

始末書の用紙

始末書は、会社指定のフォーマットがあればそれを使用しますが、特にない場合は自分で用紙を準備する必要があります。
もっとも一般的な始末書は、「便箋に手書き」のもの。使用する便箋に明確な決まりはありませんが、反省を示すためにも白の無地（罫線のみ）がおすすめです。
パソコン作成が許可されている場合は、白のOA用紙（コピー用紙）に出力しましょう。

サイズは、便箋の場合はB5、OA用紙の場合はA4またはB5が一般的。いずれも1枚にまとめ、封筒に入れるのが丁寧とされています。
封筒に入れる場合は三つ折りにし、B5なら長形4号、A4なら長形3号の白無地封筒を使用。表面にはなにも記載せず、裏面に自分の所属と氏名を記入しましょう。

始末書作成時に気をつけたい3つのポイント

始末書を作成するときは、以下の3ポイントに注意してください。

1.事実を述べる

保身を考えて、事実より軽度な内容を記載するのは良くありません。ミスを認めて反省し、事態の収拾に努め、再発防止に繋げる姿勢を示すことが好印象につながります。

2.誠実な内容

始末書の原因が自分にない場合、相手に責任転嫁をしたくなるでしょう。しかし、起きてしまった以上自分にも至らない点があったと反省し、素直に謝罪することが大切。誠実な内容を示すことは、その後の評価にも影響します。

3.簡潔な表現

結論が見えない回りくどい表現や分かりにくい表現は避け、誰にでも分かりやすい簡潔な表現を心がけてください。主観は控え、客観的視点を持って作成しましょう。

始末書を提出しても解雇にはならない

始末書を提出すると解雇になると考える方もいるようですが、それは間違い。始末書を書いただけで解雇にはなりません。

始末書の提出をもって懲罰となる

先に触れたように、始末書は立派な「懲戒処分」の1つ。始末書を書くこと自体が懲罰になっていますし、会社には1つの不始末に対しては1つの懲罰しか与えないという「一事不再理」を守る義務があります。そのため、同じ事由にも関わらず、始末書を提出してなお解雇処分を受けることはありません。

会社や上司が始末書提出を強要することはできない

知っておきたいのが「会社側は始末書の提出を求められるが、強制はできない」ということ。そもそも、始末書は会社の就業規則に提出の記載がないと作成を命令することはできませんし、会社と労働者の契約は「労働の提供と賃金の支払い」であり、精神的な服従ではありません。
また、日本では憲法によって「すべての人の内心の自由」が保障されています。個人的な思想や考え方は本人の自由意志であり、それを強制することは憲法で定められた権利に反すること。以上のことから、本人の意に反する場合は提出を拒否できるのです。

査定に影響が出る可能性はある

始末書の提出を拒否しても、それを理由とする解雇や処分を受けることは少ないでしょう。しかし、過去には「始末書の提出拒否が懲戒処分の対象になる」と判断された事例もあるため、処分の可能性はゼロではないと理解しておいてください。
また、懲戒処分を避けられても、査定には影響を及ぼす可能性が高め。定期昇給やボーナス額が減ることはあり得ます。

始末書処分が積み重なると解雇になることも

懲戒処分とはいえ、軽い処分である始末書。しかし、軽視して何度も始末書処分を受けていると、「改心が見られない」「業務を軽視している」と判断されて一段回上の「減給処分」になるでしょう。
さらにそれが続けば段階的に処分は重くなり、最終的に解雇につながることも。塵も積もれば山となるように、始末書も積み重なれば大きな処分となることを理解しておいてください。

ミスが多いと感じるなら転職を視野に入れよう

自分なりに仕事を頑張っているのにミスを頻発してしまうなら、仕事の適性を改めて考えてみましょう。

始末書やミスが多いと感じる場合は仕事が合ってない

人間だれでもミスはするもの。ですが、始末書レベルのミスを重ねてしまう場合、仕事が合っていない可能性が考えられます。合わない理由は勤務環境や業務内容などさまざまですが、ほとんどが適性不足でしょう。

自己分析を再度行って仕事の適性を見極めよう

「仕事の適性」とは、その業務に生かせる能力の有無や価値観から判断するもの。適性を見極めるためには、自己分析を行って自分を知ることが重要です。
過去の経験を棚卸しする、やりたくないことを考えてみる、過去のエピソードを「楽しかったこと」「辛かったこと」「成長につながったこと」などに分類してみるといった方法がおすすめ。
自分で分からない場合は、家族や友人に聞く「他己分析」も試してみましょう。

適性に合う仕事を見つけるならエージェントがおすすめ

自己分析で適性が分かっても、企業との相性は判断しにくいもの。そこで、企業情報に長けた就職エージェントを利用するのがおすすめです。
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