退職を決意したら？仕事を辞めるまでの流れや退職願の書き方などを解説

「退職の手続きの方法は？退職願はどう書けば良い？」と不安な方もいるでしょう。円満に退職するためには、職場に伝えるタイミングやスケジュールなどをしっかり考える必要があります。また、退職前後の手続きを確認し、準備を進めることも重要です。このコラムでは、退職の流れやマナー、必要な手続きをわかりやすく解説していきます。

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円満退職をするためには？

円満退職をするためには、職場や上司の理解を得たうえで、スムーズな引き継ぎを行うことが大切です。そのため、自分が離職したあとのことも考慮し、退職まで無理のないスケジュールを立てる必要があります。
一方的な退職やケンカ別れをしてしまうと、あとで大きなトラブルに発展したり、気まずい思いをしたりすることも。離職の理由は人によりますが、どのような理由であれ、会社と退職者の双方が納得する形に収められるよう努力する姿勢が重要です。

退職を伝える前に必要な準備

退職は、一時的な感情で決めてはいけません。離職後すぐに転職できなければ生活に困るからです。「そもそも退職する必要があるのか」など、上司に退職を伝える前に自身で行える準備をしておきましょう。

本当に退職するのか改めて考える

本当に退職した方が良いのか、やり残したことはないか、改めて確認しましょう。退職の意向を一度伝えると、引き留められない限り撤回するのは簡単ではありません。撤回後の周囲の目も変わるため、冷静になって退職について考える必要があります。
たとえば、気に入らないことがあって一時的な感情で退職を考えているなら注意が必要。仕事内容や人間関係についても、異動などで解決する可能性があります。

退職日が職場の迷惑になっていないか

退職日が職場の迷惑になっていないかも確認しておくのがおすすめです。
繁忙期の最中や大きなプロジェクトの途中などに退職すると、周囲から「気が利かない」と思われる可能性があります。円満に退職するためには、職場に迷惑をかけないよう、閑散期や職場が比較的落ち着きやすい時期を設定すると良いでしょう。

退職後のスケジュールは組んでいるか

退職の意向を伝える前に、自分のなかで退職後のスケジュールをある程度決めておきましょう。退職日は会社と相談しながら決めるため、事前に「この日には転職先に入社する」などスケジュールがあることで、お互いに順序立てて引き継ぎや手続きが行えます。

退職は何ヶ月前までに伝えるのが適切？

民法では、退職を希望する日の2週間前までに退職届を出すことが定められています。そのため、職場から引き止められたり、退職を反対されたりしても、退職届提出後2週間が経てば辞めることが可能です。

ただし、円満に退職するためには1～3ヶ月前には職場に伝え、業務の引き継ぎ等をきちんとする必要があります。会社により、「半年前までに伝えること」など就業規則で定められていますので、まずはそちらを確認しましょう。
退職を伝える時期についてさらに詳しく知りたい方は「退職は何ヶ月前に会社へ言うのが一般的？相談の時期や法律上のルールを紹介」のコラムをご覧ください。

参照元
e-Gov法令検索
民法

退職手続きの基本的な8つのステップ

円満退職を実現するためには、退職までの流れを確認しておくことが大切です。以下で、退職する際に押さえておくべき8つのステップを見ていきましょう。大まかな流れはアルバイトでも同様ですので、参考にしてみてください。

1.退職の意思を固める

「仕事を辞めたい」と強く思っている人は、好条件を提示されて気持ちが揺らがないよう、しっかりと退職の意思を固めておきましょう。退職を伝えるときに、引き止めや勤務条件の改善を提示されるケースもあるようです。

2.上司に報告する

退職の意思を固めたら、直属の上司に報告します。引き継ぎや交渉を考えて1ヶ月～3ヶ月前には相談するのが一般的です。

また、いきなり人事や社長など直属の上司以外の上司に退職を報告したり、同僚などに先に話したりするのはマナー違反。通常は、報告を受けた上司が人事や社長と話し合いを行ってから、退職が正式決定されます。

3.退職日を決める

退職が正式に決定したら、上司と相談しながら退職日を決めます。担当業務の引き継ぎや残っている有給の消化にかかる日数を踏まえて日にちを調整しましょう。転職先が決まっているのであれば、入社日を考慮することも忘れずに行ってください。
また、大きな案件を抱えている場合は、それが終了してから退社というケースもあるため、仕事の進捗状況なども念頭に置いて日取りを決めましょう。

4.業務の引き継ぎを行う

退職に伴う引き継ぎは、「引き継ぎスケジュール」を立てて行うと漏れがなくスムーズにいきます。また、業務内容や注意点をまとめた「引き継ぎノート」を作成するのもおすすめ。以下の項目を中心に、引き継ぎノートを作成してみましょう。

・業務の目的
・業務全体の流れ
・具体的な業務内容（段階ごとの作業手順や注意点）
・現在行っている業務の進捗状況
・顧客企業の連絡先や情報
・起きやすいトラブルと対処法
・資料や書類の保管場所
・社内関連部署の問い合わせ先

引き継ぎノートは、誰が見ても円滑に業務を進められるよう、わかりやすくまとめることが大切です。担当していた業者への発注や領収書・納品書に漏れがないか、きちんと処理されているかなども、引き継ぎする際にしっかりと確認しておきましょう。業務の引き継ぎについて知りたい方は「仕事の引き継ぎをスマートに行うには？ポイントを解説」もぜひ参考にしてみてください。

5.取引先や顧客に挨拶する

取引先や顧客への挨拶は、上司や後任者とともに行い、退職後も業務が滞りなく進むことを伝えましょう。退職を伝えた時点で、取引先などの担当者は後任者と業務を進めるため、引き継ぎがしっかりと行われていることが前提です。取引先にとっては、担当者の退職より、後任者とスムーズに業務が継続する方が重要であることを覚えておきましょう。

6.退職後に必要な手続きをチェックする

退職をするにあたり、さまざまな手続きが必要です。退職の翌日に次の会社に入社する場合は、必要書類を総務部に提出すれば手続きはすべて会社が行ってくれます。

しかし、「転職先への入社が退職後から1日でも空く」「次の勤務先が決まっていない」といった場合は、自分で税金や年金、社会保険から国民健康保険への切り替えなどの手続きをしなければなりません。ほとんどの手続きは期間が定められているため、リストを作成したりスケジュールを組んだりするなどして、漏れなく効率的に行えるよう準備をしておきましょう。

7.会社に返却するものをチェックする

退職時には、会社から貸与された備品を返却しなければなりません。以下で、退職時に会社に返却するものをまとめました。

・健康保険証（扶養家族分を含む）
・社員証、社章
・自分の名刺と仕事で得た名刺（取引先など）
・制服（クリーニング済みのもの）
・鍵（ロッカーやデスク、オフィスに入るためのカードキーなど）
・文具やパソコンなどの備品（経費で購入したものも含む）
・書類、資料（業務で作成したもの、取引先から受け取ったものなど）

取引先の名刺は会社に所有権があるため「今後の仕事に役立つかも」と思っても、持ち出すことは厳禁です。また、自前のパソコンを業務で使用していた場合は、業務のデータ消去も忘れずに行いましょう。個人情報保護の観点からも、情報の持ち出しは厳しくなっているので十分な注意が必要です。

8.転職先に提出するものを確認する

転職を伴う退職の場合、退職先から受け取り転職先に提出するものを用意してもらいましょう。以下で、転職先に提出するものについてまとめました。

・雇用保険被保険者証
・年金手帳
・源泉徴収票
・健康保険資格喪失証明書

先述したとおり、退職後すぐに次の仕事を始めない場合は、状況に応じて失業保険の申請、年金や健康保険の切り替え、確定申告などが必要となります。それぞれ申請の時期や必要書類が異なるため、退職後スムーズに手続きができるよう準備しておきましょう。
退職を決意してから実際に退職するまで、さまざまな準備が必要です。トラブルの元になることもあるため、書類漏れには気をつけましょう。

角の立たない退職理由の言い方とは？

退職理由を上司に聞かれたら、「個人的な理由」を述べるのが円満退職のコツです。たとえば、持病の悪化や結婚に伴う転居、実家に戻るなどのやむを得ない事情は、角が立たない退職理由といえるでしょう。

一方で「どうせ辞めるのだから」と会社や業務に対して不平不満を伝えるのは避けた方が賢明です。相手を不快にさせて円満に退職できないリスクや、「給与を上げる」「部署異動させる」などの引き止めに合う可能性があります。

退職理由がキャリアチェンジやステップアップの場合は、「どうしてもやりたい仕事が見つかった」「新しい環境で自分を試してみたい」など、周囲が気持ち良く送り出せるよう、できるだけ前向きに伝えることが大切です。円満退職のコツをさらに詳しく知りたい方は「円満退職をするコツは？タイミングや周囲への配慮が大切」で詳しく解説しているので、ぜひ参考にしてください。

退職願の書き方や退職願との違い

退職願の基本的な書き方と、退職願と退職届の違いについて解説します。

退職届と退職願の違い

退職願とは、「退職したいという意思を会社に願い出る書類」です。退職したいという意思の表明になりますが、会社側に退職を却下される可能性もあります。

対して、退職届は「提出することで退職の手続きを開始できる書類」です。会社側に可否を決めることはできず、受理された後は撤回ができません。自己都合で退職をする場合は、退職願を提出してから、退職日を相談してすり合わせていくのが良いでしょう。

退職願の基本的な書き方

退職願を書くとき、会社に決められたテンプレートがある場合はそちらを利用します。
フォーマットがない場合は、白地の縦書きを基本に自筆で書きましょう。1行目の中央に「退職願」と書き、1行空けて3行目の下部に「私儀」と記載してください。4行目から、「このたび、一身上の都合により○年○月○日をもって退職致したく、ここにお願い申し上げます」と記入します。
退職理由は、どのような理由であっても「一身上の都合」とすれば問題ありません。1行空けて、退職願を記入した日付と所属部署、氏名を書いて捺印します。さらに1行空けたところに、宛名を記入しましょう。
宛名には会社名（正式名称）と役職、代表者の名前を書きます。代表者の敬称は「殿」を使うのが一般的で、自分の名前より上部に代表者名が来るよう書き方を調整しましょう。

退職願で基本的に必要な情報は以下の通りです。

・自分の名前、所属、住所、連絡先
・会社名、住所、電話番号
・退職願の作成日と退職希望日
・簡潔な退職理由
・宛先
・署名

手書きの方が誠意が伝わるという考え方もありますが、PCで作成しても問題ありません。手書きの場合は黒のボールパンか万年筆を使用するのが一般的です。摩擦で消えてしまうタイプのペンは使用しないように注意しましょう。
より詳しい退職願の書き方は「退職願と退職届の違いとは？書き方のコツや正しい提出方法を詳しく解説」のコラムでご紹介しています。

退職願は封筒に入れる？

退職願を提出する際は、封筒に入れるのがマナーとされています。退職に関する書類は重要なものですので、封筒の色はフォーマルな場合に使用される白を選びましょう。郵便番号枠がない、ビジネス用のシンプルなものを使用するのが一般的です。
退職願のサイズがB5の場合は長形4号、A4の場合は長形3号を選びます。郵送するときは、退職願を入れた封筒より一回り大きいサイズの白い封筒を用意し、その中に入れて送りましょう。

上司に退職を引き止められたら？

ここからは、上司に退職を引き止められたときの対処法について解説します。人材不足に悩む企業が多いと言われる昨今、退職を引き止める職場も珍しくありません。説得に負けないよう、固い意志を持ちましょう。

会社に留まる有益性を見極める

退職を引き止められたとしても、会社に留まることが自分の将来にとって有益なのかを、しっかりと見極めることが大切です。気持ちに迷いが出ないよう「すでに決めたこと」と認識して、退職の意向を伝えましょう。

口約束に注意する

引き止めるための口約束には気をつけなければなりません。引き止められる理由には、「会社にとって必要な人材だから」のほかに、「上司自身の評価に関係するから」などの事情も考えられます。
また、昇給や昇進といった給与や待遇面の改善を条件に引き止めを行うケースもありますが、上司の保身による口約束であるケースも多いようです。

条件を受け入れて会社に留まっても、一度は退職を申し出ているため、逆に昇進や昇格に不利になったり、信用を失ってしまったりするリスクもあります。退職の引き止めには、よく考えたうえで返事をするようにしましょう。

退職後の手続きは？

ここからは、退職をした後に必要となる手続きをご紹介します。
退職後の手続きは、すぐに転職する場合と次の就職まで期間がある場合で異なるため、必要な手続きをしっかりと確認しましょう。

すぐに転職する場合

退職してすぐに転職する場合、必要な手続きは期限順にこなしていくのが良いでしょう。

1.住民税の支払い

住民税が天引きされる先を、これまでの会社から転職先の会社に変更するための手続きです。給料から毎月天引きされるものなので、転職先が決まっている場合は速やかに手続きが必要となります。
給与所得者異動届出書を市役所等で貰うかHPでダウンロードしましょう。必要事項を記入後、転職先の担当部署に提出することで手続きが完了します。

2.年金の手続き

転職先で厚生年金に加入する場合、住民税と同じく、転職先の担当部署に基礎年金番号かマイナンバーを伝えることで手続きが完了します。配偶者の扶養に入る場合は、退職後5日以内に配偶者が自身の会社へ被扶養者届を提出しましょう。

3.健康保険の切り替え手続き

転職先の健康保険に加入するのであれば、会社が切り替えを行うため手続きは不要です。保険証の発行には数週間かかるため、その間に医療機関を利用する場合は、会社に健康保険被保険者資格証明書を発行してもらいましょう。保険証の代わりとして使うことができます。
被扶養者の条件を満たしていると、配偶者の扶養に入って保険に加入することも可能です。退職後5日以内に健康保険被扶養届出と年間収入がわかる書類を配偶者の会社に提出しましょう。

次の就職まで1ヶ月以上空く場合

退職してから次の就職まで1ヶ月以上の期間がある場合は、すぐに転職する場合とは異なる手続きが必要となります。

1.住民税の支払い

1月～5月末日に退職する場合は、給料と退職金から住民税が一括徴収されるため手続きは不要です。6月～12月末日に退職する場合は、翌年5月までの住民税を最後の給料から徴収する手続きが必要なため、担当部署に伝えましょう。この手続きをしないと普通徴収へと切り替わり、自治体から届く納付書を使って自分で支払うことになります。

2.失業手当の申請

転職先が未定で、退職日以前の2年間で雇用保険の被保険者期間が12ヶ月以上ある方は、失業保険の申請をすることができます。ハローワークに離職票やマイナンバーカード、預金通帳などの必要書類を提出すると申請完了です。

3.年金の手続き

転職まで間が空く場合、退職から2週間以内に国民年金への切り替え手続きが必要となります。役所に退職日が確認できる書類・印鑑・マイナンバーカードおよび基礎年金番号を持参し手続きをしましょう。

4.健康保険の切り替え手続き

退職後に次の職場が決まっていない方は、健康保険の扱いについて3つの選択肢があります。
まずは国民健康保険に加入すること。会社より健康保険資格喪失証明書を貰い、退職日の翌日から14日以内に役所で手続きすることで加入できます。そして、被保険者としての条件を満たしている場合は配偶者の扶養として加入することも可能です。必要書類を退職後5日以内に配偶者の会社に提出しましょう。
最後に、退職日の翌日から20日以内に健康保険組合に申し出ることで、退職した会社の健康保険を任意継続することもできます。ただし、会社が保険料を負担しないため2倍程度の金額になることと、最長2年間という定めがあることに注意しましょう。

5.確定申告の手続き

退職後、年内に転職しなかった場合は確定申告をしなければなりません。確定申告書や所得を証明できる書類と本人確認書類をあわせて税務署に提出します。提出期間は、翌年の2月16日～3月15日です。

退職は転職先が決まってからの方が良い？

必ずしも転職先を決めてから退職しなければいけないというわけではありません。退職理由が職場でのストレスなどマイナスな理由だった場合、転職先が決まっていないという理由で退職を先延ばしにすると精神的な負担が大きくなります。また、働きながら転職活動の時間を確保するのが難しい場合、退職することでじっくり仕事を探すことができるというメリットもあるでしょう。

ただ、退職してから転職までの期間が開くと収入が途切れてしまいますし、焦りから転職活動に失敗してしまうことも考えられます。そのため、退職するタイミングについては慎重に考えるべきだといえるでしょう。詳しくは「退職時に転職先が決まっていないのは良くない？メリットとデメリットを解説」のコラムでも解説していますので、参考にしてみてください。

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退職に関するFAQ

ここからは、退職に関してよくある質問にお答えします。

退職金は請求できますか？

就業規則に「退職金が支給される」といった退職金に関する記載がある場合、退職金を請求することができます。また、それまで退職した人ほぼ全員に支給されているなど、慣例的に退職金が支給されている場合も、退職金を請求できる可能性があるようです。
ただし、就業規則に書かれた退職金支給条件を満たしていなかったり、懲戒解雇されたりといったケースでは請求が難しいので注意しましょう。また、「退職金が請求できるのは退職後5年以内」と労働基準法で定められているため、退職後は早めに確認してみてください。

参照元
e-Gov法令検索
労働基準法

退職金に税金はかかりますか？

退職金には、復興特別所得税・所得税・住民税という税金がかかります。ただし、国税庁の「退職金と税」によると、ほかの所得とは別に課税されるといった税負担が軽くなる配慮がされるようです。また、職場で決められた手続きをすることで、原則自分で確定申告をする必要はありません。

参照元
国税庁
退職金と税

退職代行サービスを利用するのはありですか？

原則は自分で退職の意向を伝えるのが無難です。退職代行なら会社に対する負い目を感じずに退職できますが、希望通りの条件で退職できなかったり、職場の人達からの印象も良くなかったりすることもあるようです。
ただし、どのようなアプローチをしても退職を取り合ってもらえなかったり、退職に関して無理難題を言われていたりするときは、利用を検討しても良いでしょう。ハタラクティブでも、転職に際する退職に関するアドバイスを行っています。

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