始末書の書き方を解説!手書き?宛先は?例文も紹介

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この記事のまとめ

  • 始末書とは、仕事上のトラブルやミスを報告して反省を示すための書類
  • 始末書の書き方は白い便箋に縦の手書きが基本だが、パソコン作成を許可する企業もある
  • 始末書の書き方の注意点は、事実を簡潔な表現で述べること
  • 始末書の書き方は、ケースによって少し違いがあるため例文を参考にする
  • 始末書を書く失敗や事故が多いなら、転職を視野に入れるのも一つの手

始末書とは、仕事上のミスやトラブルを報告し、反省の意思を示すための書類です。ミスやトラブルは誰にでも起こることですが、始末書を書く機会は少なく「始末書とは?」「何を書いたらいいのかわからない…」とお悩みの方もいるでしょう。この記事では、始末書の目的や書き方、ポイントなどを詳しく解説します。
また、実践的で具体的な例文も紹介するので、始末書の書き方に悩んでいる方は、ぜひこの記事を参考にしてください。

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始末書の書き方で注意すべき3つのポイント

始末書は、「事実を述べる」「発生日時を正確に書く」「簡潔な表現」を意識した書き方が大切です。下記で詳しくまとめたので、参考にしてみてください。

事実を述べる

自分の責任を軽くすることばかり考えて、事実よりも軽度な内容を始末書に記載するのは避けましょう。失敗を認めて自省し、事態の収拾に努め、再発防止への姿勢が伝わる書き方であれば、好印象につながります。

発生日時を正確に書く

5W1Hを意識して、「いつ」「だれが」「どこで」「何をして」「どのように」「どうなったのか」を正確かつ明確に書きましょう。なぜなら、読む人が事実を把握しやすくするためです。

「この度、令和△年△月△月△時に、会社から借りている△△を△△駅のトイレに忘れてしまいました。自宅に帰宅後△時に紛失に気づき、急いで戻りましたがすでにトイレには無くなっていました。」

上記のように発生日時は曖昧にせず、できるだけ詳しく時系列にまとめましょう。

簡潔な表現を心掛ける

始末書は、結論が見えない回りくどい表現や分かりにくい表現方法は避け、誰にでも分かりやすい簡潔な書き方を心掛けてください。主観は控え、客観的視点を持って作成しましょう。

遅刻によって始末書を書く機会が多い方は、フレックス制の会社に転職するのも一つの手です。フレックス制は、「フルフレックスとは?メリット・デメリットとフルリモートとの違い」で詳しく説明しているので、ぜひチェックしてみてください。

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始末書とは

始末書とは、勤務先でトラブルやミスを起こしたときに提出する書類です。軽い罰と認識している方も多いようですが、始末書も立派な「懲戒処分」の1つです。始末書には「自省させる」「再発を防止する」「謝罪の意を表す」という意味があり、始末書を書くこと自体が処分となります。
始末書は、処分が決まり次第、書き方に注意してすぐに提出してください。ただし、原則として事態が収束してから提出します。そのため、起こった出来事に対して調査や経過の見守りが必要な場合は、一旦口頭で上司に報告と謝罪を行いましょう。

始末書と顛末書との違いとは

顛末書とは、トラブルの原因や当時の状況を、順を追って詳しく説明するとともに、再発防止のための対策を記す書類です。始末書と似ていますが、顛末書はいわゆる「トラブル報告書」で、事実関係や因果関係の明確な記載が重要です。始末書と違って、反省や謝罪をメインにした書き方ではないため、失敗をした本人以外の人が書く場合もあります。

始末書を書くとどうなる?

始末書を提出したからといって、解雇にはなりません。先に触れたように、始末書は「懲戒処分」の1つで、書くこと自体が懲罰です。また、会社には1つの不始末に対しては1つの懲罰しか与えない「一事不再理」を守る義務があります。そのため、同じ事由にも関わらず、始末書を提出してなお解雇処分を受けるケースはありません。

会社や上司は始末書の提出を強要できない

「会社側は始末書の提出を求められるものの、強制はできない」ことも知っておきましょう。そもそも、始末書は会社の就業規則に提出の記載がないと、作成を命令できませんし、会社と労働者の契約は「労働の提供と賃金の支払い」であり、精神的な服従ではありません。また、日本では憲法によって「思想及び良心の自由」が保障されています。個人的な思想や考え方は本人の自由意志であり、それを強制することは憲法で定められた権利に反します。以上より、本人の意に反する場合は始末書の提出を拒否できます。

参照元
衆議院
日本国憲法 全文 第三章

査定に影響が出る可能性はある

始末書の提出を拒否しても、拒否を理由として解雇や処分を受けるケースは少ないでしょう。しかし、過去には「始末書の提出拒否が懲戒処分の対象になる」と判断されたケースもあるため、処分の可能性はゼロではありません。また、懲戒処分を避けられても査定に影響を及ぼす可能性があり、定期昇給やボーナス額が減る可能性はあります。

始末書提出後もミスが改善されない場合は解雇になる可能性がある

始末書処分を軽視し、何度も繰り返してしまうと、「改心が見られない」「業務を軽視している」と判断され「減給処分」「出勤停止」「降格」「懲戒処分」と処分は重くなり、最終的に解雇につながるケースもあります。解雇された場合、再就職に影響が出る恐れもあるので注意しましょう。解雇後の転職活動の注意点は「解雇がばれると再就職は難しい?失業手当や転職活動への影響も解説!」でも説明しているので、ぜひチェックしてみてください。

【ケース別】始末書の書き方の例文

ここでは、ミス・トラブル別に始末書の書き方の例文を紹介します。本文のみを掲載しているので、参考にする場合は日付や宛先、タイトルなどを忘れずに書いてください。

書類を紛失したケース

「この度、令和△年×月×日に、新商品に関するプレゼンテーション資料一式を紛失してしまいました。△△駅でトイレに寄った際に置き忘れ、30分後に気づいて戻ったときには失くなっていました。
原因は私の管理不足であり、会社全体に多大なご迷惑をおかけしたことを反省しております。現在、警察へ遺失物届けを出していますが、まだ連絡はありません。
今後はこのような事態が起こらないよう、所持する書類の管理を徹底するとともに、誓約の証として本書を提出いたします。まずは、書面をもちまして深くお詫び申し上げます。」

事故を起こしたケース

「この度は、私自身の不注意によって交通事故を起こしてしまい、会社をはじめ関係各所に多大なるご迷惑をお掛けしたことをお詫び申し上げます。
令和△年×月×日の■時□分ごろ、県道△△線の××交差点付近にて□□(事故原因)による追突事故を起こしました。
取引先の△△より帰社する途中で、普段から通り慣れていた道であること、疲労が溜まっていたことから注意力が低下していたことが原因です。
私、相手方ともに怪我はありませんでしたが、相手さまの乗用車と私が運転していた社用車を破損してしまいました。現在は総務部に修理願いを提出し、保険会社にも対応をお願いしております。今後は安全運転をより一層心掛け、事故を二度と起こさないようここに誓います。」

遅刻したケース

「私は、令和△年×月□日から×月□日の▲日間のうち、×日にわたって正当な理由なく無断で遅刻をしました。このことにより、業務をはじめ関係先に多大な迷惑をおかけしたことを、深くお詫び申し上げます。
遅刻の原因は完全に私の不注意であり、社会人として恥ずべき行為と理解しております。
今後は二度と同じことを起こさないよう自己管理に努め、十分に注意して日々の業務に一層専心いたします。信頼回復に向けて精進いたしますので、何卒寛大な処置をお願い申し上げます。」

始末書の書き方は?破損や事故などの事例別の例文もご紹介」では、上記以外のケース別の例文も紹介しているので、ぜびご覧ください。

始末書の書き方【手書き・パソコン別に紹介】

始末書は基本的に手書きで作成しますが、企業によってはフォーマットを用意しているケースもあります。また、雛形があっても「定型フォーマットに手書き」「定型フォーマットにパソコン打ち」など書き方は異なるので、社内規定を閲覧したり上司に確認しましょう。

始末書を手書きするときの注意点

始末書を手書きするケースでは、縦書きと横書きで日付の書き方が異なります。縦書きの場合は、日付は冒頭ではなく本文のあとに記載しましょう。横書きの場合、日付は最上部の右寄せで記載します。

書く用紙

始末書の用紙は、会社指定のフォーマットがあればそちらを使用しますが、特にない場合は自分で用紙を準備する必要があります。一般的には、「便箋に手書き」のものを使用する方が多いようです。便箋の種類に明確な決まりはありませんが、カラフルなものや柄があるものは不真面目に捉えられてしまう可能性があるため、反省を示すためにも白の無地(罫線のみ)の使用をおすすめします。

始末書は黒のインクで書く

始末書の作成には、黒インクのペンを使用しましょう。履歴書や職務経歴書などの書類は青インクで書く方法もありますが、始末書は履歴書などとは意味合いが異なる書類。白い紙に黒インクで書く方法が適切です。

封筒

封筒に入れる場合は三つ折りにし、B5なら長形4号、A4なら長形3号の白無地封筒を使用。表面には何も記載せず、裏面に自分の所属と氏名を記入しましょう。

始末書をパソコンで書くときの注意点

パソコンで始末書を作成する方法は、氏名と印は空欄にしておき、印刷後に手書きで署名・捺印をしましょう。

始末書を書く用紙

パソコンで作成する際は、白のOA用紙(コピー用紙)に出力する方法をとりましょう。サイズは、便箋の場合はB5、OA用紙の場合はA4またはB5が一般的です。1枚にまとめ、封筒に入れるのが丁寧とされています。

封筒

手書きのときと同じように、封筒に入れる場合は三つ折りにし、B5なら長形4号、A4なら長形3号の白無地封筒を使用。表面には何も記載せず、裏面に自分の所属と氏名を記入しましょう。

始末書や失敗が多いなら転職もひとつの手段

自分なりに仕事を頑張っているのに始末書やミスが多くなってしまう場合は、転職を視野に入れましょう。今の仕事が自分に合っていない可能性があるため、適性がある分野の仕事にキャリアチェンジする方法もあります。

自己分析を行い仕事の適性を見極める

適性を見極めるためには、自己分析を行って自分を知る方法があります。自己分析には、過去の経験を棚卸しする、やりたくないことを考えてみる、過去のエピソードを「楽しかったこと」「辛かったこと」「成長につながったこと」などに分類する方法があります。自己分析の方法が分からない方は、「自己分析のやり方が知りたい!ノートを使った簡単でおすすめの方法をご紹介」を参考にしてみてください。
それでもうまく行かない場合は、家族や友人に自分の強みを聞く「他己分析」も試してみましょう。

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自己分析で適性が分かっても、企業との相性は判断しにくいもの。そこで、企業情報に長けた就職エージェントを利用するのがおすすめです。就職エージェントとは、民間企業が運営する就職支援サービス。就職市場に精通したプロのアドバイザーが在籍し、経験や適性などから一人ひとりに合った求人を紹介してくれます。
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