議事録の書き方やルールとは?フォーマットやコツについても紹介!

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この記事のまとめ

  • 議事録は、「会議不参加者への情報共有」「備忘録」が目的
  • 議事録の書き方のコツは、フォーマットやテンプレートに従うこと
  • 議事録の書き方やルールは「情報共有」を目的にすることでうまくいきやすい
  • 議事録の書き方の悪い例は「話したことをそのまま書いている」ことに由来する
  • 議事録の書き方やルールを知ることで周りからの評価が得られる

「議事録の書き方やルールがわからない...」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。議事録の書き方については、必要な項目や練習のコツについて学ぶことが重要です。このコラムを読めば、議事録の書き方やフォーマットがわかります。議事録作成が必要な場面で「すごい」「完璧」といわれるような議事録作成が可能になり、自信がつくでしょう。

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議事録とは

議事録とは、会議や話し合いなどの内容を文字で記録したものを指します。しかし、会議での発言内容を整理せずに、そのまま書き写すことにはあまり意味がありません。決定事項や、未決事項をしっかりと整理し、簡潔に書くことで、会議の関係者への共有がスムーズになります。

議事録の目的

議事録の目的は主に2つです。「備忘録として残すため」「会議不参加の人間にも情報共有するため」という目的はなぜ必要なのか解説していきます。

備忘録として残すため

会議終了後に「社員が何をするのか」の行動指針を示すために、備忘録として残すことが大きな目的です。議事録を取らないと、情報が整理されず、社員間で認識の齟齬が起こる可能性があります。議事録によって、社員がどう動けば良いのか明確になり、意味のない会議に時間を費やさずに済むのです。

会議不参加の人間にも情報共有するため

議事録は会議に参加した人だけでなく、不参加の人にも情報を共有する目的があります。参加者と非参加者で情報に齟齬があると、仕事がスムーズに進まなくなる可能性があるためです。そのため、会議に出られなかった人にも、大切な決定事項をしっかり共有するためには、口頭ではなく文書が必須となります。

議事録作成は一人だけではなく、チームで作り上げるものです。「仕事のチームワークとは?重要性や働くうえでのメリットを解説」では、仕事におけるチームワークの重要性を解説しています。ぜひ参考にしてみてください。

議事録の書き方

目的を把握できたら、次は実際に書く際に必ず盛り込んでほしい事項についてご紹介いたします。会社によっては、フォーマットが決められている場合もありますので、まずは過去の議事録を集め、どういう事項でどういう書き方をしているのかを事前にチェックしておきましょう。

議事録に書くべき8項目

議事録に書くべき項目は以下のとおりです。これらのことが抜け落ちてしまうと、認識の相違に繋がり、問題に発展しかねません。しっかりと把握しましょう。

(1)会議名
(2)開催日時
(3)出席者(役職も)
(4)目的や趣旨
(5)決定事項
(6)会議内容(決定に至るまでの詳細な内容や保留事項、検討事項、課題、発言者についても記入)
(7)補足(あれば)
(8)次回の会議日程(あれば)

そのほか、会議で使用した資料などがあれば、記載しておきます。PC上で共有する場合は、資料を保管しているフォルダのURLを記載しておきましょう。
メールで議事録を共有する場合は、資料も併せて添付しておきます。
また、必要に応じて項目を追加しましょう。たとえば、出席者や内容に関連する項目を追加することで、不参加の人へも網羅的な周知が可能です。

プレゼン資料の作り方は、議事録の書き方とも共通する部分があります。「見やすい!伝わりやすい!が叶うプレゼン資料の作り方」では、見やすい資料作成のコツをお伝えしています。

分かりやすい議事録を作成する8つのポイント

議事録の書き方のルールは企業ごとに異なります。しかし、前述した「備忘録として残す」「会議不参加者への情報共有」を目的にすると、誰でも理解しやすい議事録の書き方を実践するのが基本でしょう。議事録作成のコツを掴めば効率的な議事録作成が可能です。少しずつ取り入れてみてください。

1.会議前に議事録の方向性を決めておく
2.不明点は上司や会議参加者に聞く
3.結論を明確にする
4.フォーマットに沿った議事録を作成する
5.決まったことやこれからやるべきことを記載する
6.認識の相違がないか上司や会議参加者とすり合わせる
7.会議終了後から24時間以内の共有をする
8.関係者にメール等で送付する

会議中に議事録作成に時間がかけられない場合、事前に参加者を記載しておいたり、上司などに会議の目的や議題を聞いたりするとよいでしょう。手間に思うかもしれませんが、結果的に後で悩む時間が減り、工数の削減に繋がります。

議事録の悪い例は?

「話したことをそのまま書いている」ことから、わかりにくい議事録になる可能性があります。ここでは、議事録の悪い例を紹介。悪い例に当てはまらない議事録の書き方を学びましょう。

情報がまとまっていない

先述のとおり、話した内容そのままの議事録は印象がよくありません。読み手側に混乱を招くからです。たとえば、「効率的に仕事を行うには?」という議題で会議するときに、関係のない話に発展する場合もあるでしょう。時系列で書いてしまうと、関係のない話が唐突に出てくるため、読み手側が困惑します。

内容が具体性に欠ける

社員の行動が難しい具体性にかけた話題も、悪い例に当てはまります。抽象的な話で終わっている議事録は会議の内容が分からず、参照した社員がどう行動していいか分からないものに。議事録を作成するときは会議の目的や対策事項、決定事項を具体的に記しましょう。

主語がない

主語がない議事録を共有しても、読み手側に混乱を招く可能性があります。「この」「その」などの指示語や主語が抜けている場合などです。会議の目的の1つは先述のとおり「情報の共有」。読み手側に誤った理解を与える議事録は、悪い例でしょう。

論点が曖昧

「何についての会議なのか」という論点がわからないと、議事録の本来の目的を果たせません。論点がわからないと、何のための会議なのか社員側が混乱するからです。最初に論点を明確にする必要がありますが、会議が進む内に論点がずれる可能性があるため、議事録作成者は注意しましょう。

議事録を英語で作成するときのルール

議事録を英語で取る場合は、日本語の場合よりも、簡潔さを意識しましょう。英語を話す諸外国の人は多く、文化や環境の違う人が見ても、わかりやすい文章を書く必要があるからです。事前に雛形を作り上司と打ち合わせておくなど、入念な準備をしておきましょう。

議事録の注意点

会議中にメモを取る際は、雑でも良いのでなるべく一字一句逃さないよう書いたほうが無難です。端折って書いてしまうと、あとでまとめる際に「これは何だっけ?」ということになりかねません。
メモを取るのは、手書きでもPCでもどちらでも大丈夫です。自分が慣れているほうで行いましょう。聞き逃しが不安であれば、ICレコーダーを導入することをおすすめします。その際は、5分〜10分置きに時間をメモしておくと、聞き逃した部分をICレコーダーを使って書き起こすときに便利です。
メモ中は、誰がどういう発言をしているか、また、数字や場所、日付などを間違えないように意識しておきます。ホワイトボードを使用している場合は、会議後写真撮影しておくと、議事録を作成する際に参考になるため便利です。

また、分からないことはそのままにせずに、会議中にその都度解消を。分からないままにしておくと、その後で分からなかった内容とリンクする議題が出てくる可能性があり、会議自体についていけなくなってしまいます。
会議の流れを止めることと、使えない議事録をシェアするのとでは、後者の方が明らかにリスキーです。

議事録を分かりやすくまとめるコツ

会議中に取ったメモを議事録としてまとめる際、次のようなコツを意識しておけば誰が見ても分かりやすい内容に仕上げられます。ぜひ参考にしてみてください。

意味の通る文章を心がける

5W1H(いつ、誰が、どこで、何を、なぜ、どうやって)と、主語&述語を意識してまとめるのがポイントです。書きなぐったメモの内容をそのまま使用するのではなく、誰が見ても理解できるように加筆、または省略しながら作成してみてください。
読み手に疑問を持たせないような内容を心がけましょう。

ぱっと見て分かりやすい書面にする

会社で指定のフォーマットがあればその通りに作成しましょう。文字の大きさやフォントなども、見やすさを意識します。文字の詰まったものは見にくいため、適度に改行や空行を挟むなどして、余白も意識してみましょう。

曖昧な表現をしない

自信のない部分があれば、会議出席者に確認しましょう。「恐らくこういうことだった」という曖昧なニュアンスのまま作成してしまうと、あとからクレームが来てしまい、作成し直すことになりかねません。間違いのない内容に努めましょう。

議事録のメモが追いつかない場合の対処法は?

議事録のメモが追いつかないとお悩みの方は多いでしょう。一言一句もらさずにメモするのがコツと先述しましたが、難しい場合はキーワードのみをメモしておくように意識してください。また、メモの時点では自分でわかる記号を使い時短を図るのもおすすめです。わからない単語や聞き逃した部分は、印などをつけ、上司に確認する時間を設けましょう。

議事録の効果的な練習方法は?

「情報共有」を意識して「人に教えるつもり」で練習してみましょう。何度もお伝えしてきましたが、「簡潔で誰が見てもわかりやすい」という議事録が目標です。「人に教えるつもり」で議事録を作成することで、第三者からもわかりやすくなります。
また、上司など、第三者の視点から添削されることも議事録の練習にとって効果的です。多くの人に見てもらうことでよりわかりやすい議事録になります。

議事録のフォーマット・テンプレート

フォーマットやテンプレートを事前に作成することで効率的に、簡潔な議事録を作成できる可能性が高まります。次に示すサンプルから、議事録における出席者の書き方などを学びましょう。

●会議名:分かりやすい議事録の書き方について
●開催日時:2017年10月2日(月)14:00~15:00
●参加者メンバー:窪田部長、山田課長、田島、谷口、徳永、川島(司会)、三木谷(書記)
●目的:ユーザーにとって有益な内容を目指したい
●決定事項:
・会議における議事録の目的や役割などを明確にする
・議事録に盛り込むべき内容について項目を提示する
・読者がイメージしやすいよう、議事録の見本を添付する
・コンテンツ作成は徳永が担当。最終チェックは三木谷
・コンテンツのサイトアップは10月8日(金)までに行う

●会議内容
・サイトのユーザーは20代と若年層のため、新入社員のことも考え、より詳細に分かりやすい内容を目指す(窪田部長)
・まずは、議事録に求められているのが何かを明確にし、書くべき内容やポイント、コツなどをまとめ、教科書のような役割を果たせるサイトにできると良い(田島)
・新入社員が見ても分かるよう、見本を添付すると良い(山田課長)
・作成はコンテンツ案を提出した徳永が担当し、最終的なチェックは書記経験の長い三木谷がするのはどうか(徳永)
・10月4日(水)までに第一案を完成させ、三木谷に添削依頼。10月6日(金)にはサイトアップできるように(谷口)

●補足:なし
●次回の会議日程:2017年10月5日(木)11:00~13:00「ユーザーにマッチしたコンテンツ作成のためのテーマ出し」

総会議事録の書き方について

総会議事録の書き方は一般的な議事録と違い、株主についての記載などが必要です。会社法によって総会での議事録は、必ず作成しなければなりません。一般的な議事録との違いは、税務調査などでも用いられる可能性があることです。
そのため、誤った情報を書くと会社や株主に不利益を被る可能性もあります。保存期間も5年〜10年と定められており、厳重な管理が必要です。

議事録の書き方で疑問があれば転職エージェントに相談しよう

議事録の書き方は、慣れるまで困難を感じるでしょう。周りの方に相談できない環境だと、余計にストレスを感じるかもしれません。社内の人間関係に悩んでいるのであれば、転職や就職後もサポートしてくれる転職エージェントに相談しましょう。
効果的な転職エージェントの使い方を学びたい方は、「転職エージェントの効果的な使い方とは?登録から内定までを徹底解説」をご覧ください。

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議事録に関するFAQ

ここでは、議事録に関するお悩みをQ&A方式で解決していきます。

すごい・完璧といわれる議事録の特徴は?

「簡潔でわかりやすい」ほかに「読み手によって構成を入れ替えている」など細かな気遣いから、「すごい」「完璧」と評価される可能性があります。まだ、基本の段階でつまづいている方は、議事録の書き方やポイントなどでお伝えしたことを厳守してみましょう。評価される議事録方法について詳しく知りたい方は、「上司に評価される!議事録のスマートな書き方とは?」をご覧ください。

議事録はいつまでに出せば良い?

議事録は24時間以内に共有するのが一般的です。共有が遅れるほど、認識の齟齬が大きくなるからです。もし遅れる場合には、上司などに事前に相談しましょう。また、会議終了から時間が経つほど記憶が曖昧になることも考えられるため、会議終了後から1時間〜2時間を目安に作る目標を立てるのも効果的です。議事録にかぎらず、効率的な仕事の進め方を知りたい人は、「効率の良い仕事の進め方を知りたい!業務が早い人は何をしている?」をご覧ください。

会議に出席しなかった人へ議事録をメール送付する方法は?

簡単に変更ができないようにpdfなどのデータに変換し、メールに添付し送付しましょう。とくに社外向けに送付する場合、情報漏洩についての問題が大きくなります。また、冗長な文章にならないようにも気をつけましょう。どちらの場合も、上司や会議の参加者に確認を取った上での送付がおすすめです。「ハタラクティブ」は「細かいビジネスマナーについて不安がある」「経験が浅くて議事録の書き方がわからない」といった方に専任のアドバイザーがサポートします。ぜひお気軽にご相談ください。

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