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基本ルールはこれだ!目指せ、議事録の達人

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【このページのまとめ】

  • ・議事録には、備忘録、会議に参加していない人への共有といった役割があり会議や話し合いの場では外せないものである
    ・議事録に必要なメモを取るときは、殴り書きで大丈夫だが、なるべく会議で出た発言すべてを書いておく
    ・議事録を作成する際は、会議名、日時、参加者、決定事項など、重要なことから上から順に記載していく
    ・主語や述語が正しいか、5W1Hなどに気をつけて、会議に参加していない人でも分かるように書くことが議事録作成のコツ
    ・議事録の作成は、上司へ自分をアピールできるチャンスだと思い取り組もう

会議において、議事録は必要不可欠な存在です。特に新人時代では、議事録を任せられることが多いのではないでしょうか。実はこの議事録、分かりやすくまとめるにはセンスやスキルが問われる難しい作業でもあるのです。議事録の役割やまとめる際のコツを今一度チェックし、社内のみんなをあっと言わせる議事録を作成してみましょう。

◆議事録の役割とは

議事録とは、会議や話し合いなどの内容を文字で記録したものを指します。なぜ、議事録を取らなくてはいけないのでしょう。まずは目的をおさらいしておきましょう。

【議事録の目的】

・備忘録として残すため
何を目的にどういう会議をして、目的に対しどういう結論に至ったかログを残すための大切な文書です。また、決まったことに対して誰が担当なのかを明確にし、認識違いを防ぐための証拠としても機能します。

・会議参加者はもちろん会議不参加の人間にも情報共有するため
会議に出られなかった人にも、大切な決定事項をしっかり共有するためには、口頭ではなく文書が必須。伝え漏れをなくしたり、シェアした内容を忘れなくしたりするためにも、可視化が大切なのは言うまでもありません。

目的は大きく分けて以上の2つ。「備忘録」「会議参加者不参加への共有」が議事録に求められていることです。したがって、議事録を取る際にはこれらの目的を満たせるような内容に仕上げる必要があります。





◆議事録の書き方

目的を把握できたら、次は実際に書く際に必ず盛り込んで欲しい事項についてご紹介いたします。会社によっては、フォーマットが決められている場合もありますので、まずは過去の議事録を集め、どういう事項でどういう書き方をしているのかを事前にチェックしておくこともいいでしょう。

【書くべき8項目】

(1)会議名
(2)開催日時
(3)参加者メンバー(役職も)
(4)目的や趣旨
(5)決定事項
(6)会議内容(決定に至るまでの詳細な内容や保留事項、検討事項、課題、発言者についても記入)
(7)補足(あれば)
(8)次回の会議日程(あれば) など…
その他、会議で使用した資料などがあれば、それも記載しておきます。PC上で共有する場合は、資料を保管しているフォルダのURLを記載しておきましょう。
メールで議事録を共有する場合は、資料も併せて添付しておきます。

【注意点】

会議中にメモを取る際は、雑でもいいのでなるべく一字一句逃さないよう書いたほうが無難です。端折って書いてしまうと、あとでまとめる際に「これは何だっけ?」ということになりかねません。
メモを取るのは、手書きでもPCでもどちらでも大丈夫です。自分が慣れているほうで行いましょう。聞き逃しが不安であれば、ICレコーダーを導入することをおすすめします。その際は、5分~10分置きに時間をメモしておくと、聞き逃した部分をICレコーダーを使って書き起こすときに便利です。
メモ中は、誰がどういう発言をしているか、また、数字や場所、日付などを間違えないように意識しておきます。ホワイトボードを使用している場合は、会議後写真撮影しておくと、議事録を作成する際に参考になるため便利です。

また、分からないことはそのままにせずに、会議中にその都度解消を。分からないままにしておくと、その後で分からなかった内容とリンクする議題が出てくる可能があり、会議自体についていけなくなってしまいます。
会議の流れを止めることと、使えない議事録をシェアするのとでは、後者の方が明らかにリスキーです。

【分かりやすくまとめるコツ】

会議中に取ったメモを議事録としてまとめる際、次のようなコツを意識しておけば誰が見ても分かりやすい内容に仕上げることができます。ぜひ参考にしてみてください。

・意味の通る文章を心がける
5W1H(いつ、誰が、どこで、何を、なぜ、どうやって)と、主語&述語を意識してまとめるのがポイントです。書きなぐったメモの内容をそのまま使用するのではなく、誰が見ても意味が通るように加筆、またはカットしながら作成してみてください。
読んだ人に疑問を持たせないような内容を心がけましょう。

・ぱっと見て見やすい書面にする
会社で指定のフォーマットがあればその通りに作成。文字の大きさやフォントなども、見やすさを意識します。文字の詰まったものは見づらいため、適度に改行や空行を挟むなどして、余白にも意識してみましょう。

・曖昧な表現をしない
自信のない部分があれば、会議出席者に確認しましょう。「多分こういうことなった」という曖昧なニュアンスのまま作成してしまうと、あとからクレームが来てしまい、作成し直すことに。間違いのない内容に努めましょう。

【議事録作成例】

●会議名:分かりやすい議事録の書き方について
●開催日時:2017年10月2日(月)14:00~15:00
●参加者メンバー:窪田部長、山田課長、田島、谷口、徳永、川島(司会)、三木谷(書記)
●目的:ユーザーにとって有益な内容を目指したい
●決定事項:
・会議における議事録の目的や役割などを明確にする
・議事録に盛り込むべき内容について項目を提示する
・読者がイメージしやすいよう、議事録の見本を添付する
・コンテンツ作成は徳永が担当。最終チェックは三木谷
・コンテンツのサイトアップは10月8日(金)までに行う
●会議内容
・サイトのユーザーは20代と若年層のため、新入社員のことも考え、より詳細に分かりやすい内容を目指す(窪田部長)
・まずは、議事録に求められているのが何かを明確にし、書くべき内容やポイント、コツなどをまとめ、教科書のような役割を果たせるサイトにできると良い(田島)
・新入社員が見ても分かるよう、見本を添付すると良い(山田課長)
・作成はコンテンツ案を提出した徳永が担当し、最終的なチェックは書記経験の長い三木谷がするのはどうか(徳永)
・10月4日(水)までに第一案を完成させ、三木谷に添削依頼。10月6日(金)にはサイトアップできるように(谷口)
●補足:なし
●次回の会議日程:2017年10月5日(木)11:00~13:00「ユーザーにマッチしたコンテンツ作成のためのテーマ出し」


いかがでしたか?上記はほんの一例です。1時間の会議であればもっといろいろな意見が飛び交うと思います。大切なポイントは確実に記載し、カットしてもいい部分は割愛するなど見やすい文章を心がけます。

また、Web上には議事録をまとめる際の便利なツールがたくさんあります。ツールを使用してみるのも1つの方法です。自分のやりやすいスタイルを確立するまでは、先輩にもアドバイスをもらいながら、いろいろ試して模索してみてください。





◆議事録はいつまでに出す?

議事録は会議後すぐに作成しましょう。1時間以内にまとめ、会議から24時間以内を目処に全体に共有するのがベストと言われています。議事録の内容に、不安な点や疑問があれば、会議に出席していた上司や先輩に聞いてみましょう。
議事録は、会議に参加していない人にも分かるように作成するのがポイントです。全体共有の前に、会議不参加である第三者にチェックしてもらうのも、出来を確認するためには有効と言えるでしょう。

新入社員の方は、聞きなれない言葉が飛び交ったり、聞き逃してしまったりと慣れないうちは大変だと思います。しかし、ちょっとしたポイントやコツをおさえておくだけで、どなたでも質の高い議事録を作成することが可能です。
議事録を任されたときは、上司へアピールできるチャンスだと思い、お伝えしたことを意識しながら作成してみてください。回数をこなせば、きっといつか評価に繋がるはす。がんばりましょう!

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