始末書の書き方とは？手書きでも良い？作成の注意点や例文を紹介

会社に始末書の提出を求められたものの、「始末書とは？」「書き方が分からない…」とお悩みの方もいるでしょう。始末書とは、業務でミスを起こしたときに提出する書類のことです。
このコラムでは、始末書の基本と書き方と例文を紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。また、反省文や顛末書などの類似書類との違いについても解説しています。

始末書とは反省を促すための書類

始末書とは、勤務先でトラブルやミスを起こしたときに提出する書類のこと。軽い罰と認識している方も多いようですが、始末書も立派な「懲戒処分」の1つです。内容には、問題の一部始終を報告するだけでなく、反省や謝罪の意も記す必要があります。

始末書の概要と意味合い

始末書は懲戒処分の一種で、比較的軽い処分にあたる「譴責（けんせき）」です。
始末書には「反省させる」「再発を防止する」「謝罪の意を表す」という意味があり、始末書を書くこと自体が処分となります。

始末書を作成する場面

始末書の作成が求められるような場面・トラブルの事例は以下のとおりです。

・金銭的トラブル…会社の金銭や会社が保有する備品の紛失、機材や物品の破損、在庫や納品といったデータの不一致
・社外とのトラブル…顧客や取引先の物品の紛失や破損、配送の手違いや遅延
・社内規定違反…就業規則違反、一般常識から逸脱した行動、法律法規に違反する行為
・会社のイメージを損なう事例…無許可で社名を使用する行為、製品やサービスの不備、周辺住民への迷惑行為

また、「会社でミスしちゃった！始末書の書き方って？」では上記以外の例も解説しているので、ぜひご覧ください。

始末書はいつ出す？
始末書は、処分が決まり次第、書き方に注意してすぐに提出しましょう。ただし、原則として事態が収束してから提出することになります。そのため、起こった出来事に対して調査や経過の見守りが必要な場合は、一旦口頭で上司に報告と謝罪を行いましょう。始末書が後回しになっても、なるべく早めに提出することが重要です。

始末書とほかの書類では書き方が異なる

始末書に似た処罰・書類に「反省文」や「顛末書」、「詫び状」、「謝罪文」などがあります。書類によって書き方や提出先、処分の度合いなどが異なるので、下記で詳しく確認しましょう。

反省文は始末書より軽い書類

一般的に、反省文は始末書より軽い処分です。始末書は懲戒処分の一種ですが、反省文はあくまでも「報告書」の類。遅刻や計算ミスの多発といった、会社が大きな損失を受けない程度の内容で用いられます。

顛末書は「事柄が起きたいきさつ」を説明する報告書

顛末書とは、トラブルの原因や当時の状況を、順を追って詳しく説明するとともに、再発防止のための対策を記す書類のこと。始末書と似ていますが、顛末書はいわゆる「トラブル報告書」で、事実関係や因果関係を明確に記載することが重要です。
始末書と違って、反省や謝罪をメインにした書き方ではないため、ミスをした本人以外の人が書く場合もあります。

取引先や顧客には「詫び状」「謝罪文」が使われる

始末書は社内においてやり取りする書類で、提出先は所属する部署の部長や社長であることが一般的です。
社外とトラブルを起こした場合は、社内には「始末書」、社外には「謝罪文」や「詫び状」を作成して、経緯の説明と謝罪を伝えます。相手に誠意が伝わる書き方を心掛けましょう。

始末書の具体的な書き方

始末書は基本的に手書きで作成しますが、企業によってはフォーマットを用意しているところもあります。また、会社によっても「定型フォーマットに手書き」「定型フォーマットにパソコン打ち」など書き方は異なるので、社内規定を閲覧したり上司に確認したりしましょう。

始末書に書く内容

始末書に記載するのは、「トラブル内容」「原因」「反省」「再発防止の旨」「寛大な措置のお願い」の5つです。もちろん、記入年月日や所属・氏名、承認といった基本欄も忘れずに記載しましょう。また、始末書はビジネス文書なので、時候の挨拶や拝啓・敬具といった表現は必要ありません。

始末書の書き方に関する注意点
始末書を手書きする場合は、縦書きと横書きで日付の書き方が異なります。縦書きの場合は、日付は冒頭ではなく本文のあとに記載しましょう。横書きの場合、日付は最上部の右寄せで記載します。
また、パソコンで始末書を作成する場合は、氏名と印は空欄にしておき、印刷後に手書きで署名・捺印をしましょう。

始末書の用紙

始末書は、会社指定のフォーマットがあればそれを使用しますが、特にない場合は自分で用紙を準備する必要があります。一般的には、「便箋に手書き」のものを使用する方が多いようです。便箋の種類に明確な決まりはありませんが、反省を示すためにも白の無地（罫線のみ）の使用をおすすめします。パソコン作成が許可されている場合は、白のOA用紙（コピー用紙）に出力しましょう。
サイズは、便箋の場合はB5、OA用紙の場合はA4またはB5が一般的です。いずれも1枚にまとめ、封筒に入れるのが丁寧とされています。
封筒に入れる場合は三つ折りにし、B5なら長形4号、A4なら長形3号の白無地封筒を使用。表面には何も記載せず、裏面に自分の所属と氏名を記入しましょう。

黒のインクで書く
始末書の作成には、黒インクのペンを使用しましょう。履歴書や職務経歴書などの書類は青インクで書く方もいますが、始末書はそれらとは意味合いが異なる書類。白い紙に黒インクで書くのが適切な書き方です。

シチュエーション別の始末書の書き方例文

この項目では、ミス・トラブル別に始末書の例文を紹介します。本文のみを掲載しているので、参考にする場合は日付や宛先、タイトルなどを忘れずに記載してください。

書類を紛失した場合

「このたび、令和◯年◯月◯日に、新商品に関するプレゼンテーション資料一式を紛失してしまいました。
コンビニエンスストアでトイレに寄った際に置き忘れ、30分後に気づいて戻ったときには失くなっていました。
原因としては、私の管理不足であり、会社全体に多大なご迷惑をおかけしました。
現在、警察へ遺失物届けを出していますが、未だ連絡はありません。
今後はこのような事態が起こらないよう、所持する書類の管理を徹底するとともに、誓約の証として本書を提出いたします。
まずは、書面をもちまして深くお詫び申し上げます。」

事故を起こした場合

「この度は、私の不注意で交通事故を起こしてしまい、会社をはじめ関係各所に多大なるご迷惑をおかけしたことをお詫び申し上げます。
令和◯年◯月◯日の◯時◯分ごろ、県道◯◯線の◯◯交差点付近にて◯◯（事故原因）による追突事故を起こしました。
取引先の◯◯より帰社する途中で、使い慣れていた道であること、疲労が溜まっていたことから注意力が低下していたことが原因です。
私、相手方ともに怪我はありませんでしたが、相手さまの乗用車と私が運転していた社用車を破損してしまいました。現在は総務部に修理願いを出すとともに、保険会社にも対応をお願いしております。
今後は安全運転をより一層心がけ、事故を二度と起こさないようここに誓います。」

遅刻の場合

「私は、令和◯年◯月◯日から◯月◯日の◯日間のうち、◯日にわたって正当な理由なく無断で遅刻をしました。
このことにより、業務をはじめ関係先に多大な迷惑をおかけしたことを、深くお詫び申し上げます。
遅刻の原因は完全に私の不注意であり、社会人として恥ずべき行為と理解しております。
今後は同じことを起こさないよう自己管理に努め、十分注意して日々の業務に一層専心いたします。
信頼回復に向けて精進いたしますので、なにとぞ寛大な処置をお願い申し上げます。」

遅刻によって始末書を書く機会が多い方は、フレックス制の会社に転職するのも一つの手です。フレックス制については「フルフレックスとは？メリット・デメリットや求人の数について」で詳しく解説しているので、ぜひチェックしてみてください。

始末書の書き方で気をつけるべき3つのポイント

始末書は、「事実を述べる」「誠実な内容」「簡潔な表現」を意識した書き方にすることが大切です。下記で詳しくみていきましょう。

1.事実を述べる

保身を考えて、事実よりも軽度な内容を始末書に記載するのは避けましょう。ミスを認めて反省し、事態の収拾に努め、再発防止への姿勢が伝わる書き方であれば、好印象につながります。

2.誠実な内容

始末書の対象となる事態が起きてしまった以上、誠実な内容を示して真摯に謝罪します。
もし、始末書の原因が自分にない場合は、相手に責任転嫁をしたり、相手を責めるような書き方をしたくなることもあるでしょう。しかし、自分にも至らない点があったと反省し、素直に謝罪することが大切です。誠実な内容を示すことは、その後の評価にも影響します。

3.簡潔な表現

始末書において結論が見えない回りくどい表現や分かりにくい表現は避け、誰にでも分かりやすい簡潔な書き方を心掛けてください。主観は控え、客観的視点を持って作成しましょう。

始末書を提出しても解雇にはならない

始末書を提出すると解雇になると考える方もいるようですが、解雇にはなりません。
先に触れたように、始末書は「懲戒処分」の1つで、書くこと自体が懲罰です。また、会社には1つの不始末に対しては1つの懲罰しか与えないという「一事不再理」を守る義務があります。そのため、同じ事由にも関わらず、始末書を提出してなお解雇処分を受けることはありません。

会社や上司は始末書の提出を強要できない

「会社側は始末書の提出を求めることができるものの、強制はできない」ということも知っておきましょう。そもそも、始末書は会社の就業規則に提出の記載がないと作成を命令することはできませんし、会社と労働者の契約は「労働の提供と賃金の支払い」であり、精神的な服従ではありません。
また、日本では憲法によって「すべての人の内心の自由」が保障されています。個人的な思想や考え方は本人の自由意志であり、それを強制することは憲法で定められた権利に反すること。以上のことから、本人の意に反する場合は始末書の提出を拒否できます。

査定に影響が出る可能性はある

始末書の提出を拒否しても、それを理由として解雇や処分を受けることは少ないでしょう。しかし、過去には「始末書の提出拒否が懲戒処分の対象になる」と判断された事例もあるため、処分の可能性はゼロではありません。また、懲戒処分を避けられても査定に影響を及ぼす可能性があり、定期昇給やボーナス額が減ることもあり得るでしょう。

始末書処分が積み重なると解雇になることも

懲戒処分とはいえ、軽い処分である始末書。しかし、軽視して何度も始末書処分を受けていると、「改心が見られない」「業務を軽視している」と判断され、「譴責」より一段回上の「減給処分」になる可能性もあります。さらに、それが続けば段階的に処分は重くなり、最終的に解雇につながることも。解雇された場合、再就職に影響が出る恐れもあるので注意しましょう。解雇後の転職活動の注意点は「解雇が再就職の際にばれると不利になる？失業手当への影響も解説！」でも解説しています。

始末書やミスが多いと感じるなら転職を視野にいれよう

自分なりに仕事を頑張っているのに始末書やミスが多くなってしまう場合は、転職を視野に入れましょう。今の仕事が自分に合っていない可能性があるため、適性がある分野の仕事にキャリアチェンジするのも一つの手です。

自己分析を再度行って仕事の適性を見極めよう

適性を見極めるためには、自己分析を行って自分を知ることが重要です。
自己分析には、過去の経験を棚卸しする、やりたくないことを考えてみる、過去のエピソードを「楽しかったこと」「辛かったこと」「成長につながったこと」などに分類してみるといった方法があります。うまく行かない場合は、家族や友人に自分の強みを聞く「他己分析」も試してみましょう。

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