「始末書の書き方が分からない」という人もいるでしょう。始末書とは、ミスやトラブルを報告するための書類です。始末書にはミスの詳細や謝罪の気持ち、再発予防策を記載します。事実を明確に、簡潔な表現でまとめましょう。
このコラムでは、始末書の書き方や目的、ポイントなどを詳しく解説します。実践的で具体的な例文も紹介するので、始末書の書き方に悩んでいる人は参考にして作成してみてください。

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始末書の書き方で注意すべき3つのポイント

始末書は、「事実を述べる」「発生日時を正確に書く」「簡潔な表現」を意識した書き方が大切です。

下記で詳しくまとめたので、参考にしてみてください。

1.事実を述べる

始末書では、正確な事実を記載します。自分の責任を軽くすることばかり考えて、事実よりも軽度な内容を始末書に記載するのは避けましょう。失敗を認めて自省し、事態の収拾に努め、再発防止への姿勢が伝わる書き方であれば、好印象につながります。

2.発生日時を正確に書く

ミスやトラブルの詳細を記載する際は、5W1Hを意識して正確に記入しましょう。「いつ」「誰が」「どこで」「何をして」「どのように」「どうなったのか」を明確に書きます。そうすることで、読む人が正確な事実を把握しやすくなるでしょう。

＜例＞
「この度、令和△年△月△日△時に、会社から借りている△△を△△駅のトイレに忘れてしまいました。自宅に帰宅後△時に紛失に気づき、急いで戻りましたがすでにトイレには無くなっていました」

上記のように発生日時はできるだけ詳しく時系列にまとめ、曖昧にしないようにしましょう。

3.簡潔な表現を心掛ける

始末書は、結論が見えない回りくどい表現や分かりにくい表現方法は避け、誰にでも分かりやすい簡潔な書き方を心掛けましょう。主観は控え、客観的な視点をもって作成することで、事実や謝罪、再発防止策が伝わりやすい文章になります。

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始末書とは？基本を確認しよう

始末書とは、勤務先でトラブルやミスを起こしたときに提出する書類です。軽い罰と認識している人も多いようですが、始末書も立派な「懲戒処分」の一つ。始末書を書くこと自体が処分となります。

始末書は、処分が決まり次第、書き方に注意してすぐに提出しましょう。

以下で始末書の基本を説明するので、参考にしてみてください。

始末書の提出が必要な場合

始末書の提出が必要な場合の例は、以下のとおりです。

• ・備品を破損したとき
• ・データや書類を紛失したとき
• ・ミスによって取引先に迷惑を掛けたとき
• ・寝坊したとき
• ・交通事故を起こしたとき

上記のミスやトラブルがあった場合に作成することが多いでしょう。原因を簡潔にまとめ、再発防止策を記入します。

始末書の目的

始末書は、謝罪の気持ちを伝え、再発を防止するために作成します。事実や再発防止策をまとめるなかで、深く反省の気持ちをもてるでしょう。また、会社にとってはトラブルの原因をまとめ、処分の証拠として残す書類になります。

始末書の内容　

始末書にはミスやトラブルの内容や謝罪、再発予防策を記載します。始末書作成に必要な内容は以下のとおりです。

発生日時

ミスやトラブルの詳細を記載する際に、正確な発生日時が必要になります。長期間に渡ってトラブルが続いた場合は、時系列に沿って記載すると良いでしょう。

内容・状況

ミスやトラブルの内容や、その結果起こった事実について記載します。言い訳などは書かず、分かりやすく簡潔に事実を伝えましょう。

反省・謝罪

ミスやトラブルを起こしたことに対して謝罪の気持ちを述べます。二度と同じミスを起こさないよう、真摯な態度で反省する気持ちを伝えましょう。

今後の対応

始末書には、必ず再発防止策を記載します。同様のミスを繰り返さないよう、改善策を考えて記載しましょう。有効な改善策が明確に書かれていれば、反省や謝罪の気持ちがより伝わります。

押印

始末書には自分の名前とともに押印をします。文章の内容に責任をもつという意味を込めて、ビジネス用の印鑑をきれいに押しましょう。始末書は事実を証明する証拠となる書類です。押印を失敗してゆがんでしまった場合は、書類を作り直しましょう。

提出期限

始末書は、ミスやトラブルがあった当日もしくは翌日に提出を求められるのが一般的です。会社によって規定がある場合があるので、提出を求められた場合は期限を確認してみましょう。期限に余裕があった場合でも、詳細を覚えているうちに早めに作成するのがおすすめです。

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始末書の効果と影響

この項では、始末書を作成する効果と影響を紹介します。提出することで、何か影響があるのか気になっている人は、参考にしてみてください。

提出することによる効果

始末書を作成することで、ミスの防止や組織全体でのパフォーマンス向上に活かせます。始末書を提出することによる効果は以下のとおりです。

反省しミスの再発防止に活かす

始末書を作成することで反省の気持ちが深まり、再発防止に活かせるでしょう。事実を文章でまとめることで気持ちが整理されます。また、再発防止のための対策を考えることで今後同じミスを起こさないよう注意できるでしょう。

組織づくりに活かす

ミスやトラブルを起こした人には始末書を作成して改善してもらうことで、組織全体の意識を高められるでしょう。トラブルを起こした人に何も対処せず放っておく企業では、従業員から不信感を抱かれてしまう可能性も。ミスやトラブルに対しては適切に処分を行い、生産性やモチベーションを保つことで、組織づくりに活かせるでしょう。

会社や上司は始末書の提出を強要できない

会社側は、始末書の提出を強要できません。そもそも、始末書は会社の就業規則に提出の記載がないと、作成を命令できないものです。また、会社と労働者の契約は「労働の提供と賃金の支払い」であり、精神的な服従ではありません。

さらに、日本では憲法によって「思想及び良心の自由」が保障されています。個人的な思想や考え方は本人の自由意志であり、それを強制することは憲法で定められた権利違反です。以上のことから、本人の意に反する場合は始末書の提出を拒否できることも知っておきましょう。

参照元
衆議院
日本国憲法　全文　第三章

査定に影響が出る可能性はある

始末書の提出を拒否しても、拒否を理由として解雇や処分を受けることは少ないでしょう。しかし、過去には「始末書の提出拒否が懲戒処分の対象になる」と判断された事例もあるため、処分の可能性はゼロではありません。また、懲戒処分を避けられても査定に影響を及ぼす可能性があり、定期昇給やボーナス額が減る場合があります。

【状況別】始末書の書き方の例文

ここでは、ミス・トラブル別に始末書の書き方の例文を紹介します。本文のみを掲載しているので、参考にする場合は日付や宛先、タイトルなどを忘れずに書いてください。

書類を紛失した場合

「この度、令和△年×月×日に、新商品に関するプレゼンテーション資料一式を紛失してしまいました。△△駅でトイレに寄った際に置き忘れ、30分後に気づいて戻ったときには失くなっていました。

原因は私の管理不足であり、会社全体に多大なご迷惑をお掛けしたことを反省しております。現在、警察へ遺失物届けを出していますが、まだ連絡はありません。

今後はこのような事態が起こらないよう、所持する書類の管理を徹底するとともに、誓約の証として本書を提出いたします。まずは、書面をもちまして深くお詫び申し上げます。」

事故を起こした場合

「この度は、私自身の不注意によって交通事故を起こしてしまい、会社をはじめ関係各所に多大なるご迷惑をお掛けしたことをお詫び申し上げます。

令和△年×月×日の■時□分ごろ、県道△△線の××交差点付近にて□□（事故原因）による追突事故を起こしました。

取引先の△△より帰社する途中で、普段から通り慣れていた道であること、疲労が溜まっていたことから注意力が低下していたことが原因です。

私、相手方ともに怪我はありませんでしたが、相手さまの乗用車と私が運転していた社用車を破損してしまいました。現在は総務部に修理願いを提出し、保険会社にも対応をお願いしております。今後は安全運転をより一層心掛け、事故を二度と起こさないようここに誓います。」

遅刻したケース

「私は、令和△年×月□日から×月□日の▲日間のうち、×日にわたって正当な理由なく無断で遅刻をしました。このことにより、業務をはじめ関係先に多大な迷惑をお掛けしたことを、深くお詫び申し上げます。

遅刻の原因は完全に私の不注意であり、社会人として恥ずべき行為と理解しております。

今後は二度と同じことを起こさないよう自己管理に努め、十分に注意して日々の業務に一層専心いたします。信頼回復に向けて精進いたしますので、何卒寛大な処置をお願い申し上げます。」

ミスにより取引先に損害を与えた場合

「私は、令和△年△月△日発注業務において入力ミスをし、多大なご迷惑をお掛けしました。このことにより、取引先の納期に間に合わず、大幅に延長してもらう事態となったことを深く反省しております。

今後は入力ミスが発生しないよう、ダブルチェックを徹底していきます。業務フローを改善し、同様のミスが起こらないよう徹底してまいります。この度は、申し訳ございませんでした。」

例文では、具体的なミスの内容とその対策を明確に述べることで、誠意と再発防止への意思を伝えています。明確な対策提案と謝罪の表現が重要です。

 

始末書の提出様式や書き方

始末書の提出様式や書き方をご紹介します。手書きする場合とパソコンで作成する場合を紹介するので、それぞれ参考にして自分に合った方法で作成してみてください。

始末書を手書きするとき

手書きする場合は、一般的に「便箋に手書き」する人が多いでしょう。始末書の用紙は、会社指定のフォーマットがあればそちらを使用しますが、特にない場合は自分で用紙を準備する必要があります。縦書きと横書きで日付の書き方が異なるので注意が必要です。縦書きの場合は、日付は冒頭ではなく本文のあとに記載しましょう。横書きの場合、日付は最上部の右寄せで記載します。

様式

便箋の種類に明確な決まりはありませんが、カラフルなものや柄があるものは不真面目に捉えられてしまう可能性があるでしょう。反省を示すためにも白の無地（罫線のみ）の使用をおすすめします。#始末書は黒のインクで書く

始末書の作成には、黒インクのペンを使用しましょう。履歴書や職務経歴書などの書類は青インクで書く方法もありますが、始末書は履歴書などとは意味合いが異なる書類。白い紙に黒インクで書く方法が適切です。

封筒

封筒に入れる場合は三つ折りにし、B5なら長形4号、A4なら長形3号の白無地封筒を使用します。表面には何も記載せず、裏面に自分の所属と氏名を記入しましょう。

始末書をパソコンで書くとき

パソコンを使用して始末書を作成しても構いません。その場合、氏名と印は空欄にしておき、印刷後に手書きで署名・捺印をします。

様式

パソコンで作成する際は、白のOA用紙（コピー用紙）に出力します。サイズは、OA用紙の場合はA4またはB5が一般的です。1枚にまとめ、封筒に入れるのが丁寧とされています。

封筒

手書きのときと同じように、封筒に入れる場合は三つ折りにし、B5なら長形4号、A4なら長形3号の白無地封筒を使用します。表面には何も記載せず、裏面に自分の所属と氏名を記入しましょう。

始末書や失敗が多いなら転職も検討しよう

自分なりに仕事を頑張っているのに始末書やミスが多くなってしまう場合は、転職を視野に入れましょう。今の仕事が自分に合っていない可能性があるため、適性がある分野の仕事にキャリアチェンジすることでミスを減らせる可能性があります。

自己分析を行い仕事の適性を見極める

適性を見極めるためには、自己分析を行って自分を知る方法がおすすめです。自己分析には、過去のエピソードを「楽しかったこと」「つらかったこと」「成長につながったこと」などに分類する方法があります。

自己分析の方法が分からない人は、「自己分析のやり方が知りたい！ノートやツールを使って実践しよう」を参考にしてみてください。

それでもうまく行かない場合は、家族や友人に自分の強みを聞く「他己分析」も試してみましょう。

適性に合う仕事を見つけるならエージェントがおすすめ

企業情報に長けた就職・転職エージェントを利用すれば、より適性に合う仕事を見つけられるでしょう。就職・転職エージェントとは、民間企業が運営する就職支援サービスです。自己分析で適性が分かっても、企業との相性は判断しにくいもの。しかし、就職・転職エージェントなら、就職市場に精通したプロのキャリアアドバイザーが在籍し、経験や適性などから一人ひとりにあった求人を紹介してくれます。また、面接対策や書類添削、就職に関する相談などにも対応しているので、より効率的に就活が進められるでしょう。

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始末書の書き方に関するQ＆A

始末書の書き方に関する質問にQ&A方式で回答します。

始末書を何枚書いたら解雇されますか？

始末書の枚数によって解雇が決まることはありませんが、始末書を繰り返し提出するようなミスをした場合、信用が落ちて解雇につながる可能性があります。違反行為の内容や頻度、反省の態度や再発防止に向けた姿勢が重要でしょう。
解雇されるのはどのような場合か気になる人は、「仕事でミスをしたらクビになる？失敗例や解雇されるケースをご紹介」のコラムもご一読ください。

始末書を手書きで書くメリットはありますか？

手書きで始末書を作成することで、より誠意や反省の気持ちを伝えられる可能性があります。始末書では再発防止の対策とともに、反省の気持ちを伝えることも重要です。心を込めて丁寧に作成しましょう。

始末書は強制ですか？

企業は従業員に始末書の作成を強要することはできないため、強制ではありません。しかし、始末書を書くようなミスを繰り返している場合は、自分の適性が仕事に合っていない可能性があります。転職して心機一転を図るのも一つの方法でしょう。
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