退職を決意したら？仕事を辞めるまでの流れや退職願の書き方などを解説

「退職したいけど、円満に辞めるにはどうすればいい？」と悩んでいる方もいるでしょう。円満退職するためには、必要な手順を踏んで仕事の引き継ぎを行い、職場に迷惑が掛からないよう配慮することが大切といえます。このコラムでは、退職までの流れや角の立たない離職理由などを紹介。「円満退職を実現したい」と考えている方は、ぜひご一読ください。

円満退職をするためには？

円満退職をするためには、職場や上司の理解を得たうえで、スムーズな引き継ぎを行うことが大切です。そのため、自分が離職したあとのことを考慮し、退職まで無理のないスケジュールを立てる必要があります。

一方的に退職をしてしまうと、退職後トラブルに発展したり、気まずい思いをしたりする可能性があるでしょう。離職の理由は人によりますが、どのような理由であれ、会社と退職者の双方が納得する形に収められるよう努力する姿勢が重要です。

退職を伝える前に必要な準備

上司に退職の意思を伝える前に、退職に向けて事前準備をしておきましょう。具体的には、退職すべきか否かの再確認や退職時期の検討などをおすすめします。以下で詳しく解説するので、ぜひ参考にしてみてください。

本当に退職するのか改めて考える

本当に退職したほうが良いのか、やり残したことはないか、改めて再確認しましょう。退職の意向を一度伝えると、引き止められない限り撤回するのは簡単ではありません。撤回後の周囲の目も変わるため、冷静になって退職について考える必要があります。

たとえば、一時的な感情で退職を考えている場合は注意が必要です。仕事内容や人間関係に関する不満は異動で解決する可能性があるため、現状の悩みを打ち明け異動を相談するのも良いでしょう。

「仕事を辞めたい理由を考察！転職活動で後悔しないためのポイントとは」のコラムでは、主な転職理由を紹介しているので、自身の退職したい理由と照らしあわせながらチェックしてみてください。

退職を伝える時期は適切か検討する

しっかりと引き継ぎを行うために、退職を決意してから伝える時期や転職のタイミングは繁忙期を避けましょう。繁忙期のなか退職の意向を伝えても、上司が通常業務で忙しいとうまく処理してもらえない可能性があります。

転職が決まってから退職する場合、次の勤務開始日までに退職しなければならないため、確実な手続きが必要です。退職へ向けて落ち着いて手続きを進めるために繁忙期を避け、退職までの期間に余裕をもって上司に意向を伝えましょう。

退職日が職場の迷惑になっていないか

繁忙期の最中や大きなプロジェクトの途中などに退職日を設定すると、周囲から「気が利かない」と思われる可能性があります。円満退職を望むなら、閑散期や職場が比較的落ち着きやすい時期を選ぶと良いでしょう。

退職後のスケジュールを確認する

退職の意向を伝える前に、自分のなかで退職後のスケジュールをある程度決めておきましょう。退職日は会社と相談しながら決めるため、事前に「この日には転職先に入社する」などスケジュールがあることで、お互いに順序立てて引き継ぎや手続きが行えます。

退職までの流れと押さえるべき8つのステップ

円満退職を実現するためには、退職までの流れを確認しておくことが大切です。以下で、退職する際に押さえておいたほうが良い8つのステップを見ていきましょう。

1.退職の意思を固める

「仕事を辞めたい」と強く思っている方は、好条件を提示されて気持ちが揺らがないよう、しっかりと退職の意思を固めておきましょう。退職を伝えるときに、引き止められたり勤務条件の改善を提示されたりする場合もあるようです。その際に気持ちが揺れると退職に踏み切れないため、引き止められたときにも毅然とした態度を示せるよう心の準備をしておく必要があります。

2.上司に報告する

退職の意思を固めたら、直属の上司に報告します。法律上は退職希望日の2週間前に報告すれば退職可能ですが、引き継ぎや交渉を考えて1〜3ヶ月前には相談するのが一般的です。

また、人事や社長など直属の上司以外の相手にいきなり退職を報告したり、同僚などに先に話したりするのはマナー違反。通常は、報告を受けた上司が人事や社長と話し合いを行ってから、退職が正式決定されます。退職意思をいつまでに伝えれば良いのかを知りたい方は、「退職は何ヶ月前に会社へ言うのが一般的？相談の時期や法律上のルールを紹介」のコラムでも紹介しているので、参考にしてみてください。

3.退職日を決める

退職が正式に決定したら、上司と相談しながら退職日を決めます。担当業務の引き継ぎや残っている有給消化にかかる日数を踏まえて日にちを調整しましょう。転職先が決まっているのであれば、入社日を考慮することも忘れずに行ってください。

また、大きな案件を抱えている場合は、それが終了してから退社という場合もあるため、仕事の進捗状況なども念頭に置いて日取りを決めましょう。

4.業務の引き継ぎを行う

退職に伴う引き継ぎは、「引き継ぎスケジュール」を立てて行うと漏れがなくスムーズに運びやすくなります。また、業務内容や注意点をまとめた「引き継ぎノート」を作成するのもおすすめ。以下の項目を中心に、引き継ぎノートを作成してみましょう。

• ・業務の目的
• ・業務全体の流れ
• ・具体的な業務内容（段階ごとの作業手順や注意点）
• ・現在行っている業務の進捗状況
• ・顧客企業の連絡先や情報
• ・起きやすいトラブルと対処法
• ・資料や書類の保管場所
• ・社内関連部署の問い合わせ先

引き継ぎノートは、誰が見ても円滑に業務を進められるよう、分かりやすくまとめることが大切です。担当していた業者への発注や領収書・納品書に漏れがないか、きちんと処理されているかなども、引き継ぎする際にしっかりと確認しておきましょう。
業務の引き継ぎについて知りたい方は「仕事の引き継ぎをスマートに行うには？ポイントを解説」もぜひ参考にしてください。

5.取引先や顧客に挨拶する

取引先や顧客への挨拶は、上司や後任者とともに行い、退職後の業務が滞りなく進むことを伝えましょう。退職を伝えた時点で、取引先などの担当者は後任者と業務を進めるため、引き継ぎがしっかりと行われていることが前提です。

取引先にとって後任者とスムーズに業務を継続できるか否かは重要なポイントといえるため、取引先に不安を感じさせないような対応に努めましょう。

6.退職後に必要な手続きをチェックする

退職をするにあたり、さまざまな手続きが必要です。退職の翌日に次の会社に入社する場合は、必要書類を総務部に提出すれば手続きはすべて会社が行ってくれます。しかし、「転職先への入社が退職後から1日でも空く」「次の勤務先が決まっていない」といった場合は、自分で税金や年金、社会保険から国民健康保険への切り替えなどの手続きをしなければなりません。

とくに、失業保険を申請する方は離職票が交付され次第、できるだけ早く手続きを行いましょう。年金や健康保険の切り替え、確定申告（12月31日時点で無職の場合など）なども行う必要があります。

各種手続きには期間が定められていることが多いため、やることリストを作成したりスケジュールを組んだりして、漏れなく効率的に作業を行えるよう準備しておきましょう。

住民税

住民税の支払い手続きを行いましょう。退職後1ヶ月以内に転職する場合は、転職先の給与から住民税を天引きするための手続きが必要です。
退職前に「給与所得者異動届出書」の必要事項を記入してもらいましょう。転職先に記入済みの給与所得者異動届出書を提出すると、手続きが完了します。
転職までに1ヶ月以上かかる場合は、自治体から送付される納付書に従って住民税を支払いましょう。

失業手当

失業手当を受け取る場合は手続きが必要です。退職日以前の2年間で雇用保険の被保険者期間が12ヶ月以上あり、転職先が決まっていないなどの一定条件に当てはまる場合、失業保険を受け取れます。
失業保険の支給額は前職の給与や年齢によって異なるようです。退職理由によって支給開始期間も異なるため、「失業保険の受給条件は？給付日数やもらい方などもあわせて紹介！」のコラムもぜひご一読ください。

年金

退職したときには、年金の切り替え手続きが必要です。転職する場合は、基礎年金番号やマイナンバーを会社に伝えると、転職先で切り替え手続きを行ってくれます。
配偶者の扶養に入る場合は、配偶者の勤務先に申請してもらう必要があるでしょう。被扶養者届を会社へ提出すると、配偶者の会社が年金の切り替え手続きを行います。退職後、できるだけ速やかに手続きを行いましょう。

健康保険

退職後の勤務形態によって健康保険の切り替えが必要になります。転職する場合は、転職先の会社が申請を行うため、健康保険の切り替え手続きは不要です。
個人事業主やフリーランスとして働く場合は、任意継続被保険者になる手続きか国民健康保険への切り替えが必要になります。また、配偶者の扶養に入る場合は、退職後原則5日以内に配偶者の会社に健康保険被扶養届出を提出しましょう。

確定申告

退職後には、確定申告が必要になります。退職してから年末までに転職した場合は、確定申告は原則不要です。
一方、退職し年末までに転職しなかった場合や、個人事業主やフリーランスとして働いている場合は、自身での確定申告が必要になります。確定申告の詳しい方法は「フリーターは確定申告が必要？やり方や準備すべき書類を紹介」のコラムを参考にしてみてください。

7.会社に返却するものを把握する

退職時には、会社から貸与された備品を返却しなければなりません。以下で、退職時に会社に返却するものをまとめました。

• ・健康保険証（扶養家族分を含む）
• ・社員証、社章
• ・自分の名刺と仕事で得た名刺（取引先など）
• ・制服（クリーニング済のもの）
• ・鍵（ロッカーやデスク、オフィスに入るためのカードキーなど）
• ・文具やパソコンなどの備品（経費で購入したものも含む）
• ・書類、資料（業務で作成したもの、取引先から受け取ったものなど）

取引先の名刺は会社に所有権があるため「今後の仕事に役立つかも」と思っても、持ち出すことは厳禁です。また、自前のパソコンを業務で使用していた場合は、業務のデータ消去も忘れずに行いましょう。個人情報保護の観点から、情報の持ち出しは厳しくなっているので十分な注意が必要です。

8.転職先に提出するものを確認する

転職を伴う退職の場合、退職先から受け取り転職先に提出するものを用意してもらいましょう。以下で、転職先に提出するものについてまとめました。

• ・雇用保険被保険者証
• ・年金手帳、基礎年金番号通知書
• ・源泉徴収票
• ・健康保険資格喪失証明書

先述したとおり、退職後すぐに次の仕事を始めない場合は、状況に応じて失業保険の申請、年金や健康保険の切り替え、確定申告などが必要となります。それぞれ申請の時期や必要書類が異なるため、退職後スムーズに手続きができるよう準備しておきましょう。

退職を決意してから実際に退職するまで、さまざまな準備が必要です。トラブルのもとになることもあるため、書類漏れには気をつけましょう。

角の立たない退職理由とは？

退職理由を上司に聞かれたら、「個人的な理由」を述べるのが円満退職のコツです。たとえば、持病の悪化や結婚に伴う転居、実家に戻るなどのやむを得ない事情は、角が立たない退職理由といえるでしょう。

一方で「どうせ辞めるのだから」と会社や業務に対して不平不満を伝えるのは避けたほうが賢明です。相手を不快にさせて円満に退職できないリスクや、「給与を上げる」「部署異動させる」などの引き止めに遭う可能性があります。

退職理由がキャリアチェンジやステップアップの場合は、「どうしてもやりたい仕事が見つかった」「新しい環境で自分を試してみたい」など、周囲が気持ち良く送り出せるよう、できるだけ前向きに伝えることが大切です。
円満退職のコツをさらに詳しく知りたい方は「円満退職をするコツは？タイミングや周囲への配慮が大切」で詳しく解説しているので、ぜひ参考にしてください。

退職願の書き方

退職願に決まったフォーマットがない場合は、白地の縦書きを基本に自筆で書きます。1行目の中央に「退職願」と書き、1行空けて3行目の下部に「私儀」と記載してください。4行目から、「このたび、一身上の都合により△年△月△日をもって退職いたしたく、ここにお願い申し上げます」と記入します。

退職理由は、どのような理由であっても「一身上の都合」とすれば問題ありません。1行空けて、退職願を記入した日付と所属部署、氏名を書いて捺印します。さらに1行空けたところに、宛名を記入しましょう。

宛名には会社名（正式名称）と役職、代表者の名前を書きます。代表者の敬称は「殿」を使うのが一般的で、自分の名前より上部に代表者名がくるよう書き方を調整しましょう。
退職願の書き方については、「退職はいつまでに伝える？退職届を出す時期や必要な手続きも詳しく解説」でも紹介しているので参考にしてみてください。

上司に退職を引き止められたら？

ここでは、上司に退職を引き止められたときの対処法について解説します。人材不足に悩む企業が多いといわれる昨今、退職を引き止める職場も珍しくありません。退職の意思が固い場合は、相手の説得に負けないよう対応しましょう。

会社に留まる有益性を見極める

退職を引き止められたとしても、会社に留まることが自分の将来にとって有益なのかを、しっかりと見極めることが大切です。そのうえで退職する気持ちに迷いがなければ曖昧な返答は避け、退職の意向を明確に伝えましょう。

口約束に注意する

退職を引き止めるために掲示された条件が口約束で終わる可能性もゼロではないため、注意しましょう。引き止められる理由には、「会社にとって必要な人材だから」のほかに、「上司自身の評価に関係するから」などの事情も考えられます。

また、昇給や昇進といった給与や待遇面の改善を条件に引き止めを行う場合もありますが、上司の口約束であるパターンもあるようです。条件を受け入れて会社に留まっても、一度は退職を申し出ているため、逆に昇進や昇格に不利になったり、職場での信用を失ってしまったりするリスクもあります。退職の引き止めには、よく考えたうえで返事をするようにしましょう。

退職は早めの決断が大切

退職を決める時期は人によりますが、新しい業界への転職や未経験の仕事にチャレンジするのであれば、若いほうが有利なこともあります。退職を決断できず先延ばしにした場合、タイミングを失い退職しづらくなることもあるため注意が必要です。

ただし、辞める理由が曖昧なまま退職すると、転職先で「こんなはずじゃなかった」と後悔することも。転職先で感じたギャップやミスマッチを解消できなければ、再度退職してしまうリスクがあるでしょう。転職回数が多いと「すぐに仕事を辞める人」というマイナスイメージを抱かれやすくなり、転職活動で不利になる恐れもあります。

退職する際は、「なぜ今の仕事を辞めたいのか」を明確にしたうえで、「転職の軸」を構築することが大切です。退職理由を深掘りし、「転職の軸」を定めて活動を行うことで、後悔しない転職を叶えましょう。

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退職に関するQ＆A

ここでは、退職に関してよくある質問にお答えします。

「退社」と「退職」のどちらを使うと良いですか？

退社と退職のどちらを使っても問題ありません。ただし、転職活動では「退職」を使うと良いでしょう。「退社」には、「会社を辞める」意味のほかに「勤めを終えて会社を退出する」という意味もあります。そのため、誤解を招かないために、「退職」を使用するのがおすすめです。

「退職」「離職」「辞職」の違いはなんですか？

「退職」には「会社を辞める」という意味があります。「離職」は「会社を辞める」という意味だけでなく、仕事から離れている状態を表すときに使用されることが多いでしょう。
また、「辞職」は自らの意思で仕事を辞めることを指します。それぞれの意味を正しく理解し、転職活動で活かしてみてください。

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退職金は請求できますか？

退職金の有無は会社によって異なります。
また、退職金制度があっても、「3年働いたら」「5年働いたら」など勤続年数で制限を設けているのが一般的なようです。気になる方は退職前に就業規則を確認すると良いでしょう。退職金については、「何年働いたら退職金はもらえる？退職金制度の種類と相場を徹底解説！」のコラムでも詳しく説明しています。