退職を決意!仕事を辞める際に角の立たない理由や退職願の書き方を解説

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この記事のまとめ

  • 円満退職には、職場や上司の理解を得たうえでスムーズな引き継ぎを行うことが大切
  • 上司への報告や仕事の引き継ぎなどを考慮して、無理のない退職スケジュールを立てよう
  • 退職時の手続きや会社に返却するものは事前に確認し、トラブル回避に努めよう
  • 角の立たない退職理由は、「やむを得ない個人の事情」「仕事のステップアップ」など
  • 退職意思を伝える際は事前に就業規則を確認し、最初に直属の上司に伝えるのがマナー

「仕事を辞めたいけど、円満退職するにはどうすればいい?」と悩んでいる方も多いでしょう。円満退職をするためには、必要な手順を踏んで仕事の引き継ぎを行い、職場に迷惑が掛からないよう配慮する必要があります。このコラムでは、退職までの流れや角の立たない退職理由などを紹介。円満退職を実現したいと考えている方は、ぜひご一読ください。

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円満退職をするには?

円満退職をするには、職場や上司の理解を得たうえで、スムーズな引き継ぎを行うことが大切です。そのため、自分がいなくなった後のことも考慮し、退職まで無理のないスケジュールを立てる必要があるでしょう。
円満退職とは、会社の理解が得られたうえで、後を濁さずに職を離れることを指します。一方的な退職やケンカ別れをしてしまうと、あとで大きなトラブルに発展したり、気まずい思いをしたりすることも。退職の理由は人によりますが、どのような理由であれ、会社と退職者の双方が納得する形に収められるよう努力する姿勢が重要です。

円満退職のコツを詳しく知りたい方は「円満退職をするコツは?タイミングや伝え方に要注意!」で詳しく解説しているので、ぜひ参考にしてください。

退職までの流れを確認!押さえるべき8つのステップ

退職までの流れを確認しておくことが、円満退職を実現するためには必要不可欠です。以下で、退職する際に押さえておくべき8つのステップを見ていきましょう。

1.退職の意思を固める

「仕事を辞めたい」と強く思っている人は、好条件を提示されて気持ちが揺らがないよう、しっかりと退職の意思を固めておきましょう。退職を伝えるときに、引き止めや勤務条件の改善を提示されるケースもあるようです。

2.上司に報告する

退職の意思を固めたら、直属の上司に報告します。法律上は退職希望日の2週間前に報告すれば退職可能ですが、引き継ぎや交渉を考えて1ヶ月半~2ヶ月前には相談するのが一般的。
また、いきなり人事や社長など直属の上司以外の上司に退職を報告したり、同僚などに先に話したりするのはマナー違反です。通常は、報告を受けた上司が人事や社長と話し合いを行ってから、退職が正式決定されます。

3.退職日を決める

退職が正式決定したら、上司と相談しながら退職日を決めます。担当業務の引き継ぎや残っている有給の消化にかかる日数を踏まえて日にちを調整しましょう。転職先が決まっているのであれば、入社日を考慮することも忘れずに行ってください。
大きな案件を抱えている場合は、それが終了してから退社というケースもあるため、仕事の進捗状況なども念頭に置いて日取りを決めましょう。

退職日の決め方

退職日は自分の都合ではなく、上司と相談して決めるのが基本です。「今すぐ辞めたい!」「ボーナス支給が終わったら辞める!」などの理由で、自分の都合ばかり優先して退職日を決めてしまうと、上司や同僚の反感を買い退職までの業務に支障が出ることも。上司や同僚の迷惑になる行為やトラブルが発生すると、円満退職できない可能性もあるので注意しましょう。

4.業務の引き継ぎを行う

退職に伴う引き継ぎは、「引き継ぎスケジュール」を立てて行うと漏れがなくスムーズです。また、業務内容や注意点をまとめた「引き継ぎノート」を作成することもおすすめします。
以下の項目を中心に、引き継ぎノートを中心に作成してみましょう。

・業務の目的
・業務全体の流れ
・具体的な業務内容(段階ごとの作業手順や注意点)
・現在行っている業務の進捗状況
・顧客企業の連絡先や情報
・起きやすいトラブルと対処法
・資料や書類の保管場所
・社内関連部署の問い合わせ先

引き継ぎノートは、誰が見ても円滑に業務を進められるよう、分かりやすくまとめることが大切です。担当していた業者への発注や領収書・納品書に漏れがないか、きちんと処理されているかなども、引き継ぎする際にしっかりと確認しておきましょう。

5.取引先や顧客に挨拶する

取引先や顧客への挨拶は、上司や後任者とともに行い、退職後も業務が滞りなく進むことを伝えましょう。退職を伝えた時点で、取引先などの担当者は後任者と業務を進めるため、引き継ぎがしっかりと行われていることが前提です。取引先にとっては、担当者の退職より、後任者とスムーズに業務が継続するほうが重要であることを覚えておきましょう。

6.退職後に必要な手続きをチェックする

退職をするにあたり、様々な手続きが必要です。退職の翌日に次の会社に入社する場合は、必要書類を総務部に提出すれば手続きはすべて会社が行ってくれます。しかし、「転職先への入社が退職後から1日でも空く」「次の勤務先が決まっていない」といった場合は、自分で税金や年金、社会保険から国民健康保険への切り替えなどの手続きをしなければなりません
特に、失業保険を申請する方は離職票が交付され次第、できるだけ早く手続きを行いましょう。年金や健康保険の切り替えや確定申告(12月31日時点で無職の場合など)も行う必要があります。ほとんどの手続きは期間が定められているため、リストを作成したりスケジュールを組んだりするなどして、漏れなく効率的に行えるよう準備をしておきましょう。

7.会社に返却するものをチェックする

退職時には、会社から貸与された備品を返却しなければなりません

退職時に会社に返却するもの

・健康保険証(扶養家族分を含む)
・社員証、社章
・自分の名刺と仕事で得た名刺(取引先など)
・制服(クリーニング済のもの)
・鍵(ロッカーやデスク、オフィスに入るためのカードキーなど)
・文具やパソコンなどの備品(経費で購入したものも含む)
・書類、資料(業務で作成したもの、取引先から受け取ったものなど)

取引先の名刺は、会社に所有権があるため「今後の仕事に役立つかも…」と思っても、持ち出すことは厳禁です。また、自前のパソコンを業務で使用していた場合は、業務のデータ消去も忘れずに行いましょう。個人情報保護の観点からも、情報の持ち出しは厳しくなっているので十分な注意が必要です。

8.転職先に提出するものを確認する

転職を伴う退職の場合、退職先から受け取り転職先に提出するものを確認しておきましょう

転職先に提出するもの

・雇用保険被保険者証
・年金手帳
・源泉徴収票
・健康保険資格喪失証明書

先述したとおり、退職後すぐに次の仕事を始めない場合は、状況に応じて失業保険の申請、年金や健康保険の切り替え、確定申告などが必要となります。それぞれ申請の時期や必要書類が異なるため、退職後スムーズに手続きができるよう準備しておきましょう。

退職を決意してから実際に退職するまで、さまざまな準備が必要です。漏れがあるとトラブルの元になることもあるため、しっかり確認しておきましょう。
退職の流れや退職はいつまでに言い出せば良いのかを詳しく知りたい方は、「退職は何ヶ月前に言うのが常識?法律上のルールや理想的な伝え方をご紹介」もぜひご参照ください。

角の立たない退職理由とは?

退職理由を上司に聞かれたら、「個人的な理由」を述べるのが円満退職のコツです。たとえば、持病の悪化や結婚に伴う転居、実家に戻るなどのやむを得ない事情は、角が立たない退職理由といえるでしょう。「どうせ辞めるし…」と会社や業務に対して不平不満を伝えるのは避けたほうが賢明です。相手を不快にさせて円満退職できないリスクや、「給与を上げる」「部署異動させる」などの引き止めに合う可能性があります。
退職理由がキャリアチェンジやステップアップのためである場合は、「どうしてもやりたい仕事が見つかった」「新しい環境で自分を試してみたい」など、周囲が気持ち良く送り出せるよう、できるだけ前向きに伝えることが大切です。

面接で退職理由を聞かれたときの答え方

転職活動で退職理由を聞かれたら、なるべくポジティブに答えましょう。会社に否があって仕事を辞めたのだとしても、前職を悪く言ってしまうと採用担当者にネガティブな印象を与え、「この人は他人のせいにしやすい性格なのかな」と思われる恐れがあります。そのため、退職理由はできるだけポジティブに言い換えることが大切です。
退職理由については「第二新卒向け!志望動機と退職理由を聞かれたときの答え方」で深堀りしているので、ぜひ参考にしてください。

退職願の書き方と提出日

退職願は、会社に退職が認められてから(上司に相談してから)提出しましょう。退職日の1ヶ月~2週間前までに、直属の上司に手渡しするのが一般的です。ただし、会社によっては人事部に送付するケースもあるため、事前に確認しておきましょう。

退職願の書き方

退職願に決まったフォーマットがない場合は、白地の縦書きを基本に自筆で書きます
1行目の中央に「退職願」と書き、1行空けて3行目の下部に「私儀」と記載してください。4行目から、「このたび、一身上の都合により○年○月○日をもって退職致したく、ここにお願い申し上げます」と記入します。退職理由は、どのような理由であっても「一身上の都合」とすれば問題ありません。
1行空けて、退職願を記入した日付と所属部署、氏名を書いて捺印します。さらに1行空けたところに、宛名を記入しましょう。宛名には会社名(正式名称)と役職、代表者の名前を書きます。代表者の敬称は「殿」を使うのが一般的で、自分の名前より上部に代表者名が来るよう書き方を調整しましょう。

退職意思を伝えるときの注意点

退職意思を伝える際は、「事前に就業規則を確認する」「最初に直属の上司に伝える」といった行動を取ることが重要です。以下で、詳細を確認しておきましょう。

事前に就業規則を確認する

退職の意思を伝える前には、就業規則を確認しましょう。民法では退職の14日前までに退職の意思を伝えなければならないと決まっていますが、会社によってはそれより前に退職の意思表示をするよう明記されているからです。そのため、就業規則を確認し、規則に沿った退職スケジュールを考えましょう。

退職意思は最初に直属の上司に伝える

前述したように、退職は必ず直属の上司に伝えましょう。「○時からお時間いただけますか?」と伝えて時間を確保してもらい、会議室などの個室で退職の意思を伝えます。
このとき、感情的になったり不平不満を述べたりするのは厳禁。お世話になった感謝を述べるとともに、退職意思の固さを示すことが大切です。伝える時期は退職理由によって異なると思いますが、可能であれば繁忙期や大きなプロジェクト中などは避けましょう。

退職をメールで伝えるのはNG?

退職する旨は、メールや電話ではなく、直接会って伝えるのがマナーとされています。そのため、たとえ言いづらかったとしても、円満退職のためには直接伝えることが大切です。また、メールや電話で退職の旨を伝えると、業務の引き継ぎ等が難しくなり、現場が混乱する可能性も。しっかりと引き継ぎを行うためにも、退職する直前にメールで伝えるのではなく、ある程度期間を見て直接伝えましょう。

上司に退職を引き止められたら?

退職交渉がスムーズにいくこともあれば、上司による引き止めを受けることもあるでしょう。退職を引き止められたとしても、会社に留まることが自分の将来にとって有益なのかを、しっかりと見極めることが大切です
引き止められる理由には、「会社にとって必要な人材だから」「上司自身の評価に関係するから」「なるべく退職者を出さないという方針を人事や会社が持っているから」などが代表的な理由に挙げられます。昇給や昇進といった給与や待遇面の改善を条件に引き止めを行うケースもありますが、上司の保身による口約束であることも多いようです。条件を受け入れて会社に留まっても、一度は退職を申し出ているため、逆に昇進や昇格に不利になったり、信用を失ってしまったりするリスクもあります。退職の引き止めには、よく考えたうえで返事をするようにしましょう。

転職先が決まっていることは伝えるべき?

「転職先が決まっているのか」「次の職場はどこか」を聞かれても、伝える必要はありません。転職先を伝えたくない場合は、「これから探す」と濁しておくのが無難です。
特に、競合他社への転職だと、会社の機密事項や知的財産の流出が漏れることを懸念されるリスクも。そのため、転職先を言わないほうが良いケースもあるようです。

退職は早めの決断が大切

退職を決める時期は人によりますが、新しい業界への転職や未経験の仕事にチャレンジするのであれば若いほうが有利なこともあります。退職を決断できず先延ばしにしていると、タイミングを失い退職しづらくなることもあるため注意が必要です。

退職理由を明確にして「転職の軸」を定めよう

退職する際は、「なぜ今の仕事を辞めたいのか」を明確にしたうえで、「転職の軸」を構築することが大切です
就職するなら早いうちが良いとはいっても、就職してからすぐに勢いで退職してしまうのはリスクが高いといえるでしょう。辞める理由が曖昧なまま退職すれば、転職先で「こんなはずじゃなかった」と後悔する可能性も。また、転職回数が多いと「すぐに仕事を辞める人」というマイナスイメージを抱かれ、転職活動で不利になる恐れがあります。退職理由を深掘りし、「転職の軸」を定めて活動を行うことで、後悔しない転職を叶えましょう。

「転職の軸」とは?

「転職の軸」とは、「どのような仕事がしたいのか、何のために働くのか」といった、仕事に対する自分の基礎となる考え方です。軸をしっかり定めて転職先を選ぶことで、入社後に「イメージと違った」というミスマッチを起こしづらくなります。「自分は何をしたいのか?」「やりがいを感じるのはどんなときか?」を明確化し、自分のなかの「これだけは譲れないポイント」と照らし合わせながら転職先を探しましょう。

「転職したいけどスムーズに退職できそうにない…」「1人で転職活動をするのは時間的にも大変…」と迷っている方は、転職のプロに相談をしてみてはいかがでしょうか?
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