ミーティングはなぜ行う？進め方と有効に活用するポイントを解説

ミーティングは、仕事を進めるにあたって必要となる情報共有や方向性を確認し、意見や新たな提案をする場として活用されます。このコラムでは、ミーティングを円滑に進めるためのポイントをご紹介。事前準備や当日の流れについて詳しく説明しています。また、ミーティングを活用できない原因についても解説。ミーティングを上手く活用できていないと感じている方は、本コラムを読んでコツを確認しましょう。

ミーティングとは

ミーティングとは、複数名で集まって行う打ち合わせや連絡・情報共有の会合のことを指します。ビジネスシーンに限らず、サークル活動や部活動などの場面でも、話し合いという意味で使われることが多いでしょう。インターネットが普及した最近では、実際に会議室などに集まって行う対面ミーティングだけでなく、インターネットを使用したオンラインミーティングも浸透しています。本店や支店など離れた場所にいても行えるため、移動の手間や時間、経費の削減として取り入れている企業も多いようです。

ミーティングとカンファレンスとの違い

ミーティングとカンファレンスは、規模の大きさによって使う状況が異なります。カンファレンスというのは、直訳すると会議や協議会、同盟などという意味。数百人や数千人、時には数万人といった規模の大きな集まりの際に使います。対して、ミーティングは比較的少人数の集まりを指します。

ミーティングと会議の違い

ミーティングは比較的カジュアルな集まりで、必ずしも決定事項があるとは限りません。対して会議はフォーマルな印象で、意思決定者がいる点が異なります。厳密に違いが決まっているわけではありませんが、会議は意思決定が求められるのに対してミーティングは共有や意思決定に向けた対応策を話し合うもの、と区別することができるでしょう。

ミーティングはなぜ行う？4つの目的とは

ミーティングを実施する大きな目的は「情報共有」「アイデアを引き出す」「意思決定をする」「問題や課題を見つける」の4つです。それぞれ詳しく見ていきましょう。

1.情報共有

進捗やトラブルなどの情報共有の場としてミーティングは多用されます。オンラインでもオフラインでも、顔を合わせて共有することで連絡漏れの防止や情報格差の解消につながるでしょう。

認識や意識を深める

情報共有に加え、議題や問題に対して認識や意識を深めるのもミーティングの目的の一つ。意見交換によって互いの考え方や目的が明確になり、食い違いを減らすことができるでしょう。

2.アイデアの引き出し

新たなアイデアを出しあい課題の解決法を考える際にも、ミーティングは活用できます。1人では思いつかないアイデアが生まれることもあるでしょう。

会議でアイデアを生み出すための手法には、ブレストもあります。ブレストについて詳しくは、「ブレストとは？基本的なやり方や取り入れる際のポイントをご紹介」のコラムで解説してありますので、興味のある方はチェックしてみてください。

3.意思決定

ベンチャー企業のようなフランクな社風の会社では、役職の上下を超えて意思決定を行うときに、会議よりもミーティングを活用することが多いといわれています。意思決定までいかなくても、ミーティングで議題の方向性や対応策を決めるのは大切なことといえるでしょう。

4.問題や課題の発見

ミーティングを行うことで、チーム内で抱えている問題や課題を洗い出すこともできます。全体でどんな課題があるのか、個々ではどういった問題があるのかを話し合い、深堀りしたり解決に向けたネクストアクションを考えたりする場になるでしょう。

ミーティングのやり方

実際にミーティングを行うにはどのような準備が必要でしょうか。こちらの項目では、ミーティングの進め方についてご紹介していきます。

事前準備

まず、ミーティングのテーマと目的を決めます。問題が起きたときや、新しい業務がスタートするときに行われるミーティングの場合は、テーマや目的が決まっていることが多いようです。そのテーマや目的に合わせて、どのような順序で話を進めていくかも考えておくとスムーズです。

資料の準備

テーマが決まったら、目的や流れに合わせて必要な資料を準備します。資料は、紙にプリントアウトした資料を使う方法と、パソコンで作成した資料をメールやSNSで添付するという方法があります。事前にメールで送った資料に目を通しておけば、あらかじめ内容を理解した上でミーティングを進めることができますが、ほかのメールに埋もれて気付かなかったというトラブルになる場合も。紙面の場合はその場で資料に沿った説明ができますが、目を通したり、理解したりするのに時間がかかるというデメリットもあります。紙面で用意するか、データで用意するかは企業によっても違うため、今までのミーティングを参考にしてみると良いでしょう。

実施時間とタイムスケジュール

最後は、実施時間を決めて、詳細なタイムスケジュールを組みます。ミーティングでは、説明や報告、議論などを行っているとついつい時間が伸びてしまうということがあります。あらかじめ説明に◯分、議論に◯分など、タイムスケジュールを組んでおくとミーティングを有意義に進めることができるでしょう。

ミーティング当日

ミーティング当日は、進行役がタイムスケジュールに沿ってミーティングを進めていきます。前述のとおり、ミーティングでは議論がまとまらずに時間が過ぎてしまうということも。進行役は終了10分前になったら結果をまとめることを意識すると、時間内にミーティングを終えることができるでしょう。

ミーティングを活用できない原因

ミーティングは人数が多すぎたり時間が長すぎたりするとうまく運用できません。また、参加者に当事者意識がなく、発言を控えてしまうことが、ミーティングの場を活用できない原因になり得ます。

参加人数が多すぎる

参加人数が多すぎると、時間が長くなったり、意見の収拾がつかなくなったりしてしまうためミーティングが失敗に終わる可能性が高くなります。また、ミーティングの参加者が増えることで当事者意識が薄くなってしまうケースも。ミーティングの内容を考慮したうえで、最適な人数を招待するようにしましょう。

ミーティングの時間が長すぎる

ミーティングの設定時間が長すぎると、短時間で決まる内容もダラダラと脱線したり、多すぎる提案が出たりしてまとめるのが大変になります。あらかじめミーティングの時間を決めておくことで、本題以外の話をしづらい環境にすることも大切です。

メンバーの積極性が低い

ミーティングは、仕事の情報共有や方針の確認、今後の仕事などについて話し合いを行う場であるため、発言が重要です。発言を控えているメンバーがいると、スムーズにミーティングが進んだとしても成果が少ないものになるでしょう。参加するメンバーは本当にミーティングに必要か、発言できるかも考えながら設定しましょう。

ミーティングの目的が曖昧

ミーティングの目的やゴール設定が曖昧な場合も、ミーティングをうまく活用しづらくなります。目的が決まっていないミーティングでは適切なアウトプットが難しく、結論を出さずに終わってしまうことも。ミーティングを行う前には「今日は△△について決定します」と明確な目的を決めておくことが重要です。

意味あるミーティングにするために押さえておきたいポイント

ミーティングを意味あるものにするためには、開催に先立って実施目的を参加メンバーに伝える必要があります。また、事前にプランをまとめたり司会を立てたりすることで、ミーティングを円滑に進めることができるでしょう。以下に、ミーティングを有効活用するポイントをまとめました。

ミーティングを行う意味を明確にし、メンバーに共有する

ミーティングを行う際には、内容と目的を事前に参加メンバーに共有しておきましょう。共有をすることで、自身の考えをまとめたり新たな提案や意見を出す準備をしたりすることができます。ミーティングが始まってから「どう思いますか？」と聞くのではなく、あらかじめ考えをまとめてきてもらうことで議論は効果的かつスムーズに進行するでしょう。

事前にアジェンダをまとめておく

ミーティング参加メンバーに、内容の事前共有だけでなく、実行すべき事柄のプランも用意してもらいましょう。メンバーそれぞれに、どのようなスケジュールや方向性などで進めていくのかを決めておいてもらうことで、ミーティングが円滑にスタートできます。

司会役を決めておく

情報をきちんと持った司会役がいることで、議論が脱線しても修正を図ることができます。司会役と主催者が兼任する方法もありますが、同じ情報を持った人間に司会役として任せておいて、主催者は全体を見られるような立ち位置にいるとミーティングの内容や意見を掴みやすいでしょう。

ミーティング中は議事録を取る

ミーティングの議事録は、誰がどんな意見や提案をしていたのか、どういう議論の中で出たものなのか、どんな結論になったのかなどの振り返りや見直しに活用できます。可能であれば議事録を取る役割を決めておきましょう。難しければ、スマートフォンのボイスレコーダーを使って録音しておき、あとからまとめるという方法もあります。状況に適した方法で問題ないので、議事録は残しておきましょう。議事録の取り方については、「議事録の書き方やルールとは？フォーマットやコツについても紹介！」のコラムで紹介しています。議事録の目的や注意点に関しても詳しく紹介しているので、ぜひ目を通してみてください。

また、「就活にも役立つ！知っておきたい会議の進め方のコツ」のコラムでは、会議の進め方について紹介しています。開始時間やアイスブレイク、会議終了時の注意点など細かい点まで記載しているので、本コラムと併せて読んでみてください。

効果的なミーティングにするために

明確な目的を提示することとタイムスケジュールの管理を行うことで、質の高い効率的なミーティングを行うことができるといえます。話し合いをしているとついつい話が脱線してしまうこともありますが、脱線した話を本題に戻すというのも進行役の努め。時間を有効に使い、有意義なミーティングを行うことで、業務の効率化を図りましょう。

ミーティングがなかなかうまく運用されないとお悩みの場合は、職場風土と合っていない可能性があります。自分に合う職場で活躍したいと考えるなら、転職を検討してみてはいかがでしょうか。ハタラクティブは第二新卒や既卒、フリーターなどの若年層向け就職支援サイトです。非公開の正社員求人を多数ご用意しています。また、専任の就活アドバイザーが求人の採用状況や給与、福利厚生など詳しい情報に加えて、仕事をするうえでのマナーやアドバイスなどを提供しています。就職・転職にお悩みの方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。