重大ミス発生？始末書を書く際の注意点と例文

2018/07/12

仕事をしている上で、誰にでもミスを犯してしまう場面はあるものです。そんな時、事の重大さによっては「始末書」を求められることも。
当コラムでは、始末書を書く際に注意したいこと、具体的な例文を交えて紹介しています。始末書を提出する事態を招かないのがベストですが、「もしもの時」の参考にしてみてください。

◆始末書が必要なケース

始末書とは、業務上のミスなど、会社への損失や何らかのトラブルが生じた際に、自身が勤務する会社へ提出し反省の意を表す書類のことを言います。
始末書が必要となるケースは、主に以下のような事柄が発生した場合です。

・会社に金銭的損失が発生した場合
・顧客や取引先とトラブルが生じた場合
・社内規定に違反した場合
・社会的イメージを損なう行為をした場合

始末書は、提出を求められた際に作成します。
また、部下の過失の場合、その上司が提出する場合もあります。

始末書と似た役割の書類で、「顛末書」があります。
違いは以下の点です。

【始末書】

事態の経緯と謝罪の意、再発防止のための対策を記す

【顛末書】

トラブルの原因や当時の状況を順を追って詳しく説明するとともに、再発防止のための対策を記す

始末書も顛末書も、あまり相違が無いように使われがちですが、厳密には始末書の方が反省や謝罪の色が濃い使い方をします。
また、取引先や顧客に向けてお詫びを伝える文章は、「詫び状」や「謝罪文」と呼ばれます。それぞれ混同しないように使い分けることが必要です。

◆始末書を書くときのポイント

始末書を書く際は、下記のような注意すべきポイントがあります。

・嘘をつかずに正直に事実を伝える
・シンプルな白色の便箋に手書きが一般的である
・最近ではPCでの作成が認められる場合もあるので、その場合はA4のOA用紙で作成する
・不始末やトラブル後、始末書を書くよう指示があったらできるだけ速やかに提出する

事実をありのまま記入し、自分のミスを素直に認め、謝罪する事が重要です。

 

◆始末書の書き方と例文

続いて、書類を紛失してしまった場合の始末書の例文を紹介します。

【宛先】

〇〇株式会社　代表取締役　〇〇様

【日付】

平成〇〇年〇〇月〇〇日

【タイトル】

始末書

【本文】

このたび、平成〇〇年〇〇月△△日に、新商品に関するプレゼンテーション資料一式を紛失してしまいました。
コンビニエンスストアでトイレに寄った際に置き忘れ、30分後に気づいて戻った時には失くなっていました。
原因としては、私の管理不足であり、会社全体に多大なご迷惑をおかけしました。
現在、警察へ遺失物届けを出していますが、未だ連絡はありません。
今後はこのような事態が起こらないよう、所持する書類の管理を徹底するとともに、誓約の証として本書を提出いたします。
まずは、書面をもちまして深くお詫び申し上げます。

【署名】

〇〇部
□□ □□

下記は、文章内の表現で気をつけるべきポイントです。

・ミスやトラブルの原因は自分もしくは自社にあることを認める
・反省不足と捉えられるので言い訳は書かない
・「～と思います」や「気をつけます」ではなく「～しません」「～します」と言い切る

起こってしまったことは、仕方がありません。
しかしミスを認めて反省し、事態の収拾に努め、再発防止に繋げることは必要不可欠です。
始末書を書くことになった時には、ルールを守って提出し、誠意を持って謝罪の気持ちを伝えましょう。

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