ミーティングの効率的な進め方は?事前準備がポイント

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この記事のまとめ

  • ミーティングとは、連絡や情報共有のために行なわれる打ち合わせのこと
  • ミーティングは仕事以外にも、学生の部活動やサークル活動でも行なわれる
  • インターネットが普及しことで、オンラインミーティングも一般的になっている
  • ミーティングを効率的に進めるには、あらかじめ準備することが重要

ミーティングは仕事を進める上で、情報共有や方向性の確認、意見や新たな提案などの場として活用されます。このコラムでは、ミーティングの意味と円滑に進めるためのポイントをご紹介。ミーティングを無駄なく円滑に進めるには事前準備が重要になります。ミーティングの時間が延びてしまう方は、コツを確認しましょう。

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ミーティングとは

ミーティングとは打ち合わせのことで、連絡や情報共有のために行う会合のことを指します。
サークル活動や部活動などの場面でも、話し合いという意味で使われることが多いでしょう。
ミーティングは、ある議題に対して、情報の共有やすり合わせ、質疑応答、最終決定などをするために行うもの。企業では、新しいプロジェクトの説明や今後の仕事内容などについてミーティングを実施することが多いです。
インターネットが普及した最近では、実際に会議室などに集まって行う対面ミーティングだけでなく、インターネット使用したオンラインミーティングも普及しています。本店や支店など離れた場所にいても行えるため、移動の手間や時間、経費の削減として取り入れている企業も多いようです。

ミーティングとカンファレンスとの違い

ミーティングとカンファレンスは、規模の大きさによって使う状況が異なります。カンファレンスというのは、直訳すると会議や協議会、同盟などという意味。数百人や数千人、時には数万人といった規模の大きな集まりの際に使います。対して、ミーティングは比較的少人数の集まりを指します。

ミーティングと会議の違い

ミーティングは比較的カジュアルな集まりで、必ずしも決定事項があるとは限りません。対して会議はフォーマルな印象で、意思決定者がいる点が異なります。厳密に違いが決まっているわけではありませんが、会議は意思決定が求められるのに対してミーティングは共有や意思決定に向けた対応策を話し合うもの、と区別することができるでしょう。

ミーティングはなぜ行う?4つの目的とは

ミーティングを実施する大きな目的は「情報共有」「アイデアを引き出す」「意思決定をする」「問題や課題を見つける」の4つ。それぞれ詳しく見ていきましょう。

1.情報などの共有

進捗やトラブルなどの情報共有の場としてミーティングは多用されます。オンラインでもオフラインでも、顔を合わせて共有することで連絡漏れを防ぐことや情報格差の解消につながるでしょう。

認識や意識を深める

情報共有に加え、議題や問題に対して認識や意識を深めるのもミーティングの目的のひとつ。意見交換によって互いの考え方や目的が明確になり、齟齬も減るでしょう。

2.アイデアの引き出し

新たなアイデアや課題の解決法を考える際にミーティングを行うことで、一人では思いつかないアイデアが生まれることも。

3.意思決定

ベンチャー企業などフランクな社風の会社では、役職の上下を超えて意思決定を行うときに会議よりもミーティングを活用することが多いといわれています。
意思決定までいかなくても、ミーティングで議題の方向性や対応策を決めるのは大切なことでしょう。

4.問題や課題の発見

ミーティングを行うことで、チーム内で抱えている問題や課題を洗い出すこともできます。全体でどんな課題があるのか、個々ではどういった問題があるのかを話し合い、深堀りしたり解決に向けたネクストアクションを考えたりする場になるでしょう。

ミーティングのやり方

実際にミーティングを行うにはどのような準備が必要でしょうか。こちらの項目では、ミーティングの進め方についてご紹介していきます。

事前準備

まず、ミーティングのテーマと目的を決めます。
問題が起きたときや、新しい業務がスタートする時に行われるミーティングの場合は、テーマや目的が決まっていることが多いでしょう。そのテーマや目的に合わせて、どのような順序で話を進めていくかも考えておくとスムーズです。
次に、テーマや目的、流れに合わせて必要な資料を準備します。
資料は、紙にプリントアウトした資料を使う方法と、パソコンで作成した資料をメールやSNSで添付するという方法があります。事前にメールで送った資料に目を通しておけば、あらかじめ内容を理解した上でミーティングを進めることができますが、他のメールに埋もれて気付かなかったというトラブルになる場合も。
紙面の場合はその場で資料に沿った説明ができますが、目を通したり、理解したりするのに時間がかかるというデメリットもあります。紙面で用意するか、データで用意するかは企業によっても違うため、今までのミーティングを参考にしてみると良いでしょう。
最後は、時間を決め、詳細なタイムスケジュールを組みます。
ミーティングでは、説明や報告、議論などを行っているとついつい時間が伸びてしまうということがあります。あらかじめ説明に◯分、議論に◯分など、タイムスケジュールを組んでおくとミーティングを有意義に進めることができるでしょう。

ミーティング当日

ミーティング当日は、進行役がタイムスケジュールに沿ってミーティングを進めていきます。前述のとおり、ミーティングでは議論がまとまらずに時間が過ぎてしまうということも。
進行役は終了10分前になったらミーティングの結果をまとめるということを意識しながら、ミーティングを行うと良いでしょう。

ミーティングを活用できない原因

ミーティングは人数が多すぎたり時間が長すぎたりするとうまく運用できません。また、参加者に当事者意識がなく発言がないのも、ミーティングの場を活用できない原因になり得ます。

参加人数が多すぎる

参加人数が多すぎると、時間が長くなったり意見の収拾がつかなくなったりしてしまうためミーティングが失敗に終わる可能性が高くなります。ミーティングはたくさんの参加者で多くの意見を出して、さまざまな視点から物事を考えていくことが良いのではと考える人も多くいるでしょう。しかし、実際は参加者が増えることで当事者意識が薄くなってしまったり意見が偏ったりする可能性が。ミーティングの内容を考慮したうえで最適な人数を把握するようにしましょう。

ミーティングの時間が長すぎる

ミーティングの設定時間が長すぎると、短時間で決まる内容もダラダラと脱線したり、多すぎる提案が出たりしてまとめるのが大変になります。あらかじめミーティングは20分など時間を決めておくことで、本題以外の話をしづらい環境にすることも大切です。

メンバーの積極性が低い

ミーティングは、仕事の情報共有や方針の確認、今後仕事などについて話し合いを行う場であるため、発言が重要です。発言が少ないメンバーがいると、最適な人数でスムーズにミーティングが進んだとしても意味が少ないものになるでしょう。参加するメンバーは本当にミーティングに必要か、発言できるかも考えながら設定しましょう。

意味あるミーティングにするために押さえておきたいポイント

ミーティングを意味あるものにするためには、開催に先立って行う目的を参加メンバーに伝える必要があります。また、事前にアジェンダをまとめたり司会を立てたりすることで、ミーティングが円滑に進むことに。ミーティングを有効活用するポイントをまとめました。

ミーティングを行う意味を明確にし、メンバーに共有する

ミーティングを行う際には、内容と目的を事前に参加メンバーに共有しておきましょう。共有をすることで、自身の考えをまとめたり新たな提案や意見を出す準備をしたりすることができます。ミーティングが始まってから「どう思いますか?」と聞くのではなく、あらかじめ考えをまとめてきてもらうことで議論は効果的かつスムーズに進行するでしょう。

事前にアジェンダをまとめておく

ミーティング参加メンバーに、内容の事前共有だけでなくアジェンダも用意してもらいましょう。アジェンダとは、「実行すべき事柄」のこと。議題の内容をどのようなスケジュールや方向性などで進めていくのかを決めておいてもらいます。

司会役を決めておく

情報をきちんと持った司会役がいることで、議論が脱線しても修正を図ることができます。司会役と主催者が兼任する方法もありますが、同じ情報を持った人間に司会役として任せておいて、主催者は全体を見られるような立ち位置にいるとミーティングの内容や意見を掴みやすいでしょう。

ミーティング中は議事録を取る

ミーティングの議事録は、誰がどんな意見や提案をしていたのか、どういう議論の中で出たものなのか、どんな結論になったのかなどの振り返りや見直しができるので必ず取ります。可能であれば議事録を取る役割を決めておき、難しければ、スマートフォンのボイスレコーダーを使って録音しておき、後ほどまとめるという方法もあります。状況に適した方法で問題ないですので、議事録は残しておきましょう。議事録の取り方については、「基本ルールはこれだ!目指せ、議事録の達人」のコラムで紹介しています。議事録の必要性や提出に関しても詳しく紹介しているので、担当になった場合を考えて知っておきましょう。
また、「就活にも役立つ!知っておきたい会議の進め方のコツ」のコラムでは、ミーティングの進め方に関することを紹介しています。開始時間のことや休憩の入れ方など細かい点まで記載しており、終了後にすべきことまで知ることが可能です。本コラムと合わせて読んでみてください。

効果的なミーティングにするために

明確な目的を提示することとタイムスケジュールの管理を行うことで、質の高い効率的なミーティングを行うことができるでしょう。
話し合いをしているとついつい話が脱線してしまうこともありますが、脱線した話を本題に戻すというのも進行役の努め。時間を有効に使い、有意義なミーティングを行うことで、業務の効率化を図りましょう。

主催するミーティングがうまくいかないとお悩みの場合は、適性が合ってない可能性があります。適性に合う企業で活躍したいと考えるなら、転職もご検討ください。
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