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退職時の引き継ぎにおけるポイントとは？辞めるまでの手順も解説
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この記事のまとめ
- 円満退職を叶えるためには就業規則に則り行動する必要がある
- 退職後に後任者が困らないように、業務のマニュアルを作成して引き継ぎを行おう
- 退職日から逆算し余裕を持って引き継ぎのスケジュールを組むのがおすすめ
- 引き継ぎが完了してから退職できるよう、有給休暇は計画的に消化する
「退職時の引き継ぎをどうやって行えば良いか分からない」と悩む人もいるでしょう。これまで担当してきた業務を後任者に引き継ぐ際は、仕事内容だけでなく、発生しやすいトラブルや対処法、顧客データなどを共有しておくことが大切です。このコラムでは、退職時の引き継ぎにおけるポイントや注意点を解説。また、退職までの手順についてもまとめています。
退職時の引き継ぎはしっかり行うのがマナー
退職時の業務の引き継ぎは、最終出勤日までの重要な仕事の1つです。業務の引き継ぎをきちんと行わずに退職してしまうと、残された社員の人たちに迷惑をかけてしまう可能性があります。引き継ぎにかかる期間は企業や担当業務によって異なりますが、退職日まである程度の期間があると余裕をもって行えるでしょう。また、企業側は後任者を決定する必要があるため、退職の意思はできるだけ早めに伝えるのが望ましいといえます。以下に、退職までの手順をまとめたので参考にしてください。
直属の上司に退職の意思を伝える
まずは、直属の上司に退職の意思を伝えます。退職の意思をメールで伝えたり、いきなり退職願を提出したりするのは避けましょう。事前に上司にアポを取ったうえで、会議室などほかのスタッフの人に聞かれない場所を用意しておくと安心です。引き継ぎ内容や退職日は、上司と話し合ったうえで決定しましょう。
退職願または退職届を提出する
退職願は、上司に退職の意思を伝えた際に提出を求められたら作成しましょう。また、退職が企業側に承諾されたら、退職届を提出します。退職届の提出は辞める予定日の1～2ヶ月前が一般的とされていますが、企業ごとに異なるため就業規則に従いましょう。退職願と退職届の違いや、それぞれの書き方については、「退職願と退職届の違いとは？書き方のコツや正しい提出方法を詳しく解説」のコラムをご覧ください。
引き継ぎを行う
退職日が確定したら、業務の引き継ぎを行いましょう。また、取引先など関係各所への挨拶回りも後任者と一緒に行います。
会社への返却物や受け取るものを確認しておこう
退職日当日には、制服や名刺、業務で使用した資料などはすべて会社に返却しましょう。また、退職後に必要となる雇用保険被保険者証や源泉徴収票など、会社から受け取る書類もあります。退職当日は挨拶回りや片付けなどで何かとバタバタしがちなため、事前に確認しておくと安心でしょう。「退職までの流れと手続きを解説！上司にはいつ伝える？転職活動はいつ行う？」のコラムでは、会社に返却するものと退職時に受け取るものについて詳しくまとめているのでチェックしてみてください。退職時の引き継ぎのポイント
退職が決まったら、今まで自身が担当していた仕事を後任者に引き継ぎましょう。業務を引き継ぐ際のポイントは、以下のとおりです。
マニュアルを作成する
業務のやり方や流れを説明した文書を作成します。業務上のミスを最低限に抑えるためにも、業務別に発生しやすいトラブルとその対処法についてもまとめておきましょう。そうすることで、退職後に業務のやり方が分からなくなることがあっても、マニュアルを確認しながら対処できる可能性があります。
顧客のデータを整理しておく
顧客や業者の連絡先をまとめたデータを作成するのも、大切な引き継ぎの1つといえます。アドレス帳や名刺ファイルなど、連絡先が分かるものを整理し直しておくのもおすすめです。
上記のマニュアルやデータの作成が完了したら、後任者に渡します。業務に関する書類やファイルの保管場所なども一緒に伝えましょう。業務は実際に、口頭での説明を交えながら後任者とともに行うのが理想的です。ある程度の期間一緒に業務を行ったら、後任者に任せて見守る期間を設けると良いでしょう。一連の流れを任せることで、後任者自身の疑問点が明確化できるうえ、伝えきれていなかった業務内容があればその点にも気づくことが可能です。
後任者と一緒に退職の挨拶をしよう
後任者が決定したら、一緒に取引先に挨拶するのがベター。取引先にとっても後任者にとっても安心感が増し、その後の業務もスムーズに進みやすいといえます。顧客の事業所が遠方の場合など、退職の挨拶をメールで行う場合は、「退職の挨拶はメールでも良い？社内・社外向けのメッセージ例文を紹介」のコラムで例文を紹介しているので参考にしてみてください。退職時の引き継ぎに関する際の注意点
業務の引き継ぎを退職日の直前に行うことは避けましょう。「後任者に伝え忘れてしまった」ということがないように、引き継ぎのスケジュールは、退職日から逆算して立てることをおすすめします。遅くとも退職日の2～3日前までには引き継ぎが完了できるように、余裕を持ってスケジュールを組むことがポイントです。また、取引先の名刺の取り扱いにも注意が必要。会社の担当者としてもらった名刺は顧客の連絡先が分かる大切なツールのため、退職前に後任者や上司に渡します。
有給休暇は引き継ぎのスケジュールを考慮したうえで取得しよう
「退職する前に有給休暇を消化したい」と考える人は多いでしょう。有給休暇の取得は、労働者の権利の1つです。しかし、退職する際には引き継ぎの事情を踏まえたうえで取得するのが望ましいといえます。引き継ぎが完了する前に退職日を迎えてしまうと、後任が業務について分からないことなどを確認できず、仕事に支障をきたす可能性も出てきてしまいます。トラブルを防ぎ円満退職を目指すためにも、有給休暇は計画的に取得するのが良いでしょう。「転職を考えている」「円満退職の方法が分からない」などの悩みをお持ちなら、ハタラクティブを利用してみるのもおすすめです。ハタラクティブは若年層に向けて就職・転職支援を行うエージェントです。プロのアドバイザーがマンツーマンでカウンセリングを実施。丁寧なアドバイスや適性に合った求人紹介などで、一人ひとりの悩みを解決へと導きます。サービスはすべて無料のため、まずは気軽にご相談ください。
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一人ひとりの経験、スキル、能力などの違いを理解した上でサポートすることを心がけています！
京都大学工学部建築学科を2010年の3月に卒業し、株式会社大林組に技術者として新卒で入社。
その後2012年よりレバレジーズ株式会社に入社。ハタラクティブのキャリアアドバイザー・リクルーティングアドバイザーを経て2019年より事業責任者を務める。
