キャパオーバーとはどんな状態？起こる原因と5つの対処法

「キャパオーバーかも…」と悩んでいる方はいませんか？キャパオーバーで仕事を抱えきれなくなると、私生活や心身の健康にも悪い影響が及んでしまいます。キャパオーバーに対処するには、キャパオーバーのサインを知り、自分で自覚することが重要です。
このコラムでは、キャパオーバーの具体例や、予防・対処方法について詳しく紹介。頼まれたら断れずに処理しきれないほどの業務を引き受けてしまう人は、ぜひ参考にしてみてください。

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キャパオーバーとはどんな状態？

キャパオーバーとは、「人または物の能力や許容範囲の限界を超えた状態」「精神的に限界に達している状態」のときに使われることが多いようです。

そもそもキャパオーバーは「キャパシティーオーバー」の略語のこと。たとえば、「私の部下がキャパオーバーに陥っている」「パソコンの容量はすでにキャパオーバーなのでこれ以上のツールは入れられない」などという表現でよく使われます。

業務が多過ぎてこなしきれていなかったり残業が続いていたりすると、キャパオーバーになっている状態といえるでしょう。

キャパオーバーにつながる7つの原因

キャパオーバーを起こす原因は「悩みが多い」「優先順位がきめられない」といったことが考えられるでしょう。

先述したように、ビジネスシーンにおける「キャパオーバー」は、自分の能力や許容範囲を超えている状態のことです。ここでは、キャパオーバーにつながると考えられる原因を7つ、ご紹介します。

1.仕事やプライベートなどで多くの悩みを抱えている

多くの悩みを抱えていると仕事をしているときも常にそのことを考えてしまい、ほかのことが手につかなくなってしまいます。悩みに気をとられ業務に集中できず効率が落ちてしまい、結果的にキャパオーバーへとつながってしまうでしょう。

2.一人で仕事を抱え込んでしまう

人に頼ることができず仕事を一人で抱え込んでしまうのもキャパオーバーの原因の一つです。

仕事ではイレギュラーな業務が発生することもあり、想定していた業務量より増える可能性も。キャパオーバーを避けるためにも、想定外の事態になったときには遠慮せず、周りの同僚や上司を頼ることを心掛けましょう。

3.仕事の優先順位が分からない

仕事の優先順位が分からないことが原因で、キャパオーバーに陥ることもあるようです。

担当している仕事やタスクの優先順位が分からないと、先に片付ける必要のある仕事を後回しにしてしまい、期日が迫ってキャパオーバーになるといったことも。優先順位を考えないまま、目の前のタスクから取り組んでいると結果的に成果につながらず、業務の評価に影響してしまう可能性もあるでしょう。

4.自分のスキル以上の仕事を請け負ってしまっている

自分のスキル以上の仕事を請け負うと、常に100%の力を使い続け気持ちに余裕がなくなりキャパオーバーにつながることも考えられます。この状態が続くと精神的にも負担になり、体調不良を引き起こす原因にもなります。自分の許容範囲を見極め無理をしないことが大切です。

5.業務量が多く時間的な余裕を持てない

業務量が多過ぎて、時間に余裕がなくなるのもキャパオーバーを引き起こす原因に考えられます。

時間に余裕がない状態が続くと、一つひとつの業務に対する集中力が低下してミスを起こすことも。そもそも自分の勤務時間や処理能力を超えた業務量になっていないか、確認する必要があるでしょう。

6.業務量の見込みを誤ってしまう

業務量を過少に見込んでしまい、業務過多になりキャパオーバーになることもあるようです。業務経験が浅かったり初めてのタスクに取り組んだりしている場合、慣れていないために見通しを立てるのが難しくなりがちでしょう。

7.入社や転職したばかりで仕事に慣れていない

入社や転職したばかりの時期は、仕事に慣れることに必死で優先順位がつけられず、キャパオーバーしやすいといわれています。新しい環境、生活リズムの変化などにも慣れておらず、ストレスを抱えやすい時期でもあるでしょう。仕事面だけではなくプライベートも悩みが生まれることも考えられます。

キャパオーバーになる人に見られる特徴

キャパオーバーになる人にはいくつかの特徴があります。計画的に複数のタスクをこなせずにキャパオーバーになる場合もありますが、「頼みを断れない」「責任感が強い」などの特徴に当てはまる方は、キャパオーバーに陥りやすい傾向にあるでしょう。

責任感が強く完璧主義

責任感が強い人は、「自分の仕事を完璧に仕上げなければならない」「仕事を頼まれたら断れない」と思って努力します。そのため、作業に必要以上に時間を掛けてしまったり、満足いく結果を求めて改善を続けてしまったりすることも。さらに、ミスをしたときも責任感の強さから人一倍重く受け止めるため、ストレスが溜まってキャパオーバーになってしまいます。

また、完璧主義な性格の人は細部までこだわって業務を仕上げようとするので、必要以上に時間がかかり過ぎることも。業務が効率的に進まず、結果的にキャパオーバーになる可能性があるでしょう。

責任感が強く完璧主義な人はすべてを自分一人でやろうとしてしまいがちです。適度に周りに協力を求めることは、仕事の品質向上につながるでしょう。

複数の仕事のスケジュール管理が苦手

複数の仕事を同時進行で計画的に処理するのが苦手な人は、キャパオーバーになる特徴があるといえます。仕事を効率よく進めるには、やみくもに始めるのではなく一つひとつの作業内容を確認してタスクを分類することが重要です。

また、一日のなかでも「午前中はこのタスク」「午後はこの作業」などスケジュール管理をすることで、スムーズな作業が叶うでしょう。

周囲からの見られ方を気にして断れない

人の目を気にして断れないのも、キャパオーバーになる特徴だといえます。仕事を断ることによって、「嫌われるかもしれない」「仕事ができないと思われるかもしれない」と感じる人がいるようです。

周囲からの評価を気にし過ぎ余裕がないときでも仕事を引き受け、結果的に業務を終えることができずキャパオーバーになる場合もあります。

キャパオーバーになりそうなときに見られる兆候

キャパオーバーになりそうなときは、以下のような兆候が出やすいといわれています。最近仕事で疲れを感じている方は、自分に当てはまるところがないかどうかチェックしてみてください。

いらだちが収まらず情緒不安定になる

上司や同僚に対してイライラする頻度が増えたときは、キャパオーバーになりかけの可能性があります。自分に余裕がないと、受け流したり許容したりすることが難しくなるものです。残業が多いと十分な睡眠も取れず、疲労のせいで思考能力が低下してちょっとしたことでいらだってしまいます。

いつもなら何も感じないようなことにも声を荒げてしまうような情緒不安定な状態になったときは、仕事から離れてリフレッシュするのが良いでしょう。

ぼーっとする時間が増え残業が多くなる

キャパオーバーになると体も脳も疲れ、業務に身が入らずぼーっとした時間が増えてしまうことも。業務時間内に仕事が終わらず、気づいたら常に残業をしている状態が続くこともあるようです。

残業が続くと心身に疲労が溜まり、集中力がさらに低下してしまうという悪循環に陥る可能性もあります。業務量を見える化させて、管理するのが大事だといえるでしょう。

いつもはしないようなミスをしてしまう

キャパオーバーで集中力が低下すると、普段ならしないようなミスを起こす可能性があります。着手している仕事によっては、会社に大きな損失が出るようなミスにつながることもあるでしょう。

自分らしくないミスをしてしまったと気づいたときは、焦らずにまずは現在抱えている仕事を整理することが大切です。重要な場面でミスを起こしてしまう前に、チェックの工程を増やすことをおすすめします。

笑う余裕がなくなる

笑う余裕がなくなってくると、キャパオーバーしていると考えられます。仕事が気になって常に気を張ってしまい、職場の人間関係に悪影響を及ぼすこともあるでしょう。

精神的なストレスがさらに大きくなる前に、休養が必要です。周囲の人に助けを求めたり休養をとったりして、心と体を休めることをおすすめします。

友達や親しい人にも会いたくなくなる

キャパオーバーに陥る一歩手前の状態だと、仕事以外で友達や恋人など親しい人と過ごすことがかえってストレスと感じてしまう場合もあります。キャパオーバーしていると、誰かと会うこと自体が億劫になることもあるようです。親しい人からの誘いでも断りたくなる状態が続いたときは、心も体も疲れているサインの可能性があると覚えておきましょう。

寝つきが悪くなる

疲れているはずなのにいつまでも仕事のことを考えてしまって、眠れなくなるときも注意が必要です。睡眠で心と体の疲れをリセットできないと、思考能力が低下して仕事に支障を及ぼします。寝つきが悪い日が何日も続く場合は、キャパオーバーの前兆と考えられるでしょう。

キャパオーバーにならない5つの予防・対処方法

キャパオーバーになってしまうと仕事にも私生活にも多大な悪影響を及ぼしてしまうため、予防することが重要です。キャパオーバーになってしまったあとにも解決していけるので、焦らずにこの項目で確認しましょう。

1.自分の許容範囲を知る

キャパオーバーにならないためには、あらかじめ自分の許容範囲を知るようにしましょう。自分でどの程度の仕事を処理できそうか処理能力の見通しを立てて、上司や同僚に知らせることが大切です。

「できない」と伝えるとネガティブな印象を与えるのではないか、と抵抗を感じる人もいるでしょう。しかし、無理をして請け負った結果、「できると言ったのに締め切りを守れない」とマイナス評価を受けたりする可能性も。キャパオーバーになる前に周囲に助けてもらったり、あらかじめできないことを伝えたりしたほうが影響が少ないといえます。

2.スケジュールを管理しやすいように優先順位をつける

キャパオーバーを防ぐには、自分が今いくつのタスクを抱えているのか、そのタスクが終わるまでにどのくらいの期間が必要なのかなどを可視化して整理しておくのが大切です。スケジュールや担当業務を把握しておくと、慌てずに作業に取り組むことができます。

タスクを整理したら、優先順位をつけて順番に処理しましょう。誰が見ても分かるように管理しておけば、ケガや病気などで急に休まなければならなくなった場合にも、引き継ぎが楽にできて便利です。

3.周囲と情報共有しながら一つずつ仕事を片付ける

キャパオーバーになってしまう人は、優先順位の高い仕事から一つひとつ確実に処理していくことを心掛けると良いでしょう。どうしても同時にこなさなくてはいけない案件がある場合は、同時進行が必要なタスクをできるだけ最小限に留められるように、あらかじめ周囲の人に伝えておくとスムーズです。

どの程度であれば同時にこなせそうか、自分の処理能力を普段から客観的に把握できるように意識しましょう。

4.身近な人に相談する

キャパオーバーになりやすい人は、身近な人に相談することをおすすめします。

特に、責任感の強い人は、「相談すると迷惑ではないか」「自分だけでやり遂げなければ」と思い込みがちです。しかし、その結果キャパオーバーを起こしてしまい仕事が終わらなければ、かえって周囲の人に迷惑を掛けてしまうことにもなりかねません。

担当業務が多過ぎるなら上司に、タスクの進め方で悩んでいるなら仕事の早い先輩や同僚など、悩みに合った相手にアドバイスやコツを聞きましょう。

5.ストレスをためこまずに休息をとる

心の疲れは身体の疲れと直結しているため、「集中力が低下している」「キャパオーバーかも」と感じたら無理せず休暇をとりましょう。自分が楽しいと感じることを経験することでストレスが発散されます。有給休暇を活用して、少し長めの休暇をとるのも良いでしょう。

いくら対処してもキャパオーバーの状態から抜け出せないでいるのであれば、転職エージェントなどを活用し、思い切って転職をしてみるのも一つの手です。転職エージェントとは、求職者の転職活動を支援する民間のサービスのこと。求職者と人材を募集する企業との間に立ち、マッチングを行っています。担当のアドバイザーが求人紹介をはじめ、転職に関わるさまざまな相談に乗ってくれるので、仕事でキャパオーバーしてしまう方の悩みを解決する糸口を探してくれるでしょう。

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キャパオーバーに関するQ＆A

最後に、「業務タスクが多くて悩んでいる」「業務を引き継ぐ人がいない」という人に役立つ内容をQ＆A形式でまとめました。

キャパオーバーするほど常に仕事が多い…

キャパオーバーになるほど「常に仕事が多い理由」を明らかにしてみましょう。理由が分かれば、適切な対処法も見つかるはずです。
「『仕事量が多い』を解消したい！うまくこなしてストレスを軽減する方法」では、原因別に仕事が多いときの解決方法を紹介しています。

キャパオーバーしているのに仕事を引き継ぐ人がいない…

まずは、キャパオーバーになる前に仕事を引き継いでくれる人を探すように心掛けましょう。ギリギリになってから仕事を頼まれても、ほかの人も自分の仕事で手一杯の状態であることがほとんどです。
「仕事が終わらない人は必見！原因と解決法まとめ」を参考に、どのタイミングで仕事の分担をお願いするか、当てはまる例と解決策を試してみてください。

キャパオーバーしているのに仕事を減らしてもらえない…

慢性的に人手不足の会社なら、限界であることを申し出ても仕事が減らないことも。業務を効率化したりストレス発散方法を試したりしてもキャパオーバーになってしまう状態なら、転職エージェントに相談して転職を視野に入れるのもおすすめです。
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