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退職を決意!角を立てずに上司に退職を伝える方法

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【このページのまとめ】

  • ・円満退職にはスムーズな引き継ぎや上司、同僚の理解が必要なため、無理のない退職スケジュールを立てよう
    ・好条件を提示されるなどの引き止めに揺らがないよう、しっかりと退職の意思を固めてから直属の上司に報告する
    ・引き継ぎはスケジュールを組んで無理なく行い、業務内容を記した引き継ぎノートを用意しよう
    ・取引先への挨拶は、後任者がすぐに業務に入れるよう引き継ぎが終わってから行う
    ・退職時の手続きや会社に返却するものは事前に確認し、トラブル回避に努めよう

退職を決める方の多くが、トラブルのない円満退職を望んでいると思います。
しかし、会社に不満があって退職を決めた場合、退職理由として何を伝えたら良いのでしょうか。
正直に理由を伝えると波風が立ってしまい円満退職できないかも…とお悩みの方はいませんか?
当コラムでは、退職までの流れや角の立たない退職理由など、円満退職を実現するために必要な情報をまとめています。
退職の決意を上司に伝えられない方や、退職が決まったが具体的に何をするかわからない…という方は参考にしてみてください。

◆円満退職をするには?

円満退職とは、会社の理解が得られた上で、後を濁さずに職を離れることを指します。
退職の理由は人によりますが、どんな理由であれ会社と退職者の双方が納得することが大切。
転職先の人事が前職の会社に「どのような人材か」と問い合わせるケースや、転職先の営業で退職した企業に行くかもしれません。
一方的な退職やケンカ別れをしたことが転職先に知れると、会社に否があったとしてもあなたの評価が下がってしまうでしょう。

しかし、円満退職には職場や上司の理解、スムーズな引き継ぎなどが必要のため、時間に余裕がないと厳しいケースも。
引き継ぎが不十分で退職後の業務が滞ってしまったり、新しい職場に前の業務の問い合わせ電話がきてしまったり…ということもあるので、自分がいなくなった後のことも考慮し、退職まで無理のないスケジュールを立てることが大切です。

◆退職までの流れ

退職までの流れを確認しておくことが、円満退職を実現するためには必要不可欠です。

【退職の意思を固める】

退職を伝えるときに、引き止めや勤務条件の改善を提示されるケースもあるようです。
好条件を提示されて気持ちが揺らがないよう、しっかりと退職の意思を固めておきましょう。

【上司に報告】

退職の意志を固めたら、直属の上司に報告します。
法律上は退職希望日の2週間前に報告すれば退職可能ですが、引き継ぎや交渉を考えて1ヶ月半~2ヶ月前には相談するのが一般的。
また、いきなり人事や社長など直属の上司以外の上司に退職を報告したり、同僚などに先に話すのはマナー違反です。
報告を受けた上司が、人事や社長と話し合いを行ってから、退職が正式決定されます。

【退職日を決める】

退職が正式決定したら、上司と相談しながら退職日を決めます。
担当業務の引き継ぎや残っている有給の消化にかかる日数、転職先が決まっているのであれば入社日などを考慮することを忘れずに。
大きな案件を抱えている場合は、それが終了してから退社というケースもあるため、仕事の進捗状況なども念頭に置いて日取りを決めましょう。

【業務の引き継ぎ、取引先や顧客への挨拶】

引き継ぎは、「引き継ぎスケジュール」を立てて行うと漏れがなくスムーズです。
また、業務内容や注意点をまとめた「引き継ぎノート」を作成することもおすすめします。
引き継ぎノートには、以下の項目を中心に作成します。

・業務の目的や位置づけ
・具体的な業務内容や全体の流れ、段階ごとの作業手順や注意点
・現在行っている業務の進捗状況
・顧客企業の連絡先を含めた情報
・起きやすいトラブルと対処法
・資料や書類の保管場所
・社内関連部署など問い合わせ先 など

誰が見ても円滑に業務を進められるよう、分かりやすくまとめます。

また、担当していた業者への発注や領収書、納品書に漏れがないか、きちんと処理されているかなども忘れずに行います。

取引先や顧客への挨拶は、上司や後任者と共に行き、退職後も業務が滞りなく進むことを伝えましょう。
退職を伝えた時点で、取引先などの担当者は後任者と業務を進めるため、引き継ぎがしっかりと行われていることが前提です。
取引先にとっては、担当者の退職より、後任者とスムーズに業務が継続するほうが重要であることを覚えておきましょう。

【退職後に必要な手続きのチェック】

退職をするにあたり、様々な手続きが必要となります。
退職の翌日に次の会社に入社する場合は、必要書類を総務部に提出すれば手続きはすべて会社が行ってくれます。
入社まで1日でも空く場合や、次の勤務先が決まっていない方は自分で税金や年金、社会保険かた国民健康保険への切り替え手続きをしなければなりません。
特に、失業保険を申請する方は離職票が交付され次第、できるだけ早く手続きを行いましょう。
年金や健康保険の切り替えや確定申告(12月31日時点で無職の場合など)も行う必要があります。

ほとんどの手続きは期間が定められているため、リストを作成したりスケジュールを組むなどして漏れなく効率的に行えるよう準備をしておきましょう。

【会社に返却するものをチェックする】

退職時には、会社から貸与された備品を返却しなければなりません。

・健康保険証(扶養家族分を含む)
・社員証、社章
・自分の名刺と仕事で得た名刺(取引先など)
・制服(クリーニング済のもの)
・鍵(ロッカーやデスク、オフィスに入るためのカードキーなど)
・備品(文具やパソコン。経費で購入したものも含む)
・書類(業務で作成したものや取引先から受け取ったものなど。資料含む)

取引先の名刺は、会社に所有権があるため「今後の仕事に役に立つかも…」と思っても、持ち出すことは厳禁です。
また、自前のパソコンを業務で使用していた場合は、業務のデータを消去することも忘れずに。
個人情報保護の観点からも、情報の持ち出しは厳しくなっているので注意しましょう。

退職を決意してから実際に退職するまで、さまざまな準備が必要です。
漏れがあるとトラブルの元になることもあるため、しっかり確認しておきましょう。

◆退職を伝えるときの注意

退職は、必ず直属の上司に伝えましょう。
オフィス内などその場で伝えるのではなく、「◯時からお時間いただけますか?」と伝えて時間を確保してもらい、会議室などの個室で退職の意思を伝えます。
このとき、感情的になったり不平不満を述べることは厳禁。
お世話になったことを表す言葉とともに、退職の意思が固いことを示すことが大切でしょう。

また、転職先について質問された場合は、伝える、伝えないは自由です。
伝えたくない場合は「これから探す」など濁しておくのが無難。
特に、競合他社への転職の場合は会社の機密事項や知的財産の流出が漏れることを懸念されるため、周囲から色々と言われてしまう可能性も。
自己判断ですが、軽々と転職先を言わないほうが良いケースもあるようです(競合他社への転職の場合、「競業避止義務」に注意し、就業規則などを確認しておきます)。

伝える時期は退職理由によって異なると思いますが、可能であれば繁忙期や大きなプロジェクト中などは避けましょう。

◆退職日の決め方

退職日は自分の都合ではなく、上司と相談して決めるのが基本です。
「今すぐ辞めたい!」「ボーナス支給が終わったら辞める!」など、自分勝手な理由で退職日を決めてしまうと、上司や同僚の反感を買い退職までの業務に支障がでることも。
上司や同僚の迷惑になる行為やトラブルが発生すると、円満退職できない可能性もあるので注意しましょう。

◆退職理由はどうする?

退職を決める理由は、人それぞれ。
もちろん会社や業務に対して不満があるために退職する、という方もいると思いますが、退職理由を上司から聞かれたら「個人的な理由」を述べるのが、円満退職のコツ。
その際は持病の悪化や結婚に伴う転居、実家に戻るなど、無難な理由を伝えるようにしましょう。
どうせ辞めるし…と会社のグチを言ってしまっては円満退職になりませんし、「給与を上げる」「部署異動させる」などの引き止めに合う可能性もあるでしょう。
また、キャリアチェンジやステップアップのためであることを伝えたい場合は、「どうしてもやりたい仕事が見つかった」「新しい環境で自分を試してみたい」など、できるだけ前向きに伝えられるようにすることが大切です。

◆退職願の書き方と提出日

退職願は、会社に退職が認められてから(上司に相談してから)提出しましょう。
退職日の1ヶ月~2週間前までに、直属の上司に手渡しします(会社によっては人事部に送付のケースも)。

退職願に決まったフォーマットがない場合は、白地の縦書きを基本に自筆で書きましょう。
1行目の中央に「退職願」と書き、1行空けて3行目の下に「私事、」と書きます。
4行目から、「このたび、一身上の都合により◯年◯月◯日をもって退職致したく、ここにお願い申し上げます」と記入。
退職理由は、どのような理由であっても「一身上の都合」で大丈夫です。
1行空けて、退職願を記入した日付と所属、氏名を書いて捺印します。
さらに1行空け、宛名を記入。
宛名には会社名(正式名称)と役職、代表者の名前を書きます。代表者の敬称は「殿」を使うのが一般的で、自分の名前より上部に代表者名がくるように注意しましょう。

◆上司に引き止められたら

退職交渉がスムーズにいくこともあれば、上司による引き止めを受けることも。
引き止められる理由はいろいろあり、「会社にとって必要な人材だから」「上司自身の評価に関係するから(部下の管理ができていないと判断される)」「なるべく退職者を出さないという方針を人事や会社が持っているから」などが代表的な理由に挙げられます。

昇給や昇進など、給与や待遇面の改善を条件に出して引き止めを行うケースもありますが、上司の保身のための口約束であることも多いようです。
条件を受け入れて会社に留まっても、一度は退職を申し出ているため、逆に昇進や昇格に不利になったり、信用を失ってしまったりするかもしれません。
たとえ待遇が改善され、引き止めに同意して会社に留まったとしても、一度退職を決意してしまうと業務に集中できなくなるというケースもあるようです。

引き止められたとしても、会社に留まることが自分の将来にとって有益なのかをよく考えることが大切です。

◆転職先に提出するもの

転職を伴う退職の場合、退職先から受け取って転職先に提出するものを確認しておきましょう。

【転職先に提出するもの】

・雇用保険被保険者証
・年金手帳
・源泉徴収票
・健康保険資格喪失証明

先の項目でもふれましたが、退職後、すぐに次の仕事を始めない場合は、状況に応じて失業保険の申請、年金や健康保険の切り替え、確定申告などが必要となります。
それぞれ申請の時期や必要書類が異なるため、退職後スムーズに手続きができるよう準備をしておきましょう。

◆退職は早めの決断が大切

退職を決める時期はさまざまですが、新しい業界への転職や未経験の仕事にチャレンジするのであれば若いほうが有利なことも。
退職を決断できず、先延ばしにしているとタイミングを失ってしまい、退職しづらくなってしまうこともあるため注意が必要です。
かといって、就職してからすぐに退職してしまうのもリスキー。転職回数が多いと「すぐに仕事を辞める人」のレッテルが貼られて次の転職時に不利になりやすいため、転職の際は「転職の軸」を明確にすることが大切です。

「転職の軸」とは、「どんな仕事がしたいのか、何のために働くのか」といった、仕事に対する自分の基礎となる考えのこと。
転職の場合は、給与や勤務時間などの待遇面に注目しがちですが、軸をしっかり定めて転職先を選ばないと、入社後に「イメージと違った」などのミスマッチを起こすかもしれません。
「自分はなにをしたいのか」「やりがいを感じるのはどんなときか」を明確にして、「これだけは譲れない」というポイントと照らし合わせながら転職先を探しましょう。

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