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履歴書のPDFをメールで送る方法とは？知っておくべきポイントを解説
更新日
この記事のまとめ
- 履歴書をPDF化したら、パスワードを忘れずに設定しよう
- メールは「宛先」「氏名」「用件」「締めの言葉」「署名」という流れで作成する
- 署名には「氏名」「住所」「電話番号」「メールアドレス」を記載する
- メール送信前に必ず見直し、誤字脱字や記載漏れがないか確認しよう
「履歴書のPDFをメールで企業に送りたいけど、適切な方法が分からない…」という方もいるでしょう。企業にメールで履歴書を送る際は、「分かりやすい件名にする」「パスワードを設定する」など、知っておくべきポイントがあります。このコラムでは、履歴書のPDFをメールで送る際のポイントや例文などをご紹介。「履歴書をPDFで提出する方法が分からない」という方は、ぜひチェックしてください。
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履歴書のPDFをメールで送る際のポイント
履歴書をメールで適切に送るには、「PDF化する」「件名に用件と氏名を入れる」「パスワードを設定する」などのポイントを押さえておくことが大切です。以下で、それぞれについて解説します。
PDF化する
手書きの履歴書の場合は、スキャンしてPDF化します。WordやExcelで履歴書を作成した場合はPDF形式に変換しましょう。PDF形式にしたいときは、「名前を付けて保存」を選択し、ファイルの種類を「PDF」にすると変換できます。
件名に用件と氏名を入れる
「履歴書ご送付の件（氏名）」「○○応募の件（氏名）」のように内容や送信者が分かる件名にしましょう。件名が「ご確認お願いします」といった文言だけだと、目的や送信者がひと目で分からず、ほかのメールに紛れて気づかれない可能性があります。
応募書類は分かりやすいファイル名にする
PDFのファイル名は採用担当者が管理しやすくなるよう分かりやすいものにします。たとえば、「240710履歴書（氏名）」のように、日付やファイルの内容、氏名を記載すると丁寧です。
応募書類にパスワードを設定する
履歴書には個人情報が記載されているため、パスワードを設定することが基本です。パスワードを設定しないと、企業によっては「情報管理に疎い」と判断されることも。設定したら、履歴書を添付するメールとは別にパスワードを知らせるメールを送りましょう。WordやExcelからPDFに変換する際のパスワードの具体的な設定方法は、「履歴書をメールで提出するときの貼付方法や送り方は？例文とあわせて紹介！」のコラムでまとめているので参考にしてください。
写真もデータ化して履歴書に添付しよう
手書きではなくパソコンで履歴書を作成した場合は、写真もデータ化して添付する必要があります。具体的な方法は、「データ化できる証明写真機を使う」「スマホのアプリで撮影したあとにパソコンに取り込む」「証明写真をスキャンし画質を調整する」などです。「履歴書をメールで送るとき写真はどうする？添付方法を詳しく解説！」のコラムでは、写真をデータ化する方法や、注意点などについてまとめているのでチェックしてみてください。履歴書のPDFをメールで送る際の本文の構成
履歴書のPDFを添付するメールは、以下の構成で作成します。
メールの本文に入れる内容
- ・宛先
・氏名
・用件
・締めの言葉
・署名
宛先は「株式会社○○ 人事部 △△様」のように正式名称で書きます。「（株）○○」のように略さないようにしましょう。また、担当者の名前が分からない場合は、「採用ご担当者様」とします。なお、署名に記載する内容は、次の項で紹介します。転職活動の場合は、会社のメールアドレスは使用せず、個人で使うものを載せましょう。
署名に入れる内容
- ・氏名
・郵便番号、住所
・電話番号
・メールアドレス
署名には上記の情報を記載すると丁寧です。署名は本文との境目が分かるよう、「-」や「=」の記号で区切るのがおすすめです。
メールを作成できたら、送信前に必ず見直し、誤字脱字や記載漏れがないか確認してください。企業に送るメール本文の構成のポイントについては、「転職のメールはどう返信する？基本的な書き方と注意点とは？例文もご紹介！」のコラムでもまとめているので、あわせてご覧ください。
履歴書のPDFをメールで送る際の例文
履歴書のPDFをメールで送る際の例文は以下のとおりです。
件名：中途採用応募の件（就活太郎）
本文：
株式会社○○○
採用ご担当者様
はじめまして。
就活太郎と申します。
△△で貴社の求人情報を拝見し、これまでの□□の経験を活かせるのではと思い、△△職に応募させていただきました。
メールにて履歴書を送付させていただきますので、ご査収の程よろしくお願い申し上げます。
なお、履歴書には念のためパスワードを設定しております。後ほどメールでお送りしますので、ご確認いただけますでしょうか。
お忙しいところ恐縮ですが、確認、検討していただき、面接の機会をいただけますと幸いです。
何卒、よろしくお願い申し上げます。
———————————–——————–
就活太郎
〒○○○-○○○○ 東京都渋谷区○○△-△-△
電話番号：090-××××-△△△△
メールアドレス：syukatsutaro@×××.jp
———————————–——————–
履歴書をPDFで企業に送る場合は、紹介したポイントを押さえ、印象アップにつながるメールを作成しましょう。
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一人ひとりの経験、スキル、能力などの違いを理解した上でサポートすることを心がけています！
京都大学工学部建築学科を2010年の3月に卒業し、株式会社大林組に技術者として新卒で入社。
その後2012年よりレバレジーズ株式会社に入社。ハタラクティブのキャリアアドバイザー・リクルーティングアドバイザーを経て2019年より事業責任者を務める。
