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読めばわかる!ミーティングの効率的な進め方

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【このページのまとめ】

  • ・ミーティングとは、連絡や情報共有のために行なわれる打ち合わせのこと
    ・会社だけでなく、学生の部活動やサークル活動でも行なわれる
    ・インターネットが普及した現代には、skype通話などを使ったミーティングが取り入れられている
    ・ミーティングを効率的に進めるには、タイムスケジュールを組んで時間を有効に使うことが大切

仕事や学生時代の部活動の場面などで行われることが多い「ミーティング」。
そもそもミーティングとは何なのでしょうか。
今回のコラムでは、ミーティングの意味や効率的なミーティングのやり方についてご紹介していきます。


◆ミーティングをするのはなぜ?

ミーティングとは打ち合わせのことで、連絡や情報共有のために行う会合のことを指します。
サークル活動や部活動などの場面でも、話し合いという意味で使われることが多いでしょう。
ミーティングは、ある議題に対して、情報の共有やすり合わせ、質疑応答、最終決定などをするために行うもの。
企業では、新しいプロジェクトの説明や今後の仕事内容などについてミーティングを実施することが多いです。
インターネットが普及した最近では、実際に会議室などに集まって行う対面ミーティングだけでなく、SNSやSkypeなどを使用したミーティングも。
本店や支店など離れた場所にいても行えるため、移動の手間や時間、経費の削減として、通話でのミーティングを取り入れている企業も多いようです。


◆ミーティングのやり方

実際にミーティングを行うにはどのような準備が必要でしょうか。
こちらの項目では、ミーティングの進め方についてご紹介していきます。

【事前準備】

・テーマと目的を決める
問題が起きたときや、新しい業務がスタートする時に行われるミーティングの場合は、テーマや目的が決まっていることが多いでしょう。
そのテーマや目的に合わせて、どのような順序で話を進めていくかも考えておくとスムーズです。

・資料を準備する
テーマや目的、流れに合わせて必要な資料を準備します。
資料は、紙にプリントアウトした資料を使う方法と、パソコンで作成した資料をメールやSNSで添付するという方法があります。
事前にメールで送った資料に目を通しておけば、あらかじめ内容を理解した上でミーティングを進めることができますが、他のメールに埋もれて気付かなかったというトラブルになる場合も。
紙面の場合はその場で資料に沿った説明ができますが、目を通したり、理解したりするのに時間がかかるというデメリットもあります。
紙面で用意するか、データで用意するかは企業によっても違うため、今までのミーティングを参考にしてみると良いでしょう。

・時間を決め、詳細なタイムスケジュールを組んでおく
ミーティングでは、説明や報告、議論などを行っているとついつい時間が伸びてしまうということがあります。
あらかじめ説明に◯分、議論に◯分など、タイムスケジュールを組んでおくとミーティングを有意義に進めることができるでしょう。

【ミーティング当日】

ミーティング当日は、進行役がタイムスケジュールに沿ってミーティングを進めていきます。
先にも言った通り、ミーティングでは議論がまとまらずに時間が過ぎてしまうということも。
進行役は終了10分前になったらミーティングの結果をまとめるということを意識しながら、ミーティングを行うと良いでしょう。


◆効果的なミーティングにするために

日本では実際に顔を合わせて話すことが大事とされ、度々行われるミーティングですが、効率を重視する海外では必要ないという意見もあります。
しかし、明確な目的を提示することとタイムスケジュールの管理を行うことで、質の高い効率的なミーティングを行うことができるでしょう。
話し合いをしているとついつい話が脱線してしまうこともありますが、脱線した話を本題に戻すというのも進行役の努め。
時間を有効に使い、有意義なミーティングを行うことで、業務の効率化を図りましょう。


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